Основное руководство по проведению мозгового штурма в Интернете

В связи с тем, что в этом году большему количеству команд приходится работать из дома, важно определить, как оптимизировать рабочие процессы сейчас, как никогда раньше.

Особенно такой процесс, как мозговой штурм, организованная, детальная и иногда даже кропотливая деятельность. Даже проводимый на месте мозговой штурм требует полной вовлеченности и внимания участников.

А когда все работают из дома, возникает больше препятствий, которые необходимо преодолеть.

Вы уже прочитали наше Полное руководство по работе из дома?

Читайте дальше, чтобы узнать, как эффективно провести мозговой штурм онлайн с вашей удаленной командой за 6 шагов.

Шаг 1: Определите участников

Хотя, как правило, эффективно поддерживать количество участников между 8-10, когда вы проводите мозговой штурм онлайн, наличие разнообразной команды имеет решающее значение для успешного сеанса мозгового штурма.

В зависимости от цели собрания состав участников может быть разным. Убедитесь, что в состав выбранной вами команды входят люди с разными навыками и опытом, относящимися к обсуждаемой теме.

Сделайте работу более эффективной, включив в нее интровертов и экстравертов, а также творческих и нетворческих участников. Это даст более разнообразные ответы.

На месте все, что вам нужно сделать, чтобы проверить их доступность, это повернуться и спросить. Но когда все работают в разных частях континента/мира, важно, чтобы вы приложили дополнительные усилия, чтобы проконсультироваться с ними, прежде чем принимать решение о времени сеанса.

Шаг 2. Отправьте вводное электронное письмо на собрание

Цель этого вступительного электронного письма — сообщить вашей команде, чего ожидать, и дать им возможность заранее подготовиться к сеансу.

Электронное письмо должно содержать подробную информацию, объясняющую цель сеанса (т. е. проблему и решение, которое вы ищете), любые вспомогательные материалы, повестку дня, ссылки на соответствующие инструменты или ресурсы, событие календаря и приглашение на встречу по электронной почте.

После того, как электронное письмо будет отправлено, свяжитесь с ними (либо с помощью другого электронного письма, либо через платформу чата) и убедитесь, что они получили приглашение. Вы также можете напомнить им о том, что нужно провести некоторое исследование по теме, чтобы собрать идеи заранее, что, в свою очередь, сэкономит время во время сеанса.

Шаг 3. Выберите эффективный инструмент для мозгового штурма в Интернете

Независимо от того, какой инструмент вы предпочитаете — платформа для обмена сообщениями, видеоконференция или интерактивная доска, убедитесь, что он достаточно мощный, чтобы удовлетворить потребности вашей удаленной рабочей группы.

Слабый:

Slack — это не только платформа для чата, но и панель инструментов для мозгового штурма. Выберите определенный канал (или создайте новый) для сеанса и уведомите всех о времени и цели либо с помощью приглашения по электронной почте, либо на самом канале. Во время сеанса каждый может поделиться своими идеями в виде новых сообщений. В конце сеанса у вас будет полный список идей, которые вы сможете позже проанализировать и расставить по приоритетам.

Встреча Google Hangouts:

Это отличный инструмент для видеоконференций, особенно с большой группой людей. Хотя, как и во время сеанса мозгового штурма, вы можете обсуждать вопросы во время видеозвонка, вы также можете использовать опцию чата для ввода текстового сообщения. Однако для большей эффективности лучше назначить ведущего, который возьмет на себя ответственность за запись идей других.

Создано:

Creately — это онлайн-доска, где команды могут совместно работать над идеями в режиме реального времени, используя визуальные эффекты или диаграммы, такие как интеллект-карты. Перед встречей создайте и назовите документ и предоставьте доступ к нему, добавив их адреса электронной почты или просто поделившись ссылкой на документ в своем канале Slack, чтобы предоставить мгновенный доступ к вашей команде. Вы также можете использовать плагин Creately для Google Диска, чтобы создавать файлы и управлять ими прямо с Google Диска. После начала сеанса каждый может поделиться своими идеями на холсте (изменения также будут отражены в предварительном просмотре ссылки, которой вы поделились на своем канале Slack).

Шаг 4: Установите ограничение по времени и придерживайтесь его

Одна вещь, которую упускают из виду во время удаленного сеанса мозгового штурма, — это время. Тем не менее, важно соблюдать расписание участника, поскольку любое дополнительное время, потраченное на встречу, будет отнимать его/ее личное время.

Иногда распределенные команды не всегда находятся в одном часовом поясе. Хотя для вас это может быть сразу после завтрака, лишние полчаса для завершения встречи могут прервать их обеденный перерыв.

Шаг 5. Используйте подходящие методы мозгового штурма

Хотя существует множество методов мозгового штурма, не все из них могут работать во время онлайн-сессии мозгового штурма. Например, такая техника, как ролевой штурм, лучше всего подходит, если все находятся в одной комнате.

И не все методы могут помочь с темой, вокруг которой вы проводите мозговой штурм. Например, интеллект-карты лучше всего подходят для генерации идей, в то время как такие методы, как «5 почему» или анализ причин и следствий, могут лучше помочь в решении проблемы или поиске основной причины проблемы.

Важно упомянуть метод, который будет использоваться в начале сеанса, а также разъяснить правила или рекомендации, связанные с этой техникой.

Вот список полезных инструментов для генерации идей. Они связаны с ресурсами, объясняющими, как их использовать.

• Анализ 5 почему
• Причинно-следственный анализ
• Диаграмма лотоса
• Шесть мыслящих шляп
• Доски настроения
• СКАМПЕР
• СИПОК
• Доски идей

Шаг 6: Завершите встречу

После того, как вы соберете столько информации, сколько хотите, выделите время (которое также должно быть включено в повестку дня), чтобы потратить его на их сортировку и обобщение.

Диаграмма подобия может помочь вам классифицировать данные, расставить приоритеты и представить результаты команде, а также заинтересованным сторонам.

Затем следует создание плана действий, что само по себе потребует еще одной встречи. Или, если вы также запланировали это в повестке дня, вы можете использовать шаблон плана действий, чтобы быстро разобраться в пунктах.

Готовы к следующему онлайн-совещанию по мозговому штурму?

Мозговой штурм онлайн более эффективен, чем мозговой штурм лично, по нескольким веским причинам. Это уменьшает количество моментов, когда доминирующие участники затмевают своих более интровертных сверстников. Поскольку виртуальный мозговой штурм усиливает чувство анонимности, он побуждает этих участников-интровертов более активно делиться своими творческими идеями.

Более того, поскольку все находятся не в одной комнате, когда вы проводите мозговой штурм онлайн, это увеличивает разнообразие идей; поскольку вероятность того, что на вас повлияют идеи других, минимальна, участники выявят множество различных идей.

У вас есть какие-нибудь советы о том, как успешно провести мозговой штурм в Интернете, чтобы поделиться с нами? Дайте нам знать в комментариях ниже.