Как сотрудничать с клиентами, работая удаленно?

Пандемия COVID-19 изменила методы работы многих предприятий и организаций, в основном из-за «принуждения» к выполнению своих обязанностей вне офиса. Тем не менее, было быстро признано, что удаленная работа имеет несколько преимуществ, предоставляя сотрудникам большую гибкость, экономию времени и снижение затрат на поездки, а работодателям возможность искать таланты в более широкой области, среди других преимуществ.

Однако такого рода изменения не обошлись без проблем, особенно из-за отсутствия прямого контакта с деловыми партнерами. Ниже мы объясним, как работать с клиентами в эпоху широко распространенной удаленной работы, чтобы вы могли достичь тех же результатов, что и раньше.

Постоянный контакт – основа успешного сотрудничества с клиентами

Один из самых важных аспектов при работе с клиентами — постоянно поддерживать с ними связь, чтобы они в любой момент знали, на каком этапе находится работа, сразу получали ответы на вопросы и не беспокоились о конечном результате. В случае удаленной работы прямой контакт легко заменить регулярными онлайн-встречами (в выбранном мессенджере), обменом электронными письмами или телефонными звонками.

Для обеих сторон такая возможность является значительным удобством, так как экономит время и финансовые ресурсы (например, потраченные на поездку в помещение партнера) – при достижении одного и того же результата. В этом отношении может быть особенно полезно установить фиксированную дату встреч (например, еженедельно, раз в две недели, ежемесячно) в зависимости от потребностей и формы сотрудничества с клиентом. Таким образом обеспечивается контроль над деятельностью наряду с постоянной обратной связью.

Постановка общих целей – забота о обеих сторонах в сотрудничестве с клиентами

Как для работы на месте, так и для удаленной работы важно четко определить цели и ожидания обеих сторон. Поэтому перед работой с клиентом (и началом реализации деятельности) необходимо тщательно обсудить требования, объем работ и ожидаемые результаты, а главное сроки выполнения и этапы. Это позволит избежать ненужных недоразумений, позволит вам отслеживать прогресс и гарантировать, что конечный продукт будет доставлен в соответствии с вашими ожиданиями.

Для этого стоит, во-первых, регулярно обмениваться разного рода документами, прототипами или мокапами, чтобы одна сторона могла отслеживать ход работ, а другая сторона могла получать постоянную обратную связь (предложения по изменениям, утверждение направления развития и т. д.), которая улучшит реализацию деятельности.

Онлайн-инструменты – для ускорения внедренных процессов

Для облегчения совместной работы с клиентом при удаленной работе также стоит использовать специальные инструменты управления проектами (например, Firmbee). Такие решения позволяют всем уполномоченным отслеживать ход работы, обмениваться информацией, общаться, обмениваться файлами, планировать встречи и выполнять ряд других процессов для оптимизации ежедневных контактов.

Таким образом, вы сможете легко управлять графиком проекта, ставить задачи, контролировать их выполнение и поддерживать постоянную связь. Все это станет большим удобством для всех причастных к теме и сведет к минимуму количество возникающих вопросов и сомнений.

Быстрое время отклика — чтобы внушать доверие

Желая обеспечить эффективное удаленное сотрудничество с клиентами, вы также должны помнить о том, чтобы стараться быть доступным для своих партнеров и не затягивать с ответом на их сообщения (конечно, с балансом между работой и личной жизнью). Если вы не можете дать полный ответ сразу, сообщите им об этом, убедитесь, что вы получили сообщение и ответите как можно скорее. Это укрепит доверие вашего партнера к вам и вашей команде, а также сведет к минимуму возможное беспокойство по поводу текущей деятельности.

Более того, проявление интереса и сочувствия к указанным потребностям, выслушивание и понимание различных точек зрения и реагирование на ожидания (особенно в отношении исправлений или направлений дальнейшего развития) помогает строить прочные отношения. Учитывая характер удаленной среды, стоит подходить к этим аспектам с должным вниманием и осторожностью.

Сотрудничество с клиентами - резюме

Сотрудничество с клиентами при удаленной работе может быть столь же плодотворным, как и работа на месте, предполагающая личный контакт, если вы убедитесь, что о вашем партнере заботятся так же хорошо, как и раньше (хотя и в другой форме). Вам, несомненно, помогут различные типы обмена мгновенными сообщениями и инструменты, которые были разработаны с учетом таких ситуаций (особенно для облегчения построения удаленных отношений).

Тем не менее, помните, что самое главное — оставаться гибкими в соответствии с заявленными потребностями и готовыми адаптироваться к изменяющимся ситуациям. Постоянное стремление улучшить свои процессы для обеспечения качественного обслуживания — независимо от местоположения, форм контакта и способа выполнения своих обязанностей — является ключом к эффективному сотрудничеству с клиентами.

Если вам нравится наш контент, присоединяйтесь к нашему сообществу занятых пчел в Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.

Автор: Николь Манкин

Менеджер по персоналу с отличной способностью создавать позитивную атмосферу и создавать ценную среду для сотрудников. Ей нравится видеть потенциал талантливых людей и мобилизовать их для развития.

Просмотреть все сообщения