Полное руководство по анализу влияния на бизнес с помощью шаблонов

Анализ воздействия на бизнес является одним из наиболее важных компонентов процесса планирования управления непрерывностью бизнеса. В ходе анализа вы определяете, как потенциальные сбои повлияют на ваши ключевые бизнес-функции и общую производительность вашей организации.

В этом посте мы рассмотрим все, что вам нужно знать об анализе влияния на бизнес, а также полезные шаблоны, которые вы можете использовать, чтобы начать процесс планирования.

Что такое анализ влияния на бизнес

Как следует из названия, процесс BIA определяет подверженность и влияние конкретных угроз или сбоев в ваших бизнес-функциях и в вашей организации.

Последствия такого нарушения могут включать финансовые потери, потерю репутации и потерю конкурентных позиций в дополнение к потенциальной потере персонала, потере данных и даже потере доступа к зданиям.

Анализ воздействия на бизнес состоит из оценки важнейших бизнес-функций организации, анализа потенциального разрушительного воздействия на них и сбора информации, необходимой для разработки стратегий восстановления, с помощью которых будут определены ресурсы, необходимые для их восстановления и возобновления в случае аварии. .

Анализ воздействия на бизнес обычно состоит из следующих шагов, которые должны выполняться менеджером BCP (План обеспечения непрерывности бизнеса);

• Установление критериев воздействия на бизнес с помощью анкеты BIA
• Приоритизация важности каждого бизнес-подразделения в соответствии с установленными критериями
• Объединение результатов и рейтингов
• Представление окончательных результатов исполнительному руководству для подтверждения критических классификаций и списков приоритетов

Элементы анализа воздействия на бизнес

Успешный BIA должен привести к следующим результатам.

• Подробный отчет с информацией о,
  • Приоритет критически важных бизнес-функций
  • Классификация критичности
  • Допустимые пределы
  • Приоритет восстановления

• Анализ влияния (как количественного, так и качественного) недоступных бизнес-функций и проблем и убытков, вызванных их недоступностью.
• Минимальные ресурсы, необходимые для восстановления приоритетных критически важных бизнес-функций.

Когда проводить BIA

BIA можно использовать, когда вам нужно,

• Оцените влияние сбоя на бизнес-функцию или процесс в организации.
• Определите и поймите, в какой степени в организации существуют ключевые функциональные и операционные зависимости.
• Установите приоритеты и последовательность восстановления нарушенных ключевых бизнес-функций и ИТ-систем.

Важность и преимущества анализа влияния на бизнес

BIA — это процесс самооценки, который может привести к следующим преимуществам.

• Предоставляет необходимую информацию как для принятия решений, так и для включения в план обеспечения непрерывности бизнеса.
• Помогает определить ключевые бизнес-процессы, которые имеют решающее значение для выживания организации, и направляет усилия и ресурсы на то, что действительно важно.
• Оценивает последствия нарушения ключевых бизнес-операций или процессов в организации.
• Помогает всей организации участвовать в планировании обеспечения непрерывности бизнеса, позволяя каждому руководителю бизнес-подразделения оценивать операции и оценивать время простоя.
• Определяет оборудование и ресурсы, необходимые для выполнения важных бизнес-функций, и обеспечивает их доступность.
• Оценивает влияние, которое это окажет на доход, поддержку инвесторов, обслуживание клиентов, конкурентное преимущество и долю рынка в случае невозможности выполнения критической бизнес-функции.
• Помогает определить жизненно важные ресурсы, необходимые для поддержания нормальных ключевых условий эксплуатации экономически эффективным способом.

BIA против оценки рисков

В то время как оценка рисков направлена ​​на выявление угроз, которые повлияют на бизнес, и сведение к минимуму вероятности возникновения аварий, анализ воздействия на бизнес направлен на установление оптимального баланса между сроками восстановления и стоимостью, что помогает оправдать расходы на меры противодействия рискам и на восстановление. способность.

Хотя оценка рисков и анализ влияния на бизнес рассматриваются как отдельные виды деятельности, для всех практических целей они являются частями общего процесса управления рисками в организации.

BIA против планирования аварийного восстановления

BIA — один из важнейших шагов в планировании аварийного восстановления. BIA используется для оценки и сбора информации о конкретных последствиях стихийного бедствия для организации. BIA, который определяет критически важные бизнес-функции и влияние на них сбоев, обеспечивает необходимую информацию для определения стратегий аварийного восстановления в ответ на бедствия.

BIA против планирования непрерывности бизнеса

Анализ влияния на бизнес и анализ рисков являются областями управления непрерывностью бизнеса. В то время как планы обеспечения непрерывности бизнеса основаны на информации, анализ рисков и BIA предоставляют эту информацию и закладывают основу для всех соответствующих планов.

Как провести BIA

Здесь мы перечислили шаги, которые необходимо выполнить для проведения эффективного BIA.

Планируйте процесс BIA

Анализ воздействия на бизнес — это отдельный проект. И, как любой обычный проект, он нуждается в планировании. Имея надлежащий план, определяющий объем анализа, цели и задачи, команду проекта, сроки, бюджет и вовлеченные заинтересованные стороны, вы сможете довести его до конца без непредвиденных препятствий.

Откройте для себя более актуальные документы по управлению проектами с помощью нашего полного списка шаблонов проектной документации.

Собирать информацию

Чтобы провести эффективную BIA, вы должны иметь представление и информацию из первых рук о том,

• Как работают ключевые бизнес-процессы
• Входы и выходы процесса
• Необходимые ресурсы и инструменты
• Продолжительность процесса
• Конечные пользователи процесса
• Возможные нарушения процесса
• Финансовые, операционные и юридические последствия таких угроз

Вы можете собрать эту информацию,

• Беседы или интервью с владельцами процессов и заинтересованными сторонами
• Создание и распространение анкеты анализа воздействия на бизнес для сбора информации о бизнес-функциях, системах поддержки и ИТ-системах.

Проверка и анализ информации

Подтвердите и проверьте точность информации, собранной с помощью анкет, с владельцами бизнес-процессов и координаторами бизнес-подразделений.

Анализируя информацию, определите бизнес-функции, которые жизненно важны для развития вашего бизнеса. Перечислите эти процессы вместе с необходимыми ресурсами, такими как сотрудники, сырье, оборудование и т. д., которые необходимы для их работы, и установите график и бюджет для их восстановления.

Таким образом, когда один из процессов будет нарушен, вы будете знать, какой из них следует восстановить в первую очередь, и легко определите, какие ресурсы абсолютно необходимы.

Задокументируйте и представьте выводы

На этом этапе анализа вам необходимо подготовить резюме и отчет BIA. Цель отчета об анализе влияния на бизнес — предоставить информацию, необходимую высшему руководству для разработки стратегий восстановления на основе данных.

Хотя отчет должен включать приоритеты восстановления, подкрепленные графиками данных, диаграммами и другими наглядными пособиями, результаты, рекомендации и последующие шаги должны быть представлены высшему руководству как в письменной, так и в устной форме.

BIA необходимо пересматривать и обновлять по мере изменения бизнеса в связи с организационными и технологическими изменениями.

Шаблоны БИА

Пустой анализ влияния на бизнес

Шаблон отчета об анализе воздействия на бизнес

Как Creately может помочь при проведении BIA

Визуальные инструменты для лучшего общения и совместной работы

Вы можете создавать что угодно, от простых блок-схем до сложных структур разбивки работ с помощью стандартных библиотек форм Crately для более чем 50 типов диаграмм. Если вы просто отображаете процесс, создаете наглядные пособия для своего отчета BIA или собираете панель инструментов для презентации, вы можете легко сделать это на Creately.

Централизуйте всю свою информацию

Внесите всю информацию о ваших бизнес-процессах, заинтересованных лицах и командах на холсте с помощью встроенных заметок и возможностей базы данных. У Creately есть полные документы для каждой отдельной фигуры в рабочей области, что позволяет хранить множество информации, будь то шаг в карте процесса или ячейка в реестре заинтересованных сторон. Создайте единый источник достоверной информации для своих команд во время проекта BIA.

Координируйте всю свою работу в одном месте

Встроенные в Creately инструменты гибкого управления проектами, включая представления проектов (например, доски Канбан, временные шкалы, диаграммы Ганта и т. д.), назначение ролей, отслеживание хода выполнения и интеграцию, позволяют командам упростить выполнение своих проектов прямо в приложении.

Сотрудничество в режиме реального времени

Держите свою команду вовлеченной и сотрудничайте, как будто вы находитесь в одной комнате, независимо от того, где вы находитесь. Отслеживание мыши в режиме реального времени, синхронизированные предварительные просмотры, комментарии и обсуждения, расширенный общий доступ и разрешения, а также история версий для отслеживания изменений.

Есть еще советы по проведению анализа влияния на бизнес?

Проведение анализа влияния на бизнес может занять много времени и потребовать значительных усилий, но результат может быть поучительным и ценным. В конце вы получите ценную информацию о вашей организации и ее функциях, которая необходима для ее продвижения вперед.

Мы надеемся, что это руководство поможет вам успешно провести BIA.

Есть еще советы, которыми можно поделиться? Дайте нам знать в комментариях ниже.