Как овладеть изящным искусством бизнес-планирования и бюджетирования

Начать бизнес — сложная задача: вы должны много работать и делать все возможное, чтобы обеспечить его успех. Однако работа не заканчивается даже тогда, когда ваш бизнес фактически заработает. Вам еще предстоит сделать гораздо больше, чтобы гарантировать, что он будет идти по плану.

Конечно, это может быть сложно, особенно для новичков. Кажется, что нужно следить за столькими вещами и сосредотачиваться на стольких срочных задачах каждый день, что времени на бизнес-планирование и составление бюджета просто не остается. Однако очень важно найти это время, потому что бизнес-планирование и составление бюджета на самом деле являются одними из самых важных вещей для успеха в бизнесе.

Почему так? Потому что план позволяет лучше понять, каким вы видите свой бизнес, как хотите его развивать и так далее. Когда вы создаете план, вы устанавливаете цели, которых хотите достичь, а также определяете способы оценки успеха вашего бизнеса.

По сути, планирование дает вам все необходимые инструменты, которые вы можете использовать для улучшения своего бизнеса в ближайшем будущем. Однако это происходит только при правильном планировании.

Что включить в свой годовой план?

Если вы хотите создать идеальный бизнес-план, вы должны знать, что в него должно быть включено и насколько он будет большим. Конечно, нет строгих ограничений на размер бизнес-плана, так как каждый бизнес индивидуален. Однако, если вы делаете это впервые, я рекомендую начать с годового плана: он не слишком большой и не слишком короткий.

Хороший годовой план должен включать в себя следующие пункты:

• резюме
• список продуктов и услуг, которые вы предлагаете (или планируете предложить в этом году)
• подробное описание вашего целевого рынка
• финансовый план
• маркетинговый план, а также план продаж
• вехи и метрики
• описание вашей управленческой команды

Чтобы написать его как можно лучше, вам нужно потратить некоторое время на размышления о текущем состоянии вашей компании, а также о том, как она должна выглядеть к концу года. Опишите свой целевой рынок, подумайте о целях, которые должны быть достигнуты в этом году, о продуктах и ​​услугах, которые необходимо запустить.

Визуализируйте информацию, чтобы вам было легче увидеть всю картину (это особенно важно для тех, у кого нет большого опыта планирования). Вы можете использовать диаграммы и различные типы диаграмм, например интеллект-карты, для визуализации и систематизации своих идей и планов.

Попробуйте выбрать несколько основных целей для своей компании и как можно конкретнее добавить их в годовой план: например, если вы хотите увеличить свой заработок, укажите, на сколько (10%, 15% и т. д.). Также полезно подумать о препятствиях, с которыми вы можете столкнуться, и придумать способы минимизировать потенциальные риски, которые могут возникнуть.

Помните, что, хотя бизнес-план должен быть конкретным и подробным, когда вы его пишете, он не должен оставаться статичным к концу года. Ни один бизнес не является достаточно предсказуемым, чтобы это произошло: вы должны понимать это и быть готовыми действовать быстро, добавляя изменения в бизнес-план, если произойдет что-то неожиданное.

Цикл бизнес-планирования

Как я уже сказал, типичное бизнес-планирование не является чем-то статичным — на самом деле это цикл, который обычно выглядит так:

• Вам нужно время, чтобы оценить эффективность вашего бизнеса. Для этого вам следует сравнить его текущие показатели с показателями прошлого года или с целями, установленными ранее в этом году.
• Затем вы должны подумать о возможностях, которые могут появиться, а также об угрозах, с которыми вы можете столкнуться.
• Вспомните как об успехах, так и о неудачах вашего бизнеса за последний год. Проанализируйте их и подумайте, что можно сделать, чтобы их повторить/избежать.
• Подумайте об основных бизнес-целях, которых вы хотели бы достичь, и обязательно добавьте их в новый годовой план (или отредактируйте старый в соответствии с ними).
• Создайте бюджет.
• Придумайте цели по бюджету.
• Завершите план.
• Обязательно регулярно пересматривайте его (каждый месяц, каждые три месяца и т. д.), внося изменения при необходимости.

Повторите весь цикл.

Бизнес-планирование и бюджетирование

Когда бизнес еще мал и растет, планирование его бюджета может показаться ненужным. Тем не менее, это очень важно, если вы хотите избежать финансовых рисков и иметь возможность инвестировать в возможности, когда они появляются.

Более того, с быстрым ростом вашего бизнеса вы можете оказаться в ситуации, когда вы больше не можете контролировать все деньги. Расширение бизнеса обычно включает в себя создание разных отделов, отвечающих за разные вещи, и у каждого из этих отделов должен быть свой бюджет.

Как видите, чем больше становится ваш бизнес, тем сложнее он становится. Хотя это нормально — не контролировать каждый цент самостоятельно, вы все равно должны убедиться, что ваш бизнес продолжает расти, а не становиться убыточным. Вот почему так важно составить бюджетный план, который позволит вам понять точный доход, который приносит ваш бизнес к концу месяца, и сумму, которую вы сможете сэкономить или потратить на разные вещи.

Важно помнить, что бизнес-план ни в коем случае не является прогнозом. Он не предсказывает, сколько денег вы заработаете к концу года. Наоборот, это инструмент, гарантирующий, что ваш бизнес останется прибыльным даже после покрытия всех необходимых расходов.

Кроме того, бизнес-план также гарантирует, что у вас будет возможность инвестировать деньги в будущие проекты, финансировать все, что должно быть профинансировано в этом году, и достичь всех бизнес-целей.

Преимущества бизнес-бюджета

Целостное бюджетное планирование имеет массу преимуществ:

Он позволяет оценить успешность вашего бизнеса: когда вы точно знаете, какую прибыль дал вам ваш бизнес в начале года, вы имеете возможность сравнить ее с прибылью на конец года, понимая, соответствуют ли ваши финансовые цели встречались или нет.

Это позволяет эффективно управлять деньгами: например, если вы откладываете деньги на прогнозируемые разовые траты, они вас не застанут врасплох.

Это помогает выявить проблемы до того, как они действительно возникнут: например, если вы оцените свой бюджет и увидите, что после покрытия всех расходов остается совсем небольшой доход, вы поймете, что вам нужно получить больше прибыли в этом году.

Это помогает принимать более разумные решения, вкладывая только те деньги, которые вы можете себе позволить.

Это позволяет вам более эффективно управлять своим бизнесом, выделяя больше ресурсов на проекты, которые больше всего в них нуждаются.

Это помогает повысить мотивацию персонала.

По сути, когда у вас есть готовый бюджетный план, у вас есть спина.

Как составить бюджет?

Написано так много статей о том, как создать идеальный бизнес-бюджет, но большинство из них сводится к этим 5 простым вещам:

• Оцените свои источники дохода. Вы должны узнать, сколько денег ваш бизнес приносит ежедневно, чтобы понять, сколько денег вы можете позволить себе инвестировать и тратить.

• Составьте список ваших постоянных расходов. Они повторяются каждый месяц, и их количество не меняется. Некоторые люди забывают исключить сумму, необходимую для покрытия этих расходов, из ежемесячного дохода, но это важно сделать, чтобы получить четкое представление о вашем бюджете.

• Не забывайте о переменных расходах. У них нет фиксированной цены, но их все равно нужно платить каждый месяц. Придумайте примерную сумму, которую вам придется заплатить, и включите ее в свой бюджет.

• Прогнозируйте свои разовые расходы. Время от времени они нужны каждому бизнесу, но если вы планируете свой бюджет, забыв об этих расходах, трата денег на них может сильно повлиять на него и не в положительную сторону.

• Когда вы перечислите все источники доходов и расходов, пришло время собрать их все вместе. Оцените, сколько денег у вас будет каждый месяц после того, как вы покроете все эти расходы. Затем подумайте, какую часть этой суммы вы могли бы себе позволить вложить во что-то.

Хотя весь процесс создания бюджета может показаться слишком сложным, вы все равно должны найти время для этого. Это того стоит, к тому же такой план может помочь вам не только в течение следующего месяца, но и в течение всего следующего года (если ваши источники расходов и доходов не сильно изменятся).

Конечно, по-прежнему важно время от времени пересматривать его, внося изменения, когда это необходимо. Однако процесс проверки не будет таким сложным, как создание бюджетного плана с нуля.

Основные этапы составления бюджета

Если вы никогда раньше не составляли бюджетный план, вы можете допустить некоторые ошибки при составлении бюджета. Однако когда дело доходит до финансового планирования, малейшая ошибка может иметь негативные последствия. Следующие советы помогут вам легко избежать большинства ошибок, сделав ваш план бюджета более реалистичным.

• Попробуйте сделать это медленно

Чем больше времени вы потратите на составление бюджета, тем лучше для вас. Быстро составить безупречный бюджетный план сложно: велика вероятность, что вы что-то упустите. Вот почему так важно убедиться, что вы указали все источники своих доходов и расходов и хорошо подготовились.

• Вы можете использовать данные за прошлый год

Данные за прошлый год могли бы помочь вам лучше увидеть всю картину: вы можете сравнить ее с данными за этот год, узнать, увеличились или уменьшились ваши доходы. Однако вы должны использовать его только для сравнения и в качестве ориентира. В этом году у вас появились новые цели и ресурсы, и среда, в которой вы работаете, тоже изменилась, поэтому ваши текущие планы и стратегии должны отличаться от тех, которые вы использовали в прошлом году.

• Убедитесь, что бюджет реалистичен

Самое главное в бюджетном плане то, что он должен покрывать не только предсказуемые расходы, но и менее предсказуемые. Конечно, делать прогнозы сложно, но использование предыдущих данных вместе с некоторыми другими бизнес-планами в качестве примеров может упростить весь процесс.

Бюджет также должен быть подробным: содержащаяся в нем информация должна позволять отслеживать все ключевые детали вашего бизнеса, будь то продажи, затраты и так далее. Вы также можете использовать некоторые бухгалтерские программы для более эффективного управления.

• Это нормально вовлекать людей

Если ваш бизнес достаточно большой, у вас, вероятно, есть несколько сотрудников, отвечающих за часть финансовых операций. Хорошо также привлечь их к процессу создания бюджета, используя их знания и опыт, например, для прогнозирования некоторых расходов. Если привлекаемые вами люди достаточно опытны, сочетание их профессионализма и ваших знаний сделает бюджет более реалистичным и эффективным.

• Визуализация помогает

Различные графики и диаграммы так популярны в бизнесе не просто так: они позволяют легко отслеживать ваши доходы и расходы. Например, вы можете создать одну диаграмму на основе вашего плана и другую диаграмму на основе фактического бюджета и сравнить их во время запланированных изменений, чтобы увидеть, работает ли ваш бюджетный план так, как ожидалось, или нет.

Как я уже упоминал выше, легче контролировать финансы, когда вы управляете малым бизнесом. Такому бизнесу нужен только один бюджет, который создается на определенный период — в большинстве случаев на год. Однако для крупных предприятий требуется нечто иное. У них есть разные отделы, поэтому лучше создавать сразу несколько бюджетов, адаптируя каждый из них под нужды определенного отдела.

Не забудьте просмотреть!

Я уже упоминал, что обзор является важным процессом любого бизнес-планирования и составления бюджета. Каким бы хорошим ни был ваш план, невозможно предсказать все со 100-процентной точностью. Ваш бизнес будет расти и среда вокруг него будет меняться, поэтому чем быстрее вы будете реагировать на такие изменения, тем лучше для вас.

Вот почему вам следует время от времени планировать обзоры бюджета. Рекомендую начинать с его ежемесячного пересмотра, а потом переходить на более удобный график. Ежемесячный обзор может помочь вам заметить недостатки вашего плана (что особенно важно, если у вас нет большого опыта в подобных вещах), а также понять, насколько стабилен ваш бизнес.

Если вы видите, что вам не нужно часто вносить изменения, вы можете начать пересматривать свой план каждые три или шесть месяцев (однако я рекомендую делать это чаще).

Вы можете использовать различные общие диаграммы, чтобы помочь вам. Самое лучшее в диаграммах то, что они помогают хорошо визуализировать данные, что очень важно, когда нужно более четко увидеть всю картину — а это часто случается при планировании бюджета. Например, диаграмма или диаграмма доходов вашей компании может показать вам, насколько выросли ваши финансы за определенный период. Более того, если вы заметите определенные провалы на графике (которые не были предсказаны), вы сможете быстро на них отреагировать, исправив то, что пошло не так.

Что вам необходимо учитывать в течение всего процесса проверки? Во-первых, ваш реальный доход. Вероятно, каждый месяц будет по-разному: у каждого бизнеса есть свои периоды пиковых продаж и периоды падения продаж, и вам нужно найти их и запомнить для более эффективного планирования в следующем году. Важно проверить, соответствует ли доход тому, который вы предсказали, или нет: если нет, вы должны выяснить, почему это произошло.

Во-вторых, вы должны оценить свои фактические расходы. Посмотрите, отличаются ли они от вашего бюджета, насколько они на него влияют, почему они превосходят ваши ожидания (если превышают) и так далее.

Вероятно, самое лучшее в рецензировании — это то, что оно позволяет быстро реагировать на все непредвиденные ситуации, спасая ваш бизнес от потенциальных проблем и падений. Так что не пропустите его.

Вывод

Как видите, написание бизнес-плана — сложный процесс. Нужно быть очень внимательным, все планировать, начиная с целей и заканчивая расходами, столько всего учитывать и по возможности привлекать к планированию других людей. Более того, вы также должны все время учиться, пересматривая свои планы, внося изменения, находя способы реагировать на неожиданные ситуации.

Но хотя это может показаться сложным, это очень удобно для всех, кто хочет успешно управлять своим бизнесом. Планирование снимает многое с ваших плеч и упрощает весь процесс ведения бизнеса. Вы можете оценить эффективность своего бизнеса, глядя на ежемесячный прирост дохода, на цели, которых вы хотели достичь, и так далее. Вы также можете предсказать потенциальные падения вашего бизнеса и использовать инструменты, которые у вас есть, чтобы минимизировать все риски.

Вы можете оценить эффективность своего бизнеса, глядя на ежемесячный прирост дохода, на цели, которых вы хотели достичь, и так далее. Вы также можете предсказать потенциальные падения вашего бизнеса и использовать инструменты, которые у вас есть, чтобы минимизировать все риски.

Я надеюсь, что это руководство поможет вам составить надежный и реалистичный бюджет и бизнес-планы, а также успешно внедрить их в свой бизнес. Если у вас есть советы по планированию бизнеса и бюджета, которыми вы хотите поделиться, сделайте это в разделе комментариев ниже!

Биография автора:

Кевин Нельсон начал свою карьеру в качестве аналитика-исследователя и сменил сферу деятельности на писательские услуги и контент-маркетинг. Помимо писательства, он тратит много времени на чтение литературы по психологии и менеджменту в поисках краеугольных камней идей мотивации. Не стесняйтесь общаться с ним на Facebook, Twitter, Google+, Linkedin.