Что такое репутация электронной почты домена? Шаги по проверке и улучшению

У вас плохая репутация электронной почты?

Это не дерзкий панк-гимн в исполнении Джоан Джетт: плохая репутация почтового домена — это плохая новость.

Хорошая новость: вы можете это исправить! В этой статье мы объясним, как проверить и улучшить репутацию вашего домена с помощью советов экспертов:

• Оливия Карден — менеджер по продукту в Cognism (ранее — руководитель группы технической поддержки и внедрения)
• Марианна Дюпюи — менеджер по внедрению в HiBob (ранее руководитель службы поддержки в Cognism )

Давайте займемся этим

Что такое репутация домена?

Репутация домена — это общее «здоровье» вашего фирменного домена, основанное на таких факторах, как вовлеченность, жалобы на спам, ловушки и отказы.

Также известный как репутация отправителя, это критический фактор, который используют ESP (поставщики услуг электронной почты), чтобы определить, должно ли электронное письмо быть доставлено в почтовый ящик получателя или помечено как спам. Это мера надежности и надежности отправляющего домена.

Или, как выразилась Оливия:

«Это показатель вашей практики отправки электронной почты и того, насколько точно вы следуете стандартам, установленным различными поставщиками серверов/почтовых ящиков, такими как Gmail, Yahoo, Hotmail, Outlook и т. д.».

Как работает репутация домена электронной почты?

Репутация электронной почты вашего домена зависит от десяти факторов:

Фактор первый: первые пять дней

Как и ваша собственная репутация, для создания требуется время, поэтому все новые почтовые домены сразу считаются подозрительными в течение первых пяти дней.

Фактор второй: веб-классификация

Ваш домен электронной почты получает классификацию в сети, которая может включать в себя что угодно: образование, бизнес, финансы или знакомства и многое другое.

Понимание репутации вашего домена жизненно важно для успешного электронного маркетинга. Ваш поставщик услуг электронной почты внимательно следит за тем, как вы используете свой домен , оценивая его по шкале от 0 до 100.

Чтобы обеспечить доверие, они проверят оценку репутации вашего домена и просканируют ваши сообщения. Чем выше ваш рейтинг (который можно повысить за счет использования безопасного и надежного «голого» сервера ), тем меньше вероятность того, что ваше электронное письмо будет отклонено или помечено как спам-домен.

Марианна сказала:

«Лучшие почтовые серверы (Gmail, Outlook, Zoho) используют детекторы спама, чтобы защитить отправителей и получателей от фишинга и вредоносного поведения».

«Поэтому, как отправитель, вы должны сделать все возможное, чтобы избежать этого и убедиться, что ваш контент не будет помечен неправильно».

Более высокий балл указывает на авторитет репутации, который может существенно повлиять на доставляемость и вовлеченность вашей электронной почты. Поддержание высокой оценки репутации домена — ваш ключ к размещению в почтовом ящике.

Когда ваш рейтинг высок, ваши электронные письма с меньшей вероятностью будут отклонены или отправлены в ужасный спам-домен, что гарантирует, что они достигнут целевой аудитории.

Важно отметить:

Репутация домена электронной почты не статична; он многогранен и адаптирован к уникальным процессам оценки каждого получателя электронной почты, что способствует общей репутации электронной почты.

Фактор третий: отчеты о спаме

Они указывают частоту, с которой ваши электронные письма помечаются как спам. Вы можете свести к минимуму сообщения о спаме, отправляя релевантный ценный контент целевой аудитории.

Фактор четвертый: скорость чтения

Чаще читаемые электронные письма положительно влияют на репутацию вашего почтового домена. Напишите привлекательный контент и убедительные темы , чтобы улучшить результаты здесь.

Фактор пятый: удаление электронной почты

Высокий процент удаленных электронных писем, которые получатели не читают, может негативно повлиять на репутацию вашего почтового домена. Сосредоточьтесь на создании убедительных кампаний по электронной почте , которые поощряют открытие и чтение.

Фактор шестой: показатели открытий и кликабельности.

Высокий уровень открытия и кликабельности демонстрирует вовлеченность и положительно влияет на репутацию вашего домена. Персонализируйте свои электронные письма и используйте четкие призывы к действию, чтобы улучшить эти показатели.

Фактор седьмой: уровень ответов

Электронные письма, которые вызывают ответы и взаимодействие, повышают репутацию вашего домена. Взаимодействуйте со своей аудиторией с помощью хорошо продуманного контента и открытых каналов связи, чтобы увеличить процент откликов.

Фактор восьмой: пересылка

Когда получатели пересылают ваши электронные письма другим, это сигнализирует о доверии и актуальности. Чтобы увеличить количество пересылок, убедитесь, что ваши электронные письма содержат ценный контент, которым можно поделиться.

Фактор девятый: пометка «не спам»

Письма, помеченные как «Не спам», укрепляют доверие и надежность, улучшая здоровье вашего почтового домена.

Фактор десятый: сильные отскоки

Высокие показатели жестких отказов могут нанести вред репутации вашего домена. Постоянно обновляйте свой список адресов электронной почты, чтобы свести к минимуму серьезные отказы.

Обобщить:

Вы должны сосредоточиться на обеспечении ценности для своих подписчиков и постоянно совершенствовать свои стратегии электронной почты на основе данных об эффективности. Если вы все сделаете правильно, остальное приложится, а реализация остальных пунктов, о которых мы упомянули, не потребует практически никаких усилий.

Что произойдет, если у вас плохая репутация электронной почты?

Если у вас плохая репутация почтового домена, ваши письма попадут прямо в спам.

77% большинства проблем с доставкой электронной почты возникают из-за плохой репутации домена.

Последствия включают в себя:

1. Проблемы с доставкой электронной почты

Самым непосредственным и значительным последствием плохой репутации электронной почты является снижение доставляемости электронной почты.

Поставщики услуг электронной почты (ESP) с большей вероятностью перенаправят ваши электронные письма в папки со спамом получателей или, в некоторых случаях, вообще отклонят их, если они подозревают, что у вашего домена плохая репутация.

Оливия объяснила:

«Плохой домен со временем начнет попадать в соответствующие спам-фильтры, и электронные письма больше не будут попадать в почтовый ящик получателя. Вы можете обнаружить, что попадаете в один спам-фильтр, а не в другой, поскольку провайдеры почтовых ящиков фильтруют их по-разному, используя уникальные алгоритмы».

2. Снижение открываемости

Когда электронные письма попадают в папки со спамом получателей, вероятность их открытия снижается. Это приводит к снижению открываемости ваших маркетинговых кампаний по электронной почте , что снижает их эффективность.

3. Снижение рейтинга кликов

Даже если некоторые получатели найдут ваши электронные письма в своих папках со спамом и откроют их, они с меньшей вероятностью нажмут на ссылки в электронном письме.

Просто подумайте: считаете ли вы электронное письмо, помеченное как «спам», надежным?

4. Увеличение количества отписок

Получатели могут разочароваться в получении нежелательных или нерелевантных писем и отказаться от подписки на ваш список. В результате вы быстро увидите, что ваш список адресов электронной почты уменьшается, как шерстяной свитер при стирке.

5. Ущерб репутации бренда

Плохая репутация почтового домена может негативно повлиять на ваш бренд. Подписчики могут воспринимать вашу организацию как ненадежную, что повлияет на общую репутацию вашего бренда .

6. Упущенная выгода

В конечном счете, плохая репутация домена электронной почты может привести к упущенным возможностям продаж и потере дохода, особенно для компаний, которые полагаются на электронный маркетинг для привлечения клиентов и конверсий продаж.

Постоянные проблемы с репутацией электронной почты могут привести к тому, что организации, занимающиеся мониторингом спама, и интернет-провайдеры занесут ваш отправляющий IP-адрес и домен в черный список. Это может привести к тому, что ваши электронные письма будут заблокированы для многих получателей.

Марианна сказала:

«Важно следить за этим и исследовать черный список, чтобы увидеть, не нанесет ли он вред. Вы можете проверить свой домен и IP-адрес с помощью таких веб-сайтов, как MXToolbox».

Восстановление положительной репутации домена электронной почты может оказаться медленным и сложным процессом. Вы должны выявить и устранить коренные причины проблем с вашей репутацией, после чего следует период последовательной и позитивной практики электронной почты для восстановления доверия.

Как вы проверяете репутацию своего домена?

Выполните следующие шесть шагов, чтобы проверить репутацию электронной почты домена:

1. Используйте инструменты доставляемости электронной почты

Узнать рейтинг вашего домена невероятно сложно, поскольку алгоритмы, используемые для его определения, являются совершенно секретными. Это не позволяет мошенникам и другим гнусным отправителям использовать эти данные в своих целях.

Тем не менее, есть несколько инструментов, с помощью которых вы можете попробовать оценить репутацию вашего домена, но имейте в виду: если вы не можете найти слишком много информации о своем домене, это, скорее всего, хорошая новость для вашего рейтинга!

Вот четыре инструмента, которые помогут вам проверить репутацию электронной почты:

1. SenderScore — если вам нужен подробный отчет, вам необходимо зарегистрироваться, но вы можете увидеть рейтинг своего домена без учетной записи.
2. Talos Intelligence — сервис Cisco, этот инструмент может сказать вам, хороший ли у вас рейтинг, нейтральный или плохой, а также положительный или неблагоприятный у вас рейтинг.
3. BarracudaCentral — регулярно обновляемый, это очень простой инструмент, который сообщает вам, внесены ли вы в черный список или нет, а также в какую категорию в настоящее время попадает ваш домен.
4. Инструменты Google Postmaster — используются для проверки доменов Google, предоставляя вам подробный обзор всего: от уровня спама, репутации домена и IP-адреса до ошибок доставки и уровней авторитета репутации.

2. Петли обратной связи с интернет-провайдерами

Подпишитесь на каналы обратной связи (FBL), предоставляемые основными поставщиками услуг электронной почты (например, Gmail, Yahoo, Microsoft). FBL позволяют вам получать уведомления, когда получатели отмечают ваши электронные письма как спам.

Они дают представление о том, как воспринимаются ваши электронные письма, и помогают вам предпринять корректирующие действия.

3. Используйте онлайн-проверку репутации домена.

Несколько онлайн-инструментов и сервисов могут оценить вашу репутацию электронной почты. К ним могут относиться такие службы, как Senderbase, Talos Intelligence и инструменты поиска DNSBL (черные списки системы доменных имен).

4. Черные списки защиты от спама

Проверьте, не указан ли ваш домен в каких-либо черных списках электронной почты, таких как Spamhaus или SURBL.

Попадание в эти черные списки может негативно повлиять на репутацию вашего почтового домена.

6. Контролируйте показатели своей электронной почты

Регулярно проверяйте показатели электронного маркетинга , такие как процент открытий, рейтинг кликов, процент отказов и процент отписок. Внезапные изменения этих показателей могут указывать на проблемы с репутацией.

Как улучшить репутацию своего домена?

Репутацию вашего домена может быть сложно восстановить. Во-первых, поймите основные причины, которые мешают вашему домену добиться более высокой репутации:

Оливия сказала:

«Если домен попадает в спам, улучшение репутации требует времени и терпения. Этот процесс может быть проще в зависимости от поставщика услуг, который вы используете, а также от спам-фильтров, в которые вы попадаете».

Далее следуйте этим тринадцати рекомендациям, чтобы активно управлять и поддерживать положительную репутацию электронной почты:

1. Привлекайте проверенные источники для восстановления доверия

Восстановление доверия часто является первым шагом. Начните с отправки нескольких электронных писем проверенным источникам и попросите их пометить ваши электронные письма как «Не спам» или ответить на ваши сообщения.

Это действие сигнализирует поставщикам услуг электронной почты (ESP), что ваши электронные письма желательны.

2. Пополните свои списки

Чтобы поддерживать чистую репутацию, регулярно просматривайте свои списки адресов электронной почты . Удалите всех, кто отписался или тех, кто больше не читает ваши электронные письма. Особое внимание уделите мягким и жестким отскокам.

Очистка списка улучшит репутацию вашего почтового домена и обеспечит соответствие законодательным требованиям.

Вы можете легко очистить списки адресов электронной почты с помощью инструментов пополнения потенциальных клиентов. Они предназначены для сокращения времени поиска за счет очистки существующих списков, интегрированных с вашей CRM. Cognism — один из таких инструментов: Tharsus использовал его для обогащения своих баз данных, что привело к увеличению количества открываний на 2–6–60 %.

3. Подтвердите свой домен

Вы должны убедиться, что правильно настроили аутентификацию домена. SPF (Sender Policy Framework) — это основа проверки вашей личности.

Кроме того, настройте DKIM (почта, идентифицированная с помощью DomainKeys) и DMARC (аутентификация сообщений, отчетность и соответствие на основе домена) для дальнейшей проверки легитимности вашего домена.

4. Постепенно увеличивайте громкость

Отправляя электронные письма, начните с малого и постепенно увеличивайте объем.

Этот подход особенно важен для новых доменов, поскольку ESP поначалу могут относиться к ним со скептицизмом. Медленный и устойчивый рост помогает создать положительную репутацию домена.

5. Нацеливайтесь на заинтересованных покупателей

Массовые холодные рассылки по электронной почте , которые не соответствуют вашему TAM, неэффективны для продаж B2B и могут стать билетом в один конец к тому, чтобы ваш домен электронной почты был помечен как спам.

Вместо того, чтобы рассылать спам получателям, сегментируйте свою аудиторию и сосредоточьтесь на тех, кто действительно соответствует вашему целевому рынку.

6. Выбирайте выделенные IP-адреса (если это возможно)

Для отправителей больших объемов выделенный IP-адрес может изменить правила игры. Это предотвращает влияние на вашу репутацию действий других.

Однако, если вы отправляете менее 10 000 электронных писем в день, общий IP-адрес может оказаться экономически эффективным. Убедитесь, что ваш поставщик услуг электронной почты поддерживает репутацию общего пула IP-адресов.

7. Создавайте качественный контент и соблюдайте правила.

Избегайте контента электронной почты, который кричит «спам». Используйте правильное написание заглавных букв, воздержитесь от чрезмерных восклицательных знаков и избегайте триггерных слов, таких как «бесплатно», «выигрыш» и «наличные».

В ваших электронных письмах всегда должна быть опция отказа; это гарантирует соответствие мировым нормам.

8. Используйте петли обратной связи

Если ваши электронные письма не доходят до почтовых ящиков, используйте механизмы обратной связи , предоставляемые ESP. Этот ценный инструмент позволяет быстро выявлять проблемы с доставкой, устранять их и защищать репутацию электронной почты.

9. Обеспечьте единообразие шаблонов отправки

Очень важно поддерживать предсказуемый график отправки электронной почты. Неустойчивые шаблоны отправки электронной почты могут вызвать подозрения у ESP.

Чтобы создать положительную репутацию электронной почты, убедитесь, что частота отправки соответствует ожиданиям подписчиков.

10. Темы тестирования

Создавайте информативные и привлекательные темы. Темы A/B-тестирования помогут определить, какие из них лучше всего резонируют с вашей аудиторией.

Избегайте тем, которые могут активировать спам-фильтры и помешать авторитету вашей электронной почты.

11. Бдительность с черными списками электронной почты

Отслеживайте черные списки электронной почты, чтобы убедиться, что ваш домен остается вне списка. Нахождение в черном списке может существенно повлиять на доставляемость вашей электронной почты.

Если вы обнаружите, что ваш домен указан в списке, незамедлительно решите проблему и запросите удаление.

12. Мобильная оптимизация для лучшей доставки электронной почты

Учитывая распространение мобильных устройств, убедитесь, что ваши электронные письма удобны для мобильных устройств. ESP учитывают скорость реагирования мобильных устройств при оценке размещения электронной почты, что является важнейшим аспектом поддержания положительной репутации почтового домена.

13. Сократите использование сокращений URL-адресов

Будьте осторожны при использовании сокращений URL-адресов в своих электронных письмах. Некоторые сокращатели URL-адресов связаны со спамерами, что может пагубно повлиять на результаты проверки репутации вашего почтового домена.

Если это возможно, выбирайте полные описательные ссылки.

Как данные могут помочь вам избежать плохой репутации электронной почты

Данные могут сыграть жизненно важную роль, помогая вам избежать и исправить плохую репутацию электронной почты.

Когда вы пользуетесь услугами поставщика данных, серьезно относящегося к качеству и соблюдению требований, вы значительно снизите показатели отказов, будете обращаться только к тем, кто хочет, чтобы к вам обратились, и легко обновлять свои базы данных для обеспечения точности.

Например, Пландек использовал когнизм, чтобы:

• Улучшите качество и обогащение данных на 85 %.
• Обеспечьте стабильную доставляемость электронной почты на уровне 95 %.

Они сказали:

«Другое программное обеспечение, которое мы опробовали, на первый взгляд все выглядело великолепно, но я искал сотрудников своей компании, а меня, например, было трое, и детали также были неверными. Так что мы сразу увидели разницу».

«Нам предлагалось много дополнений, но единственное, что нам было нужно, — это достоверные данные. Вы можете добавить очень много вещей, но если данные не актуальны и не высокого качества, это сводит на нет всю цель».

Они могут уверенно вести поиск, зная, что неверные данные не окажут негативного влияния на состояние их почтового домена.

Еще один способ, которым данные B2B могут повлиять на ваш авторитет электронной почты, — это персонализация и сегментирование списков адресов электронной почты на основе различных критериев, таких как демографические данные, местоположение, история покупок или уровни взаимодействия.

Это позволяет вам отправлять целевой и релевантный контент определенным группам, снижая вероятность того, что получатели отметит ваши электронные письма как спам.

Более того, включив данные B2B, такие как имя и должность потенциального клиента, вы можете сделать их более персонализированными. Персонализированные электронные письма имеют более высокий уровень вовлеченности, и получатели с меньшей вероятностью пометят их как спам.

Всегда убедитесь, что у вас есть явное согласие на отправку электронных писем вашим получателям. Существует несколько законов о борьбе со спамом, таких как Закон о CAN-SPAM и GDPR, которые дают потенциальным покупателям уверенность, что они не будут засыпаны спам-сообщениями.

SmartFrame был впечатлен объемом доступных данных Cognism, соответствующих требованиям. Они сказали:

«Очень полезно, что мы можем получить доступ к этим данным, не нарушая принципов GDPR».

«Показатель доставляемости составляет 93%, и это именно то, что обещал Cognism. Наши показатели открываемости HTML составляют 25–30 %, что превышает отраслевой стандарт».

«До Cognism наши показатели открытия текстовых электронных писем колебались в пределах 15–20%. С момента использования Cogniism наша открываемость составляет 40-50%, а в некоторых случаях и 70%».

«Уровень вовлеченности очень хороший»

Маркетинговые данные могут помочь вам вести учет подписок и предпочтений, демонстрируя вашу приверженность уважению их выбора и снижая вероятность того, что ваши электронные письма попадут в нежелательную почту.

Используя данные для поддержания чистого, заинтересованного и целенаправленного списка адресов электронной почты, а также следуя передовым практикам, вы можете избежать плохой репутации электронной почты и повысить эффективность своих маркетинговых усилий по электронной почте.

Помните, что положительная репутация электронной почты — это постоянная работа, требующая постоянного мониторинга и адаптации на основе информации, предоставляемой данными.

Избегайте плохой репутации электронной почты с помощью Cogniism

Если вы беспокоитесь о том, чтобы погрузиться в глубины электронного маркетинга, почему бы не обратиться за помощью к экспертам и избежать ущерба репутации электронной почты, пока вы этим занимаетесь?

Руководство по электронному маркетингу «Все, кроме базового» содержит все, что вам нужно знать о создании и отправке электронных писем, которые конвертируются и не попадают в спам.

Продолжайте, прочитайте и начните обращаться к заинтересованным людям в нужное время.