Сбор неоплаченных счетов за 5 простых шагов

При ведении собственного бизнеса рано или поздно вы столкнетесь с ситуацией, когда ваш клиент не платит вам вовремя. Тогда в вашей голове может крутиться множество вопросов. Какие шаги нужно предпринять, чтобы получить оплату? Потребуется ли помощь юриста? Или можно что-то сделать самому? Без проблем. В следующей статье мы отвечаем на эти вопросы. Узнайте о сборе неоплаченных счетов за 5 простых шагов.

Сбор неоплаченных счетов – оглавление:

1. Проверьте детали в счете-фактуре
2. Отправить дружеское напоминание
3. Отправить запрос на оплату
4. Отправьте окончательный запрос на оплату
5. Достучаться до законного основания

Проверьте детали в счете-фактуре

Прежде чем предпринимать какие-либо действия по сбору неоплаченных счетов, убедитесь, что вы не допустили ошибок. Мы всего лишь люди, и все совершают ошибки. Поэтому дважды проверьте, правильно ли вы выставили счет-фактуру. Опечатка в номере банковского счета может отбить у вашего клиента желание оплатить счет, несмотря на его искреннее намерение.

Это не единственное, что вам нужно проверить. Важно проверить, был ли выставлен счет в соответствии с заказом. Если сумма в счете-фактуре выше, чем в договоре, неудивительно, что ваш клиент не желает платить за нее. В таком случае вам нужно будет оформить кредит-ноту.

Аналогичная ситуация возникает, когда ваш заказчик не принимает выполненную работу. В этом случае вам придется внести исправления. Кроме того, проверьте, указали ли вы правильные данные клиента в счете-фактуре и был ли он отправлен на соответствующий адрес. Обратите внимание на дату выставления счета и способ оплаты. Если вы уверены, что информация, указанная в этом счете, является полной и правильной, вы можете перейти к следующему шагу.

Отправить дружеское напоминание

Отсутствие оплаты может быть просто досадной оплошностью и простым недоразумением. Это может случиться с каждым. Поэтому первое напоминание об оплате должно быть дружелюбным. Вы не должны вызывать большие пушки сразу. Позаботьтесь о хороших отношениях с вашим подрядчиком.

Что вы должны включить в такое напоминание? Предоставьте в нем четкую и фактическую информацию. Излагайте факты вежливо, но твердо. Напишите, какая работа была проделана или какие товары вы продали своему клиенту. Вы также можете приложить к напоминанию копию счета, так как ваш клиент мог ее потерять. Укажите, когда истек срок платежа, но пока не устанавливайте новый срок. Кроме того, вы можете указать общую сумму к оплате. Подождите несколько дней, пока клиент отреагирует, а затем отправьте следующее напоминание.

Как отправить такую ​​информацию? Лучше всего отправить его по электронной почте, так как это самый быстрый и эффективный способ связаться с вашими клиентами. Попросите вашего клиента любезно подтвердить получение вашего письма. Это может пригодиться позже. Что делать, если ваш клиент не подтверждает получение вашего сообщения? Вы можете позвонить им и спросить об этом напрямую. Если это не работает, перейдите к следующему шагу.

Отправить запрос на оплату

Платежное требование должно содержать факты, так как впоследствии они могут стать доказательством в суде. По этой причине даже незначительные неточности могут работать против вас. Убедитесь, что подготовили его точно. Такой документ должен быть написан спокойным тоном, особенно если ваш клиент не оплатил счет в первый раз. Будьте вежливы и прямолинейны, но не переусердствуйте, чтобы не потерять клиента.

Поскольку это официальный документ, вы должны отправить запрос на оплату заказным письмом. Вы также можете использовать подтверждение получения. На данном этапе вам не нужно прибегать к юридическим услугам. Хотя письмо от юридической фирмы может оказать большее влияние на вашего клиента, юридические услуги стоят довольно дорого. Поэтому следует сначала попробовать написать платежное требование самостоятельно.

Отправьте окончательный запрос на оплату

Это последний шаг перед тем, как вы форсируете проблему. Ваш окончательный запрос коротко сформулируйте и сообщите о своих ожиданиях. Несмотря на отсутствие образца письма для использования, окончательный запрос на оплату должен содержать все факты и данные, касающиеся неоплаченного счета.

Не забудьте указать все необходимые данные, такие как номер счета, сумма к оплате и срок оплаты. Хорошо написанное письмо с просьбой об оплате покажет вашему клиенту, что вы довольно серьезно относитесь к проблеме, и станет для него четким сигналом о том, что вы можете вскоре подать в суд.

Следует признать, что юридические дела могут быть дорогими и трудоемкими. Поэтому документ, который вы собираетесь отправить, является последним внесудебным способом решения дела. Укажите разумную дату платежа. Как правило, стандартный срок оплаты составляет 14 дней.

Вы также можете приложить документы, подтверждающие задолженность клиента. Это может быть, например, товарный чек или контракт, который вы подписали с вашим клиентом. Помните, что договор, отправленный по электронной почте, имеет такую ​​же юридическую силу, как и его бумажная версия.

В конце концов, вы можете добавить примечание о том, что если оплата не будет произведена в указанный выше срок, вы передадите дело в суд, что повлечет за собой дополнительные расходы для вашего клиента.

С помощью нашего бесплатного приложения для выставления счетов вы можете установить напоминания о предстоящих платежах и всего одним щелчком мыши проверить сумму и сроки оплаты.

Достучаться до законного основания

Если ваш клиент по-прежнему уклоняется от оплаты, то ваш единственный вариант — обратиться в суд. На этом этапе лучше всего воспользоваться помощью юриста, особенно если причитающаяся сумма крупная. Даже незначительные ошибки в процессуальном письме могут привести к тому, что суд откажет в иске.

Но что делать, если сумма счета небольшая? Расходы, связанные с наймом адвоката, могут быть непропорциональны долгу. В таком случае можно воспользоваться упрощенной процедурой, которая менее затратна и не требует участия юриста.

Вы только что прочитали о сборе неоплаченных счетов . Ознакомьтесь с другими нашими статьями: 5 распространенных ошибок при выставлении счетов

Если вам нравится наш контент, присоединяйтесь к нашему сообществу занятых пчел в Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.

Автор: Энди Николс

Решатель проблем с 5 различными степенями и бесконечными резервами мотивации. Это делает его идеальным владельцем бизнеса и менеджером. При поиске сотрудников и партнеров больше всего ценит открытость и любопытство к миру.

Просмотреть все сообщения