8 способов максимизировать свой рабочий день с помощью асинхронной связи

Почему шумиха вокруг асинхронной связи? Пэтти Ян из RingCentral объясняет, почему он более эффективен, и показывает, как вы тоже можете использовать его в своем бизнесе.

Рабочие модели отошли от типичного рабочего дня с девяти до пяти в офисе. Вместо этого они были заменены гибридным рабочим днем ​​и гибким графиком, который соответствует жизни сотрудников.

По мере того как мы приспосабливаемся к этому, перед нашими сотрудниками встают определенные проблемы. Одним из них является управление эффективными коммуникациями. Это может привести к долгим дням, проведенным на непродуктивных онлайн-встречах, трудностям в передаче работы и недопониманию.

Асинхронная связь может решить эти трудности.

Это снимает нагрузку с сотрудников, чтобы они были постоянно доступны, и дает им свободу продолжать свою работу. Это может сделать ваш бизнес более продуктивным. Вы уменьшаете повторение одной и той же информации и даете сотрудникам автономию в отношении их рабочего времени.

В эпоху гибридной работы асинхронная связь также необходима для повышения производительности и экономии времени.

Что такое асинхронная связь?

Большинство предприятий уже используют асинхронные методы в рамках делового общения. Это когда сообщение персонала, не ожидая мгновенного ответа, оставляет информацию для получателя, чтобы добраться до нее в свое время.

Примеры асинхронной связи включают электронную почту, доски объявлений, инструменты управления проектами и порталы для обмена документами.

Это отличается от синхронных методов связи, которые требуют мгновенных ответов. К ним относятся онлайн-звонки, видеоконференции и обмен мгновенными сообщениями. Хотя они могут быть полезны в умеренных количествах, при чрезмерном использовании они отвлекают сотрудников от их рабочего процесса и мешают глубоко сосредоточиться на задачах.

С другой стороны, асинхронное общение означает, что сотрудники могут отвечать на сообщения, когда это соответствует их расписанию и не мешает работе.

Примеры и лучшие практики асинхронного общения: 8 способов максимизировать продуктивность

Приоритизация асинхронной связи может повысить производительность. Это включает:

• повышенная гибкость для ваших команд
• более комплексные коммуникации, предоставляющие всю информацию сразу
• и более легкое управление проектами, которые органично отслеживают предпринятые шаги.

Все это поможет вам максимально эффективно использовать свои рабочие дни. Кроме того, он ограничивает количество запланированных и спонтанных встреч, чтобы вы и ваша команда могли продолжать свою работу.

Вот восемь примеров асинхронного общения, которые помогут вам максимизировать ежедневную производительность.

№1. Инструменты управления командой

Использование группового календаря или альтернативного инструмента управления командой помогает сотрудникам обходить графики друг друга. Поощряйте сотрудников выделять время в течение рабочего дня, когда они доступны для мгновенных ответов и синхронного общения, выделяя время для рабочих часов.

Вне этих часов ваша команда может продолжать свою работу, не беспокоясь о том, что они что-то упустили или ожидают перерывов.

Инструменты управления командой могут отображать гибкие графики работы. Зная, когда они больше не работают, сотрудники не будут чувствовать необходимость работать круглосуточно или поддерживать связь в нерабочее время.

Это гарантирует, что остальная часть команды знает, когда ожидать ответов, не требуя постоянной доступности. Это также помогает сотрудникам поддерживать хороший баланс между работой и личной жизнью, тем самым повышая их общую производительность.

№ 2. Гугл документы

Вместо того, чтобы полагаться на живые отзывы о документах, вы можете аннотировать документы Google, чтобы совместная работа происходила асинхронно.

Будь то отчеты о ваших складских системах или подготовка к утверждению схем проекта, аннотирование позволяет сотрудникам выполнять задачу в то время, которое соответствует их графику. Они могут оставлять заметки для вас или других членов команды, чтобы ответить на них позже.

Это особенно полезно для предприятий, сотрудники которых работают в разных часовых поясах. Организация синхронных совещаний может быть сложной задачей, в результате чего сотрудники работают сверхурочно, чтобы получить необходимую обратную связь.

Аннотации помогают проектам двигаться вперед, сокращая время, затрачиваемое на ожидание совещаний по передаче. Вместо этого команды по всему миру могут вместе работать над файлами. Кроме того, они могут придерживаться политики и поддерживать высокие стандарты качества, работая в соответствии со своим графиком (а не в обход).

№3. Базы знаний

Частью сокращения количества синхронных коммуникаций в вашем бизнесе является предоставление сотрудникам возможности самостоятельно находить ответы и информацию.

Создание базы знаний или централизованной информационной доски означает, что все сотрудники могут найти значение IVR или документы, связанные с проектом, над которым они работают. Это предотвратит разрознивание информации или ее ограничение только для определенных членов вашей команды.

Классифицируйте эту информацию по темам или проектам, помогая сотрудникам находить все, что им нужно, в одном месте. Это упрощает навигацию по вашей базе знаний для сотрудников и делает ее менее пугающей, а это означает, что они с большей вероятностью будут использовать ее регулярно.

Поддерживайте актуальную и актуальную информацию, ссылаясь на другие соответствующие информационные страницы или документы. Это создает культуру проверки вашей базы знаний о бизнесе, прежде чем беспокоить других членов команды.

№ 4. Темы чата

Одно из опасений, связанных с асинхронным общением, заключается в том, что оно снижает возможность отправки быстрых сообщений для уточнения. Это может задержать проекты из-за того, что сотрудники ждут ответов, которые занимают всего минуту.

Тем не менее, если ваша команда привыкнет использовать темы чата для определенных тем, вы гарантируете, что любая информация будет четко изложена, и им нечего будет догадываться.

Предвидя каждый вопрос, который может возникнуть у членов вашей команды, вы делаете общение более эффективным. Это не позволяет сотрудникам полагаться на последующие сообщения и разъяснения. Наоборот, у них всегда под рукой вся необходимая информация.

Классификация этих тем чата по темам может упростить навигацию по ним и поиск нужной информации. Таким образом, вы позволяете сотрудникам находить полные объяснения, не беспокоя других.

№ 5. электронные письма

Хотя они являются отличной формой делового общения, вы должны быть осторожны с электронными письмами. Не все используют их с одинаковыми намерениями. Некоторые используют их для быстрого подтверждения решения. Другие ожидают, что электронные письма будут более информативными и будут иметь более длительное время отклика.

Уточнение того, какие сообщения должны передавать электронные письма и ожидаемое время ответа, поможет вашей команде не расстраиваться и не сбиваться с толку. Это может привести к повторяющимся сообщениям и потере времени.

Другие каналы лучше подходят для более срочных ответов, тогда как электронные письма подходят для передачи информации или установления ожиданий. Электронные письма должны включать в себя то, как отправитель хочет, чтобы получатель ответил (если вообще ответил), чтобы не отвлекать нежелательных цепочек писем.

№ 6. Обмен файлами в облаке

Различные каналы связи подходят для различных целей и ролей в вашем бизнесе. Если у вас, возможно, уже есть электронная почта, телефон и онлайн-платформы для собраний, чтобы поддерживать связь с вашими гибридными командами, убедитесь, что у вас также есть каналы, которые могут обмениваться файлами и хранить их.

Они должны быть легко доступны, и ваши сотрудники должны быть уверены в их использовании, повышая доступность ваших файлов, не спрашивая других.

Использование облачного обмена файлами может означать, что определенные документы или часто используемые файлы доступны вашей команде независимо от их местоположения или устройства. Это означает, что разные члены команды могут асинхронно работать над одним и тем же документом, не запрашивая копию.

Это также означает, что ключевые бизнес-файлы доступны любому для поиска и получения информации, что снижает потребность в синхронной связи.

№ 7. Записанные сообщения

Как бы ни была желательна полностью асинхронная связь, бывают обстоятельства, когда она не отвечает всем требованиям. Командная работа зависит от уровня совместной работы в режиме реального времени, а управление сотрудниками действительно требует встреч и личных встреч.

Однако эти встречи и звонки могут быть записаны, чтобы к информации, которую они касаются, можно было снова получить доступ в подобных ситуациях в будущем.

Это максимально использует синхронную связь там, где это необходимо, при добавлении к сохраненной информации, к которой могут получить доступ сотрудники. Сохраняя эти записи, вам не нужно многократно повторять одни и те же вопросы или обсуждения.

Такой подход ограничивает количество спонтанных звонков и встреч и помогает организовать ресурсы, которые сотрудники могут использовать, прежде чем им придется прерывать коллег.

№8. Обучающие видео

При общении с другими членами команды убедитесь, что они полностью понимают, что вы имеете в виду. Избегайте предположений, что все находятся на одной волне, и излагайте свои намерения. Использование обучающих видео — отличный способ убедиться в этом. Вы даже можете показать примеры подходящих ответов или как выполнить задачу.

Итак, используйте четкие указания в своих обучающих видео. Таким образом, вы минимизируете необходимость в последующих объяснениях и гарантируете, что зритель сделает то, что от него требуется. Это экономит время для всех участников, устраняя необходимость в разговоре в реальном времени.

Вместо этого члены команды могут взаимодействовать с обучающими видеороликами, когда они им нужны, не требуя, чтобы другие члены команды обсуждали с ними задачу.

Сделайте ваше общение асинхронным

Приспособив свой бизнес-процесс к более асинхронному, вы можете повысить производительность сотрудников и лучше приспособить командную работу к гибкому графику работы.

Эти методы обеспечивают эффективную коммуникацию, полностью объясняют любую информацию или ожидания и сокращают количество необходимых разъяснений и стремление к мгновенным сообщениям. Таким образом, вы сокращаете время, которое сотрудники тратят на управление электронной почтой и т. д., позволяя им работать без перерывов.

Переход к асинхронному обмену данными не происходит в одночасье. Это изменение культуры работы и означает внедрение новых каналов и способов взаимодействия. Намеренное стремление меньше полагаться на мгновенные ответы и разговоры требует некоторой практики, чтобы привыкнуть к ней.

Однако эти асинхронные способы общения принесут пользу вашей команде в долгосрочной перспективе. Независимо от того, управляете ли вы гибридной рабочей силой, работаете по разным графикам или просто хотите более эффективно общаться, это выигрышная стратегия.

Автор: Пэтти Ян — менеджер по маркетингу продуктов в регионе EMEA компании RingCentral Office, лидера в области облачных коммуникационных решений и виртуальных телефонных систем АТС. Пэтти увлечена созданием ценности и дифференциации, обеспечивая лучший опыт для клиентов и партнеров. Она приобрела богатый опыт в области международного маркетинга продуктов, управления продуктами, GTM и развития рынка в целом ряде высокотехнологичных SaaS. Она не новичок в UC, начав с Tandberg, затем Cisco, запустив видео-сотрудничество и сервисы, и Enghouse с глобальной ответственностью за хостинг CCaaS.