Как использовать цикл PDCA для ускорения групповых сеансов решения проблем

Цикл PDCA — отличный инструмент, помогающий держать вашу команду в узде; помочь организовать свои мысли и действия. Слишком часто многие команды склонны сбиваться с пути, когда они находятся на ранних стадиях командной работы и мало или совсем ничего не знают об улучшении качества. В этом может помочь цикл PDCA.

Цикл PDCA кажется довольно простым для понимания, но в нем много слоев. В этом посте мы расскажем о каждом шаге цикла «проверка-действие» и предоставим вам инструменты, которые вы можете использовать для ускорения цикла.

Давайте выясним, как вы можете использовать эту мощную технику для улучшения ваших групповых сеансов решения проблем.

Что такое ПДКА?

Лучший способ описать цикл — это график. Цикл течет по часовой стрелке через четыре шага; Планируй, делай, проверяй и действуй. И он описывает процесс, которому будет следовать команда, изучая процесс и разрабатывая план, запуская тест, проверяя результат и внедряя его в полном объеме.

Цикл «Планируй-Делай-Проверяй-Действуй» представляет собой итеративный четырехэтапный метод управления. Команды могут использовать его для решения проблем и поиска их решений, а также для улучшения бизнес-процессов. Многие организации используют модель PDCA для организации своих усилий по улучшению качества.

Одна вещь, которую вы должны помнить при использовании цикла PDCA, заключается в том, что это непрерывный процесс, а не сквозной процесс, поэтому он никогда не заканчивается; шаги необходимо повторять снова и снова для постоянного улучшения.

Как только вы подошли к последнему этапу Акта, вам нужно сразу же вернуться к началу и начать все сначала. Постоянно ищите проблемы, улучшайте систему производства и обслуживания, качество и производительность, чтобы постоянно снижать затраты.

Неотъемлемая часть философии бережливого производства, она широко используется в качестве основы для постоянного совершенствования управления и производства.

Цикл PDCA был первоначально разработан в 1930 году экспертом по качеству Уолтером Шуартом, поэтому он также известен как цикл Шуарта. Позже он был применен к менеджменту доктором В. Эдвардсом Демингом и стал известен как цикл Деминга.

Преимущества использования цикла PDCA

• Метод решения проблем, который обеспечивает быстрый способ найти эффективное решение
• Обеспечьте постоянное постоянное улучшение
• Может быть реализован в компаниях любого размера и легко адаптируется и внедряется
• Создать возможность постоянного контроля эффективности реализованного проекта
• Своевременно обнаруживайте любые риски или проблемы, прежде чем они приведут к финансовым потерям
• Повысить осведомленность сотрудников о процессе и роли, которую они играют в нем.

Однако он также включает в себя некоторые недостатки. Процесс PDCA требует участия всех ответственных лиц, что может оказаться довольно сложным, если они также участвуют в других проектах. Более того, он включает в себя несколько шагов, от анализа до тестирования, поэтому не является отличным инструментом для решения срочных задач.

Когда использовать модель «Планируй, делай, проверяй, действуй»

• Для осуществления нового улучшения или изменения проекта
• При разработке нового продукта, услуги или процесса
• При планировании, реализации и проверке соблюдения
• Для отслеживания и решения проблем
• Внедрение постоянного улучшения
• Оценка бизнес-процесса, связанного с конкретной решаемой проблемой

В большинстве организаций эта модель обычно используется для внесения изменений и улучшения процессов.

Как использовать цикл PDCA

Цикл PDCA состоит из четырех этапов. Мы перечислили их ниже вместе с необходимыми шагами.

Планируйте – определите и проанализируйте проблему

Этот шаг завершается планом действий, который можно протестировать. Для этого вам нужно сначала определить проблему, а также процесс, который необходимо улучшить.

1. Выберите, определите и опишите процесс; начало, конец, последовательность промежуточных шагов, что он делает, задействованные люди, материалы оборудования и используемые ресурсы, а также условия окружающей среды.
2. Определить ключевых игроков; внутренние и внешние клиенты, поставщики, владельцы процессов и операторы
3. понимать ожидания клиентов; определить конкретные потребности как внешних, так и внутренних клиентов. Что они хотят, когда, где, в каких количествах и т.д.
4. Исследовательская работа; просмотрите исторические данные, доступные для процесса, чтобы понять его производительность и определить дополнительные данные, которые вам потребуются для правильного понимания процесса.
5. Укажите проблему, связанную с процессом; например, это может быть вызвано несоответствием ожиданиям клиентов, более длительным циклом, нехваткой ресурсов и т. д.
6. Выявить первопричину; мозговой штурм вокруг проблемы, чтобы найти ее основные причины
7. Найдите решение: разработайте решения, которые можно применить для улучшения процесса. Приоритизируйте решения в зависимости от их эффективности.
8. Разработайте план действий: определите шаги, которые необходимо выполнить для реализации плана, необходимые ресурсы, ответственных лиц, а также установите временные рамки.

Вот некоторые инструменты, которые вы можете использовать на этом этапе:

• Блок-схемы/карты процессов; Блок-схемы можно использовать для визуализации процесса и обеспечения быстрого обзора последовательности шагов от начала до конца. Добавьте плавательные дорожки, и вы также можете выделить различные отделы или вовлеченных владельцев.

• диаграмма сходства; этот инструмент помогает классифицировать все данные, которые вы собираете в результате исследований, опросов, отзывов, бесед и т. д. Таким образом вы сможете понять любые темы в данных, которые могут быть полезны при поиске решения.

• Диаграмма причин и следствий; этот инструмент удобен, когда вам и вашей команде нужно провести мозговой штурм вокруг проблемы, чтобы определить ее основные причины.

• Матрица ударного усилия; при приоритизации решений вы можете использовать матрицу усилий воздействия, чтобы определить приоритеты решений на основе их эффекта и усилий, которые они потребуют.

• План действий: используйте это, чтобы быстро определить и сообщить ключевые задачи, необходимый персонал, ресурсы и временные рамки для плана остальной части команды.

Делать — разрабатывать решения и реализовывать план

План, разработанный на первом этапе, проверяется на этом этапе.

Испытание должно проводиться в небольшом масштабе с клиентами, в лаборатории или в производственных условиях. Реализация небольшого пилотного проекта для наблюдения за результатами в первую очередь помогает выявить ошибки без огромных затрат на полностью проваленный проект.

Не менее важно иметь определенные меры, которые вы можете использовать, чтобы понять, насколько эффективно выбранное вами решение для устранения выявленной проблемы.

Проверить – оценить результаты

Команда проверяет результаты плана тестирования в движении. Улучшилась ли производительность процесса? Группа клиентов заметила изменение?

Собирая данные из плана тестирования, определите, что сработало, а что не соответствует плану.

Проанализируйте данные и измерьте результаты, чтобы определить, может ли выбранное решение быть реализовано в больших масштабах. Если решение оказалось не таким эффективным, как вы думали, вам придется разработать план для другого решения и снова повторить шаги «Сделать» и «Проверить».

Действуйте — используйте обратную связь для улучшения и перепланирования

На этом этапе осуществляется полная реализация плана. Примените улучшения, обнаруженные во время тестирования, к плану перед его реализацией.

• Информируйте остальную часть организации об улучшенном плане и его важности.
• Обеспечьте необходимое обучение сотрудников, чтобы помочь им изменить свои рабочие роли
• Стандартизируйте процедуры, чтобы гарантировать, что все используют один и тот же формат при проведении процедуры
• Внедрите процесс для мониторинга и контроля реализации измененного процесса

Здесь вы можете заново создать блок-схему текущего состояния с первого шага, чтобы показать новый и улучшенный процесс.

Готовы планировать, делать, проверять, действовать?

Цикл Деминга или цикл PDCA — отличный инструмент для руководства деятельностью по улучшению организации. Шаги, проиллюстрированные выше, довольно просты в выполнении, и вы получите эффективные результаты, если будете придерживаться их.

Есть чем поделиться с нами, дайте нам знать в разделе комментариев ниже.