6 отличных способов справиться с потерянными, неправильными или неполными счетами
Опубликовано: 2022-08-01Утерянные, неверные и неполные счета-фактуры являются бичом каждого бухгалтера и владельца бизнеса. Вы можете продавать лучшие товары или предоставлять отличные услуги, но если в ваших счетах есть ошибки, вы можете не получить свои деньги вовремя. Выставление ошибочных счетов-фактур делает процесс оплаты более длительным и сложным. Вы не получите никакой оплаты, если ваш счет будет утерян. Как вы избегаете таких проблем? Что делать с утерянными, неправильными или неполными счетами-фактурами. Прочтите статью, чтобы узнать больше.
Утерянные, неверные, неполные счета – оглавление:
- Потеря счета – последствия
- Как не потерять счета
- Что происходит, когда ваш клиент получает неправильный счет?
- Как избежать выставления неверных счетов?
- Неполный счет – каких проблем ожидать?
- Как избежать выставления неполных счетов?
Потеря счета – последствия
Что такое потерянный счет? Это документ, который так и не дошел до клиента. У такой ситуации может быть много разных причин. Наиболее частые причины:
- Неверные адресные данные
- Отправка счета не тому клиенту
- Счет не был выставлен
- Письмо было потеряно почтовой компанией
Следствием утери счета является отсутствие оплаты со стороны клиента. Клиент, не получивший от вас документы, платить не будет. Узнать, что ваш счет еще не оплачен, непросто – единственный способ – постоянно собирать подтверждения от ваших клиентов, иначе единственным признаком неоплаченного счета будет отсутствие оплаты на вашем счету. В такой ситуации вы будете вынуждены повторно отправить утерянный документ с новым сроком оплаты. Это означает, что вам придется долго ждать своих денег.
Как не потерять счета
Если вы используете традиционную форму рассылки , старайтесь выбирать заказное письмо или письмо с подтверждением получения. Это гарантирует вам, что ваши документы достигли места назначения. Перед отправкой почты внимательно проверьте адрес вашего клиента, чтобы убедиться, что счет будет доставлен ему. Электронные счета-фактуры являются лучшим вариантом, вы можете отправить их по электронной почте, и это решение намного быстрее, чем традиционная почта. В системе электронной почты есть опция получения, которая позволяет вам получить подтверждение вашей рассылки. С такими опциями вы быстро узнаете, что ваш счет дошел до нужного человека.
Как не ошибиться в адресе электронной почты? Программное обеспечение для выставления счетов очень полезно в таких ситуациях. Вы должны ввести правильные данные клиента только один раз, чтобы быть уверенным, что адрес всегда будет правильным. Программное обеспечение для выставления счетов поможет вам выставлять повторяющиеся счета и, как правило, поможет вам лучше организовать ваши документы.
Что происходит, когда ваш клиент получает неправильный счет?
В каждом счете должно быть четко указано, что является основным объектом сделки. У покупателя не должно быть никаких сомнений относительно того, для чего предназначен счет. Неточное определение объекта транзакции может затянуть процесс оплаты. Вы можете понимать все термины и фразы, используемые в вашем документе, но ваши клиенты могут их не понимать, особенно если вы склонны использовать жаргон или неточные формулировки.
Фраза « услуга № 5 » понятна только вам, но у компании, которая делает заказы на десятки и сотни товаров, возникнет огромная проблема с идентификацией товара или услуги из инвойса. Такая формулировка может вызвать много сомнений – здесь даже не ясно, цифра 5 описывает продавца или покупателя. Нет информации и об объекте услуги.
Точно так же непонятна фраза « товар согласно заказу № 5 ». Мы мало знаем о товарах, их количестве, типе, отгрузке или цене. Такой счет будет циркулировать по отделам компании покупателя, и вы не получите оплату, пока все вопросы не будут решены.
Некоторые ошибки могут возникнуть в отношении формулировок, используемых в связи с разделом оплаты. Не используйте фразы: после получения, в конце месяца, последний рабочий день – это может привести к ошибкам. Ваш клиент может понимать такие выражения по-своему. Неточная информация о сроке платежа может привести к задержке платежа – вы не получите свои деньги в срок.
Как избежать выставления неверных счетов?
Единственное решение – точная, правильная формулировка. Понятные счета ускоряют процесс оплаты. В своем счете используйте ту же формулировку, что и в заказах клиента. Точно так же, если у вас есть соглашение с вашим клиентом, используйте формулировку из соглашения. Благодаря этому вашему клиенту не придется дважды думать о позициях в счете-фактуре.
Что делать, если у вас нет ни приказа, ни договора? Попробуйте использовать номер EAN (европейский номер артикула) или номер GTIN (глобальный номер предмета торговли) — эти номера однозначно идентифицируют продаваемые товары. Что касается услуг – опишите их точно, укажите дату оказания.
Если вы выставляете частичные счета-фактуры, включите дополнительную информацию. Это поможет вашему клиенту проверить правильность выставления счета. Это может быть подробный список, представляющий объем выполняемых задач. Хорошей практикой является включение некоторых положений контракта. Чем прозрачнее и понятнее документ, тем быстрее он попадет в платежный отдел.
Установка даты платежа указывает точный день, когда ваш счет должен быть оплачен. Сообщите о скидках за более ранние платежи, если вы ими воспользуетесь. Сообщите о штрафах за просрочку платежа. Ваши клиенты должны заранее знать, чего ожидать — это помогает им управлять своим графиком платежей. Такое тщательное управление счетами-фактурами принесет много пользы вашим клиентам и вам – сверка счетов-фактур наверняка станет намного проще.
Неполный счет – каких проблем ожидать?
Неполный счет-фактура замедляет процесс выставления счета-фактуры, поскольку для дополнения данных требуется время. Неполные счета обычно перемещаются в конец очереди платежей. Маловероятно, что клиент оплатит неполный счет. Недостающая информация должна быть найдена и объяснена. Кто-то должен заниматься этим вопросом. Клиенты не любят тратить свое драгоценное время на решение таких вопросов. Как правило, если ваш счет неполный, это не проблема, но частые ошибки могут побудить вашего клиента прекратить сотрудничество с вами. Неполные счета-фактуры плохо говорят о состоянии вашего руководства. Ошибки в документах такой ценности и важности, как счета-фактуры, вызывают у клиентов сомнения и вопросы. Вы не можете следить за порядком в счетах, следовательно, в вашей компании нет порядка.
Как избежать выставления неполных счетов?
Перед отправкой счета еще раз проверьте все важные данные. Обратите внимание на дату и способ оплаты. Неполные данные приведут к отсутствию платежа в установленную дату. Таких неприятных явлений лучше избегать. Используйте готовые шаблоны для выставления счетов. Хороший шаблон должен содержать все необходимые элементы, требуемые законом. Выгодно использовать программное обеспечение для выставления счетов с шаблонами, сделанными профессионально специалистом. С такими шаблонами ваши счета должны быть аккуратными, аккуратными и полными. Процесс выставления счетов должен быть хорошо организован, а ваши счета должны быть безупречными и безошибочными.
Если вам нравится наш контент, присоединяйтесь к нашему сообществу занятых пчел в Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.
Автор: Энди Николс
Решатель проблем с 5 различными степенями и бесконечными резервами мотивации. Это делает его идеальным владельцем бизнеса и менеджером. При поиске сотрудников и партнеров больше всего ценит открытость и любопытство к миру.