Как улучшить командную коммуникацию с помощью визуального взаимодействия

У всех высокоэффективных команд есть одна общая черта — эффективная коммуникация.

Эффективное командное общение является ключом к сохранению продуктивности, предотвращению конфликтов, укреплению доверия и, в конечном счете, своевременному достижению целей организации.

Команда, которая не может эффективно общаться друг с другом, создает почву для хаоса, стресса, задержек и нежелательных конфликтов.

Что подводит нас к следующему вопросу. Как улучшить общение в команде? Стратегий коммуникации в команде много, но сегодня мы не будем останавливаться ни на одной из них. Вместо этого мы поговорим о визуальном сотрудничестве и о том, как оно может помочь вам лучше общаться с вашей командой, независимо от того, работают ли они на месте, удаленно или сочетают в себе и то, и другое.

Сначала вы можете почесать затылок, но потерпите нас. К концу этого сообщения в блоге вы кивнете в знак согласия.

Давайте копать.

Что такое визуальное сотрудничество

Визуальное сотрудничество предполагает совместную работу с использованием визуальных средств, таких как холст или доска, видеоконференции, диаграммы, символы, изображения, зарисовки и т. д.

Он используется как совместными, так и удаленными командами для различных целей, включая управление собраниями, планирование проектов, создание прототипов, мозговой штурм, дизайн-мышление и планирование спринтов.

Почему визуальное сотрудничество

Говорить друг с другом кажется достаточно простым, но проекты терпят неудачу, случаются ошибки, люди отстают и часто путаются — и все из-за неэффективного общения.

Поскольку многие команды перешли на удаленную работу, когда команды в основном пишут, чтобы общаться, а не говорить, коммуникативные проблемы умножаются.

Эффективным решением для преодоления этих распространенных проблем является использование визуальных материалов в ваших коммуникационных материалах и во время совместной работы. Вместо того, чтобы просто общаться друг с другом с помощью слов (в устной или письменной форме), прикрепите визуальные эффекты, чтобы сделать это более детальным.

Доказано, что использование визуальных средств улучшает понимание и помогает лучше и быстрее обрабатывать информацию. Исследования показывают, что люди могут обрабатывать визуальные эффекты в 60 000 раз быстрее, чем текст, и что они, как правило, запоминают 80 % того, что они видят, тогда как только 20 % того, что они читают, и 10 % того, что они слышат. Вот почему, сопровождая ваше сообщение визуальным изображением, вы оставите меньше места для путаницы и быстрее донесете сообщение до адресата.

Например, если вы хотите объяснить, как работает процесс, используйте блок-схему, чтобы получателю было легче его понять.

Пример визуального сотрудничества

Давайте попробуем понять, как визуальная совместная работа может помочь улучшить общение на примере.

Групповой мозговой штурм. Этот творческий метод отлично подходит для поиска решений проблемы или создания новых инновационных идей для проектов вместе с вашей командой.

Одним из препятствий на пути к эффективному мозговому штурму является сохранение импульса и предоставление всем возможности внести свой вклад в равной степени. Кроме того, когда в комнате одновременно разбрасывается много идей, некоторые из них могут никогда не попасть в окончательный список.

Решение; мозговой штурм с использованием интеллект-карты, визуального инструмента для фиксации идей и их организации. Если вы используете онлайн-холст, который может предоставить всем (даже тем, кто присоединился удаленно) доступ к одному и тому же пространству для совместной работы над картой ума, все люди могут в равной степени способствовать ее созданию, добавляя свои идеи. Они также могут использовать изображения или символы вместо слов. Самое приятное то, что никто не обязательно должен говорить; тем не менее, все идеи будут переданы и записаны.

Окончательная карта разума четко определит все идеи и подидеи, как они связаны друг с другом и как они помогают решить насущную проблему. Вы также можете поделиться холстом со своими заинтересованными сторонами, когда придет время получить их мнение.

Онлайн визуальное рабочее пространство

В наши дни большинство команд работают удаленно или, по крайней мере, некоторые из них так и делают. Чтобы все могли в равной степени участвовать в совместной работе и визуальном обмене идеями, вам необходимо рабочее онлайн-пространство, которое поддерживает синхронное редактирование, видеоконференции, комментирование, отслеживание мыши в реальном времени и предварительный просмотр изменений.

Здесь может помочь такой инструмент, как Creately. Он предоставляет бесконечный онлайн-холст, который команды могут использовать для общения и совместной работы над своими планами, проектами, стратегиями и идеями. Он предлагает возможности совместной работы в режиме реального времени, которые позволяют командам работать вместе, как если бы они находились в одной комнате.

Визуальные методы совместной работы для эффективного командного общения

Теперь, когда вы готовы думать, работать и общаться визуально, пришло время подумать, с чего начать. С бесконечным холстом есть бесконечные возможности, а также путаница в том, с чего начать. Чтобы помочь вам сузить круг поиска и добиться наилучших результатов, мы перечислили ниже несколько методов вместе с шаблонами.

Стратегическое планирование

Стратегическое планирование требует, чтобы вы оценили, где вы находитесь и где вы хотите быть, и соответственно определили направление своего бизнеса. Несомненно, процесс состоит из множества обменов информацией между членами команды и заинтересованными сторонами.

Собрав все и всех на одном холсте, вы можете избежать путаницы, которая обычно возникает при невизуальных методах общения и совместной работы, таких как потоки электронной почты, бесконечные телефонные конференции, чаты и т. д.

Картирование пути клиента

Картирование пути клиента включает в себя описание и анализ пути вашего клиента, когда он взаимодействует с вашим брендом. Он показывает действия, эмоции, болевые точки и ожидания клиентов на их пути.

Вы можете эффективно упростить коммуникацию вокруг этого процесса, визуально сотрудничая с вашей командой.

Проведение совещаний

Совещания включают в себя множество дискуссий, и чтобы сделать из всего, что сообщается, что-то продуктивное, вам необходимо правильно организовать и записать высказанные идеи, расставить их по приоритетам и составить планы действий.

Этот холст создается вокруг основных компонентов собрания, таких как мозговой штурм, определение приоритетов идей, планирование действий и т. д. При необходимости отредактируйте или добавьте другие элементы на холст для эффективного проведения собрания.

Ознакомьтесь с нашим руководством по проведению эффективных совещаний, чтобы узнать больше.

Планирование спринта

Планирование спринта также включает в себя множество дискуссий, направленных на определение того, что можно сделать во время спринта и как будет выполняться выбранная работа. Собрав все эти элементы на одном холсте, вы сможете посмотреть на них рядом и получить быстрый обзор всего.

Готовы попробовать визуальную совместную работу для эффективного командного общения?

Одна картинка стоит тысячи слов. Вместо того, чтобы произносить тысячу слов, чтобы объяснить уникальные идеи в вашей голове, вы можете преобразовать их во что-то визуальное и осязаемое с помощью простой схемы или эскиза, чтобы помочь другим понять их лучше и быстрее.

Вы можете просто добиться эффективного командного общения, включив холст в свои ежедневные встречи, где участники могут делиться своими идеями и развивать их в визуальной форме (например, в виде блок-схемы, ментальной карты, инфографики и т. д.), чтобы лучше объяснить их другим.

Есть какие-нибудь советы по улучшению общения в команде? Дайте нам знать в комментариях ниже.