Как государственные грантодатели создают положительный опыт граждан

Как и любые отношения, Опыт гражданина в работе с государственными программами состоит из ряда мелких деталей, которые создают или подрывают доверие. Ставки высоки: каждое взаимодействие с программой государственных грантов является для людей источником данных, который формирует их отношения с государственными учреждениями в более широком смысле.

Государственные грантодатели хорошо осознают свою роль в этих отношениях. Вот почему так много людей выбирают цифровую трансформацию. Они хотят встречаться с гражданами там, где они находятся, чтобы создавать программы, которые окажут реальное влияние.

Совершая этот переход, правительственные грантодатели должны внимательно относиться к деталям, которые формируют опыт граждан, осознавая, как эти детали вписываются в более широкие культурные и операционные цели.

Пусть избиратели помогут вам

Граждане сами лучше всех знают, что им нужно. Узнайте мнение членов сообщества и постарайтесь включить их отзывы в свою программу.

Это может помочь вам применить совместный подход к управлению, что, в свою очередь, поможет вам создать более доступные программы грантов, которым граждане будут доверять. Кроме того, это создает положительную динамику, благодаря которой граждане чувствуют вдохновение продолжать гражданскую активность.

Не ждите начала разъяснительной работы. Обеспечьте участие сообщества в программах грантов прямо сейчас, чтобы вы могли услышать, чего люди хотят и в чем нуждаются, прежде чем их потребности станут неотложными. В Нью-Йорке городской совет ввел совместное бюджетирование, которое позволяет членам сообщества напрямую влиять на распределение государственного бюджета. Подобный цикл обратной связи гарантирует, что мнения общественности будут постоянно учитываться в процессе принятия решений, а не будут единовременными.

Когда вы узнаете, что на самом деле нужно сообществам, вы сможете создавать программы грантов, которые будут работать с самого начала. Без их понимания вы рискуете встать на неправильный путь и настроить себя на коррекцию курса позже.

Ярким примером является федеральная программа по спасению сельских больниц. Хотя общее намерение соответствовало потребностям сообществ, детали не соответствовали. Немногие больницы согласились участвовать в этой программе, потому что она заставила общины отказаться от некоторых вещей, которые им действительно были необходимы, например, от стационарных услуг.

Теперь администраторы программы пытаются изменить требования, чтобы привлечь больше претендентов. Но если у вас случился такой неудачный запуск, восстановить его может быть сложно. Общественное мнение ухудшается, и члены сообщества не желают сотрудничать, когда чувствуют, что администраторы программ не соответствуют их повседневным реалиям.

Раннее получение отзывов сообщества поможет вашей команде встать на правильный путь. И гарантирует, что вы будете готовы к внезапному всплеску потребностей в случае кризиса.

Хватит пытаться действовать в одиночку

Граждане часто не знают подробностей разделения агентств и ведомств. Многие рассматривают свое взаимодействие с конкретными государственными программами как часть единых отношений. Если департаменты и программы не связаны друг с другом, опыт граждан может стать разрозненным и разочаровывающим. Члены сообщества, которые взаимодействуют с несколькими агентствами, могут начать чувствовать, что одна рука не знает, что делает другая.

Постарайтесь разрушить разрозненность между программами и согласовать свои усилия с другими государственными учреждениями. В Хьюстоне чиновники сформировали коалицию между государственными учреждениями и местными и региональными некоммерческими организациями с целью положить конец бездомности в городе. Это означало, что вместо того, чтобы каждая организация пыталась решить эту огромную проблему в одиночку, они могли сотрудничать и делиться ресурсами.

Коалиция работала вместе, чтобы облегчить гражданам, столкнувшимся с бездомностью, доступ к услугам. Этим гражданам не приходилось сталкиваться с противоречивыми политиками и процессами различных ведомств или преодолевать пробелы, которые неизбежно открываются, когда программы не скоординированы. Этот подход оказал огромное влияние, помогая сократить бездомность в городе почти на две трети.

Предоставление гражданам последовательного опыта работы с различными программами помогает им понять, чего ожидать при взаимодействии с государственными учреждениями. Со временем они разовьют знания о том, как государственные программы работают в их районе, что облегчит им участие и поддержание участия.

Собираясь внедрить программное обеспечение для управления государственными грантами, выясните, может ли одно решение обслуживать несколько департаментов и агентств. Это дает гражданам единообразный опыт и позволяет делиться знаниями и выводами между командами. Чтобы сделать переход плавным, рассмотрите возможность использования одной программы в качестве испытательной площадки, а затем более широкого масштабирования решения.

Выберите правильные детали серверной части

На данный момент большинство государственных органов понимают необходимость цифровой трансформации. Но для того, чтобы сделать это хорошо, ваша система управления грантами должна включать правильную внутреннюю технологию, чтобы создать отличный интерфейс для граждан.

Цель № 1: Обеспечить ясность

Когда процессы подачи заявок на грант запутаны и сложны, люди либо не удосуживаются подать заявку, либо не получают то, что им нужно.

Ничто не иллюстрирует высокие ставки лучше, чем американцы, которые изо всех сил пытаются получить федеральную помощь при стихийных бедствиях. Многим из них трудно разобраться в требованиях этих программ, а это означает, что в период невероятной нужды они не получают помощи. В результате многие сталкиваются с проблемой бездомности.

Сложные процессы также могут увековечить неравенство. Это одна из причин, по которой федеральные программы восстановления благоприятствуют богатым белым домовладельцам.

При внедрении нового программного обеспечения стремитесь упростить приложения и дать гражданам ясность в отношении того, что именно им нужно делать на каждом этапе, чтобы претендовать на финансирование.

Функции, на которые следует обратить внимание в программном обеспечении для управления грантами

• Простая в навигации платформа с четкими инструкциями спереди.
• Возможность скачать всю форму
• Тест на соответствие требованиям, чтобы не позволить заявителям, не отвечающим критериям, тратить время на рассмотрение заявления.
• Общение в приложении

Цель 2. Уделить приоритетное внимание доступности.

Доступность гарантирует, что каждый, кто должен иметь доступ к грантовому финансированию, действительно сможет это сделать. По сути, доступность в системе управления грантами заключается в установке флажков, обеспечивающих людям с любыми способностями необходимый им доступ. Самое замечательное в этом то, что улучшая доступность для некоторых, вы улучшаете удобство использования для всех.

Но истинная доступность выходит за рамки простого подхода к встрече с людьми там, где они есть. Это требует от вас понимания того, как уникальные ситуации людей формируют их впечатления от вашей программы. Например, на возможность чьего-либо доступа к вашей программе может повлиять отсутствие безопасности жилья, недавнее стихийное бедствие, болезнь, травма или любой другой фактор. Когда вы осознаете эти обстоятельства, вы можете внести свой вклад в создание условий, в которых нуждаются граждане.

Функции, на которые следует обратить внимание в программном обеспечении для управления грантами

• Мобильное приложение
• Локализация для конкретных сообществ
• Сотрудничество в режиме реального времени
• Живая техническая поддержка соискателей

Цель №3: снизить налог на время

«Налог на время» — это количество времени, которое требуется гражданам для участия в государственной программе. Это включает в себя все время, которое уходит на поиск возможностей финансирования, заполнение заявок и ожидание оплаты.

Снижение налога на время снижает нагрузку на людей и организации, которые пытаются получить финансирование, и улучшает опыт для всех.

Программа Frontline Worker в Миннесоте является примером того, как технологии могут помочь сократить время уплаты налогов, связанное с программой. Министерство труда и промышленности, Министерство занятости и экономического развития и Министерство доходов объединились, чтобы предоставить более 500 миллионов долларов работникам, работающим на передовой.

Благодаря правильному партнеру по программному обеспечению они смогли запустить свою программу, просмотреть более 1,2 миллиона заявок и распределить средства менее чем за шесть месяцев. Портал кандидатов был легко доступен и упростил подачу заявок. Благодаря положительному опыту граждан программа получила награды и была отмечена как история успеха обеих партий.

Функции, на которые следует обратить внимание в программном обеспечении для управления грантами

• Единый вход для заявителей
• Умное автозаполнение форм
• Сохраненные черновики
• Распределение средств ACH

Цель 4. Освободите свою команду, чтобы она могла идти глубже.

Насколько важно, чтобы часть вашей заявки на грант, предназначенная для публичного просмотра, была простой и простой в использовании, опыт граждан также зависит от того, насколько легко вашей команде управлять ею. Если ваша команда тратит большую часть своего времени на административные задачи, у них не будет достаточной пропускной способности, чтобы делать что-то еще.

Время, которое вы экономите на административных задачах, освобождает вас для таких вещей, как работа с общественностью, разработка программ и стратегическое планирование — все это необходимо для создания положительного опыта граждан.

Функции, на которые следует обратить внимание в программном обеспечении для управления грантами

• Формы, которые легко создавать и настраивать.
• Автоматизация рабочих процессов
• Возможность автономной настройки форм после запуска программы.
• Комплексная отчетность и соблюдение требований
• Эксперт по внедрению, который поможет вам

Соединение точек

Цифровая трансформация – это не принятие нового программного обеспечения для получения подробного списка новых функций. Речь идет о соединении точек, чтобы понять, как каждая новая функция улучшает качество обслуживания граждан. Использование более целостного подхода поможет вам укрепить доверие и поощрить более активное участие членов сообщества.

Submittable — самое надежное программное обеспечение для управления грантами для правительств. Оно было создано, чтобы помочь вам обеспечить удобство работы с гражданами для каждой запускаемой вами программы.