Как этот владелец агентства построил процессы, чтобы уйти из своего агентства стоимостью 1 миллион долларов
Опубликовано: 2018-12-12Райан Стюарт является основателем WEBRIS, агентства цифрового маркетинга, базирующегося в Майами, Флорида, которое было приобретено в 2018 году компанией I’m From The Future (IFTF). Райан хорошо известен в мире маркетинга тем, что неустанно создавал и обучал процессам, которые он использовал для масштабирования WEBRIS до 1,1 миллиона долларов AR всего за полтора года. Именно эти системы позволили ему как владельцу сделать шаг назад и переоценить свою роль, позволив своим сотрудникам взять на себя работу, которую он раньше выполнял сам.
Это дало ему свободу выбора приобретения, когда его друг Ник Юбэнкс захотел приобрести WEBRIS. И теперь он может посвятить себя работе, которая ему действительно нравится: увеличению продаж, маркетингу бренда и консультированию других агентств. Когда мы сели обсудить, что сделало его процесс для процессов таким замечательным, Райан поделился:
- Две большие ошибки, которые совершают владельцы агентств при работе с агентскими процессами
- Как начать строить процессы собственного агентства
- Когда есть смысл пригласить консультанта.
Это основа (более подробных) советов, которые он дает владельцам агентств во время консультаций. Давайте погрузимся в каждый из них.
Список бонусных действий: [sg_popup id=”218″ event=”click”] Получите нашу двухстраничную сводку в формате PDF [/sg_popup] о действиях, которые вы можете использовать для построения процессов вашего агентства на основе советов Райана.
Две распространенные ошибки, которые владельцы совершают при работе с агентствами
1. Пытаться копировать других (вместо того, чтобы использовать свои сильные стороны)
«Часто люди хотят подражать успеху других людей, когда они не должны этого делать», — сказал Райан. Многим владельцам агентств, которым он посоветовал следовать чужим историям успеха, а не создавать свои собственные (ирония судьбы не ускользнула от внимания автора статьи, призывающей вас подражать чьей-то истории успеха).
Вот в чем дело: то, что сделало Райана и его агентство успешными, может не сделать вас и ваше агентство успешными . Почему? Потому что у всех разная сила. Райан знал, что он сильный специалист по процессу: он мог обучать новых людей повторять методы, которые он использовал для достижения результатов. Это было не весело, но он был хорош в этом.
С другой стороны, он ужасен в нетворкинге и агрессивных продажах. «У меня есть друзья, отличные продавцы, которые построили агентство на основе этой способности. Они построили организацию вокруг лидогенерации посредством холодных звонков и информационно-разъяснительной работы и сосредоточились на закрытии этих лидов по любой возможной цене. Они сокрушают его (+$15 млн в год). Они знают, что у них действительно высокий уровень оттока, но их продажи настолько сильны, что пока они продают клиентам, они растут. Они могут уменьшить отток клиентов, постоянно заключая новые сделки».
Тактика, которую используют его знакомые для управления агрессивными организациями, основанными на продажах, отличается от тактики, которую Райан использовал бы (или мог бы) использовать для управления WEBRIS. И если бы он попытался использовать советы, которые сработали для этих компаний, они бы не сработали для его агентства.
Вместо этого основатели должны сосредоточиться на том, что делает их агентство сильным, а затем удвоить усилия на тактике, которая сделает это сильнее. «Мне нравится маркетинг. Мне нравится процесс создания контента.
Мне нравится создавать воронки для входящих лидов и брендировать. Это моя сильная сторона», — поделился Райан. «Но я не могу взять трубку и обзвонить людей. Я ужасно нанимаю людей, потому что я плохо разбираюсь в талантах или в том, как они впишутся в организацию. Я смотрю на всех и думаю, что у них есть потенциал».
Если вы хотите выстраивать процессы и масштабироваться, вам нужно четко понимать свои сильные и слабые стороны , а также реалистично оценивать, что ваша команда может и не может реализовать в ее текущем состоянии.
Тем не менее, некоторые основатели пройдут это упражнение и решат, что, поскольку они не «процессуальные» люди, им не нужны процессы. Это подводит нас к ошибке №2.
2. Думать, что вам не нужны агентские процессы
Многие владельцы агентств, которых советует Райан, считают, что им не нужны процессы. Они много говорят о том, что их услуги «сделаны специально» для клиентов. Но, по словам Райана, процессы нужны всем, включая агентства, предлагающие персонализированные услуги.
«Если вы хотите что-то масштабировать, это должно быть что-то, что вы можете делать многократно», — сказал Райан. Особенно в маркетинге, где результаты никогда не гарантированы, важно создать набор процессов. Вы учитесь на том, что работает, а затем продолжаете делать это.
Другой вопрос — размер прибыли. «Особенно в сервисном бизнесе вы сразу достигаете предела своей маржи», — сказал Райан. Если вы хотите, чтобы маржа стала выше, вам нужны способы, позволяющие людям выполнять свою работу быстрее, и способы, позволяющие им передавать работу низкооплачиваемым работникам. И это никогда не произойдет без процессов, которым они могут следовать.
«Лучший способ сделать это — создать систему, позволяющую обучать людей начального уровня вашей системе и позволять им расти в вашей среде», — добавил он.
Налаженные процессы дают возможность их обучать и масштабировать.
Как начать выстраивать агентские процессы
Построение процесса для большинства людей не доставляет удовольствия. Это требует записи каждой детали того, что вы делаете регулярно, сообщения этих деталей таким образом, чтобы ваши сотрудники могли понять, и устранения неполадок в течение неопределенного времени. Но результат — системы, которым ваши сотрудники могут следовать для получения воспроизводимых и надежных результатов, — означает, что вы можете тратить свое время на то, чем хотите заниматься.
Ниже приведены три шага, которые вы можете предпринять, чтобы это произошло.
1. Знайте свою дорожную карту
Трудно понять, какие процессы вы должны построить в первую очередь, если вы не знаете, куда движется ваша компания. Составление дорожной карты поможет вам выбрать, какие действия вы предпримете, чтобы ваша компания достигла поставленных целей.
Каждое агентство достигает пика, а затем останавливается на разных уровнях ведения бизнеса. Для Райана его первое плато было, когда доход WEBRIS достиг 50 тысяч долларов в месяц. Преодоление этого момента и дальнейший рост означали, что что-то должно было измениться.
«Иногда дело в процессе, может быть, в конвейере, иногда в людях. Это может быть несколько разных вещей», — сказал Райан. Как только вы выясните, что удерживает вас от масштабирования до 3 миллионов долларов, 5 миллионов долларов, 10 миллионов долларов и выше, вы можете начать расставлять приоритеты.
2. Создавайте то, что знаете, и участвуйте в процессе
«Вы должны очень хорошо знать свой продукт или услугу, потому что вы не можете построить процесс вокруг чего-то, чего не понимаете», — сказал он.
Когда вы будете готовы создавать процессы, вам нужно выбрать то, что ваша компания уже делает хорошо . Выбор чего-то непроверенного — это рецепт разочарования и напрасной траты времени.
Кроме того, Райан считает, что именно вы, как основатель или владелец компании, должны выстраивать процессы — по крайней мере, на начальном этапе. Если вы уже управляете бизнесом на 10 миллионов долларов, то, вероятно, есть кто-то более «в гуще событий», кто мог бы взять на себя ответственность. В идеале вы создадите процессы для задач, которые вы все еще выполняете в настоящее время. Но если вы передали эту задачу кому-то другому, вам нужно будет тесно сотрудничать с ним, чтобы создать документацию и учебные материалы для этого процесса.
Например, первый процесс, созданный Райаном, был для создания ссылок. В то время немногие крупные агентства предлагали линкбилдинг; вместо этого все они были связаны с «массовым сканированием и анализом данных», сказал он. Создание ссылок было сложнее масштабировать, поэтому большинство людей не предлагали его в больших масштабах.
Но Райан знал, как делать белые ссылки SEO. Поэтому он построил процесс вокруг потребности, которую он определил на рынке.
«Я построил эти процессы, чтобы перевести эту работу в офшор, потому что я знал, сколько люди готовы платить за ссылку, и я знал, сколько мне будет стоить предоставить ее с требуемым качеством. Поэтому я разработал очень подробные процессы для людей за границей, чтобы они могли проводить разъяснительную работу вручную. Поиск ссылок, контакт с ними, переговоры, отслеживание, размещение… все это. И, в конце концов, я взял этот процесс и превратил его в обучающий видеокурс, который мне очень и очень пригодился», — сказал он.
Если вы не уверены, с чего начать строить в первую очередь, следуйте этой иерархии:
- Что-то, что вы делаете хорошо и что имеет больше возможностей на вашем рынке
- Что-то, что вы делаете хорошо, что ваше агентство в настоящее время предоставляет в качестве услуги
- Управление проектом
Почему управление проектами в качестве третьего варианта? Это поможет вашей команде выполнять задачи более надежно. Райан обнаружил, что поначалу большую часть своего времени он проводил в качестве менеджера проектов для горстки сотрудников. Задокументировав, что он делал для того, чтобы проекты выполнялись по графику, он смог нанять настоящего менеджера проекта и освободить свою тарелку для более важной работы.
Если вы не готовы документировать процессы, которые используете при обслуживании клиентов, то лучше всего начать с управления проектами.
3. Используйте доску и начните тестирование
Как только вы узнаете свою дорожную карту и первый процесс, который хотите задокументировать, пришло время сесть и начать документировать.
Райан предпочитает начинать с доски. Ссылаясь на свой процесс создания ссылок, он начал с вопроса: «Что мне сделать, чтобы перейти от ничего к защищенной ссылке?» Затем он нарисовал все шаги и людей, через которых ему нужно пройти, чтобы сделать эту связь реальностью.
Вы можете пропустить пару шагов при первом проходе, но важнее что- то записать, а потом пересмотреть. Как только заметки на доске конкретизированы, Райан превращает их в документ. И как только это было проверено на нескольких сотрудниках, он превращает это в обучающее видео.
«Разбейте это на уровень СОП», — настаивал Райан. «Превратите процесс в серию подпроцессов».
Это не та задача, которая доставляет ему удовольствие. «Я не вдаюсь в детали, — рассмеялся он. «Но я понимал, что для того, чтобы добиться успеха, это то, что нужно было сделать».
Застрять? Нанять консультанта
Иногда ваш процесс просто не работает. Или, возможно, есть аспект вашего агентства, с которым у вас недостаточно опыта, чтобы построить процесс.
Для Райана время нанять консультанта было тогда, когда его команде дизайнеров требовалась помощь в построении их процесса. «Наш ведущий дизайнер всегда был под водой, как и большинство дизайнерских команд. Хотя у всех нас были свои теории, нам было трудно точно определить, почему это произошло», — сказал он. Итак, они привлекли кого-то со значительным дизайнерским опытом.
«Консультанты ценны, потому что они обеспечивают непредвзятую точку зрения со стороны. И все мы были маркетологами и разработчиками. Было невероятно ценно иметь кого-то с этим неотъемлемым знанием продукта, который прошел через это раньше и мог помочь нам принять окончательное решение о том, что нам нужно сделать», — добавил он.
В результате им удалось повысить эффективность команды дизайнеров и разработать процесс, который устраивал всех.
Если есть процесс, с которым вы не знакомы или о котором ваша команда спорит, вы можете значительно сэкономить время и нервы, пригласив кого-то со стороны, чтобы уладить разговор.
Последние мысли
Не у всех одинаковые мотивы для создания агентских процессов. Для Райана это означало отвлечься от повседневной рутины и позволить своим сотрудникам взять на себя все задачи, которые он не хотел делать. Это позволило ему развивать бизнес, управлять приобретениями и перераспределять свои временные обязательства.
Сейчас он работает над проектом по превращению всех успешных процессов и учебных документов своего агентства в программу обучения для других агентств. Все его новые видеоматериалы будут размещены на сайте theblueprint.training.
Хотя он по-прежнему поддерживает связь со своим агентством «на руководящем уровне», теперь у него есть время для новых проектов, таких как учебный курс, которым он действительно любит заниматься.
«Вы все еще хотите менять заголовки страниц и просматривать отчеты или хотите вести бизнес и управлять им? Не все хотят делать последнее, и это нормально. Но это то, что вы должны спросить себя», — сказал он. Выстраивание процессов и завершение сделки по приобретению «стало очень позитивным шагом в моей карьере, потому что я знал, что мне нужно выбраться из сорняков, если я хочу иметь несколько предприятий и быть на руководящем, а не на рабочем уровне». он объяснил.
Список бонусных действий: [sg_popup id=”218″ event=”click”] Получите нашу двухстраничную сводку в формате PDF [/sg_popup] о действиях, которые вы можете использовать для построения процессов вашего агентства на основе советов Райана.