Полное руководство по автоматизированным системам управления запасами

Когда дело доходит до этого, рост стоимости бизнеса довольно прост. Вам нужно либо сократить расходы, либо увеличить доход, либо сделать и то, и другое.

Как всегда, дьявол кроется в деталях, и механика того, как это реализовать, может очень быстро усложниться. В мире электронной коммерции, где маржа часто очень мала, лучший способ достичь этих двух целей — улучшить управление запасами. Лучшее управление запасами часто означает автоматизированное управление запасами.

Автоматизированные системы управления запасами могут сэкономить предприятиям значительное количество времени и денег за счет оптимизации многих процессов, включая контроль запасов.

За счет роботов и компьютеров, выполняющих тяжелую работу по управлению запасами, предприятия могут снизить риск затоваривания или нехватки запасов, а также устранить все или большинство человеческих ошибок в организационных процессах. Это также высвобождает больше времени для вас, чтобы избавиться от ежедневных операционных сорняков и потратить больше времени на стратегическое планирование роста вашего бизнеса.

В этом посте мы рассмотрим:

1. Определение автоматизированного управления запасами
2. Преимущества автоматизированного управления запасами по сравнению с ручными методами
3. Как работает автоматизированная система инвентаризации
4. На что обратить внимание при покупке системы управления запасами

Что такое автоматизированные системы управления запасами?

Автоматизированные системы управления запасами — это программные решения, которые оптимизируют и автоматизируют процесс отслеживания уровней запасов, повторного заказа запасов и управления складскими запасами.

Их можно использовать в самых разных условиях, от небольших предприятий до крупных складов, и их можно настраивать в соответствии с конкретными потребностями каждого бизнеса. Они также могут быть двигателями роста, помогающими перспективным предприятиям расти на протяжении многих лет.

Автоматизированные системы управления запасами работают путем интеграции с существующими бизнес-системами бухгалтерского учета, торговых точек (POS) и другими критически важными системами.

Это дает компаниям представление об уровне их запасов в режиме реального времени, поэтому они могут принимать обоснованные решения о повторных заказах и контроле запасов. Это также освобождает сотрудников и владельцев и открывает двери для большего потенциала масштабирования.

Кому могут быть полезны автоматизированные системы управления запасами?

Любой бизнес , которому необходимо отслеживать запасы и управлять ими, может извлечь выгоду из автоматизированной системы управления запасами.

Сюда входят предприятия, продающие физические товары, а также предприятия, предлагающие услуги, требующие использования материалов или деталей (например, авторемонтные мастерские).

Управление запасами является важной частью любого бизнеса, но оно может быть особенно важным для предприятий, которые работают в высококонкурентных отраслях с небольшой нормой прибыли.

В этих случаях даже небольшая ошибка в управлении запасами может привести к большим потерям. Автоматизированные системы управления запасами могут помочь свести к минимуму риск дефицита, избыточного запаса и других проблем, связанных с запасами. Это также помогает уменьшить второстепенные проблемы дефицита товара, такие как плохие отзывы клиентов и потеря возможностей для будущих продаж.

Как работает автоматизированная система управления запасами?

Автоматизированная система управления запасами часто действует как центральный репозиторий и единый источник достоверной информации обо всех продуктах и ​​данных о запасах организации.

Многие платформы IMS, такие как SkuVault , позволяют пользователям просматривать все заказы клиентов и их местонахождение в логистическом конвейере. Они также могут позволить пользователям просматривать прогнозы продаж и создавать отчеты для лучшего анализа и понимания бизнес-тенденций.

Автоматизированные системы управления запасами обычно включают в себя следующие функции:

Отслеживание уровня запасов

Автоматизированные системы управления запасами отслеживают уровень запасов в режиме реального времени, поэтому предприятия всегда знают, сколько запасов у них есть. Эта информация может быть использована для принятия обоснованных решений о повторном заказе и контроле запасов.

Оповещения об изменении порядка

Автоматизированные системы управления запасами могут автоматически генерировать оповещения о повторном заказе, когда уровень запасов достигает определенного уровня. Это помогает гарантировать, что у предприятий никогда не закончатся запасы.

Поддержка сканирования

Автоматизированные системы управления запасами часто поддерживают множество различных вариантов сканирования, включая сканирование штрих-кодов, сканирование RFID и GPS-отслеживание. Эта информация может быть использована для отслеживания местонахождения запасов в любое время.

Управление складом

Автоматизированные системы управления запасами часто включают в себя мощные функции управления складом , такие как возможность создавать списки выбора и упаковочные листы. Это помогает упростить процесс выполнения заказов и может свести к минимуму риск ошибок.

Составление отчетов

Автоматизированные системы управления запасами обычно включают в себя надежный модуль отчетности, который позволяет предприятиям быстро и легко создавать отчеты об уровне запасов, истории повторных заказов, тенденциях продаж и многом другом.

В чем разница между управлением запасами и контролем запасов?

Важно понимать разницу между управлением запасами и контролем запасов. Хотя эти термины часто являются двумя сторонами одной медали, они имеют разные коннотации и значения.

Управление запасами — это процесс отслеживания уровней запасов и переупорядочивания запасов по мере необходимости.

С другой стороны, управление запасами — это процесс отслеживания того, где находятся запасы на складе или в магазине.

Один из способов представить это так: управление запасами — это вся дисциплина управления вашим логистическим конвейером, от заказа клиента до доставки, тогда как управление запасами — это дисциплина внутренней организации ваших запасов.

Автоматизированные системы управления запасами обычно включают в себя как функции управления запасами, так и функции контроля запасов.

Однако также можно приобрести отдельные решения для каждой функции.

Каковы преимущества автоматизированного управления запасами?

Так зачем тратить лишнее время и деньги на автоматизированное решение, когда ручные процессы могут прекрасно выполнять работу?

Вот преимущества использования автоматизированных решений для инвентаризации по сравнению с ручными.

Масштабируйте свой бизнес с легкостью

По мере роста вашего бизнеса растет и сложность. Автоматизированные системы упрощают масштабирование вашего бизнеса без добавления дополнительного персонала или систем.

В некоторых случаях программное обеспечение для автоматизированного управления запасами может уменьшить потребность в найме дополнительного персонала.

Автоматизированные решения также предотвращают появление страшных хранилищ информации, когда один или два сотрудника держат в голове всю необходимую бизнес-информацию.

Когда они уходят из организации, вы остаетесь в беде без каких-либо средств правовой защиты. Это не так, когда вы зависите от централизованного облачного программного обеспечения для управления вашими основными данными инвентаризации.

Верните свое время (а время - деньги)

Автоматизированные системы управления запасами могут сэкономить компаниям много времени и денег, автоматизируя задачи, которые в противном случае пришлось бы выполнять вручную.

Например, если вы продаете товары через Интернет, автоматизированная система может отслеживать уровень запасов в режиме реального времени и отправлять автоматические оповещения о повторном заказе, когда запасы заканчиваются или достигают минимального уровня запасов .

Это означает, что вам не нужно тратить время на ручную проверку уровня запасов или размещение запросов на повторный заказ. Система позаботится обо всем за вас.

Автоматизированное управление запасами также может сэкономить деньги предприятиям, уменьшив потребность в проверках физических запасов.

Подсчет физических запасов занимает много времени и подвержен ошибкам. С другой стороны, автоматизированные системы ведут учет инвентаря в режиме реального времени, поэтому физические проверки необходимы только в случае несоответствия (и когда приходит время проводить аудит).

Кроме того, автоматизированные системы управления запасами часто имеют встроенные функции отчетности.

Это означает, что вы можете быстро и легко создавать отчеты об уровне запасов, движении запасов, истории повторных заказов и многом другом.

Больше не нужно тратить время на сортировку электронных таблиц!

Принимайте решения на основе данных

Одно из самых больших преимуществ автоматизированного управления запасами заключается в том, что оно помогает компаниям принимать решения на основе данных, а не интуиции.

Благодаря автоматизированной системе у вас есть доступ ко всей информации, необходимой для принятия обоснованных решений о ваших запасах.

Например, предположим, вы пытаетесь решить, следует ли вводить новую линейку продуктов.

Автоматизированная система управления запасами может дать вам представление о прошлых моделях продаж, чтобы вы могли увидеть, насколько вероятно, что новая линейка продуктов будет успешной.

Эта информация может помочь вам принять решение о том, делать решительный шаг или нет, и это то, что вы просто не смогли бы получить с ручной системой (или многочасовой перемалыванием чисел в электронной таблице).

Короче говоря, автоматизированные системы управления запасами предоставляют предприятиям инструменты, необходимые им для принятия более эффективных решений в отношении своих запасов. И это может привести к большим преимуществам с точки зрения времени, денег и общей эффективности.

Получите представление о тенденциях продаж высокого уровня в режиме реального времени

Автоматизированные системы управления запасами также могут предоставить предприятиям ценную информацию о тенденциях продаж высокого уровня.

Эта информация может быть использована для принятия стратегических решений о ассортименте продукции, ценах и рекламных акциях.

Автоматизированные системы управления запасами дают предприятиям возможность отслеживать данные о продажах в режиме реального времени и создавать отчеты по запросу.

Эта информация может оказаться бесценной для принятия стратегических решений в отношении вашего бизнеса.

Интегрируйте все свои важные программные решения в одном месте

Многие платформы управления запасами, такие как SkuVault, поддерживают интеграцию десятков и десятков наиболее распространенных программных инструментов для бизнеса.

Это означает, что вы можете управлять своими запасами, бухгалтерским учетом, управлением взаимоотношениями с клиентами (CRM) и системами электронной коммерции с единой платформы.

Это может сэкономить компаниям много времени и денег, уменьшив потребность в нескольких программных решениях.

Централизованная система управления запасами также может помочь предприятиям оптимизировать свои операции и повысить эффективность.

Наслаждайтесь повышенной точностью по всем направлениям

Одним из самых больших препятствий для эффективного управления запасами является неточность, вызванная человеческим фактором.

Подумайте обо всем потоке обработки части инвентаря и о том, сколько вещей может пойти не так. Сначала вы получаете заказ и должны ввести все данные в свою систему.

Затем вы должны выбрать предметы из инвентаря, упаковать их в коробку и распечатать этикетку. Наконец, вы отправляете товар и документируете информацию об отслеживании.

Это даже не включает процесс получения в уравнение; фактически получение товара от поставщиков или дистрибьюторов на ваш склад. Там тоже многое может пойти не так!

Каждый раз, когда поступает заказ, существует множество возможностей для человеческой ошибки. Автоматизированные системы управления запасами помогают устранить эти ошибки за счет автоматизации ключевых процессов.

Например, когда приходит заказ, он просто сканируется, и данные автоматически заносятся в систему.

То же самое относится к приему заказов, комплектованию и упаковке, а также к отгрузке запасов.

Неточные данные о запасах могут привести к ряду проблем, включая затоваривание, нехватку запасов и упущенные возможности. Автоматизированные решения для инвентаризации помогают смягчить эти проблемы.

Синхронизируйте все онлайн и физические каналы продаж

Если вы хотите быть конкурентоспособными на современном рынке электронной коммерции, вам необходимо диверсифицировать каналы продаж. Это часто означает продажу на цифровых рынках, таких как Amazon, Etsy и eBay, на вашем собственном веб-сайте и, возможно, даже в обычных магазинах.

Проблема в том, что бывает сложно отслеживать уровень запасов по всем этим каналам продаж.

У каждого рынка или поставщика есть своя внутренняя система отчетности, и ручное согласование этих данных о продажах может занять очень много времени и подвержено ошибкам.

Автоматизированная система управления запасами может помочь, интегрируясь со всеми вашими каналами продаж и обеспечивая прозрачность запасов в режиме реального времени .

Таким образом, вы можете быть уверены, что у вас всегда есть нужный уровень запасов, независимо от того, где продаются ваши продукты.

Автоматизированные системы управления запасами упрощают синхронизацию ваших онлайн- и физических каналов продаж, чтобы у вас всегда была точная картина уровня ваших запасов.

Хватит ошибаться в расчетах уровня запасов

Другой распространенной проблемой при управлении запасами является неправильный расчет уровня запасов. Это может произойти по ряду причин, таких как ошибки подсчета, неправильные данные и т. д.

Неправильный расчет уровня запасов может оказать серьезное влияние на бизнес, поскольку может привести к затовариванию или недостатку запасов.

Переизбыток может связать ценный капитал с запасами, которые не находятся в движении, в то время как недостаточный запас может привести к потере продаж.

Автоматизированные системы управления запасами могут помочь предотвратить просчеты, предоставляя точные данные об уровне запасов в режиме реального времени.

Таким образом, вы можете быть уверены, что у вас всегда есть нужное количество продуктов, и вы можете избежать дорогостоящих ошибок, связанных с неправильным расчетом уровня запасов.

Как внедрить автоматизированное решение для управления запасами шаг за шагом

1. Определите цели своей организации

Прежде чем вы сможете выбрать правильную автоматизированную систему управления запасами для своего бизнеса, вам необходимо определить цели вашей организации. Наличие четко определенных целей не только поможет вам понять, на чем следует сосредоточиться, но и даст вам понять, на что не стоит тратить свое время.

Подумайте, чего вы надеетесь достичь с помощью автоматизированной системы, и составьте список своих целей.

Некоторые общие цели включают в себя:

• Сокращение временных и трудовых затрат
• Повышение эффективности
• Расширение бизнеса
• Оставайтесь на вершине нескольких каналов продаж

2. Выберите поставщика технологии

Теперь, когда вы знаете, что ищете в автоматизированной системе управления запасами, пришло время выбрать подходящего поставщика технологий.

При выборе поставщика следует учитывать несколько моментов, например:

• Опыт и квалификация продавца
• Особенности и возможности системы
• Простота использования и реализации
• Цена
• Предложения поддержки клиентов

3. Спланируйте сроки реализации

После того, как вы выбрали поставщика, пришло время приступить к планированию графика внедрения.

Автоматизированные системы управления запасами могут быть сложными, поэтому важно иметь четкий и краткий план того, как вы собираетесь внедрять систему.

Работайте с выбранным поставщиком, чтобы создать подробный план внедрения. Это должно включать временную шкалу, вехи и задачи, которые необходимо выполнить. Ваш поставщик также должен быть в состоянии предоставить вам реалистичные сроки и ожидания, как только он поймет ваши текущие настройки и цели.

4. Обучите свою команду новой системе

После того, как вы создали план внедрения, пришло время приступить к обучению вашей команды работе с новой системой.

Это важный шаг в процессе, так как он поможет убедиться, что все знают, как использовать систему, и используют ее правильно.

Поработайте со своим поставщиком, чтобы создать план обучения для вашей команды. Это должно включать как онлайн-обучение, так и личное обучение, а также постоянную поддержку.

5. Запустите новую систему

После того, как вы обучили свою команду работе с новой системой, пришло время ввести ее в действие.

Это последний шаг в процессе, и важно убедиться, что все готово, прежде чем приступить к работе.

Вместе с поставщиком разработайте план запуска. Это должно включать тестирование системы, создание плана резервного копирования и многое другое.

Последние мысли

Автоматизированные системы управления запасами могут помочь компаниям улучшить свои процессы управления запасами и необходимы для любого бизнеса, основанного на запасах, который хочет масштабироваться и увеличивать свою ценность.

Предоставляя точные данные об уровне запасов в режиме реального времени, автоматизированные системы могут помочь предприятиям избежать просчетов и принять более взвешенные решения относительно своих запасов.

SkuVault помог сотням предприятий в различных отраслях оптимизировать процессы управления запасами и увеличить прибыль.

Если вам надоело копаться в электронных таблицах и постоянно бороться за то, чтобы оставаться на вершине инвентаря, ознакомьтесь с нашей страницей функций или обратитесь к нашей команде для демонстрации в реальном времени сегодня.