Полное руководство по выбору правильного программного обеспечения для управления проектами

Как менеджер вы должны использовать Microsoft Excel для управления своими проектами, но проблема с Excel заключается в том, что в нем отсутствуют какие-либо средства автоматизации и настройки, а также не поддерживается совместная командная работа. Программное обеспечение для управления проектами может помочь вам оптимизировать различные функции для планирования проектов, распределения ресурсов и управления временем.

Вы можете использовать его для планирования проекта, планирования, распределения ресурсов и управления качеством. Давайте выясним, что все это программное обеспечение может сделать для менеджеров проектов, работающих с различными типами бизнес-процессов.

Обзор программного обеспечения для управления проектами

Программное обеспечение для управления проектами используется менеджерами и командами для планирования, отслеживания, координации и достижения целей проекта. Это программное обеспечение также используется для связи и сотрудничества между различными заинтересованными сторонами. Это помогает менеджерам и руководителям проектов соблюдать сроки и контролировать расходы. Более того, это помогает отслеживать рабочий процесс команды, и, используя эту информацию, вы можете вносить соответствующие изменения или предлагать какие-либо полезные материалы для своей команды.

Какие функции вы можете выполнять с помощью программного обеспечения для управления проектами?

Чтобы успешно управлять проектом, вам необходимо управлять всей информацией о различных вспомогательных мероприятиях. Вы должны сопоставлять, усваивать и интерпретировать информацию для заинтересованных сторон проекта в режиме реального времени. Когда заинтересованные стороны и проектные команды находятся в разных областях, это становится сложнее.

Таким образом, инструмент управления проектами стал важнейшим аспектом любого бизнеса, который позволяет командам управлять всеми процессами от начального до завершающего этапа. Давайте рассмотрим некоторые важные функции инструмента управления проектами.

• Сотрудничество между членами команды

Программное обеспечение позволяет сотрудничать между различными командами и отделами. Они могут легко обновлять и обмениваться информацией друг с другом. Кроме того, функция совместного доступа позволяет всем заинтересованным сторонам иметь единое представление о проекте.

• Планирование проекта

Планирование задач для разных людей — один из наиболее важных аспектов проекта. Инструмент управления проектами поставляется с функциями планирования, которые позволяют менеджеру добавлять поток ко всем задачам, назначать их конкретным людям, указывать даты начала и окончания проекта и создавать подробный график проекта.

• Управление документами, связанными с проектом

Во время работы над проектом ваша команда создает широкий спектр проектных документов, таких как документы по содержанию, документы по требованиям, документы по рискам, документы по оценке и многое другое. Решение для управления проектами позволяет вам в совершенстве управлять всеми этими документами и изменять их в соответствии с требованиями.

• Управление ресурсами

Следующей важной функцией программного обеспечения для управления проектами является управление доступными ресурсами. Это помогает в назначении ресурсов, их отслеживании и использовании на оптимальном уровне. Кроме того, программное обеспечение также ведет подробный отчет по каждому активу.

• Управление затратами

Это позволяет назначать элементы затрат на уровне задачи. Вы также можете сделать анализ затрат, а также анализ прибыли в большинстве программных систем.

• Планирование проекта

Основная причина использования программного обеспечения PMS — выяснить, что нужно сделать. Это часто решается в виде календаря или диаграммы Ганта, эта функция позволяет вам соединять части вашего проекта вместе и поддерживать работу в правильном направлении. Инструмент позволяет назначать задачи отдельным лицам, устанавливать цели, задачи и сроки выполнения для разных проектов.

• Управление задачами

Прошли те времена, когда вы держали под рукой блокнот для ручной записи, чтобы записывать, кто за что отвечает. Программное обеспечение позволяет вам отслеживать прогресс вашей команды и вносить любые дополнительные данные для успешного завершения. Это также способствует координации команды и повышению прозрачности среди членов команды.

• Отслеживание времени

Подобно планированию проектов и управлению задачами, функция отслеживания времени также имеет решающее значение для высокоэффективного управления проектами. Особенно, когда ваша команда работает с ограниченным бюджетом. Функция отслеживания времени позволяет вам тщательно планировать свои задачи, гарантируя, что вы выполняете первоклассную работу с минимальными усилиями и в короткие сроки.

• Общение и сотрудничество

Это важная функция для облегчения беспрепятственного общения между командами и другими отделами. Это помогает им обсуждать критические моменты проекта и получать любую помощь или предложения от коллег, когда это необходимо. Эта функция позволяет им получить четкое представление о том, где находится их проект в текущем сценарии, и скорректировать сроки в соответствии с требованиями.

Варианты использования программного обеспечения для управления проектами

Управлять несколькими проектами и задачами не так просто, как кажется. Требуется много планирования, тяжелой работы и самоотверженности, чтобы справиться со всеми аспектами бизнеса. Но умным менеджерам требуется только правильный инструмент управления проектами, чтобы управлять своими проектами с апломбом.

С помощью комплексного программного обеспечения вы можете легко находить и решать критические проблемы и расставлять приоритеты для важных задач. Это позволяет вам получать обновления в режиме реального времени о текущих проектах и ​​делиться важными новостями с командой. Кроме того, подробные сводки проектов помогут вам проанализировать ваш прогресс и внести изменения в соответствии с требованиями.

• Важность PMS для малого бизнеса с примерами

Управление проектами — пугающая фраза, когда вы управляете малым бизнесом. Вы должны жонглировать несколькими проектами, людьми и задачами. Тем не менее, программное обеспечение для управления проектами может помочь вам спланировать все заранее и запустить каждый проект с прибылью. Это сэкономит много времени и гарантирует, что вы закончите свои проекты в короткие сроки без чрезмерного стресса.

В следующих нескольких абзацах мы перечислим пять важных способов с примерами того, как программное обеспечение для управления проектами может облегчить вашу жизнь и вывести ваш бизнес на новый уровень.

1. Оставайтесь в рамках расписания и бюджета

Вы знаете, что в малом бизнесе нет права на ошибку, поэтому важно достичь поставленных целей и уложиться в запланированный бюджет. Используя инструменты управления проектами, вы можете создать дорожную карту и управлять ею до завершения.

Пример: На этапе планирования проекта Рахул понял, что стоимость аренды оборудования вскоре вырастет на 30% в ближайшие месяцы. Он находится в середине нового проекта, и прогнозирование позволило ему сэкономить деньги в других областях. Кроме того, он также избежал неожиданного увеличения бюджета.

2. Полный контроль над вашими проектами

Неудачные проекты могут негативно повлиять на структуру вашей организации, а также повлиять на решение других важных задач. Если у вас минимальная рабочая сила, вы можете попросить их рассредоточиться, чтобы решить проблемы. Однако это было бы затруднительно при постоянных перерывах. Следовательно, для решения постоянных проблем вы должны внедрить в свой бизнес программное обеспечение для управления проектами.

Пример: Джейкоб занимался несколькими проектами и упорно трудился, чтобы уложиться в сроки. Несмотря на все его усилия, он узнал, что его команда превысила бюджет текущего проекта. Вдобавок к его бедам, у него даже не было плана Б для решения этой проблемы. Однако ему удалось как-то справиться с ситуацией, но он получил выговор от вышестоящего руководства.

Чтобы избежать таких проблем в будущем, он решил использовать программное обеспечение для управления проектами, которое давало ему четкие указания на любые предстоящие проблемы, составляло план для каждого проекта и составляло детальную дорожную карту. В следующие несколько месяцев он увидел вдохновляющее улучшение эффективности, конечных результатов, затрат и всего процесса.

3. Повысьте свои шансы на успех

Ключевое различие между успехом и провалом проекта заключается в процессе управления менеджером проекта. Если они не тратят время на составление подробного графика проекта и не следят внимательно за стадией выполнения, чтобы обеспечить своевременное достижение всех целей, то существует высокая вероятность того, что они не смогут достичь желаемых целей.

Пример: Это был 18-й день Эши в качестве менеджера по продажам в новом офисе, поэтому она решила провести анализ эффективности своей команды. Она обнаружила, что ее отдел продаж не совершил столько продаж, сколько должен был сделать за неделю.

После тщательного анализа каждого аспекта она поняла, что у ее команды нет четкой дорожной карты и заранее определенных целей. Затем она использовала инструмент PMS для оптимизации работы, определения их целей и повышения производительности и общего качества их работы. Через несколько недель она заметила резкое улучшение показателей продаж и производительности своей команды.

4. Определите четкие роли

Даже если вы управляете небольшим бизнесом и роли четко не определены, вы часто сталкиваетесь с проблемами ответственности. Это задержит ваши проекты, и вы не сможете выполнить важные задачи вовремя. Но когда вы используете инструмент управления проектами, вы сможете назначать свои задачи нужным людям и возлагать на них ответственность за выполнение работы в течение определенного периода времени.

Пример: с помощью инструмента управления проектами Дэвид назначил несколько задач разным людям и четко определил, чего он от них ожидает с точки зрения конечных целей. Все знали о предстоящей работе, и все работы были выполнены в установленные сроки.

5. Получите полезную информацию

Хорошее управление проектами включает в себя эффективное планирование проекта, распределение ресурсов, накопление данных и коммуникацию. Когда вы закончите работу над проектом, вы можете оглянуться на него, оценить производительность и попытаться выяснить, что сработало лучше всего, а что нет. Если у вас нет такой возможности, вы обязательно повторите те же ошибки, а также можете не выложиться по полной в следующем проекте.

Пример: Санчит использовал программное обеспечение для управления проектами, чтобы изучить отчет о состоянии своих проектов. Он заметил, что на рассмотрении четыре задачи, а также команда потратила больше выделенного бюджета.

Имея четыре предстоящих проекта и четыре незавершенных задачи, он попросил всех в своей команде подтянуть носки и приложить все усилия, чтобы завершить работу вовремя. Программное обеспечение для управления проектами позволило ему выделить больше ресурсов для незавершенной работы и подготовить их к новым проектам.

• Важность PMS для крупных предприятий с примерами

Независимо от размера организации, управление проектом всегда является сложной задачей для всех. С помощью инструмента управления проектами вы можете уменьшить нагрузку на управление проектами от начала до конца и контролировать свои бизнес-цели. В следующих нескольких строках вы узнаете о трех основных причинах, по которым вашему бизнесу необходимо программное обеспечение для управления проектами.

1. Крупные предприятия имеют различные отделы и офисы по всему миру. С помощью инструмента управления проектами вы можете обеспечить согласованный поток информации между всеми командами и не пропустить ни одного крайнего срока.

Пример: Ракшай является руководителем проекта в многонациональной фирме, он сразу же захотел поделиться важной информацией о проекте со своей командой на суше и за рубежом. Он не был уверен, что каждый сотрудник будет проверять свои почтовые ящики, поэтому поделился информацией через программное обеспечение для управления проектами. В течение нескольких секунд все получили всплывающее уведомление на панели инструментов своего программного обеспечения, и все они уделили самое пристальное внимание общей информации.

2. Когда проект задерживается, крупные организации часто тратят больше денег, чем планировали. Это оказывает влияние на другие проекты, и их средства могут быть исчерпаны. Крупные компании могут использовать программное обеспечение для управления проектами для планирования затрат и контроля бюджета.

Пример: Рохан решил использовать решение для управления проектами, чтобы выявить финансовое состояние текущего проекта. Он был рад узнать, что функция финансового планирования помогла его команде избежать перерасхода бюджета. Более того, он смог поставить финансовую цель для следующего проекта.

3. Повышает ответственность вашей команды за конкретное задание, а также способствует командному сотрудничеству. Единодушный рабочий процесс вашей команды обеспечивает своевременное завершение проектов и снижает риски потерь.

Пример: Даниэль использовал Microsoft Excel и ручные методы для назначения работы членам своей команды, но они регулярно нарушали сроки. Через некоторое время он решил попробовать какое-то решение для управления проектами. К его удивлению, инструмент оказался очень полезным для его команды, поскольку он мог устанавливать сроки проекта, отслеживать ход выполнения и отправлять уведомления, когда задача просрочена.

Это помогло привить чувство ответственности его команде и сделать их более продуктивными. Более того, он смог задокументировать все и поделиться этим со всеми, чтобы они могли знать, где они сейчас и что от них ожидается.

Типы программного обеспечения для управления проектами

Существует три различных типа программного обеспечения для управления проектами:

• Индивидуальное программное обеспечение: это программное обеспечение идеально подходит для одного человека, которому требуется простое и легкое приложение для управления проектами. Он поставляется с меньшим количеством функций и предоставляет пользователю только основные функции.
• Интегрированное программное обеспечение. Интегрированное программное обеспечение в основном используется компаниями, которые одновременно работают над несколькими проектами. Эта PMS имеет централизованную базу данных информации, к которой могут легко получить доступ все члены команды.
• Программное обеспечение для совместной работы. Программное обеспечение для совместной работы — идеальный вариант для больших команд, поскольку оно позволяет всем членам группы просматривать проект, получать к нему доступ и совместно работать над ним, а также решать определенные бизнес-проблемы.

Примеры бесплатных инструментов для проектов с открытым исходным кодом

Вот список пяти лучших программных решений с открытым исходным кодом для управления вашим бизнесом.

1. Рациональный план

RationPlan — это мощное решение для управления проектами, предназначенное для того, чтобы помочь менеджерам проектов в организации задач, распределении ресурсов, отслеживании хода выполнения и управлении рабочей нагрузкой в ​​соответствии с требованиями.

2. OrangeScrum

OrangeScrum — это облачная платформа, которая использует доску Scrum и рабочий процесс Kanban для эффективного выполнения задач, совместной работы в команде и создания отчетов.

3. Открыть проект

Это решение для управления проектами с открытым исходным кодом, которое поставляется с настраиваемыми функциями для планирования проекта, отслеживания проблем, отчетности о затратах и ​​управления временем. Он поставляется с платформами управления Agile и Scrum для обеспечения бесперебойного рабочего процесса.

4. Тайга

Taiga — это бесплатная программа планирования проектов с открытым исходным кодом, которая предоставляет своим клиентам платформы управления Scrum и Agile. Он предоставляет 300 МБ памяти, и до 3 пользователей могут работать над частным проектом.

5. Оду

Программное обеспечение Odoo известно своим удобным интерфейсом и некоторыми полезными функциями управления, такими как сводные таблицы, доски Канбан, управление файлами и многое другое. Кроме того, он также предоставляет широкий спектр инструментов для управления запасами, управления персоналом, бухгалтерского учета, продаж и производства.

Отрасли, использующие программное обеспечение для управления проектами / Кто может использовать инструменты управления проектами

Программное обеспечение для управления проектами состоит из различных функций и функций, которые могут помочь всем отраслям. Это помогает их лидерам с легкостью руководить проектами и позволяет команде справляться со сложными проектами и сжатыми сроками. Ниже приведен список отраслей, которые используют программное обеспечение PM в своих интересах.

• Программное обеспечение для управления проектами разработки программного обеспечения

Система управления проектами используется при разработке программного обеспечения для обеспечения четкого понимания целей и требований. Это держит команды на одной волне и организованно.

• Программное обеспечение для управления строительными проектами

В строительной отрасли это программное обеспечение предоставляет все функции, которые делают процесс более быстрым, простым в обращении, бесшовным и более эффективным. Следовательно, это приводит к большей прибыльности и меньшим затратам времени.

• Программное обеспечение для управления производственными проектами

Обрабатывающая промышленность сталкивается с рядом проблем, связанных со стоимостью, сырьем и качеством продукции. Программное обеспечение для управления проектами помогает свести к минимуму некоторые из этих проблем и дает производителям возможность производить товары самого высокого качества с минимальными затратами.

• Программное обеспечение для управления ИТ-проектами

В ИТ-секторе цель состоит в том, чтобы повысить эффективность, удерживая всех в команде на одной волне. Доски Канбан, диаграммы Ганта и подробные отчеты предоставляют важные функции, необходимые для успешного завершения ИТ-проектов.

• Программное обеспечение для управления образовательными проектами

Он используется университетами, институтами, колледжами и университетами для управления повседневной деятельностью и организации каждого процесса. Более того, он используется как учениками, так и учителями для повышения их производительности.

• Программное обеспечение для управления фармацевтическими проектами

Фармацевтические отрасли несут значительную долю ответственности перед своими потребителями, и они должны управлять спросом на лекарственные средства и поддерживать организованность всей операции. Программное обеспечение для управления проектами в области фармацевтики предназначено для эффективного управления проектами, отслеживания ресурсов, предоставления точных отчетов, обработки счетов и ускорения всего процесса.

• Программное обеспечение для управления проектами в сфере недвижимости

В секторе недвижимости помогает автоматизировать рутинные задачи, отслеживать списки и потенциальных клиентов, а также анализировать эффективность в разных регионах и объектах.

• Программное обеспечение для управления проектами креативного агентства

Поддерживает рабочий процесс в рабочем состоянии, отслеживая производительность команды. Это поощряет сотрудничество между членами команды, а функция отчетности помогает выявлять любые препятствия.

• Программное обеспечение для управления государственными проектами

Поддерживает государственные учреждения на всех этапах проекта, от инициализации до планирования и реализации. Диаграммы Ганта в управлении проектами предоставляют подробные отчеты о рабочем процессе и деньгах, потраченных на конкретный проект.

Каковы несколько критериев выбора программного обеспечения для управления проектами?

Инструмент управления проектами стал критически важным для всех предприятий. Программное обеспечение специально разработано для того, чтобы сделать командную работу и выполнение задач проще и эффективнее. Это оказалось благом для менеджеров проектов и автоматизировало основные операции, такие как планирование проекта, распределение ресурсов, планирование и т. д. Удобный пользовательский интерфейс улучшает взаимодействие между командами и позволяет отслеживать рабочий процесс в режиме реального времени.

Теперь, прежде чем сосредоточиться на любом программном обеспечении для управления проектами, есть несколько тестов, которые вы должны проанализировать. Вот шесть важных критериев, которые следует учитывать в процессе выбора.

• Оно должно быть удобным для пользователя: программное обеспечение должно быть легко использовано всеми, и оно должно быть простым для понимания, чтобы ваша команда не тратила свое время на изучение его функций и функций.
• Средство обмена файлами: программное обеспечение для управления проектами должно иметь широкий спектр возможностей для обмена файлами, включая облачное хранилище, общий жесткий диск, веб-сайты точек обмена и устройства хранения мультимедиа.
• Должна быть настраиваемой: чтобы программное обеспечение работало именно так, как вы хотите, оно должно обеспечивать возможность настройки и настраиваемый рабочий процесс.
• Полная интеграция: ваш инструмент управления проектами должен поддерживать текущие программные решения и различные другие платформы для повышения доступности.
• Мониторинг и отчетность: программное обеспечение должно предоставлять вам возможность отслеживать обновления в режиме реального времени, и вы должны иметь возможность делиться информацией с внешними пользователями и заинтересованными сторонами.
• Безопасность хранимых данных. И последнее, но не менее важное: система программного обеспечения должна предлагать достаточные меры шифрования и аутентификации для обеспечения максимальной безопасности данных.

Заключение

Программное обеспечение для управления проектами — это не вариант, а необходимый инструмент для вашего бизнеса. Это помогает повысить эффективность ваших текущих операций, а также свести к минимуму и снизить связанные с этим риски. Компании, которые не внедряют этот инструмент в свои бизнес-процессы, всегда будут бороться за управление своей работой, бюджетом, рабочей силой и качеством продукции.

Связанные категории: Канбан-инструменты | Скрам-инструменты | Каркасные инструменты | Программное обеспечение для создания диаграмм Ганта