Знайте разницу: заказ на поставку (PO), упаковочный лист и счет-фактура

Для розничных продавцов и продавцов электронной коммерции знание разницы между заказом на покупку, упаковочным листом и счетом имеет решающее значение для эффективной работы.

Он начинается с процесса покупки. Ведь нельзя продать то, чего у тебя нет!

Между заказом, доставкой и получением есть кривая обучения, которую продавцы должны преодолеть, чтобы добиться успеха. Полное раскрытие: это легче сказать, чем сделать.

Однако, проведя исследования и проведя несколько старых добрых проб и ошибок, вы можете стать профессионалом в кратчайшие сроки.

Продавцы должны научиться эффективно покупать и выяснить, что работает для их бизнеса. Этот пост должен помочь облегчить любые опасения, которые могут возникнуть у вас по поводу процесса покупки, ознакомившись с основами заказов на покупку, счетов-фактур и упаковочных ведомостей.

Что такое заказ на покупку?

Заказ на покупку (PO) — это запрос заказа, отправленный покупателем продавцу. Этот документ содержит сведения о типе и количестве заказываемых товаров.

В нем также будут изложены согласованные закупочные цены и условия оплаты.

Покупатели используют заказы на поставку, чтобы убедиться, что прибывшие продукты действительно являются продуктами, которые они заказали.

С момента введения заказов на покупку в розничной торговле процесс закупок стал более эффективным и позволяет лучше отслеживать запасы и платежи.

Для отправки заказа на поставку покупатель обычно использует электронную систему программного обеспечения, которая позволяет лучше отслеживать и отправлять поставщикам в электронном виде.

Заказы на покупку предоставляют необходимые сведения, которые продавцы и покупатели используют для хранения точных данных о прошлых продажах или покупках.

Заказ на покупку включает в себя:

• номер заказа
• Дата доставки
• Адрес для выставления счета
• Адрес доставки
• Запрашиваемые товары, количество и цена
• Условия

Пример заказа на покупку:

Если вам нужны шаблоны заказов на покупку, вот несколько мест, где вы можете найти бесплатные шаблоны для заказов на покупку:

• Лаборатория шаблонов
• Умный лист
• Юридические шаблоны

Наше программное обеспечение для управления запасами, SkuVault , может автоматически генерировать заказы на покупку на основе предварительно установленных уровней пополнения и извлекать контактную информацию поставщика непосредственно в шаблоны заказов на покупку. Это может сэкономить значительное количество времени.

Почему заказ на покупку важен?

Как только покупатели оформляют заказ на покупку и он принимается продавцом, он становится основным документом для продажи.

В заказе на покупку содержится обещание оплатить на основании условий соглашения с покупателем. Это дает продавцам уверенность в предоставлении товара.

В рамках общего договора купли-продажи это может быть обязывающий договор между сторонами, снижающий риск продавца и обеспечивающий некоторую юридическую защиту в случае невыполнения покупателем своих обязательств.

Номер заказа на поставку особенно полезен для отслеживания. Продавцы могут использовать заказы на покупку для сопоставления поставок с покупками, используя номера заказов на покупку. Заказы на поставку также включают информацию как о покупателе, так и о продавце, чтобы упростить согласование для всех сторон.

Мгновенная прозрачность запасов

Внедрите IMS, чтобы повысить эффективность управления запасами и избежать ошибок при доставке.

Скачать

Что такое счет-фактура?

Продавец подготавливает счет для покупателя после того, как покупатель отправляет заказ на покупку.

Счет-фактура является необоротным документом . Это означает, что продавец принимает условия и соглашается предоставить заказанные товары или услуги, но не желает вносить какие-либо изменения или обсуждать условия.

Нужно начать сначала? См. наше руководство о том, как создать счет-фактуру .

В то время как заказ на покупку оформляется покупателем, счет-фактура выставляется продавцом. Он идентифицирует как покупателей, так и продавцов и должен ссылаться на заказ на покупку.

Он описывает и количественно оценивает продаваемые товары, показывает дату отгрузки, удельные цены и любые применяемые скидки, сроки доставки и условия оплаты. Он также может включать информацию о доставке и способе транспортировки.

Пример счета:

Если вам нужны шаблоны счетов, вот несколько мест, где вы можете найти бесплатные шаблоны для счетов:

• Главная страница
• Простой счет
• Генератор счетов

Бесплатный шаблон счета-фактуры может подойти для очень небольших операций, которым лишь изредка приходится создавать счета-фактуры.

Если вы хотите что-то более упорядоченное, вы можете автоматически генерировать счета из SkuVault , которые могут быть частью отслеживания запасов в процессе подбора, упаковки и отправки .

Счета-фактуры и заказы на покупку содержат много одинаковых деталей. Это имеет смысл, потому что счет-фактура действует как счет для заказа на запрос платежа.

Таким образом, очень важно, чтобы оба документа содержали одинаковую информацию, чтобы каждая сторона могла точно сопоставить заказы на покупку и счета-фактуры.

В чем разница между заказом на покупку и счетом-фактурой?

Основное различие между заказом на поставку и счетом-фактурой заключается в назначении документов и технических данных, содержащихся в заказе на покупку, которые не включены в счет-фактуру.

Для продавцов счет-фактура служит вежливым способом попросить покупателей вернуть деньги, которые они должны за поставленные товары. Счета-фактуры — это дружеское напоминание о том, что поставленный товар еще не оплачен. Как и другие методы выставления счетов, счета-фактуры иногда допускают продление платежей.

Компании обычно используют счета-фактуры только в транзакциях B2B. Сделка товаров между предприятиями вызывает больше доверия, чем продажи B2C, поэтому продавцы уверены, что получат платежи, когда покупатели смогут их осуществить.

В качестве поставщика для розничных продавцов или предприятий электронной коммерции товары обычно продаются с наценкой покупателя. Это создает денежный поток, который дает первоначальным продавцам больше уверенности в том, что им заплатят.

Почему счет-фактура важен?

Счета-фактуры важны для продавцов как способ получать оплату вовремя.

Сопоставление счетов-фактур с заказами на покупку обеспечивает более плавную транзакцию. По сути, он замыкает петлю между заказом и запросом на оплату.

Счета-фактуры также служат доказательством того, что продукты или услуги были доставлены. Это показывает, что продавец выполнил условия соглашения, и устанавливает право продавца на оплату . Если покупатель не платит, это является дополнительным доказательством того, что продавец выполнил заказ.

С точки зрения бухгалтерского учета счет-фактура отражает транзакцию как дебиторскую задолженность до тех пор, пока все долги не будут выплачены.

Что такое упаковочный лист?

Упаковочная накладная — это отгрузочный документ, который поставляется вместе с заказом внутри транспортной упаковки или вложен в транспортировочный мешок, прикрепленный к упаковке.

Иногда его называют накладной, упаковочным листом или списком доставки. В упаковочном листе указаны детали продукта, чтобы получатель мог убедиться, что товары в посылке соответствуют заказанному.

В чем разница между упаковочным листом и счетом-фактурой?

И счета-фактуры, и товарные накладные отправляются покупателям от продавцов, но они служат совершенно разным целям. Все предприятия используют счета-фактуры, но не все предприятия используют упаковочные листы.

Например, предприятия сферы услуг не используют упаковочные листы по вполне очевидной причине: они не продают товары. Вместо этого они просто выставляют счета.

Упаковочные листы требуются только в том случае, если товары отгружаются и принимаются для продажи.

Еще одно различие между счетом-фактурой и отборочной накладной заключается в том, кто получает документы.

Если вы отправляете эти документы, важно помнить, кто должен их получать. Счет должен быть отправлен лицу, ответственному за оплату.Например, это может быть бухгалтерия.

Упаковочная накладная будет отправлена ​​​​в отдел, который получает товары, чтобы они могли зарегистрировать входящие товары.В некоторых случаях это может быть один и тот же человек, но, скорее всего, это разные сферы бизнеса, особенно склад или крупномасштабное предприятие.

В реальном мире было много проблем с начинающими предприятиями или в новых отношениях, когда упаковочные листы и счета-фактуры отправлялись не тому человеку.

Каждая посылка должна включать упаковочный лист. Детали на упаковочных листах будут изменены в зависимости от бизнеса и продаваемых товаров.

В документе должны быть указаны дата заказа, продукты, включенные в заказ, и количество каждого продукта. В зависимости от бизнеса может быть также включен вес продукта. Подобные детали важны для многих покупателей, которые используют упаковочный лист в качестве ориентира при распаковке своего заказа.

Пример упаковочного листа

Вот пример того, как должен выглядеть типичный упаковочный лист, и детали, которые он содержит:

Если вам нужны шаблоны упаковочных накладных, вот несколько мест, где вы можете найти бесплатные шаблоны для упаковочных накладных:

• Архив шаблонов
• Microsoft Office
• Инвойс Берри

Если вы занимаетесь небольшим бизнесом, вам могут подойти эти бесплатные шаблоны.

Для более надежного бизнеса или складских операций вам потребуется создавать упаковочные листы с помощью системы управления запасами , такой как SkuVault , чтобы автоматизировать списки выбора, которые можно использовать как упаковочные листы, или использовать упаковочные листы, созданные вашим программным обеспечением для доставки.

SkuVault интегрируется со всеми популярными решениями для доставки , включая ShipStation, ReadyCloud, ShipRush, ShipWorks и Temando.

Почему упаковочный лист важен?

Упаковочные листы важны по целому ряду причин.

Для продавцов упаковочные листы обеспечивают точный подсчет отправляемых товаров. Они могут служить проверкой на этапе контроля качества при выполнении заказов, чтобы убедиться, что нужные товары и нужное количество отправляются за дверь.

Для покупателей упаковочные листы работают одинаково, чтобы убедиться, что полученные товары соответствуют тому, что написано в упаковочных листах.

Важно выявлять любые несоответствия до того, как они покинут предприятие продавца.

Четко определяя содержимое посылки, получатель может вычеркнуть ее из списка. Лучшее время для покупателей, чтобы узнать о проблемах с поступающими заказами, — это когда они впервые прибывают.

Хотя счета-фактуры должны храниться как покупателями, так и продавцами для регистрации, после получения и проверки товаров упаковочные листы больше не нужны.

Заказы на покупку, упаковочная накладная и счет-фактура — как они работают

Заказы на покупку, счета-фактуры и упаковочные листы служат разным целям, но работают вместе. И покупатели, и продавцы выигрывают, когда они правильно выполняют эти транзакции.

Продавец получает прибыль от покупателя, а покупатель, в свою очередь, получает прибыль от своих клиентов, которые в конечном итоге приобретают товар. Благодаря заказам на поставку, счетам-фактурам и упаковочным листам этот процесс проходит гладко и эффективно.

Реальный пример

Давайте посмотрим на реальный пример того, как работает весь процесс покупки от начала до конца и как эти документы работают вместе:

1. Создание заказа на поставку: у компании А заканчиваются запасы одного из их самых продаваемых продуктов.Им нужно переупорядочивать, чтобы поддерживать продажи. Компания А создает заказ на покупку с указанием количества и конкретных требований к продукту. Этот заказ на поставку доставляется поставщику, компании B.
2. Заказ на поставку получен : компания B получает заказ на поставку и подтверждает, что может поставить продукт с требуемыми характеристиками.
3. Заказ отправлен : Компания B затем отправляет товары покупателю и включает упаковочный лист.Они также отправляют счет-фактуру с требованием оплаты за поставленные товары.
4. Полученный заказ : Компания А использует упаковочный лист, чтобы убедиться в правильности заказа, и сверяет заказ на покупку, упаковочный лист и счет-фактуру, чтобы убедиться, что они все согласованы.После того, как все в порядке, счет обрабатывается для оплаты.
5. Зарегистрированный заказ : Приняв товары на склад, компания А вводит эту информацию в свою систему управления запасами, чтобы вести учет точно.

Компания А является покупателем в этом сценарии, но она также может стать продавцом. Когда потребитель впоследствии покупает продукт у компании А, эта компания создаст свой собственный упаковочный лист для отправки вместе с продуктом (продуктами).

Перед отправкой компания А подтвердит, что отправляет нужный товар, сравнив упаковочный лист с заказом на покупку. Один только этот шаг позволяет избежать любой возможности транзакции, которая может привести к неправильной доставке.

Затем компания А отправляет покупателю свой продукт вместе с упаковочным листом. После того, как покупатель получит товар, он воспользуется упаковочным листом для подтверждения своей покупки.

Весь этот процесс покупки и продажи может быть выполнен вручную с использованием электронных таблиц или документов Word, но он подвержен ошибкам и его трудно отследить.

Используя программное обеспечение SkuVault для управления запасами и складом, вы можете более надежно управлять всем процессом от начала до конца . Вы можете сэкономить время, автоматизировав процессы и обеспечив точный учет запасов на протяжении всего процесса покупки и продажи.

Общие вопросы о заказах на покупку, упаковочных листах и ​​счетах-фактурах

Вот некоторые из наиболее распространенных вопросов о заказах на покупку, упаковочных листах и ​​​​счетах.

Существуют ли различные типы заказов на покупку?

Да. Поставщики будут принимать стандартные заказы на поставку, например, созданные SkuVault, но могут быть случаи, когда вы захотите использовать разные заказы на покупку для определенных целей, например:

• Контракт : Заказы на покупку по контракту оформляются на определенный период.Например, у вас может быть заказ на покупку для поставщика, действительный в течение года. Детали конкретных заказов и сроки могут отличаться.
• Общий : общие заказы на покупку иногда используются для заказа определенных товаров без графика доставки или для создания «открытого счета» для повторного заказа по регулярному или нерегулярному графику по мере необходимости.
• Запланированные : Запланированные заказы на покупку используются, когда товары, количество и цена известны, но даты доставки непредсказуемы.

В чем разница между счетом-фактурой и счетом-фактурой?

Хотя люди склонны использовать термины «счет» и «счет» взаимозаменяемо, они имеют разные значения.

Счет представляет собой упрощенный список и, как правило, требует немедленной оплаты — как то, что вы получаете после еды в ресторане. Счет — это более подробная информация о заказанных вами товарах или услугах, в которой указаны условия оплаты и обязательства.

В чем разница между счетом-фактурой продажи и чеком?

Счет — это запрос на оплату. Квитанция является доказательством того, что оплата была произведена.

Что такое заявление?

Счет-фактура выставляется как требование об оплате на основании конкретных отгрузок или доставленных товаров.

Отчет выдается как сводка всех непогашенных платежей в рамках процесса сбора.

Как правило, счета-фактуры отправляются при отгрузке или доставке товаров. Отчеты обычно рассылаются ежемесячно в качестве напоминания обо всех неоплаченных счетах и ​​активности на счете.

В чем разница между упаковочным листом и коносаментом?

Коносамент (BOL) — это документ, который передает право собственности на товары от продавцов к покупателям. BOL — это юридический документ, который служит подтверждением того, что груз был доставлен.

Упаковочная накладная показывает фактические товары, доставленные в отгрузке.

Что такое общий заказ на покупку?

Общий заказ на поставку — это тип долгосрочного соглашения между покупателем и поставщиком, в котором покупатель соглашается приобрести определенное количество товаров или услуг у поставщика в течение определенного периода времени.

Этот тип договоренности может быть выгоден для обеих сторон, поскольку он упрощает процесс закупок и обеспечивает поставщика стабильным и предсказуемым потоком заказов.

Заключение

При ведении бизнеса или склада очень важно знать различия и роли, которые эти документы играют в процессе покупки.

Покупка для бизнеса может быть стрессовым процессом для некоторых. Научиться правильно размещать и получать заказы может быть непросто, особенно если вы никогда раньше этого не делали.

Тем не менее, это то, что вы просто должны научиться делать правильно, и как только вы освоите это, покупка может стать гладким и беспроблемным процессом.

Запомните эти основы и возьмите под контроль свой бизнес.