Варианты использования программного обеспечения для управления проектами в бизнесе

Управление проектами преобладало с тех пор, как человечество начало строить. Это можно проследить до строительства пирамиды Гизы. Египтяне использовали те же принципы управления проектами для управления командой рабочих при проектировании такой большой и сложной конструкции. Сегодня программное обеспечение для управления цифровыми проектами помогает компаниям любого размера управлять проектами и отслеживать их ход.

Благодаря надежной системе управления проектами компании могут планировать, организовывать, управлять и направлять свои команды и ресурсы для достижения желаемых результатов. Программное обеспечение для управления проектами на 360 градусов оптимизирует бизнес-операции изнутри и снаружи. Вот почему лидеры отрасли полагаются на такое программное обеспечение для повышения производительности.

Проблемы, с которыми сталкиваются малые предприятия в управлении проектами

Малый бизнес больше всего страдает от отсутствия четкого управления проектами. Ограниченный пул ресурсов и бюджетные ограничения в сочетании с плохо управляемым проектом могут нанести ущерб росту компании. Узнайте больше о некоторых из самых больших проблем, с которыми сталкиваются малые предприятия в управлении проектами.

• Отсутствие связи

Ожидается, что небольшие команды будут иметь прочную связь друг с другом. Однако работа в быстро развивающейся небольшой команде может доказать обратное. Малый бизнес в настоящее время обычно ассоциируется с отсутствием коммуникаций как внутри компании, так и за ее пределами.

• Отсутствие четких целей

Самым большим препятствием для динамичной и развивающейся структуры компании является неясность целей. Постоянные разовые запросы означают, что компания не сосредоточена на поставленной ранее цели. 39% проектов терпят неудачу из-за неясных целей и четкого плана проекта. Неструктурированные изменения цели в последнюю минуту могут подорвать весь проект, если нет системы, позволяющей приспособиться к изменению.

• Ограниченный бюджет

Стартапы и малые предприятия обычно выживают с ограниченной финансовой подушкой. Это означает, что организации работают по жесткому финансовому плану. Небольшое изменение в последнюю минуту или незапланированная задержка могут поставить под угрозу доставку, что отразится на бюджете бизнеса.

• Отсутствие подотчетности

Стартапы печально известны своим стилем управления на ходу. Это означает, что каждый ресурс работает над несколькими проектами. Хотя руководство может счесть это оптимальным способом работы; если нет ответственности за работу, это может дополнительно повлиять сразу на несколько проектов.

• Жесткие сроки

Когда вы сидите с листом бумаги, чтобы определить график проекта, чаще всего вы получаете невозможный график. Небольшие компании обычно получают проект с почти невыполнимыми сроками. Без надлежащей системы управления каждая бизнес-функция может ощутить прямое влияние.

Как программное обеспечение для управления проектами может помочь малому бизнесу?

PMS помогает небольшим организациям и стартапам оптимизировать свои бизнес-функции, чтобы эффективно управлять проектами и выполнять их вовремя. От управления графиком проекта до предоставления регулярных обновлений и оптимизации использования ресурсов малые предприятия могут извлечь большую выгоду из таких инструментов.

• Улучшить показатель успеха

Как правило, успех или неудача проекта определяется тем, выполнила ли компания проект вовремя или нет, как планировалось вначале. Программное обеспечение для управления проектами позволяет вам устанавливать вехи, которые могут помочь менеджерам оценить ход проекта. Раннее указание на то, что проект может быть отложен, позволяет менеджерам принять своевременные меры для своевременной доставки.

• Усовершенствованное планирование проекта с улучшенной коммуникацией

Система управления проектами ведет централизованную базу данных по каждому проекту, его прогрессу и доступности ресурсов. Это позволяет небольшим компаниям и стартапам оптимизировать использование ресурсов. Общая система отслеживания проекта также позволяет всем вовлеченным людям лучше взаимодействовать друг с другом для ускорения прогресса. Менеджеры также могут информировать клиентов о прогрессе.

• Придерживайтесь бюджета

Каждая организация заботится о своей прибыли, но эта потребность тем более важна для небольших компаний. Стартапы и малый бизнес не имеют права на ошибку. Эффективный инструмент управления проектами позволяет отслеживать ваш бюджет. Это также позволяет вам отслеживать свои расходы и определять области, где сотрудники тратят свое время и где организация тратит больше всего, чтобы сократить оплачиваемые часы. Это позволяет компаниям оптимизировать прибыль и реализовать проект в рамках бюджета.

• Отслеживание подотчетности

Сотрудникам небольших компаний и стартапов часто приходится совмещать несколько задач одновременно. Программное обеспечение для управления проектами может помочь определить роли и обязанности. Таким образом, несколько человек не будут работать над одной задачей, что устранит избыточность и оптимизирует использование ресурсов.

• Эффективная оценка проекта

Оценка проекта с помощью программного обеспечения позволяет предприятиям выявить пробелы и сильные стороны. Компании могут использовать это, чтобы устранить недостатки, связанные с проектами, и удвоить свои сильные стороны. Инструмент PMS предлагает отчеты, в которых сообщается, какие вехи были достигнуты и где произошли задержки.

Рекомендуем прочитать: Полное руководство по выбору правильного программного обеспечения для управления проектами

Тематические исследования программного обеспечения для управления проектами для малого бизнеса

Пример 1

Пример 2

Проблемы, с которыми сталкиваются предприятия в управлении проектами

Крупные корпорации с их огромными ресурсами также не застрахованы от проблем управления проектами. Управление проектом в крупной компании похоже на сборку кубика Рубика. Менеджеры должны удерживать несколько элементов проекта на первом месте, одновременно сосредотачиваясь на всех остальных элементах и ​​определяя наилучший маршрут для выполнения задачи. Узнайте больше о проблемах управления проектами на предприятиях.

• Конфликт ресурсов

Даже хорошо структурированная организация может столкнуться с конфликтом ресурсов, когда дело доходит до управления сотнями проектов одновременно. Иногда несколько ресурсов работают над одним и тем же проектом, когда требуется только один ресурс. Кроме того, плохое планирование иногда означает, что у компании нет доступных ресурсов (людей, сырья, программного обеспечения, оборудования, машин и т. д.) для проекта.

• Ползучесть области

Расползание масштаба — одна из самых больших проблем управления проектом, связанная с изменением требований проекта с течением времени по сравнению с первоначально согласованным объемом работ. Это изменение масштаба приводит к изменению почти всего, что связано с проектом.

• Несоответствие командных навыков

Как менеджер, вы должны иметь команду квалифицированных членов, которые лучше всего подходят для работы. Если есть несоответствие в уровне навыков и требованиях проекта, проект обязательно столкнется с препятствиями на всем пути.

• Плохое управление рисками

Менеджеры должны оценить риск, связанный с их проектом. Вы должны убедиться, что ваша команда всегда готова адаптироваться в случае необходимости. Менеджеры проектов не экстрасенсы, а значит, как бы они ни старались, они не могут перечислить все риски, связанные с проектом.

• Пропущенные сроки

Если какой-либо из вышеупомянутых указателей мешает вашему проекту, это неизбежно задержит окончательную доставку. Только 2,5% компаний утверждают, что они выполняют 100% своих проектов вовремя. Если проект выполняется с опозданием, это может разочаровать все вовлеченные стороны, и это может еще больше сдержать рост компании.

Как программное обеспечение для управления проектами может помочь крупным предприятиям?

Крупные корпорации с тысячами сотрудников также могут извлечь выгоду из системы управления проектами. Это позволяет организациям отслеживать все проекты, далее делить их на небольшие спринты, следить за тем, чтобы ресурсы не перерабатывались или недорабатывались, и убедиться, что компания готова ко всем рискам, возникающим в связи с проектом.

• Планирование спринта

Компании могут планировать свою работу с помощью планирования спринтов в своем программном обеспечении для управления проектами. Это позволяет предприятиям делить проект на небольшие части и планировать спринт для каждой части. Это позволяет командам сосредоточиться на конкретных целях, постоянно пересматривая приоритеты и планы.

• Документы проекта

Компании могут документировать весь свой проект и объем работ в своей системе управления проектами. Это поможет компаниям смягчить любую путаницу и недопонимание внутри команды и поможет всем понять, что от них ожидается.

• Отслеживание нагрузки

Хороший руководитель проекта постоянно оценивает свою рабочую силу, чтобы установить, что использование ресурсов всегда оптимально. Программное обеспечение PMS может помочь менеджерам отслеживать рабочую нагрузку и доступность всех доступных ресурсов.

• Оценка риска

Хотя менеджер не может оценить все потенциальные риски, связанные с проектом, надежное программное обеспечение для управления проектами может сделать это с помощью оценки рисков. Это может помочь вам определить места риска и помочь вам спланировать возможные инциденты.

Практический пример программного обеспечения для управления проектами для крупных предприятий

Рекомендуем прочитать: 20 программ с открытым исходным кодом и бесплатных программ для управления проектами

Заключение

Программное обеспечение для управления проектами больше не является дополнительным. Сегодня компании полагаются на инструменты управления проектами для оптимизации своих бизнес-операций и своевременного получения результатов. С помощью PMS компании могут отслеживать прогресс, изменять план и получать исключительные результаты в 100% случаев. Так что не ждите больше и получите инструмент управления проектами для вашего бизнеса.