8 советов по управлению электронной почтой, чтобы ваш почтовый ящик был чистым

Считаете ли вы, что поддержание чистоты вашего почтового ящика — это проигрышная битва? Чтобы помочь вам, стратег контент-маркетинга Зои Девитто делится некоторыми советами по управлению электронной почтой ниже.

В современном мире, казалось бы, у всех и их попугаев есть учетная запись электронной почты.

Возможно, у вас даже есть несколько адресов электронной почты для разных целей (здесь виноваты). Но независимо от того, сколько учетных записей электронной почты я создал, я с гордостью могу сказать, что мой почтовый ящик всегда в чистоте и порядке.

Но так было не всегда (о, нет!).

Я также был там. Это темное место, когда вы теряете контроль над всеми подписками, на которые вы подписались, в обмен на эту неотразимую халяву. Или когда воронки электронной почты пытаются убедить вас купить тот товар, который вы оставили в своей корзине.

Возможно даже то случайное важное сообщение от клиента, которое затерялось среди золота ( no bueno ).

Советы по управлению электронной почтой: как навести порядок в почтовом ящике

Но эти трудоемкие дни теперь позади. Я изучил советы по управлению электронной почтой, которые регулярно поддерживают чистоту моего почтового ящика с минимальными усилиями с моей стороны.

Мне нравится называть это «методом нулевого почтового ящика». Система, в которой я организую электронные письма в файлы, чтобы не тратить время впустую. Таким образом, я могу отвечать на соответствующие электронные письма, избавляясь от визуального мусора.

Связанный: узнайте, как увеличить продажи с помощью электронной почты с помощью этого бесплатного курса по маркетингу по электронной почте .

Ваш почтовый ящик кажется перегруженным? У меня есть несколько хороших советов по управлению электронной почтой, и я делюсь ими ниже.

Давайте начнем.

№1. Создайте отдельные учетные записи электронной почты для определенных целей

Имея множество отличных бесплатных провайдеров электронной почты, в наши дни редко можно найти кого-либо с одной учетной записью электронной почты.

Наличие нескольких учетных записей (например, одной для рабочей электронной почты, другой для личной электронной почты и третьей для онлайн-сервисов, таких как загрузка бесплатных файлов) упрощает организацию электронной почты.

Рабочий электронный ящик

Любой ценой защитите этот аккаунт от ненужных писем. Это означает, что не делитесь им с друзьями и семьей. Никогда не подписывайтесь на информационные бюллетени с этой учетной записью электронной почты.

Учетная запись электронной почты семьи и друзей

Специальная учетная запись электронной почты, созданная только для ваших лучших друзей и близких членов семьи. Вы также можете использовать его для личных чрезвычайных ситуаций и контактных форм.

Социальная учетная запись электронной почты

Это будет ваша самая гибкая учетная запись электронной почты и, скорее всего, та, с которой будет больше всего неоткрытых писем.

Если вы используете разных поставщиков электронной почты для каждой учетной записи, наличие почтового клиента может быть полезным. Почтовые клиенты — это веб-приложения или настольные приложения, которые позволяют вам управлять сообщениями электронной почты от разных поставщиков услуг электронной почты.

№ 2. Разделяйте электронные письма на зоны

Большинство поставщиков услуг электронной почты, таких как Outlook и Gmail, позволяют настраивать функции, разделяющие электронные письма на категории в соответствии с приоритетом и срочностью.

Звезды и флаги

Вы можете сделать это, настроив такие функции, как звездочки и значок флажка, которые позволяют различать входящие электронные письма на основе заданных критериев (т. е. низкой, средней или высокой срочности).

Держите свою учетную запись в порядке, чтобы ваши отмеченные электронные письма всегда отображались вверху и не терялись в хаосе.

Но будьте осторожны, пользователи! Не увлекайтесь пометкой и пометкой писем. Когда большая часть вашей корреспонденции классифицирована, может быть сложно определить, какие из них важны.

Этикетки и папки

При организации своей учетной записи ваша цель должна состоять в том, чтобы иметь чистый почтовый ящик, поэтому постарайтесь удалить как можно больше сообщений. Ключевым моментом здесь является делать это часто, чтобы избежать эффекта снежного кома, когда вы теряете контроль.

Но как насчет тех, которые вы не можете удалить сразу? Решение довольно простое: научитесь легко организовывать электронную почту с помощью файлов и ярлыков.

Файлы действуют как ящики. Вы храните свои электронные письма, чтобы они не вызывали визуального загрязнения. И вы продолжаете об этом, создавая несколько файлов и посвятив каждый из них определенным электронным письмам.

Категории могут быть:

• электронные письма, связанные с работой
• уведомления в социальных сетях
• или электронные письма от друзей и семьи.

Ваш почтовый ящик должен быть основной папкой со всеми этими различными категориями.

Дополнительный совет: ваш почтовый ящик завален сотнями, а то и тысячами спам-писем?

У меня есть решение, которое не требует создания еще одной учетной записи электронной почты.

Создайте файл и назовите его «Архив». Затем выберите все сообщения в папке «Входящие» и переместите их в этот файл. Таким образом, ваш почтовый ящик останется чистым, и вы не потеряете и не пропустите ни одно из своих прошлых писем.

Точно так же метки аналогичны папкам. Когда вы выберете термин, вы увидите все электронные письма с этим ярлыком. Но ярлыки отличаются от файлов, потому что они используются для присвоения категории вашим входящим электронным письмам, фактически не перемещая их в конкретный файл.

Таким образом, одно сообщение может иметь много меток, но присутствовать только в одном файле. Это форма быстрого поиска ваших сообщений, когда они вам нужны, с использованием назначенных ключевых слов, соответствующих их содержанию.

№3. Отписаться от списков рассылки, которые вам не нужны

Это может показаться пустяком, но, что удивительно, многие люди продолжают регулярно удалять рекламные электронные письма, но никогда не выходят из таких рассылок.

Почему мы делаем это с собой?

Обязательно отпишитесь от списков рассылки и рекламных писем, которые вы никогда не открываете. Кроме того, отмените подписку на любые оповещения в социальных сетях, которые вам не нужны.

Кроме того, вы можете использовать отдельную учетную запись электронной почты для рекламных писем, чтобы хранить важные электронные письма в своей основной учетной записи.

Нежелательные подписки — ваше нет. 1 враг, когда вы пытаетесь достичь Inbox Zero. Эти сообщения, от информационных бюллетеней до рекламных объявлений, могут легко переполнить ваш почтовый ящик и затруднить обнаружение важных сообщений.

Просматривая свой почтовый ящик в социальных сетях в поисках чего-нибудь для чтения, не проходите мимо неинтересных материалов. Вытащите их из почтового чистилища и навсегда удалите из своей жизни.

Понятно, что отказ от подписки на рассылку также может занять много времени, поэтому помните, что профилактика лучше любого лечения. Не подписывайтесь, если вы не уверены, что хотите, чтобы это было в вашем почтовом ящике.

Запланируйте более продолжительный период времени один раз в неделю, чтобы сделать более глубокую очистку почтового ящика, например создание и использование файлов и этикеток.

№ 4. Используйте группы или списки рассылки

Вы получили копию в беседе, о которой вам не нужно знать? Или вы попали в ветку электронной почты с ответами на все вопросы? Как и в случае с мобильными текстовыми сообщениями в групповых чатах, у вас есть возможность отключить эту ветку.

Для этого в Google и Outlook откройте любое сообщение в цепочке, щелкните три точки в верхней части экрана (над строкой темы). Выберите «Отключить звук» в раскрывающемся списке (в Gmail) или «Игнорировать» (если вы используете Outlook).

В зависимости от вашего образа жизни вы также можете быть завалены электронными письмами о событиях (и бесконечными групповыми ответами) для игр, рабочих встреч и общественных мероприятий. Используйте Календарь Google, чтобы отслеживать все свои мероприятия и удалять электронные письма с приглашениями на мероприятия, как только вы видите их в своем календаре.

№ 5. Используйте матрицу Эйзенхауэра

Многие профессионалы тратят так много энергии и времени, пытаясь решить, какую задачу решить в первую очередь. А когда у вас много дел, очень полезно расставить приоритеты в том, что делать (и в каком порядке).

Но когда ваш список дел кажется длиннее ковра Грэмми, как вы можете решить, какой задаче отдать приоритет? Помимо использования вашего обычного инструмента управления задачами, есть еще одна хитрость, которую вы можете вытащить из-под рукава.

Введите матрицу Эйзенхауэра. Система, позволяющая быстро понять, к каким задачам и решениям подходить в первую очередь. Это простой инструмент для принятия решений, который разбивает задачи на четыре поля и расставляет приоритеты, на каких задачах вы должны сосредоточиться в первую очередь, а какие следует делегировать или удалить.

Итак, когда вы сомневаетесь в различных электронных письмах, спросите себя:

• Это важно?
• Или это срочно?

Как ни странно, у людей есть склонность расставлять приоритеты в срочных задачах, но есть удивительная способность откладывать важные. Цель сортировки электронной почты — определить те электронные письма, которые, как вы знаете, являются срочными, а не те, у которых самые драматичные темы.

Матрица Эйзенхауэра повышает продуктивность, обучая вас правильно расставлять приоритеты. Этот метод поможет вам узнать, какие действия стоят вашего времени и усилий, а какие нет. А в мире, где мы все спешим, чтобы не отставать от графика, это бесценный навык.

Используя матрицу Эйзенхауэра, вы можете разделить свои электронные письма на четыре категории:

• Срочно и важно (сделать сейчас)
• Срочно и неважно (делегат)
• Несрочные и важные (отложить)
• Несрочные и неважные (удалить)

№ 6. Проверяйте почту первым делом с утра

Это не только важный совет по управлению электронной почтой, но и позволит повысить вашу продуктивность за счет устранения отвлекающих факторов. Поскольку электронные письма могут приходить в любое время дня, легко поддаться искушению проверить их, даже если вы чем-то заняты.

Проверка электронной почты сразу после пробуждения помогает мне подготовиться к новому дню. Я могу убедиться, что нет чрезвычайных ситуаций, с которыми мне нужно иметь дело, или планировать их на свой день, если они есть. Кроме того, я могу наверстать упущенное, какую работу проделали мои коллеги за ночь. Особенно полезно при работе в удаленной команде с коллегами по всему миру.

Обычно я не отвечаю на электронные письма первым делом с утра, но проверка почтового ящика помогает мне подготовиться к предстоящему дню.

Когда вы выполняете одну из ваших обычных проверок входящих сообщений, работайте только с теми электронными письмами, с которыми вы можете справиться быстро. Если на электронное письмо требуется быстрый ответ, откройте его и отвечайте на него по мере просмотра сообщений. Но если для ответа на входящее электронное письмо требуется больше времени, отложите его на некоторое время позже.

Хороший способ продолжить это — использовать функцию повтора, чтобы получать электронную почту в более удобное время (да, это вещь).

Также запланируйте время проверки электронной почты в течение дня

Если вам не нужно следить за важными электронными письмами или объявлениями, запланируйте несколько коротких периодов времени в течение дня, чтобы проверить свою электронную почту. Поэтому вместо того, чтобы читать каждое сообщение, как только вы его получите, каждый день выделяйте немного времени, чтобы отвечать на электронные письма и приводить себя в порядок.

Вы можете сделать это утром, когда начнете работать, чтобы облегчить это любопытство, как только вы проснетесь. Затем до и после обеда. И, наконец, в конце дня.

Секрет здесь в том, чтобы сопротивляться искушению. Итак, всякий раз, когда вы обнаружите, что посреди задачи хотите небрежно заглянуть в свой Gmail, скажите себе сопротивляться желанию до следующего временного интервала, посвященного этому.

Кроме этого, держитесь подальше от своего почтового ящика.

№ 7. Используйте автоответы, когда это необходимо

Имя автоответчика говорит само за себя. Это сообщения, которые автоматически рассылаются подписчикам в зависимости от установленного времени или определенной метки события. И правильное использование автоответчиков может стать мощной стратегией для маркетинговой кампании по электронной почте.

Итак, допустим, вам неудобно закрывать окно электронной почты, потому что вы беспокоитесь, что кто-то может связаться с вами со срочным запросом, и ваша задержка с ответом может повлиять на ваш бизнес.

Обходной путь? Настройте ООО (вне офиса) или автоответчик, который говорит что-то вроде:

"Всем привет,

Спасибо за ваше письмо.

Меня не будет в офисе с мм/дд по мм/дд, и у меня будет ограниченный доступ к моей электронной почте / не будет доступа к моей электронной почте.

Если это срочно, свяжитесь с [ИМЯ] по [ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЕ] или [ТЕЛЕФОН]. Я сделаю все возможное, чтобы быстро ответить на ваше письмо, когда я вернусь.

С наилучшими пожеланиями,

[ИМЯ]"

№8. Очистить корзину

Думайте о глубокой очистке папки «Входящие» как о весенней уборке вашей цифровой жизни. Цель здесь состоит в том, чтобы пересмотреть всю вашу стратегию реорганизации электронной почты и устранить любой беспорядок в папке «Входящие», который заставляет вас тратить время впустую.

И это также означает вашу электронную корзину (то, что большинство людей игнорирует). Электронные письма, которые вы получаете, не хранятся на вашем компьютере или телефоне, а сохраняются удаленно в облаке. Несмотря на то, что может показаться, что объем данных бесконечен, если вам не хватает места в Gmail, рекомендуется очистить папку «Корзина» вашей учетной записи.

Кроме того, не забывайте время от времени очищать архивные сообщения, чтобы освободить место для хранения. Вы можете архивировать сообщения вручную или, в качестве альтернативы, настроить автоматическую очистку папки «Входящие» для удаления сообщений старше 30 дней.

Но будьте осторожны и удаляйте только те сообщения, в которых вы на 100% уверены, что они вам больше не понадобятся. Если вы нажмете «Очистить корзину» или «Очистить корзину», вы не сможете восстановить никакие сообщения.

Ушел ушел. Прощай Amigo! Вы не только не сможете восстановить содержимое своей корзины, но у вас не будет никаких указаний на то, что там что-то было с самого начала.

Получите контроль над своей электронной почтой

Держите свой почтовый ящик под контролем. Какими бы ни были ваши приемы управления электронной почтой, просматривайте свои электронные письма каждый день, чтобы избежать переполнения почтового ящика.

Вот несколько быстрых советов, которые следует иметь в виду:

1. Просматривайте свою почту в определенное, заранее определенное время дня.

2. Применяйте принцип Парето: отдавайте приоритет 20% писем и откладывайте остальные.

3. Создайте папку «Ответить до XX дня».

4. Поймите, что вам не нужно отвечать на каждое письмо.

5. Будьте безжалостны и нажмите кнопку Удалить. Не привязывайтесь к нежелательной почте.

Выбирайте сообщения и задачи с самым высоким приоритетом, не отвлекайтесь и сразу же приступайте к делу. И как только вы приручите свой почтовый ящик, не забудьте поздравить себя.

Управление электронной почтой требует установления стратегических правил и поддержания дисциплины. Это может занять некоторое время — и это совершенно нормально. Изучение того, как справиться с этим, очень похоже на выработку новой привычки. Дайте ему время, и вы начнете находить процесс проще.

Помните, что не нужно беспокоиться о том, чтобы сделать все это за один раз. По правде говоря, организовать и переставить хаотичный почтовый ящик за одну ночь так же сложно, как справиться с переполненным. Адаптируйте несколько положительных привычек постепенно.

Выполните несколько периодических действий, таких как очистка корзины или массовое удаление отправленной почты, чтобы почувствовать прогресс.

Я надеюсь, что это краткое руководство поможет вам улучшить рабочий процесс электронной почты и повысить производительность.

И помните, если сомневаетесь, заархивируйте его.

Автор: Зои Девитто — стратег по контент-маркетингу таких брендов SaaS, как FollowUpBoss, Mention.com и других. На личном фронте Зои любит фо и любит путешествовать по миру в качестве цифрового кочевника.