Все, что вам нужно знать о контрактах Zoho

Контракты — это юридические документы, регулирующие почти каждую копейку, которая поступает или уходит из бизнеса. Если предприятия оснащены подходящим программным обеспечением для управления контрактами, они могут превратить контракты из статических документов в стратегические активы. В бизнес-ландшафте, который так быстро меняется с развитием технологий, часто возникают регуляторные меры.

Более того, глобальные цепочки поставок только усложняются, а модели маркетинга и продаж становятся все более разнообразными. Это состояние привело к потребности в цифровых контрактах, к которым можно легко получить доступ и внести в них поправки. Растет спрос на мощную платформу CLM, которая позволяет вам управлять контрактами и получать максимальную отдачу от них.

Мощное программное обеспечение для управления жизненным циклом контрактов позволяет автоматизировать и оптимизировать контрактные процессы и раскрыть их реальный потенциал. С CLM, таким как Zoho Contracts, юридические команды могут сэкономить значительное время, которое можно потратить на решение важных задач.

В этом блоге мы подробно рассмотрим Zoho Contracts и функции, которые предлагает это программное обеспечение.

Что такое контракты Zoho?

Zoho Contracts — это простое решение всех проблем с контрактами. Это помогает эффективно оптимизировать процесс управления жизненным циклом контракта с помощью многофункциональной платформы, обеспечивая при этом соответствие требованиям в масштабе с меньшими затратами.

Внедрение платформ CLM, таких как Zoho Contracts, позволяет сократить время цикла контрактов, снизить бизнес-риски и улучшить управление контрактами. Это комплексное контрактное решение, которое устраняет необходимость в нескольких приложениях.

Все владельцы бизнеса могут выполнять свои деловые контракты независимо от того, куда они идут. Приложения Zoho Contracts создают персонализированную мобильную информационную панель, которая предлагает информацию об основных показателях контракта. Приложение также поставляется с функциями, которые необходимы, когда вы находитесь вдали от рабочего стола.

Программное обеспечение Zoho Contracts не только обеспечивает эффективность юридических операций, но и способствует достижению лучших результатов в бизнесе. В нем рассматриваются нижеперечисленные аспекты юридических операций.

Оптимизация жизненного цикла контракта

В жизненный цикл контракта входят пять этапов, о которых заботится Zoho Contracts, и они упомянуты ниже:

• Разработка : Zoho Contracts поставляется с обширной библиотекой предопределенных шаблонов контрактов и возможностью создавать собственные шаблоны в Zoho Contracts, что упрощает разработку контрактов. Шаблоны типов контрактов вместе с библиотекой положений в Zoho Contracts обеспечивают систематический подход к разработке контрактов. Это помогает сэкономить много времени на этапе разработки, обеспечивая при этом языковую согласованность во всех контрактах. Редактор документов поставляется с расширенными возможностями сборки документов, функциями совместного редактирования, функциями заполняемых полей, контекстными комментариями и т. д.
• Утверждения : все контракты являются юридически обязывающими документами, поэтому включенное в них содержание должно быть четким, кратким и точным. Процесс утверждения контрактов может улучшить соблюдение требований и снизить риски, убедившись, что заинтересованные стороны осведомлены о предмете контракта до его выполнения. Администраторы могут использовать Zoho Contracts для настройки рабочих процессов утверждения как последовательных, так и параллельных, и связывать их с типами контрактов. Утверждающие могут добавлять контекстные комментарии в документы, а также одобрять или отклонять их.
• Переговоры : в отличие от традиционного подхода, при котором вы отправляете контракты туда и обратно в виде вложений электронной почты, Zoho Contracts помогает вам контролировать доступ к контактам контрагентов с защищенными паролем ссылками. Контакты контрагентов могут сотрудничать друг с другом в режиме реального времени, предлагать соответствующие изменения, которые следует внести в документ, делать контекстные комментарии и устанавливать видимость. Эта функция отслеживания истории переговоров и сравнения изменений оказывается очень полезной, когда есть несколько раундов переговоров.
• Исполнение: Zoho Contracts — это система CLM , предварительно интегрированная с программным обеспечением для электронной подписи Zoho Sign, которое делает этот важный шаг в жизненном цикле контракта чрезвычайно быстрым и легким. Циклы циклов отправки по электронной почте, печати, подписания и факсимильной связи могут быть исключены или значительно сокращены. Вы можете подписать и защитить юридически обязательные электронные подписи в течение нескольких минут. Также можно указать порядок подписания, который распространяется на всю группу подписывающих, подписывающих организаций, подписывающих контрагентов, других представителей и т. д.
• Управление после исполнения: использование Zoho Contracts также поддерживает этапы после исполнения, а также поправки, продления, расторжение и продление. Программное обеспечение поставляется с предопределенным шаблоном письма, который можно настроить для каждого из этих этапов. Обычные шаблоны предлагают только скелетную структуру документа, в которой все участники могут контекстуально редактировать содержимое и дополнять его. С другой стороны, Zoho Contracts позволяет пользователю вносить поправки в контракт, внося изменения в контракт, поскольку создаваемое письмо об изменении автоматически фиксирует текущие изменения вместе со всей историей контракта. Это чрезвычайное сокращение любого ручного вмешательства в создание документов делает управление жизненным циклом контрактов после исполнения чрезвычайно простым и понятным.

Создание контрактов с защитой от рисков

Zoho Contracts — отличное программное обеспечение для управления контрактами , которое может помочь в получении доступа к предопределенным шаблонам для часто используемых контрактов, таких как NDA и MSA. Шаблоны могут служить ориентиром для авторов контрактов. Вы можете изменить детали столько, сколько вам нужно, при разработке контракта. Вы также можете создать свой собственный шаблон.

Мгновенное создание контрактов также возможно с использованием Zoho Contracts, поскольку вы можете просто добавить контракт и информацию о контрагенте в форму для создания контрактов со всеми необходимыми данными. Контракты могут быть созданы на основе шаблонов, которые позволяют всем участникам создавать контракты, а также обеспечивают согласованность языков во всех контрактах.

Zoho Contract поставляется со встроенным редактором документов со всеми функциями мощного текстового процессора Zoho Writer. Облачное предложение позволяет вам заключать контракты, где бы вы ни находились. Наконец, расширенный инструмент выбора пунктов позволяет авторам контрактов легко искать и вставлять пункт в договор. Все предложения в предопределенных шаблонах, включая добавленные вами, доступны в библиотеке предложений.

Данные контракта можно превратить в бизнес-аналитику

Функция Dashboard позволяет вам быстро получить общее представление о вашем бизнесе и быстро принимать обоснованные решения. Вы можете увидеть KPI, касающиеся здоровья и роста вашего бизнеса, на кончиках ваших пальцев.

Помимо панели управления, функция «Отчеты» также помогает получать полезную информацию по всем аспектам системы управления контрактами. Вы можете проверить такие вещи, как вехи, положения, обязательства, контрагента, производительность и другие общие атрибуты контракта.

Улучшение управления

Zoho Contracts — это расширенное программное обеспечение для управления контрактами , которое позволяет администраторам принимать обоснованные решения, получая полезные бизнес-идеи, полученные из широкого спектра контрактных данных. Он поставляется с более чем 30 стандартными отчетами по различным аспектам управления контрактами. А персонализированная информационная панель предлагает краткий обзор бизнес-контрактов с первого взгляда.

Более того, Zoho Contracts также позволяет отслеживать активность на трех различных уровнях, включая уровень контракта, уровень пользователя и уровень этапа (утверждение, согласование, подпись). Все виды действий, выполняемых пользователями на этих уровнях, отслеживаются в хронологическом порядке. Отслеживание на уровне этапа предоставляет владельцу контракта информацию о том, получили ли люди, участвующие в этом этапе, уведомление по электронной почте, просмотрели документ и выполнили запланированное действие, а также отметки времени.

Администраторы могут структурировать весь процесс жизненного цикла контракта, настроив библиотеку пунктов, шаблоны писем с контрактами, шаблоны типов контрактов и рабочие процессы утверждения для типов контрактов. Журналы действий, доступа и аудита обеспечивают лучшую видимость действий в масштабах всей организации.

Снижение бизнес-рисков

Добавление подходящих положений, таких как ограничение ответственности и возмещение убытков, может устранить все риски на уровне отдельного контракта, и только целостный процесс управления контрактом, разработанный с учетом снижения рисков, может сделать бизнес действительно готовым к рискам. Использование Zoho Contracts связано с возможностью коллегиальной проверки и рабочего процесса утверждения, что обеспечивает большую прозрачность в отношении пунктов контракта практически для всех заинтересованных сторон. Вы можете создать библиотеку предложений с юридически утвержденными языками и шаблонами типов контрактов, которые служат ориентиром для авторов контрактов. Настройки управления дают администраторам лучший контроль над процессом контракта, а также улучшают соблюдение требований.

Критическим фактором риска для бизнеса является невыполнение договорных обязательств. Любое несоблюдение обязательств может привести к неблагоприятным нормативным и финансовым последствиям, а также привести к испорченным деловым отношениям организации. Система CLM, такая как Zoho Contracts, гарантирует, что все обязательства, связанные с контрактом, можно отслеживать и управлять ими из раздела обязательств по контракту. Владелец контракта может назначать обязательства соответствующим владельцам бизнеса и устанавливать для них напоминания. Администраторы также могут следить за выполнением этих обязательств с помощью отчетов на основе обязательств.

Продвижение кросс-функциональных интеграций

Контракты считаются динамическими документами, затрагивающими все части бизнеса. Постоянно возрастающая важность роли контрактов требует межфункциональной видимости и совместной работы над ними. Интеграция Zoho CRM позволяет специалистам по продажам инициировать контракты из связанных разделов записи о сделке в CRM и отслеживать статус контракта из CRM.

Большинство специалистов по развитию бизнеса сообщают, что любая неэффективность в процессе заключения контрактов приводит к замедлению признания выручки. Основной причиной этого является то, что отделы продаж и юристы работают обособленно, а не вместе. Сделки, которые были выиграны и закрыты, часто отмечаются как завершенные после подписания договора купли-продажи, что означает, что любая неэффективность процесса управления жизненным циклом контракта в организации влияет на рост доходов.

Любое отсутствие прозрачности или трудности в общении между продажами и юридическими командами приводят к длительному циклу контрактов, а иногда даже могут привести к потере сделок. Благодаря интеграции Zoho CRM вы можете установить своего рода прозрачность между процессами продаж и контрактов, значительно сократив время цикла.

Интеграция может сделать важные функциональные аспекты Zoho Contracts актуальными для продавцов в Zoho CRM. Управление циклом продаж, предлагаемое Zoho CRM, и управление жизненным циклом контракта, предлагаемое Zoho Contracts, работают вместе как лучший процесс заключения контрактов для отдела продаж.

Гораздо лучший контроль и соответствие

Zoho Contracts — это многофункциональное программное обеспечение для управления жизненным циклом контракта , которое информирует всех заинтересованных сторон о потенциальных рисках и возможностях в контракте, прежде чем он станет активным, добавляя их в качестве утверждающих. Вы можете создавать свои собственные рабочие процессы утверждения как последовательные, так и параллельные. Утверждающие также могут сотрудничать через раздел комментариев.

Существует центральный репозиторий, где могут храниться все контракты. Также есть параметры поиска и фильтрации, которые обеспечивают лучшую видимость и доступность. На CRM-платформе Zoho Contracts можно быть в курсе всех действий пользователей. Легко просматривать историю всего прогресса, изменений и предложений, сделанных в одном месте.

С контролем версий все версии контракта можно просмотреть в хронологическом порядке. Также есть возможность одновременно сравнивать версии и восстанавливать любую из более старых версий. Существует еще одна функция просмотра календаря, которая предлагает отображение календаря в виде месяца со всеми расписаниями контрактов и напоминаниями.

Вы никогда не пропустите ни одного обязательства или возможности для продления с помощью напоминаний. Наконец, с помощью пользовательских ролей и разрешений вы можете назначать роли пользователям в организации. Для каждой роли предусмотрены разные права доступа, что позволяет лучше контролировать программное обеспечение для управления жизненным циклом контракта .

Вывод

Zoho Contracts может предоставить организациям и частным лицам лучший контроль над контрактами благодаря впечатляющим автоматизированным рабочим процессам. Он имеет широкий портфель продуктов и бесшовную интеграцию, которые делают рабочий процесс очень простым в управлении.

Вы можете быстро настроить Zoho Contracts при небольшой поддержке сертифицированного и опытного консультанта Zoho. Профессионал сможет познакомить вас со всеми функциями, а также импортировать ваши ключевые контракты. Свяжитесь с Encaptechno , чтобы оставаться в курсе контрактов на протяжении всего их жизненного цикла.