Взгляд изнутри на корпоративные пожертвования

В этом году в Submittable мы решили возродить нашу программу корпоративных пожертвований. В прошлом мы занимались инвестициями в сообщества, но после пары лет изменений, в том числе быстрого роста, пришло время переосмыслить этот процесс.

Нам нужна программа, которая существенно изменит жизнь членов сообщества. И мы хотели, чтобы сотрудники имели сильный голос в управлении и исполнении.

Честно говоря, когда мы искали помощи, мы нашли много информации о том, почему корпоративные пожертвования имеют значение, но мы не нашли много информации от людей, которые действительно сделали эту работу. И создание программы в теории сильно отличается от ее создания в реальности.

Итак, теперь, когда мы прошли весь процесс предоставления грантов, мы хотели бы поделиться тем, что узнали. На этом пути были успехи и ошибки — и то, и другое повлияет на то, как мы поступим в следующий раз.

Обязательство отдавать снизу вверх

Одна из лучших сторон работы в социальной компании заключается в том, что вся команда думает об общественном благе. Мы все вкладываемся в то, чтобы сделать мир лучше. И эта приверженность проявилась. Сотрудники были большой движущей силой этой программы с самого начала. По всей компании сотрудники громко заявляли о желании корпоративной благотворительной программы.

Руководители компании слушали. Они не просто смутно согласились с этой идеей. Они приняли меры, освободив место в бюджете, создав структуру для программы грантов и сформировав группу корпоративных целей.

Открытое приглашение было разослано всей компании в поисках волонтеров. Появились сотрудники. В общей сложности 11 человек собрались вместе, чтобы сформировать группу корпоративных целей, в которую вошли представители всех отделов компании. Этот разворот был необходим. Создавая такой комитет, вы хотите, чтобы он представлял всех сотрудников. Если это похоже на расширение HR или маркетинга, вам, вероятно, будет сложно вдохновлять и поддерживать широкую поддержку.

«Было удивительно быть частью группы, которая должна была отдать долг нашим сообществам — и таким образом, что большинство компаний не обязательно сделали бы».

— Стефани Данлэп, исполнительный помощник

Благотворительность на местах укрепляет связь сотрудников с сообществом

Мы выбрали местный подход к даянию. Вместо того, чтобы сосредоточиться на одном конкретном деле, мы стремились поднять местное сообщество, поддерживая местные организации, которые укрепляют социальную ткань. Мы выбрали организации, занимающиеся вопросами справедливости, устойчивого развития и построения отношений.

Использование подхода, основанного на местоположении, означало, что мы могли сузить наше внимание к местным районам — для нас Миссуле и Сиэтлу — и мы могли помочь сотрудникам более тесно связать их с их сообществами. Поскольку мы знаем, что технологии в некоммерческих организациях катастрофически недофинансируются, мы сузили наше внимание до ИТ, позволив получателям грантов тратить деньги на любые технологические нужды.

В итоге мы профинансировали четыре разные некоммерческие организации — две в Миссуле и две в районе Сиэтла. Наши партнеры по гранту:

• Be:Seattle: усиление власти и лидерство арендаторов и бездомных.
• Альянс сообществ за глобальную справедливость: укрепление глобального движения за продовольственный суверенитет посредством просвещения и мобилизации сообщества.
• EmpowerMT: подготовка молодых и взрослых лидеров, которые работают над тем, чтобы положить конец жестокому обращению, исправить системное неравенство и укрепить сообщества.
• Soft Landing Missoula: прием и оказание вспомогательных услуг беженцам и иммигрантам.

«Для меня было честью внести свой вклад в процесс предоставления материалов Submittable местным организациям в этом секторе. С нетерпением жду возможности двигаться вперед в будущем и оказывать еще большую поддержку благотворительным организациям в нашем регионе».

— Натан Макдонаф, менеджер по работе с клиентами

8 уроков, которые мы усвоили в процессе дарения

Создание эффективной корпоративной благотворительной программы требует планирования, повторения и готовности задавать сложные вопросы. Если все сделано правильно, это может улучшить сплоченность команды и оказать значимое влияние на членов сообщества.

1. Сотрудники должны принимать решения

Руководство компании должно организовать поддержку и инфраструктуру для благотворительной программы, но сотрудники должны устанавливать приоритеты и принимать окончательные решения.

Создайте структуру, которая позволит сотрудникам иметь сильный голос. Лучший способ сделать это — создать команду или комитет, занимающийся управлением процессом. Эта команда должна иметь плоскую структуру. Внутри него не должно быть иерархии. Все оставляют свои титулы у дверей.

В нашей группе корпоративных целей вице-президент по социальному воздействию Сэм Каплан руководил командой, направляя обсуждение, задавая вопросы и устанавливая цели. Затем он освободил место для всех, чтобы взвесить.

В конце концов, сотрудники должны были принимать решения о том, какие организации поддерживать и как структурировать процессы подачи заявок и проверки. Команда из 11 человек решила привлечь всю компанию, предоставив каждому сотруднику Submittable возможность просмотреть и оценить местные некоммерческие организации, подавшие заявки.

Включение всей компании позволило каждому сотруднику почувствовать себя вовлеченным и подключенным к программе. Но в следующем раунде мы постараемся упростить процесс и получить более четкое представление о том, чего мы хотим на каждом этапе проверки.

«Создание команды и работа в ней казались идеальным способом претворить в жизнь наши общие ценности и корпоративную цель».

— Сэм Каплан, вице-президент по социальному воздействию

2. Объективность не является целью

Процессы подачи заявок и рассмотрения для некоммерческих организаций должны быть справедливыми и беспристрастными. Но не путайте это с объективностью. На самом деле можно быть честным и беспристрастным, позволяя сотрудникам направлять свои личные ценности в эту работу.

Один из лучших способов помочь сотрудникам почувствовать себя вовлеченными в корпоративную благотворительную программу — позволить им уважать собственный опыт. Сотрудники должны чувствовать, что они могут полностью отдаваться этой работе. Если они увлечены делом, дайте им возможность направить этот энтузиазм в свою роль.

Принятие присущей процессу субъективности может быть весьма освобождающим. Это позволяет людям честно говорить о своей личной связи с проблемой. Эта честность создает гораздо более здоровый и продуктивный диалог, чем если бы вы поощряли людей формулировать свои предпочтения как объективный факт.

В нашей группе несколько человек сформулировали личную связь с определенными причинами. Это не означало, что мы могли финансировать каждую из этих причин. Но это дало людям возможность рассказать об этом опыте и почувствовать себя услышанными. И это вызвало важную дискуссию об объективности и предвзятости, которая продолжается до сих пор.

Склонение к субъективности означает, что у вас может быть множество разных взглядов на то, что лучше для сообщества. Суть в том, чтобы помочь людям найти, где их ценности совпадают и где они пересекаются с миссией компании.

3. Диалог — часть процесса

Создание пространства и времени для общения сотрудников является важным компонентом совместного принятия решений. Это позволяет им вникать в сложности социальной работы и изучать точки зрения других.

Поскольку люди привносят в работу разнообразный личный опыт и ценности, неизбежны некоторые разногласия. Это естественно. Сотрудникам нужен форум для совместного обсуждения решений.

Создание пространства для диалога также позволяет сотрудникам признавать предубеждения и слепые пятна. Как бы ни было важно включить в процесс личные ценности, также стоит понимать ограничения личного опыта. Диалог может помочь людям увидеть эти заблуждения и предубеждения и подумать о том, как они влияют на их собственный процесс принятия решений. Это не всегда удобная работа, но она очень важна, особенно в контексте общественного влияния.

Когда у нас возникали разногласия, Сэм задавал вопросы и вел разговор к общим целям. Он призвал всех поделиться своими мыслями. Вместе мы работали над поиском решений.

Как и любое групповое принятие решений, это требовало честности и благодати. Иногда было место для компромисса, а иногда нет. Именно здесь плоская структура команды действительно окупилась. Каждый мог высказать свое мнение, и люди выслушали точку зрения, которая отличалась от их собственной.

Встраивание диалога в процесс и четкое изложение намерений этого диалога поможет вашей команде разобраться в более сложных аспектах корпоративной благотворительности.

«Работа в этой команде была фантастической возможностью узнать о различных подходах к благотворительности и предоставлению грантов, а также прочитать о многих ценных организациях, выполняющих важную работу. Мы собрали много хороших идей о том, как сделать это еще лучше в следующем году».

— Кэролайн Симмс, менеджер по продажам

4. Размер имеет значение

Размер вашего грантового фонда будет определять, сколько организаций вы можете реально поддержать, какой размер некоммерческих организаций выиграет и что вы должны требовать от партнеров по гранту.

Есть так много достойных дел и сильных некоммерческих организаций, но вы не хотите распылять деньги настолько тонко, чтобы каждый грант не имел большого влияния.

Наш общий бюджет составил 20 000 долларов. Мы решили профинансировать четыре гранта по 5000 долларов. Это означало, что мы могли распространять воздействие, не ослабляя его слишком сильно. Поскольку 5000 долларов могут иметь большое значение для небольшой местной некоммерческой организации (но будут казаться каплей в море для более крупных организаций), мы решили сосредоточиться на некоммерческих организациях с меньшими операционными бюджетами. Мы отдавали приоритет организациям с операционным бюджетом менее 500 000 долларов США.

Мы также подумали о размере гранта с точки зрения того, как он связан с процессом подачи заявки. Грант в размере 5000 долларов не должен требовать большой и длинной заявки. Мы стремились сократить вопросы до самой важной информации, чтобы свести к минимуму нагрузку на персонал некоммерческой организации.

Уточняя бюджет, с которым вы работаете, используйте его для принятия решений о том, как разделить ваши ресурсы и построить процесс подачи заявки, соответствующий размеру вашего гранта.

5. Вовлеченность сотрудников зависит от деталей

Большинство сотрудников будут участвовать в корпоративных пожертвованиях и с энтузиазмом относиться к ним только в том случае, если им будет легко это сделать. Организаторы программы должны облегчить участие людей.

Вам необходимо четко излагать цели и запросы. Наличие назначенного представителя и названия программы может помочь сократить шум для сотрудников. Используйте каналы, которые сотрудники используют для передачи других объявлений компании, таких как электронная почта и Slack. Попросите лидеров и менеджеров освещать работу в рамках регулярных общекорпоративных и командных собраний.

Оглядываясь назад, можно сказать, что это то место, где мы могли бы поработать лучше. Мы хотели, чтобы каждый в компании имел возможность повлиять на окончательное решение. Но, оглядываясь назад, мы поняли, что просили слишком много и сделали процесс немного запутанным.

Выделите время на начальном этапе, чтобы прояснить роли и обязанности в корпоративной команде по благотворительности. Поскольку это была новая итерация нашей программы, мы полагались на добровольцев, когда возникала необходимость. Это делало работу немного неравномерной: некоторые члены команды брали на себя больше, чем им положено.

Чтобы облегчить рабочую нагрузку, используйте инструмент проверки и оценки, который упрощает процесс для тех, кто хочет принять участие. Не просите людей работать с гигантской электронной таблицей или загружать целую кучу файлов.

«Участие в нашей корпоративной благотворительной акции стало убедительным напоминанием о том, почему я счастлив работать в Submittable — потому что я могу делать добро, работая хорошо».

— Джексон Кроуфорд, менеджер по работе с клиентами

6. Некоммерческие организации не нуждаются в дополнительной работе

Ваша заявка на получение гранта и процесс присуждения не должны добавлять дополнительной работы часто уже заполненным сотрудникам некоммерческих организаций.

Эти организации заняты выполнением важной работы по созданию сообщества, и чем активнее ваше приложение, тем больше вы отвлекаете их от этой работы.

Используйте подход, основанный на доверии. Настройте свои процессы и приложения, чтобы свести к минимуму нагрузку, которую вы возлагаете на эти команды. Запрашивайте только информацию, которую вы действительно будете использовать для принятия решения, и не просите некоммерческие организации предоставлять общедоступную информацию, которую вы можете найти самостоятельно.

Когда мы создавали наше приложение, мы старались думать о нем с точки зрения некоммерческой организации, но один большой урок преподнес нам. Каким бы низким ни был подъем, некоторые организации тратили время на заполнение заявки и ничего не получали взамен. Поскольку мы профинансировали только четыре гранта, нам пришлось отказать десяткам некоммерческих организаций, которые не были отобраны.

В будущем мы могли бы переосмыслить структуру этого процесса. Возможно, вместо того, чтобы запрашивать заявки, члены корпоративной целевой группы будут определять потенциальных партнеров по грантам, не требуя подачи заявки. Или, если мы оставим открытое приложение, мы уменьшим его еще больше.

Как бы вы ни структурировали свое приложение, вы должны думать о нем с точки зрения некоммерческих организаций. Избегайте дублирования запросов и делайте вопросы простыми и понятными. Будьте максимально гибкими. Вместо того, чтобы просить кандидатов помещать свою информацию в определенный формат, подумайте о том, чтобы позволить им отправлять отчеты, которые они уже создали для другой цели.

«Я наслаждался возможностью так активно участвовать в процессе корпоративных пожертвований в этом году. Это заставило меня осознать, насколько важен доступ к технологиям для некоммерческих организаций, чтобы в полной мере общаться с другими».

— Джессика Вальц, специалист технической поддержки

7. Технологии могут упростить процессы для всех

Найдите технологическое решение, которое упростит процесс предоставления грантов для сотрудников и общественных организаций. Это делает всех более вовлеченными и делает всю программу более эффективной.

Используя Submittable, наша команда смогла собрать, просмотреть и проголосовать за заявки в одном месте. Некоммерческие организации могли легко отправлять свою информацию, сотрудничать со своими коллегами и получать мгновенные обновления.

Платформа также централизованная связь. Ничего не терялось в цепочках электронной почты и не передавалось от одного человека к другому. Вместо этого мы все могли видеть взаимодействия и получать любую необходимую информацию.

Наличие всего в одном месте было важно для рассмотрения и принятия решения. Это также помогло упростить работу над серверной частью. Мы смогли сразу же уведомить получателей грантов и запросить дополнительную информацию, такую ​​как банковские реквизиты и логотипы организаций.

Использование цифрового распределения средств позволило нам получить деньги как можно быстрее. Мы не хотели присуждать грант, а затем заставлять грантополучателей ждать бумажного чека. После того, как организации предоставили свои банковские реквизиты, одним нажатием кнопки мы могли доставить средства непосредственно им.

Хотя технологии упростили задачу, мы понимаем, что есть возможности использовать платформу еще более стратегически. Точно так же, как мы помогаем клиентам оптимизировать получение грантов из года в год, мы собираемся продолжать вносить изменения и экспериментировать, чтобы найти новые способы упростить и оптимизировать процесс для всех.

8. Дарение — это часть постоянных отношений.

Грант является началом отношений с партнерами по сообществу. Как только вы финансируете некоммерческую организацию, вы хотите найти другие способы оказать поддержку и продолжить разговор.

Главное в этих отношениях то, что они строятся на доверии и взаимном уважении. Когда вы формируете эти партнерские отношения, вы хотите сделать это, уважая время и автономию сотрудников некоммерческой организации. Процесс предоставления может задать этот тон. Если вы настроите свое приложение таким образом, чтобы свести к минимуму нагрузку, которую оно возлагает на некоммерческие организации, вы закладываете основу для прочного партнерства.

Теперь, когда у нас налажены отношения с этими четырьмя организациями, мы продолжим искать новые способы оставаться на связи. Это может означать увеличение финансирования в будущем, но это также может включать в себя возможности волонтерства для наших сотрудников или использования нашего голоса для распространения информации о том, что делают эти некоммерческие организации.

Для начала мы с нетерпением ждем запуска серии Lunch and Learn, приглашая организации прийти и поговорить с нашими сотрудниками об их общественной работе. И во время нашей недавней конференции Impact Audio компания пообещала пожертвовать 2 доллара за каждую регистрацию на конференцию, которые будут переданы нашим партнерам по грантам. В общей сложности это дало нам дополнительные 3200 долларов для распространения.

Развитие корпоративных пожертвований для будущего

Внутри мы извлекаем уроки и используем их для формирования будущих программ. Для нас это означает, что нужно время, чтобы обсудить результаты и уточнить, какое место технология занимает в процессе.

Предоставление грантов никогда не должно быть статичным. Мы все должны стремиться к постоянному развитию, чтобы быть более эффективными и результативными. Мы рады быть частью эволюции.