Советы по очистке CRM

Опубликовано: 2021-09-14

Одной из основных целей управления CRM или управления отношениями с клиентами является сбор, систематизация и анализ данных о клиентах, чтобы лучше понять, кто они и как с ними связаться. Вооруженная правильными данными, ваша CRM может оптимизировать рабочие процессы, повысить лояльность и удержание клиентов, а также повысить прибыльность.

Но при постоянном потоке информации о клиентах крайне важно регулярно выполнять очистку данных , чтобы гарантировать, что информация, которую ваша CRM - система использует для анализа и получения информации, является точной и актуальной.

Очистка данных CRM может быть сложным процессом — вот несколько советов, которые сделают его проще.

Почему важна «чистая» CRM?

CRM служит нескольким целям. Он помогает собирать, систематизировать и сегментировать данные о клиентах, развивать отношения с клиентами, оптимизировать воронку продаж и оптимизировать обслуживание клиентов.

Но способность CRM давать успешные результаты зависит от качества данных. С чистыми данными он может работать быстрее и эффективнее. Это приводит к:

  • Повышение удовлетворенности клиентов
  • Лучшие решения
  • Экономия затрат

Но когда данные не являются чистыми, это мешает вашему сотруднику выполнять свою работу на высоком уровне. Как отмечает Forbes: 1

«Когда специалисты по продажам и маркетингу плавают в куче грязных данных, они не могут принимать обоснованные решения на основе данных. Всего 33% маркетологов считают, что могут полагаться на данные CRM при принятии решений. Плохое качество данных обходится экономике США примерно в 3,1 триллиона долларов в год. Как гласит старая поговорка, «мусор на входе, мусор на выходе».

Чтобы получить максимальную отдачу от вашей системы CRM и ее различных инструментов, особенно тех, которые полагаются на автоматизацию, им нужны чистые данные для их подпитки. Точно так же, как суперкару нужен высококачественный бензин, CRM требует первоклассных и актуальных данных.

услуги по проверке

Что такое грязные данные?

Компании используют различные каналы для сбора контактных данных от клиентов или потенциальных клиентов, в том числе:

  • Физические витрины
  • Личный контакт через отделы продаж
  • Веб-сайты
  • Мобильные сайты
  • Мобильные приложения
  • Каталоги
  • Заказы по почте
  • Колл-центры

Когда информация вводится вручную, это неизбежно приводит к человеческим ошибкам. То же самое можно сказать и об автоматизированном сборе и вводе данных — просто это происходит реже. Но даже в этом случае, если клиент вводит неверные данные , машина не может об этом узнать.

Плохие данные — более распространенная проблема, чем вы могли предположить на первый взгляд.

Согласно опросу Experian Data Quality, в котором приняли участие более 1200 организаций из разных секторов и размеров компаний, в среднем компания оценивает, что 22% ее контактных данных в той или иной степени неточны. 2

Итак, как данные становятся плохими?

Как правило, это происходит одним из четырех способов:

  1. Устаревшие данные . Информация о клиентах со временем устаревает. Информация, которую они предоставили год назад, может уже не быть такой же сегодня. Люди двигаются; они получают новые номера, меняют адреса электронной почты или меняют работу. По данным Data Axle, 3 примерно 4% адресов списков рассылки, в результате чего 180 000 долларов ежегодно тратятся на недоставленную почту.
  2. Дублирование данных . Один из наиболее распространенных способов загрязнения данных — наличие дубликатов. Таким образом, даже если информация может быть точной, двойная запись искажает анализ вашей CRM или приводит к двойному контакту. Общие причины этого включают:
  • Ручная ошибка
  • Объединение списков
  • Неисправное программное обеспечение CRM
  • Неправильно отформатированные данные . Способ и порядок ввода данных могут быть выполнены в одной из нескольких комбинаций. Это может быть имя, фамилия, затем контактная информация. Или фамилия, имя, контактная информация. И так далее. Когда данные вводятся вручную, это открывает возможность того, что один сотрудник заполняет формы не так, как другой.
  • Клиенты неправильно вводят свои данные . Точно так же, когда клиентов просят заполнить онлайн-формы, они могут ввести неверную информацию в определенное поле или что-то написать с ошибкой.

Способы очистки ваших данных

Иметь плохие данные дорого. По данным Harvard Business Review, каждый год это обходится в 3 триллиона долларов США: 4

«Причина, по которой плохие данные обходятся так дорого, заключается в том, что лица, принимающие решения, менеджеры, работники умственного труда, специалисты по обработке и анализу данных и другие лица должны приспосабливаться к ним в своей повседневной работе. А делать это долго и дорого. В данных, которые им нужны, много ошибок, и перед лицом критического срока многие люди просто вносят исправления, чтобы выполнить поставленную задачу».

Но то, что это мешает другим предприятиям, не означает, что то же самое должно произойти и с вами. К счастью, есть шаги, которые вы можете предпринять для очистки данных , тем самым оптимизировав свою систему и сэкономив деньги.

Вот несколько простых советов по очистке CRM.

#1 Стандартизируйте данные

Во-первых, примите меры предосторожности, чтобы предотвратить накопление дополнительных неверных данных или, по крайней мере, снизить скорость их появления.

Это достигается стандартизацией данных .

Как отмечается в данных Momentum: 5 «Если не будут внедрены конкретные и строгие правила, сотрудники будут вводить данные несимметрично, которые будет трудно согласовать. По мере того, как базы данных становятся больше, это становится все более и более актуальным, поскольку стандарты данных могут быть быстро потеряны».

Установив правила и системы для сбора и ввода данных в CRM, вы можете привить хорошие привычки, которые заменят разрозненные методологии. Внедрение надлежащих процессов проверки формы и очистки данных не устранит полностью ввод неверных данных, но уменьшит частоту их возникновения.

# 2 Исправление небольших проблем с форматированием

Когда дело доходит до данных, небольшие проблемы могут вызвать серьезные проблемы, особенно когда имеются тысячи (или миллионы) точек данных.

Возьмем, к примеру, капитализацию. При заполнении форм люди не могут писать свои имена и фамилии с большой буквы; другие могут вводить свое имя полностью заглавными буквами. Это может не показаться проблемой, но если вы отправляете маркетинговые электронные письма, а в электронном письме имя человека пишется с заглавной буквы, это может устранить ощущение персонализации.

Другая распространенная проблема ручного ввода данных связана с почтовыми индексами, а именно с почтовыми индексами, начинающимися с нуля. По словам Томаса Бонно из GB Sterling: 6

«[I]Если у вас плохой файл данных, вы можете игнорировать почти 10% вашего общенационального набора данных… Если у вас есть файл данных в Excel, содержащий почтовый индекс и столбец, и столбец отформатирован правильно (специальный почтовый индекс или текст) , все будет отлично выглядеть, если у вас есть почтовый индекс с начальным нулем (например, 02739). Однако, когда вы сохраняете этот файл в формате CSV для импорта в CRM и снова открываете его для редактирования, начальный ноль исчезнет, ​​потому что CSV игнорирует любое предыдущее форматирование Excel, которое сохраняло этот ноль».

На первый взгляд, это небольшие проблемы, но эти крошечные ошибки могут повредить вашей прибыли, тратя драгоценное время и ресурсы. Решив эти проблемы до того, как они будут импортированы в вашу CRM, вы сэкономите деньги и время, а также уменьшите разочарование сотрудников.

# 3 Очистить дубликаты

Никто не хочет, чтобы компания дважды на него нацеливалась, даже если он является постоянным клиентом. Это начинает ощущаться как спам.

Если ваш список клиентов невелик, удаление дубликатов можно выполнить вручную. Просто делайте это регулярно, чтобы предотвратить возникновение проблемы. Однако, если у вас более крупный бизнес, автоматизация может помочь. Большинство CRM-систем имеют автоматизированные функции, которые позволяют вам устанавливать правила и условия для обнаружения дубликатов.

Оттуда обязательно настройте свою систему на автоматическую блокировку ввода дублирующегося контента.

# 4 Архивируйте свои данные

У вас есть данные, которые вы сейчас не используете, но которые могут понадобиться в будущем?

Одна из общих проблем с компаниями заключается в том, что в соответствии с нормативными актами они обязаны хранить исторические данные. Решением этой проблемы является архивирование этой информации. При этом вы можете гарантировать, что данные хранятся безопасно, но больше не влияют на систему. Это освобождает место для хранения, ускоряет время обработки и упрощает поиск текущих записей.

Точно так же старые данные, которые вы можете удалить, должны быть удалены.

# 5 Объединение полей

В некоторых случаях может быть несколько полей для ввода данных, которые содержат аналогичную, если не избыточную информацию. Сократив параметры ввода, вы уменьшите вероятность дублирования или неточного ввода данных.

# 6 Обогатите свои данные

В некоторых случаях данные могут считаться грязными, если они неполные. Может отсутствовать почтовый индекс. Или у вас может быть адрес электронной почты, но нет контакта по телефону. Отметьте свои контакты, которым не хватает информации, а затем посмотрите, сможете ли вы заполнить пробелы.

# 7 Отдайте свои усилия CRM на аутсорсинг

Один из самых простых способов управления данными CRM, особенно если вы крупная компания, — передать этот процесс компании, занимающейся очисткой данных. Эти эксперты обладают навыками, опытом и инструментами, необходимыми для очистки данных.

Многие из этих организаций также предоставляют услуги по обогащению данных. Это означает, что вы можете очистить и улучшить свои данные одним махом. Используя аутсорсинг, вы можете сэкономить время и деньги своим внутренним командам, дав им возможность сосредоточиться на том, что у них получается лучше всего.

Очистка CRM стала проще

Более качественные данные означают больше полезной информации. Выполняя регулярную очистку CRM, вы можете убедиться, что ваша система подпитывается полезной информацией о клиентах.

Оттуда вы можете перейти к следующему пункту в вашем списке дел. Хотите использовать действенные данные CRM, чтобы улучшить свои маркетинговые усилия?

Мы можем помочь с этим.

Здесь, в Power Digital, мы создадим целостную картину вашей маркетинговой стратегии, а затем применим проверенные и надежные методы, которые помогут вам достичь ваших ключевых показателей эффективности, включая эффективное использование ваших теперь чистых данных CRM. Свяжитесь с нами сегодня, чтобы начать.

Источники:

  1. Форбс. Лучшие практики для гигиены данных. https://www.forbes.com/sites/falonfatemi/2019/01/30/best-practices-for-data-hygiene/?sh=1fde3d072395
  2. Экоконсалтинг. Цена плохих данных. https://econsultancy.com/the-cost-of-bad-data-stats/
  3. Ось данных. Инфографика: как разрушение данных подрывает ваши стратегии продаж и маркетинга. https://www.data-axle.com/resources/blog/infographic-how-data-is-tanking-your-sales-and-marketing-strategies/
  4. Гарвардский бизнес-обзор. Плохие данные обходятся в 3 триллиона долларов США в год. https://hbr.org/2016/09/bad-data-costs-the-us-3-trillion-per-year
  5. Импульсные данные. 9 Тактика очистки данных CRM для повышения эффективности продаж. https://momentumdata.com/9-crm-data-cleanup-tactics-for-sales-productiveness/
  6. Цикл. Окончательный контрольный список очистки данных CRM. https://blog.insycle.com/the-ultimate-crm-data-cleanup-checklist