Определение успеха в управлении проектами | # 9 Начало работы с управлением проектами

Что значит, что проект успешен? Является ли его единственным критерием получение результатов в указанные сроки и закрытие расходов в рамках запланированного бюджета? Но что, если реализованная цель проекта не соответствует ожиданиям клиента? Или, в противном случае, упускает критерии, которые заинтересованные стороны считают важными? В сегодняшней статье мы обсудим определение успеха в управлении проектами.

Определение успеха в управлении проектами – содержание:

1. Введение
2. Определение успеха проекта
3. Определение завершения в сравнении с критериями приемки
4. КПИС. Запаздывающие индикаторы
5. Резюме

Введение

Каждый проект регулируется своими законами. Поэтому, как и способ реализации проекта – нам нужно подбирать и подгонять критерии успешности, каждый раз под специфику конкретного проекта. С одной стороны, может иметь решающее значение создание технического определения завершенности, с другой – критерии приемки, сформулированные с точки зрения получателя результатов проекта. С другой стороны, для многих проектов не менее важно создать соответствующие KPI, т. е. ключевые показатели эффективности, которые позволяют проводить многомерную оценку реализации проекта.

Определение успеха проекта

Уже во время работы над концепцией проекта заинтересованные стороны задаются вопросом, каково будет определение успеха. Для многих проектов время будет ключевым — в конце концов, что хорошего в организации пышной рождественской вечеринки для инвесторов, если она состоится в январе? Возможно, превышение бюджета в этом случае будет менее важным, чем даже однодневный сдвиг во времени.

В случае реализации благотворительного бала может получиться совсем наоборот – мы можем перенести дату мероприятия, чтобы удешевить аренду зала. Если же, опять же, мы организуем вечеринку, направленную на дегустацию местных продуктов, то и время, и стоимость реализации уступают место приоритету качества. Нам нужно сбалансировать организацию с доступностью лучших сезонных продуктов.

В конце концов, согласно PMBOK, наиболее важным фактором, определяющим успех проекта, является его результат с точки зрения клиента или, в случае внутренних проектов, с точки зрения конечного пользователя. Но как создать определение успеха в управлении проектами, чтобы оно сопровождало проектную команду при работе над детальными задачами и в то же время было понятно заинтересованным сторонам?

Определение завершения в сравнении с критериями приемки

Определение успеха в управлении проектами обычно создается менеджером проекта в сотрудничестве с заинтересованными сторонами. Именно они должны согласиться установить критерии, которым должен соответствовать конечный результат, чтобы считаться успешным. Их мнение также имеет решающее значение при оценке результата.

Поэтому важно, чтобы при запуске проекта было как можно более ясно не только то, каким должен быть результат, но и то, как он будет проверяться на соответствие критериям успеха. Чтобы прояснить этот момент, мы будем использовать терминологию, используемую в проектах Scrum. Это «определение завершения» и «критерии приемлемости». Разница между ними прекрасно видна, если мы рассмотрим пример проекта, направленного на создание веб-сайта компании.

В определении завершения будет дано техническое описание сайта: он будет должным образом защищен, будет состоять из домашней страницы и четырех подстраниц, а в шапке будет панель входа для клиентов. Другими словами, имея определение завершения, команда проекта знает, что она будет реализовывать.

С другой стороны, четко определяя критерии приемлемости, команда проекта знает, почему она будет выполнять все эти действия и как проделанная работа будет преобразована в ценность для бизнеса. Таким образом, критерии приемки будут использоваться для проверки того, является ли результат проекта удовлетворительным с точки зрения пользователя. Используя приведенный выше пример, веб-сайт будет легко отображаться на различных устройствах и позволит пользователю перейти в панель клиента после ввода имени пользователя и пароля.

Возвращаясь на мгновение к примеру организации мероприятий, определение завершения проекта может включать, например:

• дата и место проведения мероприятия,
• количество гостей, для которых подготовлены места,
• меню,
• музыкальное сопровождение предусмотрено.

Критерии приемлемости, с другой стороны, могут относиться к ожидаемому опыту участников вечеринки , например:

• просторность помещений,
• качество подаваемых напитков,
• одновременная подача блюд всем гостям, сидящим за одним столом.

КПИС. Запаздывающие индикаторы

Ключевые показатели эффективности (KPI) являются ключевыми факторами, определяющими успех в управлении проектами , чтобы оценить, достигаются ли его основные цели. Запаздывающие индикаторы можно использовать для оценки успешности реализации проекта. Прогнозирование окончательного значения KPI позволяет определить минимальные критерии, по которым можно говорить об успешности проекта. Однако они подходят только для оценки измеримых результатов, таких как:

• стоимость реализации задачи
• своевременность исполнения
• количество человеко-часов или других ресурсов, использованных для реализации проекта
• экологическая нагрузка
• перевод трудозатрат в прибыль для организации.

Для этого в практике управления используются сотни индикаторов, поэтому их выбор в начале проекта является одной из важных задач менеджера проекта. Ведь дело не в том, чтобы измерять все, а только в том, что действительно дает актуальную информацию о состоянии проекта и успехах в управлении проектами. Их должно быть не более 20, а в случае небольших проектов их количество не должно превышать 5.

Резюме

Успех в управлении проектами зависит не только от вложенных в него усилий, ситуации на рынке и эффективного руководства. Также крайне важно точно определить, что мы считаем успехом. И даже дополнительные факторы, которые невозможно предсказать. В конце концов, с точки зрения заказчика импровизированное решение, принятое в последнюю минуту, может быть весьма удовлетворительным. Однако давайте лучше оставим импровизацию среди бравадных стратегий сохранения проектов до последней минуты, которым грозит провал, вместо того, чтобы ежедневно применять вдумчивые определения успеха и завершения проекта, а также хорошо сформулированные критерии приемлемости.

Если вам нравится наш контент, присоединяйтесь к нашему сообществу занятых пчел в Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.

Автор: Кэролайн Беккер.

Как руководитель проекта, Кэролайн является экспертом в поиске новых методов разработки лучших рабочих процессов и оптимизации процессов. Ее организаторские способности и способность работать в условиях цейтнота делают ее лучшим человеком для воплощения сложных проектов в жизнь.

Просмотреть все сообщения

Начало работы с управлением проектами:

1. Что такое проект?
2. Что такое управление проектами?
3. Как управлять проектами?
4. Методы управления проектами
5. Типы проектов
6. 4 примера проектов
7. Приоритизация проектов
8. Направления проектной деятельности
9. Определение успеха в управлении проектами