Контрольный список для успешного и безопасного внедрения ERP: проблемы и передовой опыт

Внедрение ERP редко бывает идеальным, но при тщательном планировании и понимании вы можете убедиться, что оно соответствует вашим срокам и бюджету. Это может показаться пугающим, но использование приведенного ниже контрольного списка упростит процесс.

Основные ожидания ERP от любого бизнеса

Сегодня программное решение ERP доступно практически для любого типа бизнеса. В целом у каждой компании есть свои особые ожидания от программного обеспечения ERP.

• Оптимизация бизнес-процессов. Автоматизируя и интегрируя бизнес-процессы, система ERP повышает производительность и сокращает трудозатраты и время. По мере роста бизнеса возникает необходимость модернизировать систему компании, чтобы она требовала меньше ручного труда. Это даст членам команды больше времени для обработки сложных жалоб, а не для ответов на простые запросы один за другим.

• Улучшенный анализ данных: ожидается, что ERP изменит способ сбора и анализа данных в бизнесе. Это помогло бы руководству и руководителям быстро точно определить суть всей их бизнес-операции.

• Более эффективные бизнес-операции: современная система ERP повышает эффективность бизнеса, делая совместную работу быстрее и проще. Вы можете удовлетворить потребности своих партнеров и заинтересованных лиц с помощью ERP-системы, а также повысить производительность и моральный дух сотрудников за счет автоматизации повторяющихся задач.

Основные проблемы внедрения ERP, с которыми сталкивается руководство

Проблемы внедрения ERP, которые могут доставить немало хлопот руководству и конечным пользователям, если их оставить без внимания.

• Одобрение высшего руководства

  Внедрение ERP часто занимает больше времени, чем ожидалось, из-за медленной реакции вышестоящих инстанций. Высшее руководство должно быть полностью вовлечено в безопасный процесс внедрения ERP.

• Процесс интеграции

  При внедрении приложений ERP одной из ключевых проблем является определение процессов для интеграции. Компании с несколькими подразделениями часто сталкиваются с такими проблемами.

• Правильное обучение

  Обучение персонала новой системе ERP необходимо до и после ее внедрения. Вначале сотрудники могут быть возмущены переходом на новое программное обеспечение ERP. Однако адекватное обучение и мотивация могут решить проблему.

• Проблемы с миграцией данных

  Поскольку система ERP заменяет устаревшие системы, возникают проблемы с миграцией данных. Между данными устаревших систем и ERP-систем могут быть несовместимости.

  Надлежащий план реализации может решить эту проблему. Таким образом, вы сможете лучше понять различные модификации, которые могут потребоваться для новой системы.

• Проблема гибкости

  Системы ERP иногда недостаточно гибки. Это означает, что он не может быть настроен в соответствии с текущим бизнес-процессом. Компании в это время необходимо сделать шаг назад и приспособиться к требованиям системы ERP. Вы можете устранить такие проблемы, выбрав соответствующее программное обеспечение ERP для вашего бизнеса.

• Затраты на внедрение и обновление ERP

  Обновления системы ERP часто требуются, чтобы не отставать от меняющихся бизнес-требований. Здесь важную роль играют продавцы. Ищите поставщика, который предлагает бесплатные обновления без каких-либо скрытых затрат во время покупки.

• Задержка принятия пользователем

  Несмотря на соответствующее обучение, некоторым сотрудникам все еще может быть трудно адаптироваться к новому программному обеспечению ERP. Таким образом, процесс внедрения может быть спланирован индивидуально.

• Аппаратные требования

  Для эффективной работы ERP-системам может потребоваться современное оборудование. Поэтому рекомендуется инвестировать в соответствующее оборудование для ERP-системы, которую пользователь намеревается внедрить.

Рекомендуем прочитать: Список лучших бесплатных программ ERP с открытым исходным кодом в Индии

Вопросы приобретения программного обеспечения ERP

Готовы ли вы инвестировать в хорошее программное обеспечение ERP? Подождите, убедитесь, что вы учитываете эти факторы для плавного внедрения.

Временное ограничение

• Каковы ожидаемые сроки успешного и безопасного внедрения ERP?
• Как будет выглядеть подробный график?
• Какие ресурсы должны быть предоставлены и когда?
• Где и когда могут произойти сбои в работе?

Настройка

• Сколько настроек можно ожидать от системы?
• Действительно ли поставщик понимает ваши уникальные бизнес-потребности и процессы?

Управление проектом

• Как ваш проект будет управляться провайдером?
• Вы получите опытного и отзывчивого единого контактного лица?
• Какие члены вашей команды должны будут участвовать в процессе внедрения?

Удобство использования

• Успешная и безопасная реализация ERP во многом зависит от принятия пользователями.
• Оцените интуитивность и простоту использования приложения для различных ролей.

Стоимость подписки

• Какова структура стоимости подписки?
• Какая часть затрат первоначальная
• Каковы ежемесячные расходы и являются ли они гибкими?

Стоимость проекта

• Есть ли дополнительные расходы?
• Есть ли что-то, на что следует обратить особое внимание, чтобы понять область применения ERP?

Перенос данных

• Что вам следует знать о переносе существующих данных?
• Согласованы ли вы с поставщиком ERP для оценки проблем, связанных с миграцией с устаревших систем, удалением устаревших или избыточных данных, очисткой данных и т. д.?

Обслуживание и обновления

• Как можно внести изменения в систему ERP после ее внедрения?
• Какие действия потребуют помощи от поставщика услуг или программиста или специалиста-консультанта?

Обучение

• Предлагаются ли какие-либо демонстрационные или обучающие ресурсы?
• Это что-то стоит или они предлагаются бесплатно?

Жизненный цикл или этапы внедрения ERP

Четкое понимание этих этапов внедрения ERP поможет лучше планировать и выполнять.

• Шаг 1: Выбор пакета

  Прежде всего, вы должны выбрать программное обеспечение ERP, которое подходит для вашего бизнеса со всеми необходимыми модулями. На рынке представлено большое разнообразие вариантов, и выбор подходящего для вашего бизнеса может оказаться непростой задачей. На этом шаге удаляются все модули ERP, которые не имеют отношения к вашему бизнесу.

• Шаг 2: Планирование проекта

  Проект должен быть тщательно спланирован до его запуска, чтобы избежать каких-либо неожиданностей в процессе реализации. От выбора правильных ресурсов до назначения задач планирование жизненно важно для успешного внедрения ERP.

• Шаг 3: Анализ пробелов

  Еще один важный этап в жизненном цикле внедрения ERP, GAP-анализ проводится для анализа текущей системы организации. Таким образом, вы сможете легко определить, какие процессы планирования ресурсов предприятия требуют наибольшего внимания.

• Шаг 4: Реинжиниринг

  Для повышения эффективности и результативности процесса используется реинжиниринг. Он включает в себя различные чередования и изменения, основанные на планировании проекта и анализе пробелов.

• Шаг 5: Обучение

  В связи с внедрением новой системы сотрудники должны будут пройти соответствующее обучение, прежде чем они смогут беспрепятственно начать ее использовать.

• Шаг 6: Тестирование

  Это еще один важный шаг в жизненном цикле внедрения ERP. По сути, тестирование проводится для выявления ошибок, чтобы их можно было устранить до реализации фактического процесса приложения.

• Шаг 7: Применение

  Именно на этом этапе фактически внедряется система ERP. После сбора, анализа и преобразования всех данных для ввода в новую систему старая система отбрасывается и заменяется новой.

• Шаг 8: Обслуживание

  Как часть жизненного цикла ERP, обслуживание является последним шагом. После внедрения новой системы сотрудники, работающие над ней, должны быть в курсе последних технологических достижений. Кроме того, сотрудники должны ознакомиться с необходимыми шагами для обновления системы и поддержания ее в рабочем состоянии.

Рекомендуем прочитать: Список лучшего программного обеспечения ERP для недвижимости в Индии

Контрольный список успешного и безопасного внедрения ERP

Соблюдайте эти контрольные списки внедрения ERP, чтобы гарантировать, что на каждом этапе ничего не пойдет не так.

План

• Разместите покупку, сформируйте проектную команду для внедрения ERP.
• Определите распространенные проблемы и ненужные шаги в бизнес-процессах, документируя и оценивая их текущее состояние.
• Организуйте повторяющиеся встречи и стартовые звонки.
• Прежде чем приступить к разработке плана проекта, определите объем и цели вашего проекта по внедрению защищенной ERP-системы.

Подготовить

• Команда проекта ERP должна завершить план проекта.
• Проверьте готовность плана проекта к реализации, получив одобрение от руководящего комитета и проектной группы.
• Убедитесь, что данные чисты и совместимы с новой системой ERP, разработав стратегию переноса данных.
• Подготовьте стратегию резервного копирования и план обеспечения непрерывности бизнеса для данных.
• Разработайте стратегии поддержки пользователей для обучения всех пользователей и групп пользователей.

Тренироваться

• Проводить обучение конечных пользователей в соответствии с планами обучения, указанными в плане управления изменениями.
• После обучения следует провести совещание заказчика по переходу с поставщиком, чтобы помочь заказчику принять новую систему и владеть ею.

Установить

• Установите программное обеспечение ERP, соответствующее новым бизнес-процессам, разработанным в результате процесса планирования.
• Начать миграцию исходных статических данных.
• При необходимости подготовьте хостинг и аппаратную инфраструктуру и создайте планы обмена данными между отделами.
• Завершите установку программного обеспечения и настройку системы.

Обеспечение потока данных

• Проверьте точность переносимых данных и убедитесь, что они чистые и точные, без дублирующихся или неправильных данных.
• Установите процесс сопоставления данных, чтобы обеспечить бесперебойный поток данных между бизнес-областями и отделами в рамках процесса тестирования и ввода в эксплуатацию.

Оценивать

• Протестируйте все входы и выходы, относящиеся к пользовательским данным, чтобы можно было четко понять процессы.
• Убедитесь, что все группы пользователей и функции работают в соответствии с планом, подтвердив правильность бизнес-процессов.
• Выявляйте и устраняйте любые неизвестные ошибки, которые могут возникнуть во время тестирования вашей инфраструктуры или решения.

Получать поддержку

• Закрытие проекта с помощью групп поддержки и переход на поддержку после внедрения.
• Продолжайте обслуживать и поддерживать программное обеспечение посредством обучения пользователей.

Предлагаем прочитать: Последнее лучшее программное обеспечение ERP для школ в Индии

Как программное обеспечение DataNote обеспечивает безопасность ERP?

Корпоративное программное решение DataNote — это облачная ERP-система, которая позволяет предприятиям управлять своими данными без ущерба для безопасности данных. Его собственная структура OpenLogic — вот что отличает его от традиционной реализации ERP. Его пользователям не нужно делиться какими-либо бизнес-данными, коммерческими секретами или бизнес-логикой, оптимизируя различные процессы.

DataNote ERP оптимизирует процессы между отделами и централизует информацию для обеспечения безопасности. Он поддерживает стандартные требования безопасности и предоставляет ограниченный доступ для управления, редактирования и совместного редактирования.

Вывод

ERP-системы получили всемирное признание за свою способность обеспечивать конкурентные преимущества благодаря беспрецедентному росту числа слияний, а также за счет превосходства над конкурентами. Успешно спланированная и управляемая ERP-система может повысить производительность сотрудников и удовлетворенность клиентов. Таким образом, он может эффективно увеличивать прибыль при использовании низких ресурсов.