Источники и направления изменений в проекте | #47 Начало работы с управлением проектами

Указатель терминов в конце книги PMBOK содержит целых 22 записи для изменения проекта. Они варьируются от стоимости и культуры изменений в организациях до запросов на изменение. Что же делает изменения столь важными в проектах и ​​как с ними справляться? Что такое управление изменениями?

Как создать реестр рисков проекта? - оглавление:

1. Введение
2. Что такое изменения и управление изменениями?
3. Направления изменений в проекте
4. Изменения во время планирования проекта
5. Изменения в ходе реализации проекта
6. Источники изменений в проекте
7. Внешний
8. Внутренний
9. Краткое содержание

Введение

Изменения во время проекта почти неизбежны, однако многие организации до сих пор не замечают такой очевидности. Несмотря на свою продолжительность жизни, будь то три месяца, год или три, каждый проект содержит факторы риска, которые могут привести к пересмотру менеджером проекта его выполнения с заинтересованными сторонами. Если, с другой стороны, проектная группа постоянно извлекает уроки из стоящих перед ней задач, также могут происходить улучшения и изменения в организации работы, являющиеся результатом лучшего понимания требований заинтересованных сторон.

Что такое изменения и управление изменениями?

PMBOK определяет изменение как:

«Модификация любого формально контролируемого результата, компонента плана управления проектом, проектного документа».

Это может включать в себя изменения, касающиеся:

• цель проекта,
• приоритеты,
• расписание,
• этапы проекта или
• разделение труда в команде проекта.

С другой стороны, управление изменениями определяется как:

«Комплексный, циклический и структурированный подход к переходу отдельных лиц, групп и организаций из текущего состояния в будущее с предполагаемыми преимуществами для бизнеса».

Но на какие области проекта руководитель проекта должен обращать больше внимания, чтобы подготовиться к управлению изменениями?

Направления изменений в проекте

Изменения в проект могут вноситься на любом этапе его жизненного цикла, но наибольшее внимание следует уделять тем изменениям, которые происходят на этапе планирования и реализации проекта.

Изменения во время планирования проекта

Согласно PMBOK, на этапе планирования команда проекта вместе с руководителем проекта должна подготовить схему процесса адаптации текущей деятельности к возникающим сдвигам и разработкам. Другими словами, они должны придумать, как это реализовать. Это может включать:

• изменения рабочего процесса,
• ремоделирование приоритетов задач, включенных в бэклог, и даже проекция таких радикальных решений, как
• изменение основной цели проекта

Изменения в ходе реализации проекта

Изменения, происходящие на этапе реализации проекта, должны соответствовать принятой методологии, соответственно:

• Водопад – корректировки требуют формального процесса утверждения и внесения поправок в проектную документацию,
• Agile — они являются естественной частью процесса и внедряются на постоянной основе путем обновления бэклога и корректировки деятельности команды,
• Scrum — как одна из методологий Agile, Scrum также предполагает, что преобразования неизбежны. Но прежде чем принимать меры, команда должна выполнить цели начатого спринта.
• Prince2 — здесь план проекта должен быть тщательно определен с самого начала, а изменения сведены к минимуму за счет дизайна. Однако, если вам необходимо осуществить переход, убедитесь, что вы правильно задокументировали его и проконсультировались с заинтересованными сторонами.

Менеджер проекта должен осознавать, что все корректировки повлияют на другие элементы проекта, иногда непредсказуемо. Например, внедрение технического решения, облегчающего одну задачу, может существенно усложнить выполнение другой, тем самым увеличив затраты, изменив объем работ и в конечном итоге повлияв на качество выполнения.

Источники изменений в проекте

Когда динамика бизнес-среды и инновационность прогнозируемого возрастают, модификации могут изменить почти каждую сферу выполнения задач. Их источники делятся на две основные категории:

• Внешний – исходящий извне проектной команды, и
• Внутренние – возникающие в результате процессов, происходящих при выполнении конкретных задач.

Внешний

Наиболее распространенными внешними источниками проектных изменений являются:

1. Изменения в требованиях клиентов. Требования заказчика являются ключевым компонентом любого проекта. Они могут меняться из-за изменений в бизнес-среде, появления новых потребностей или конкуренции. Когда требования заказчика меняются, руководитель проекта должен тщательно проанализировать, как это может повлиять на проект и можно ли внести коррективы без ущерба для качества, времени или стоимости. Например, если клиент решит изменить требования к пользовательскому интерфейсу, он может изменить структуру кода, что, в свою очередь, может привести к реорганизации расписания и увеличению затрат.
2. Сокращение бюджета. Сокращение бюджета может быть связано с тяжелым финансовым положением организации, сменой приоритетов или появлением новых проектов. В случае сокращения бюджета руководитель проекта должен попытаться достичь целей с меньшими затратами. Это может означать:
• сокращение объема работ,
• сокращение графика,
• сокращение,
• использование аутсорсинга или
• другие виды использования существующих ресурсов организации.
3. Изменения в деловой среде. Изменения, внесенные в законодательство, появление новых тенденций или преобразование конкурентов могут повлиять на цель проекта или требования клиента. В случае таких трудно предсказуемых изменений руководитель проекта должен установить контрмеры, чтобы свести к минимуму влияние изменения на проект и улучшить достижение целей.

Внутренний

Внутренние изменения связаны с факторами, связанными с задачей. К наиболее значимым относятся:

1. Обучение членов команды. Внутренние изменения в проекте могут быть связаны с процессом приобретения членами команды новых знаний. Чем опытнее команда, тем больше у нее шансов развить навыки, которые позволят им работать лучше.

Например, когда программист замечает, что его код плохо читается, и решает попробовать написать чистый. В конце концов, он может предложить модификации, которые положительно повлияют на качество проекта.


2. Лучшее понимание требований клиентов и специфики продукта. В ходе проекта понимание командой ожиданий пользователей может расшириться. Это может привести к желанию изменить объем работ или адаптировать технологию для удовлетворения выявленных потребностей клиента. Например, после проведения опросов пользователей команда проекта может принять решение о внедрении новых функций, которые были запрошены опрошенными людьми.
3. Измените организацию работы, изучив текущий рабочий процесс. В результате приобретения новых знаний могут появиться идеи по совершенствованию процессов, внедрению инновационных решений или модификации расписания. Анализируя текущий рабочий процесс, команда проекта может выявлять ошибки и возможные улучшения, а затем вносить поправки для ускорения работы. Например, они могут счесть другой инструмент управления проектами более подходящим для оптимизации процессов и повышения производительности.

Краткое содержание

Управление изменениями имеет решающее значение для успеха проекта. Изменения проекта неизбежны и происходят как из внешних, так и из внутренних источников. В зависимости от стадии жизненного цикла проекта вы должны разработать соответствующий план адаптации текущей деятельности к возникающим изменениям. Управление изменениями требует эффективного процесса коммуникации и координации между командой проекта и заинтересованными сторонами. Поэтому у менеджера проекта есть крепкий орешек: оставаться гибким и открытым для изменений, но в то же время сохранять контроль, чтобы избежать негативных последствий для проекта.

Если вам нравится наш контент, присоединяйтесь к нашему сообществу занятых пчел в Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.

Автор: Кэролайн Беккер.

Как руководитель проекта, Кэролайн является экспертом в поиске новых методов разработки лучших рабочих процессов и оптимизации процессов. Ее организаторские способности и способность работать в условиях дефицита времени делают ее лучшим человеком для воплощения сложных проектов в жизнь.

Просмотреть все сообщения

Начало работы с управлением проектами:

1. Что такое проект?
2. Что такое управление проектами?
3. Как управлять проектами?
4. Методы управления проектами
5. Типы проектов
6. 4 примера проектов
7. Приоритизация проектов
8. Направления проектной деятельности
9. Определение успеха в управлении проектами
10. Зачем использовать программное обеспечение для управления проектами?
11. Как выбрать лучшее программное обеспечение для управления проектами?
12. Обзор программного обеспечения для управления проектами
13. Жизненный цикл проекта
14. Для чего предназначено видение проекта?
15. Цель проекта. Что это такое и как правильно определить?
16. Фаза инициации проекта – на что обратить внимание?
17. Сфера планирования в управлении проектами
18. Что такое график проекта и для чего он нужен?
19. Как использовать вехи в проекте?
20. Выполнение проекта
21. Как подготовить успешный план действий в чрезвычайных ситуациях?
22. Важность закрытия проекта
23. Провал проекта. 5 причин, почему проекты терпят неудачу
24. 4P управления: проект, продукт, программа и портфолио
25. Наиболее важные задачи и обязанности менеджера проекта
26. Самые полезные навыки менеджера проектов
27. Как стать менеджером проекта?
28. 5 книг, которые должен прочитать каждый руководитель проекта
29. Как создать команду проекта?
30. Структура разбивки работ — как делегировать работу в проекте?
31. Как вести команду во время гибридной работы?
32. Проблемы, с которыми сталкиваются менеджеры проектов при работе с командой
33. Типы проектных встреч
34. Мониторинг проекта. Какие параметры смотреть?
35. Как написать убедительное
36. Как определить масштаб проекта и избежать его расползания?
37. ТЭО – сможем ли мы реализовать этот проект?
38. Анализ рисков в проектах и ​​инструменты для его облегчения
39. Как создать устав проекта?
40. Что такое реестр заинтересованных сторон?
41. Диаграмма Ганта в планировании управления проектами
42. Как составить бюджет проекта?
43. Тайм-менеджмент в проекте
44. Как создать реестр рисков проекта?
45. Стратегии управления рисками проекта
46. Маркетинг проекта
47. Источники и направления изменений в проекте
48. Модели изменения управления проектами
49. Что после Agile? Методы управления проектами