Бизнес-аналитика в образовании: школьное издание

Школы генерируют больше данных, чем они могут обработать и эффективно использовать. Тем не менее, окруженные всей этой информацией, они все еще жаждут понимания. И неудивительно — вручную разбираться с тоннами бумажных документов или, в лучшем случае, с таблицами Excel — сомнительное удовольствие, требующее эонов и без того ограниченного времени.

К счастью, сегодняшние технологии позволяют учебным заведениям существенно изменить методы своей работы. В то же время игнорирование трендов EdTech приводит к упущению множества возможностей. В то время как некоторые школы тонут в огромных объемах данных, другие легко ориентируются в этих водах благодаря бизнес-аналитике (BI). В этой статье мы исследуем, как именно BI помогает администраторам школ, учителям, учащимся и родителям.

Какие проблемы, связанные с образованием, можно решить с помощью приложения Business Intelligence?

У школ много забот:

Распределение имеющихся финансовых ресурсов. Финансирование зависит от множества факторов. Количество студентов и размеры классов, посещаемость студентов и академические результаты, предложения программ и многое другое — все это имеет значение для спонсоров. В ситуации, когда школам приходится делать больше с меньшими затратами, им лучше иметь четкое представление о том, что они на самом деле имеют.

Ограниченные ресурсы учителей. Подготовка различных учебных материалов, отслеживание успеваемости учащихся, встречи с родителями, заполнение отчетов — кажется, для выполнения всех этих задач учителям нужен хронометр. Вкупе с нехваткой профессионалов такой объем работ невозможно выполнить без помощи техники. Школы нуждаются в технологической поддержке, чтобы контролировать распределенную рабочую нагрузку и обеспечивать учителей сбалансированным графиком работы и достаточным количеством классов.

Огромный объем бумажной работы. Исследование McKinsey показывает, что автоматизация 20-40% бумажной деятельности учителей приведет к освобождению 13 часов в неделю. Это помогло бы снизить рабочую нагрузку учителей до нормального уровня, поскольку сейчас она составляет не менее 50 часов в неделю. Администраторы школ также вздохнут с облегчением после внедрения BI, поскольку эта технология упрощает административное управление и помогает быстрее выполнять требования к отчетности.

Стандартизация студенческого опыта. Универсальный подход демотивирует учащихся и негативно влияет на их вовлеченность. Это приводит к плохой успеваемости и ухудшает рейтинг школы. Также родители, недовольные оценками своих детей, могут подумать, что виноваты учителя, и отношения между ними станут натянутыми.

Недостаточная вовлеченность родителей в воспитательный процесс. Это неудивительно, особенно если оба родителя работают и время встреч с учителями не совпадает с их свободным временем.

Отсутствие видимости школьных данных для спонсоров. Когда люди вкладывают средства в улучшения, они, очевидно, хотят видеть, куда уходят их деньги и насколько эффективно работает школа.

Как технология BI меняет производительность административных задач?

Применение Business Intelligence в образовании дает школьной администрации:

1. Все необходимые данные собраны в одном месте

Вся информация организована в хранилище, чтобы администрации школы не приходилось извлекать данные из нескольких источников. На последних этапах обработки данные визуализируются в виде интуитивно понятных и удобных для анализа дашбордов в рамках специальных BI-инструментов, таких как Power BI, Tableau, Qlik и др. Возьмем в качестве примера ситуацию с грантами. Школы должны искать финансирование, но вручную отслеживать гранты, на которые может претендовать ваша школа, слишком много времени. Благодаря BI вся информация о них может быть автоматически собрана, проанализирована и затем представлена ​​заинтересованным сторонам.

2. Оптимизация деятельности

Такие процессы, как управление бюджетом, заказ ресурсов, оплата счетов, составление расписания, обеспечение соответствия школы соответствующим законам и правилам, найм персонала и другие, требуют много времени. Возьмем, к примеру, планирование. Это одна из самых сложных административных задач, которую практически невозможно уложить в алгоритм. Планированием всегда занимается человек — программное обеспечение BI не создаст расписание автоматически, но оно выделит пробелы в расписании, созданном человеком. Например, решение Business Intelligence сфокусирует ваше внимание на пропуске расписания, когда у учителя есть только первый и четвертый уроки, и вы сможете более правильно и эффективно управлять временем своих сотрудников.

3. Упрощенная отчетность с улучшенной видимостью процессов

С помощью BI данные для различных видов отчетов, а также ключевая информация для спонсоров собираются автоматически. Вместо многочисленных таблиц с текстом и числами он обернут простыми для понимания визуализациями данных. Когда отчетность основана на четкой видимости школьных процессов, администрация может не просто уловить информацию, но и извлечь из нее действительно ценную информацию. Анализ правильно организованных и представленных данных помогает найти новые способы экономии денег для школы.

4. Способность предсказывать будущие изменения

BI в образовании в сочетании с машинным обучением (ML) можно использовать для анализа того, где вы окажетесь, если решите внести изменения или остаться на текущем пути. Например, эта технология поможет вам контролировать набор студентов и размер класса для планирования ресурсов и расчета требований государственного финансирования и платежей. Точно так же это работает с внеклассными мероприятиями, такими как спортивные мероприятия, уборка, безопасность, гостевые лекции и т. д. Решения BI собирают данные о них и на основе расходов в предыдущие годы делают предположения о будущих расходах, чтобы вы могли распределить свои бюджет с умом.

5. Видимость сотрудников

Контракт учительницы математики истекает в следующем месяце, учительница музыки через два месяца уходит в декрет… Сколько подобных ситуаций нужно иметь в виду, чтобы вовремя принять решение о продлении контракта или найме новых учителей? BI поможет вам отслеживать эти даты. Также Business Intelligence в образовании можно рассматривать как возможность контролировать состояние и загруженность учителей, чтобы не допустить их выгорания. Опрос NEA показал, что 55% учителей в США планируют бросить учебу из-за эмоционального выгорания. С помощью BI вы сможете заметить, перегружены ли графики некоторых учителей, и перераспределить рабочую нагрузку. Если вы избежите текучести кадров, это будет дополнительным преимуществом для родителей и учеников, ведь никому не нравится, когда учителя постоянно меняются.

6. Легкое выявление рискованного поведения среди учащихся

Эта технология также помогает замечать, собирать и анализировать поведение учащихся для проведения оценки риска. Такой подход способствует тому, чтобы школа стала более безопасным пространством. Например, на панели инструментов учителя могут оставлять заметки о поведении учащихся. Решение BI визуализирует частоту этих комментариев и степень их важности. Используя его, администрация школы может выявить случаи, когда поведение отдельного учащегося мешает другим, и принять меры для предотвращения превращения такого рискованного поведения в крупные несчастные случаи.

7. Увеличение участия спонсоров

Простая и понятная аналитика помогает привлекать спонсоров и поддерживать их участие в инициативах школы. Вряд ли они будут копаться в отчетах в виде электронных таблиц, в то время как информативные и удобные информационные панели имеют больше шансов привлечь их внимание.

Более того, бизнес-аналитика в образовании позволяет автоматически генерировать визуальные эффекты для спонсоров. Без программного обеспечения BI административный персонал обычно тратит 2-3 недели на сбор и подготовку всей необходимой информации.

Как BI влияет на образовательный ландшафт для учителей?

Задачи учителей — это те, которые можно значительно изменить к лучшему с помощью BI-решений. Применение Business Intelligence в образовании помогает:

1. Сократите время и усилия, затрачиваемые на бумажную работу

Учителя, работающие полный рабочий день, работают 51-57 часов в неделю и тратят более половины этого времени на неучебную деятельность. Неудивительно, что уровень депрессии среди работников образования намного выше, чем среди населения в целом – 32% против 19%. В то же время почти половина учителей не делится своими проблемами с психическим здоровьем ни с кем на работе, опасаясь стигматизации.

Применение бизнес-аналитики в образовании может уберечь учителей от сжигания масла в полночь и свести к минимуму негативное влияние на их психическое и физическое здоровье. Помимо надлежащей заботы о благополучии своих сотрудников, вы можете использовать решение BI, чтобы высвободить время учителей, чтобы они могли догнать отстающих учеников или повысить свою квалификацию.

2. Отслеживайте прогресс учащихся в режиме реального времени и быстро корректируйте его.

Наличие данных об успеваемости учащихся практически на блюдечке с голубой каемочкой позволяет преподавателям оценивать их прогресс, вовремя замечать таланты или выявлять проблемы и быстро находить способы их устранения. Решение BI помогает учителям непрерывно отслеживать путь обучения учащихся, а не анализировать постфактум в конце семестра.

Преподаватели могут интуитивно предчувствовать, каким учащимся в какой-то момент нужно уделить больше внимания, но программное обеспечение BI подкрепляет эту профессиональную догадку фактическими данными в удобной для понимания форме. Создание электронных таблиц для анализа данных об успеваемости и посещаемости требует много времени даже для одного ученика, не говоря уже о том, что анализ необходимо проводить в среднем для 25+ учеников в классе.

Теперь представьте, что учитель хочет добавить третий фактор для анализа, например, данные о благосостоянии или семейные факторы, такие как развод, родители-одиночки, насилие и т. д., которые указывают на то, что учащемуся нужна дополнительная помощь. Обычно это означает, что учитель должен начать создавать новую таблицу, и может показаться, что он/она должен отказаться от своих планов на выходные, чтобы закончить проект.

Используя преимущества бизнес-аналитики в образовании, вы более эффективно используете время учителей, заставляя их заниматься только анализом автоматически обрабатываемой информации.

3. Вовлекайте родителей в образовательный процесс, предоставляя полезную информацию об их детях.

Организованными и структурированными данными также удобно делиться с другими. Это экономит время учителей на подготовку к встречам с родителями учащихся. Освободившееся время можно потратить на более глубокий и вдумчивый анализ автоматически собираемой информации.

Вот пример информационной панели, на которой классные руководители могут отслеживать показатели вовлеченности своих учеников по различным предметам, посещаемость и уровень успеваемости по всем дисциплинам, а также подробно просматривать эти параметры для конкретных учащихся и предметов.

Учителя-предметники могут оставлять отзывы, чтобы классным руководителям и родителям было проще понять успехи учащихся в изучении отдельных тем или предмета в целом.

Как Business Intelligence в сфере образования помогает родителям?

Поскольку дети тратят значительную часть своего времени на учебу, для родителей, естественно, важно быть в курсе образовательной деятельности своего ребенка и его благополучия в школе. Решения BI предоставляют родителям:

1. Отображение успеваемости своих детей в режиме реального времени и возможность оставаться на связи с учителями.

Самая распространенная причина, по которой родители не посещают школьные собрания, заключается в том, что они просто не могут этого сделать из-за своего рабочего графика. В США процент семей с детьми до 18 лет и обоими родителями, работающими полный рабочий день, составляет 59,8%, среди европейских стран средний показатель составляет 61%, а в некоторых скандинавских странах он превышает 80%. Технологии, которые упрощают и ускоряют общение между учителями и родителями, становятся все более ценными в этих обстоятельствах.

Технология BI позволяет родителям получать доступ к данным, связанным с тем, что изучает их ребенок. Это побуждает их связываться с учителем своего ребенка и загружать учебные материалы, если учащемуся необходимо выполнять дополнительные задания, чтобы улучшить свои оценки. Благодаря простым информационным панелям родители могут видеть фактический уровень успеваемости своих детей. Функциональность более сложных информационных панелей дает родителям возможность задавать учителям вопросы об учебном процессе и получать от них ответы или советы.

2. Поддерживать тесную связь со своими детьми

Обычно несложно спросить детей младшего школьного возраста о том, как идут дела в школе — они, как правило, рассказывают, как прошел их день. Но получить ответ на тот же вопрос от подростков может быть довольно сложно. В этом может помочь решение BI. Просматривая комментарии учителей в панели управления вашего ребенка, вы сможете лучше понять их интересы и проблемы, а также найти темы для обсуждения во время завтрака или ужина. Такие небольшие разговоры не мелочь. Опрос ОЭСР исследовал взаимосвязь между успеваемостью учащихся и вовлеченностью родителей в образовательный процесс и показал, что только 52% родителей во всем мире ежедневно или почти каждый день обсуждают благополучие своих детей в школе. Между тем учащиеся, чьи родители делают это хотя бы раз в неделю, чаще декларируют высокий уровень удовлетворенности жизнью и получают более высокие баллы.

Таким образом, для родителей BI в образовании делает школьную жизнь их ребенка одним нажатием кнопки.

3. Осведомленность о неакадемических аспектах школьной жизни детей

Отслеживание успеваемости детей необходимо, но есть и другие вещи, которые интересуют родителей, например школьное питание. С помощью BI-решения родители могут видеть меню завтраков и обедов на месяц вперед и выбирать между альтернативными вариантами, такими как мясо или вегетарианское блюдо, фруктовый сок вместо молока, если у ученика непереносимость лактозы. Это особенно важно для младших школьников, которые в силу своего возраста не всегда могут определить, можно ли им есть те или иные блюда. А когда родителям предоставляется возможность заранее определиться с меню, они могут избежать беспокойства о том, что их ребенок съест что-то не то или вообще не съест.

Если школьная столовая поддерживает технологию оплаты браслетами, родители также могут следить за тем, что покупают их дети, и ограничивать сумму покупок.

Как технология BI помогает учащимся?

Внедрение BI в сфере образования обеспечивает лучший опыт обучения, помогает учащимся развивать свои таланты, а также создает для них безопасное пространство. Технология предлагает учащимся:

1. Индивидуальный подход к обучению

Поскольку учителя могут постоянно отслеживать индивидуальную успеваемость каждого учащегося, они могут порекомендовать дополнительные материалы и персонализированные рабочие листы на основе тем, с которыми учащийся застрял. Исследование RAND показывает, что учащиеся, которые начали обучение ниже общенациональной нормы, а затем получили возможность использовать персонализацию в обучении, достигли этих норм к концу учебного года и превзошли их за два года.

«Учащиеся добиваются успеха, выполняя сложную, но выполнимую работу и, следовательно, вознаграждающую, когда она получается», — поделился Брайан Гэлвин, главный академический директор Varsity Tutors.

2. Уверенность в надежной психологической поддержке, доступной в любое время

Во многих школах есть психолог или консультант, но одного его недостаточно для того, чтобы учащиеся обратились за помощью, если они в ней нуждаются, поскольку они не могут быть уверены, что их личные данные будут в безопасности. Школы должны предоставить учащимся возможность как обратиться за советом или помощью анонимно, так и предоставить им возможность личной встречи со специалистом на основании их согласия. Какое это имеет отношение к BI в образовании? Программное обеспечение Business Intelligence позволяет психологам собирать запросы учащегося и сопоставлять их с данными об уровне его посещаемости для более глубокого понимания ситуации, если учащийся захочет раскрыть свою личность. Такой подход помогает школам лучше заботиться о психологическом состоянии учеников, эмоциональном климате в классах и, например, замечать случаи буллинга на ранних стадиях.

3. Планирование карьеры в старшей школе

Представьте, насколько проще ученикам будет выбирать будущую профессию, если данные об их успеваемости по разным предметам будут собираться автоматически на протяжении всей их школьной жизни, а затем представляться на наглядном дашборде. Таким образом, студенты получают полноценные цифровые портреты себя, отражающие все их сильные и слабые стороны. Кроме того, эти информационные панели могут отображать наиболее подходящие колледжи и университеты для поступления в соответствии с интересами студента и анализом результатов. Также можно выделить предметы или области, где требуется улучшение, если студент хочет поступить в определенный университет и выбрать конкретную специальность.

Если мы соберем всех стейкхолдеров, которым BI помогает в образовательном процессе, то получим вот такую ​​ментальную карту.

Максимизируйте свои возможности для анализа данных

Возможности, которые дает применение бизнес-аналитики в образовании, бесчисленны. Однако и тут не без ложки дегтя. Необходимо собрать и проанализировать так много данных, что вы можете испытать паралич и усталость от данных еще до того, как начнете свою инициативу в области бизнес-аналитики. Поэтому очень важно разработать хорошо продуманную пошаговую стратегию внедрения программного обеспечения бизнес-аналитики — быть уверенным в том, что вам нужно, — это уже полдела. Поиск подходящего технологического партнера, который может разработать и внедрить либо некоторые компоненты BI, либо полноценное решение, должен быть неотъемлемой частью планирования вашего проекта. BI-специалисты с соответствующим отраслевым опытом помогут заранее выявить все возможные подводные камни и достичь желаемых целей наиболее эффективным способом, так что вам останется только наслаждаться тем, как Business Intelligence меняет способ вашей работы к лучшему.

Чтобы узнать, с чего начать, запишитесь на консультацию к нашим специалистам по бизнес-аналитике.

Статья изначально была опубликована здесь