11 лучших системных программ для отслеживания файлов для бизнеса в 2023 году
Опубликовано: 2023-02-08Резюме: Пользователи могут отслеживать и поддерживать архив цифровых файлов, к которым имеют доступ авторизованные пользователи с помощью программного обеспечения для отслеживания файлов. Какое лучшее программное обеспечение для отслеживания и управления вашими цифровыми файлами? Ищите ниже!
Поддерживать физический репозиторий всех файлов и документов сложно, поскольку их можно легко потерять или данные могут быть украдены. Кроме того, существует множество наборов данных, которые необходимо собирать и хранить на регулярной основе. Таким образом, ввод этих наборов данных вручную может быть утомительным и занимать много времени.
Однако с помощью программного обеспечения для отслеживания файлов все эти проблемы могут быть решены. Это упрощает процесс обмена и отслеживания файлов, сбора данных и оцифровки бумажных файлов.
В дополнение к этому он поставляется с различными протоколами безопасности, такими как защита паролем, для обеспечения безопасности файлов и предотвращения несанкционированного доступа. Следовательно, инвестирование в программное обеспечение для отслеживания файлов является выгодным вложением.
Что еще вы получите с решением для отслеживания файлов и каковы лучшие варианты? Узнайте больше о программном обеспечении для отслеживания файлов ниже.
Оглавление
Что такое система отслеживания файлов?
Система отслеживания файлов помогает пользователям отслеживать, поддерживать и хранить важные файлы данных. Это программное обеспечение упрощает задачу отслеживания того, кто имел доступ к файлам, редактировал или удалял что-либо. Система также позволяет пользователям управлять отдельными и деловыми файлами, которые включают данные, документы, записи и т. д. С ее помощью пользователи могут работать с несколькими файлами с разными пользователями в режиме реального времени.
11 бесплатных программ для систем отслеживания файлов для малого бизнеса
- Docsend
- КМВ трекер
- DocuWare
- ProofHub
- Гугл Диск
- Под открытым небом
- М-файлы
- Документы ONLYOFFICE
- ЛогическийДок
- Докми
- Хайтейл
Вот список некоторых из самых популярных бесплатных системных программ для отслеживания файлов, которые вы можете использовать для хранения и отслеживания ваших цифровых файлов.
DocSend
DocSend — это программное обеспечение для отслеживания файлов, которое помогает обмениваться документами и отслеживать их по ссылкам. С помощью этих ссылок пользователи могут отслеживать действия с файлами в режиме реального времени, генерировать файлы и обмениваться ими, создавать комнаты данных для обмена файлами и т. д.
Общие характеристики DocSend
- Совместная работа с файлами в режиме реального времени
- Установите детальные разрешения для файлов
- Поддержка обмена zip и аудиофайлами
- Ограничить пользователям доступ к файлам
DocSend плюсы и минусы
- Простая интеграция с Gmail, Outlook или Dropbox.
- Пользователи могут обмениваться несколькими файлами по одной ссылке
- Docsend может конвертировать все документы в формат CSV
- Не имеет бесплатного плана
- Поддерживает только 50 ГБ дискового пространства даже в корпоративном плане.
Цены: Бесплатный план недоступен | Платный план начинается с 819,54 индийских рупий за пользователя в месяц.
КМВ трекер
CMW Tracker позволяет пользователям обмениваться, поддерживать и безопасно хранить все цифровые документы. От контроля документов до управления юридическими файлами и проверки файлов, это программное обеспечение помогает предприятиям в общем управлении документами.
Общие характеристики CMW Tracker
- Изменения в процессах и документах в режиме реального времени
- Расширенное отслеживание рабочего процесса
- Сопоставление и проверка документов
- Автоматизированная обработка документов
Плюсы и минусы трекера CMW
- Вы можете назначить разрешения для всех документов.
- Предлагает возможность OCR (оптическое распознавание символов) для сканирования текстовых файлов и преобразования их в редактируемый формат файла.
- Пользователи могут сохранять отредактированные версии документа с помощью управления версиями документа.
- Программное обеспечение иногда зависает во время автоматизации задач.
- Сложная процедура для создания пользовательского рабочего процесса.
Цены: Индивидуальные тарифные планы в зависимости от количества пользовательских лицензий
DocuWare
DocuWare — это программное обеспечение для управления документами, предназначенное для управления документами и обмена ими. Он собирает и обрабатывает данные и позволяет пользователям делиться ими через защищенный файл.
Общие характеристики DocuWare
- Шифрование и разделение документов
- Интеллектуальное индексирование на основе ИИ
- Управление версиями документа
- Автоматизация рабочего процесса
- Оцифровка документов
DocuWare плюсы и минусы
- Защищает все ваши документы и данные с помощью шифрования (AES)
- Легко меняйте изображения или аннотации, не изменяя исходный контент.
- Вы можете экспортировать данные или файлы на другие платформы, такие как ERP или CRM, для синхронизации.
- Сложно создавать автоматизированные рабочие процессы
- Недостаточно документации для устранения неполадок
Цены: Цена доступна по запросу на веб-сайте DocuWare.
ProofHub
ProofHub , программное обеспечение для управления проектами, позволяет пользователям отправлять, совместно использовать или совместно работать над файлами в режиме реального времени. Это упростило для компаний совместную работу над проектами благодаря возможности обмена файлами в режиме реального времени. Кроме того, вы также можете аннотировать их файлы одновременно с членами команды через ProofHub.
Общие характеристики ProofHub
- Управление историей задач
- Отчеты по проектам
- Белая маркировка
- Создание закладок для поиска файлов и документов
- Экспорт проектов
- Контроль версий файлов
Плюсы и минусы ProofHub
- Это позволяет пользователям ограничивать IP-адреса для предотвращения несанкционированного использования.
- Пользователи могут визуализировать задачи и события с помощью настраиваемого календаря.
- С ProofHub вы также можете создать индивидуальный рабочий процесс.
- Навигация по канбан-доскам сильно отстает
- ProofHub не имеет функций бюджетирования проекта.
Цены: Бесплатный план недоступен | Платный план начинается с 3708,07 индийских рупий в месяц.
Гугл Диск
Google Диск позволяет пользователям хранить файлы данных, делиться ими и совместно работать над ними. Это помогает обеспечить безопасность всех сохраненных файлов, обеспечивая защиту от атак вредоносных программ. Благодаря функциям совместной работы в реальном времени пользователи могут легко работать одновременно с файлами и документами.
Общие характеристики Google Диска
- Поддержка версий истории
- Храните и редактируйте более 100 дополнительных документов
- Поддержка нескольких форматов файлов
- Легко сохраняйте большие вложения в Gmail
Плюсы и минусы Google Диска
- Легко конвертируйте PDF-файлы в документы.
- Google Диск позволяет пользователям работать с документами в автономном режиме
- Это позволяет пользователям переводить документы
- В бесплатном плане доступно только 15 ГБ дискового пространства.
- Пользователи могут загружать файлы до 750 ГБ в день
Цены: Доступен бесплатный план | Платный план начинается от 130 индийских рупий в месяц.
Под открытым небом
Программное обеспечение для управления документами Alfresco помогает предприятиям управлять контентом и файлами и обмениваться ими. С его помощью пользователи могут автоматически вести записи всех документов, управлять контентом на разных платформах, группировать файлы вместе, сканировать и захватывать документы, а также искать контент с помощью соответствующих фильтров.
Общие характеристики Alfresco
- Фильтрация файлов
- Управление папками с файлами
- Рассмотрение и утверждение документов
- Автоматизированный рабочий процесс для повторяющихся задач
- Безопасность корпоративного уровня для защиты данных
Альфреско плюсы и минусы
- Пользователи могут сканировать и записывать данные с помощью Alfresco.
- Он поставляется с полной функциональностью отката, чтобы получить предыдущую версию файла.
- Пользователи могут перемещать контент или файлы на разных этапах задачи с помощью моделей метаданных.
- Крутая кривая обучения
- Функция редактирования в реальном времени не работает должным образом.
Цены: Доступен бесплатный план сообщества| Цена по запросу для платных планов
М-файлы
M-Files — это комплексный пакет со множеством расширенных функций для управления документами и онлайн-отслеживания файлов. Это программное обеспечение на основе искусственного интеллекта для классификации, хранения и поиска документов и файлов. С его помощью пользователи могут обмениваться файлами через вложения или URL-адреса, получать предварительный просмотр файлов, управлять версиями файлов, управлять разрешениями для каждого файла, обнаруживать дубликаты файлов и т. д.
Общие характеристики M-файлов
- Предложения метаданных на основе ИИ
- Преобразование файлов в несколько форматов
- Совместное редактирование файлов
- Расширенный рендеринг документов
Плюсы и минусы M-файлов
- Это позволяет пользователям обмениваться файлами извне через общедоступные ссылки.
- Благодаря принудительному контролю версий пользователи могут сохранять изменения во всех версиях.
- М-файлы позволяют пользователям просматривать все задачи в виде диаграммы Ганта.
- Для установки имени файла поддерживается только 100 символов.
- Для обмена документами по электронной почте требуется время.
Цена: Цена доступна по запросу
Документы ONLYOFFICE
ONLYOFFICE Docs — это онлайн-редактор для редактирования текстовых документов, презентаций, форм и т. д. Он также включает функции отслеживания файлов, а также совместную работу с файлами, совместное редактирование, отслеживание изменений, историю версий файлов, сравнение документов и многое другое. Кроме того, он поставляется с программой для чтения PDF и конвертером для преобразования PDF-файлов в различные форматы.
Общие характеристики ONLYOFFICE Docs
- Встроенный чат для комментирования в реальном времени
- Общий доступ к документам
- Управление правами доступа к файлам
- Поддержка публикации контента WordPress
Документы ONLYOFFICE за и против
- Пользователи могут добавлять различные формы чертежей в документы и файлы.
- Это позволяет пользователям просматривать файлы после редактирования
- Вы можете редактировать документы даже в офлайн-версии
- Ограниченные функции защиты документов
- Функция совместного редактирования не работает должным образом
Цены: Бесплатный план недоступен | Платный план начинается с 659,68 индийских рупий за пользователя в месяц.
ЛогическийДок
LogicalDoc — это программное обеспечение для управления документами, позволяющее управлять файлами или документами, делиться ими, сотрудничать и экспортировать их. Вы можете отправлять файлы по электронной почте, экспортировать документы в CSV, управлять контролем версий документов, создавать определенные метатеги для контента и т. д. Он также предлагает различные интеграции для беспрепятственного обмена файлами с другими пользователями.
Общие характеристики LogicalDoc
- Закладка документов
- Преобразование файлов в разные форматы
- Поддержка цифровых подписей
- Импорт файлов из ZIP-архивов
- Аннотации документов в реальном времени
Плюсы и минусы LogicalDoc
- Он позволяет автоматизировать рабочие процессы, ориентированные на документы.
- Вы можете создавать календари для всех задач и проектов.
- LogicalDoc шифрует файлы для безопасности данных
- Большие файлы могут замедлить работу системы.
- Реализация представляет собой бот-комплекс
Цены: план сообщества бесплатный | Цена по запросу на официальном сайте LogicalDoc для других планов
Докми
Программное обеспечение Dokmee ECM предназначено для различных целей, включая совместное использование файлов, захват и хранение документов, извлечение файлов и т. д. Это отличное программное обеспечение для управления контентом и отслеживания файлов, позволяющее обмениваться файлами по всему миру, создавать настраиваемые рабочие процессы, управлять правами доступа к файлам и шифровать их. файлы.
Общие характеристики программного обеспечения Dokmee ECM
- Автоматическая штамповка документов
- Отслеживание истории файлов
- Поддерживает несколько форматов файлов
- создание электронной подписи
- Поиск файлов по ключевым словам
Преимущества и недостатки программного обеспечения Dokmee ECM
- Легко добавляйте собственные штампы, заметки или электронные подписи к изображениям.
- Он автоматически удаляет файлы по истечении определенного настроенного периода.
- С Dokmee несколько пользователей могут работать и редактировать файлы в режиме реального времени.
- Сложное управление рабочим процессом
- Программное обеспечение иногда тормозит при работе с несколькими файлами.
Цены: цена ECM Dokmee доступна по запросу.
Хайтейл
Hightail — это онлайн-система отслеживания файлов, позволяющая легко обмениваться файлами больших данных и проверять доступность контента посредством доставки файлов и отслеживания отправки. Наряду с этим его можно использовать для предварительного просмотра файлов, синхронизации документов с облачными платформами, обмена файлами по ссылке, защиты файлов с помощью паролей и так далее.
Общие характеристики хайтейла
- Контроль версий файлов
- Расширенное управление задачами
- Совместная работа с документами в режиме реального времени
- Настройка уведомлений по электронной почте
Плюсы и минусы хайтейла
- Вы можете установить даты истечения срока действия для файлов и документов
- Позволяет архивировать предыдущие версии файлов и документов.
- Вы можете решить, кто может просматривать комментарии к документам.
- Ограничение на отправку файла только 100 МБ в бесплатном плане.
- Файлы автоматически удаляются через 1 неделю в бесплатном плане.
Цены: Доступен бесплатный план | Платный план начинается от 991,01 индийской рупии в месяц.
Преимущества систем отслеживания файлов
Использование систем отслеживания файлов может быть выгодно по нескольким причинам, например:
- Улучшает процедуру хранения и поиска файлов.
- Помогает предотвратить несанкционированное использование файлов с помощью контролируемых разрешений.
- Устраняет риск потери информации, отслеживая каждый файл.
- Помогает управлять историей версий каждого файла.
- Помогает повысить безопасность файлов с помощью защиты паролем.
- Легко установить срок действия ссылок на общие файлы.
Основные характеристики систем отслеживания файлов
Решение для отслеживания файлов поставляется с несколькими функциями для безопасного хранения, обмена или отслеживания файлов. Некоторые общие функции включают совместное использование файлов и управление версиями, настройку даты истечения срока действия ссылки, защиту файлов и т. Д. Другие основные функции программного обеспечения для отслеживания файлов:
- Управление версиями файлов. Большинство систем отслеживания файлов имеют функцию управления версиями файлов, которая сохраняет все отредактированные версии файлов. Таким образом, упрощается отслеживание изменений.
- Обмен файлами: программное обеспечение позволяет пользователям обмениваться одним или несколькими файлами внутри и за пределами организации по ссылке. Эту ссылку также можно использовать для ограничения доступа к файлам.
- Отслеживание файлов в режиме реального времени: система отслеживания файлов позволяет пользователям отслеживать файл в режиме реального времени для людей, работающих над ним, и внесенных изменений.
- Создание комнат данных: с помощью этого программного обеспечения предприятия могут создавать несколько комнат данных для совместного использования и совместной работы над разными файлами.
- Управление папками с файлами: вы можете создавать папки с файлами для классификации, сортировки или управления файлами.
- Управление правами доступа к файлам: легко назначайте роли и разрешения пользователям для доступа к файлам и документам.
- Безопасность данных: с помощью этого программного обеспечения пользователи могут использовать несколько методов безопасности, чтобы обеспечить безопасность всех данных, присутствующих в файлах.
Связанные категории: Программное обеспечение для высокоскоростной передачи файлов | ETL-инструменты | Программное обеспечение для шифрования | Электронный сбор данных (EDC) | Программное обеспечение для управления данными | Платформы для обработки и анализа данных | Облачные службы безопасности
Часто задаваемые вопросы
- Что такое отслеживание файлов?
Отслеживание файлов — это процедура отслеживания физических и цифровых файлов. Сюда входит отслеживание местонахождения файлов, людей, работающих над разными файлами, внесенных изменений и так далее.
- Можно ли отслеживать файлы?
Да, как цифровые, так и физические файлы можно легко отслеживать и поддерживать с помощью таких технологий, как RFID и программное обеспечение для отслеживания файлов.
- Как использовать систему отслеживания файлов?
Системы отслеживания файлов могут использоваться для отслеживания и обслуживания файлов и документов. Пользователи могут добавлять метки RFID к физическим файлам для хранения своей информации и отслеживания места хранения. Для цифровых файлов пользователи могут создать ссылку, которую также можно использовать для обмена и отслеживания файлов.
- Как работает система слежения?
Система отслеживания файлов работает, создавая определенную ссылку для каждого сохраненного файла. Затем эта ссылка используется для обмена документами, отслеживания местоположения файла, проверки истории, управления правами доступа к файлам и т. д.
- Почему важен мониторинг целостности файлов?
Мониторинг целостности файлов важен, поскольку он помогает отслеживать такие сведения о файле, как разрешения и сведения об изменениях. Этот мониторинг важен, поскольку любое изменение файлов или изменение прав доступа к файлам может сделать их уязвимыми для киберугроз и утечки данных.