Отпуск сотрудников: политика, правила и последствия (с практическими решениями)

Ни один бизнес не застрахован от возможности ухода сотрудника в отпуск, как правило, на длительный период. Отпуск в некотором смысле гораздо более проблематичен, чем увольнение, поскольку компании не могут нанять замену для этих сотрудников.

Крайне важно, чтобы компании соблюдали политику отпусков с осторожностью и в соответствии с существующими законами. Несовершенная или неопределенная политика в отношении отпусков может привести к неэффективности работы, увеличению текучести кадров, раздутию или нехватке персонала.

Есть много вещей, которые компании могут сделать, чтобы эффективно планировать и управлять отсутствием сотрудников. Данная статья призвана рассказать обо всех основных причинах увольнения сотрудников. Наконец, мы также сообщим вам, как вы должны составить свою политику в отношении отпуска, чтобы процедура прошла гладко и чтобы уменьшить ее влияние на деловые операции.

Прежде чем мы перейдем к постановке проблемы и решения, давайте больше разберемся в неопределенном отпуске сотрудника и в том, чем он отличается от других типов отпусков.

Что такое Отпуск?

Отпуск — это разрешенный перерыв в работе относительно более длительного периода, который сотрудники берут из-за каких-то чрезвычайных обстоятельств. В отличие от других видов отсутствия сотрудников, таких как отпуск, отгулы или больничные, это, как правило, беспрецедентно и в основном неоплачиваемое или частично оплачиваемое. Однако в некоторых случаях отпуск известен заранее и может быть оплачен в зависимости от обстоятельств и характера работы, например, в творческом отпуске.

Кроме того, отпуск может быть как добровольным, так и вынужденным. Добровольные отпуска обычно берутся по личным причинам, например, чтобы позаботиться о родителях или взять давно запланированный творческий отпуск. Вынужденные отпуска — это те, которые назначаются работодателями, как правило, в результате непредвиденных обстоятельств, таких как текущее расследование или дисциплинарное взыскание.

Как работает отпуск?

Процесс отпуска по отсутствию немного отличается от других отпусков, таких как PTO, поскольку они в основном требуют ручной проверки. Каждая организация имеет свою политику и процессы для регулирования отпусков сотрудников.

• Запрос на нерабочее время: первый шаг, как правило, заключается в том, чтобы работник запросил отпуск у своего работодателя. Обычно это делается по почте или через систему управления отпусками (LMS), в зависимости от политики компании. Запрос должен включать даты и причину предлагаемого запроса на отпуск.
• Утверждение менеджера/HR: после получения запроса работодатель обычно одобряет или отказывает в отпуске в зависимости от обстоятельств, политики, истории сотрудника. Они также могут рассмотреть вопрос о том, достаточно ли у них персонала для выполнения обязанностей отсутствующих сотрудников или нет.
• При утверждении: в случае одобрения работодатель будет работать с сотрудником, чтобы определить, как лучше всего выполнять свои обязанности во время его отсутствия. Это может включать в себя переназначение задач другим сотрудникам, наем временного работника или просто управление без кого-либо в этой роли, пока сотрудник не вернется.
• Об отказе: в случае отказа работодатель обычно объясняет причину своего решения и предлагает альтернативы, если это возможно. Например, они могут предложить сотруднику взять работу из дома или перенести выходные. Это гарантирует, что у них все еще будет свободное от работы время, не слишком нарушая бизнес-операции.
• Оплата во время отпуска: выплата работнику зарплаты во время отпуска, как правило, полностью зависит от политики компании. Работодатели также могут учитывать другие обстоятельства, биографию работника, назначение, важность и влияние работника.
• Коммуникация: как только все будет завершено, важно сообщить об этих планах всем вовлеченным сторонам. К ним относятся менеджеры, коллеги и клиенты, на которых может повлиять изменение штатного расписания. Это гарантирует, что каждый член команды знает о предстоящих ограничениях и может принять упреждающий подход, чтобы свести к минимуму сбои.

Виды отпуска

Существует несколько различных типов отпусков, каждый из которых имеет разные причины и последствия. Вот краткий обзор наиболее распространенных видов отпусков:

• Медицинские осложнения: Хотя большинство компаний предлагают больничные каждому сотруднику, организации не учитывают серьезные заболевания, хронические заболевания и долгосрочные осложнения. Сотрудник может быть не в состоянии работать или принять решение о более длительном отпуске либо по состоянию здоровья, либо для ухода за кем-то из членов семьи.
• Творческий отпуск: творческий отпуск обычно используется для личных или профессиональных возможностей развития, таких как программы обучения за границей, исследовательские проекты или стажировки. Творческий отпуск, как правило, частично оплачивается, но может быть оплачиваемым или бесплатным, в зависимости от политики компании, опыта работы и соглашения.
• Отпуск по беременности и родам: Отпуск по беременности и родам является обязательным для каждой организации и может длиться от 6 до 16 недель с сохранением заработной платы. Большинство компаний также предлагают ту или иную форму оплачиваемого отпуска по уходу за ребенком, чтобы сотрудники-мужчины могли общаться со своими детьми.
• Отпуск в связи с утратой: в случае смерти члена семьи многие работодатели предлагают отпуск в связи с утратой, чтобы у сотрудников было время скорбеть и планировать.
• Отпуск по состоянию психического здоровья: Иногда сотрудникам нужно некоторое время от работы, чтобы сохранить психическое здоровье и хорошее самочувствие. Этот тип отпуска может быть добровольным и недобровольным и может быть вызван различными причинами, такими как тревога, депрессия, выгорание или травма.

В зависимости от страны или штата, в котором работает ваша организация, может быть много других причин для отпуска, таких как исполнение обязанностей присяжного, военная служба или общественные работы.

Влияние отпусков на бизнес

Беспрецедентные увольнения могут оказать как отрицательное, так и положительное влияние на ваш бизнес. Вот некоторые из основных последствий отпуска по работе:

• Операционные: в зависимости от типа и продолжительности отпуска предприятиям, возможно, придется скорректировать свою деятельность, чтобы приспособить сотрудника. Это может включать наем временной замены, переназначение задач другим сотрудникам или внесение изменений в процессы или графики.
• Финансы: если сотрудник получает оплату во время своего отпуска, это может создать нагрузку на бюджет компании. В качестве альтернативы, если работнику не платят во время отпуска, он может задержать оплату счетов или быть не в состоянии выполнить свое личное финансовое обязательство.
• Репутация: в некоторых случаях отпуска могут также повлиять на репутацию бизнеса. Например, если сотрудник берет творческий отпуск для личного развития, это может положительно отразиться на бизнесе и улучшить его репутацию.

Как создать политику запроса на отпуск для сотрудников?

Политика запросов на отпуск будет варьироваться от бизнеса к бизнесу в зависимости от потребностей и ресурсов организации. Вот некоторые ключевые элементы, которые необходимо учитывать при разработке политики запроса на отпуск, например:

• Назначение и тип листьев

Цель политики запроса на отпуск должна быть четко сформулирована, чтобы сотрудники знали, что распространяется на политику и почему она существует. Он должен охватывать как предвиденные, так и непредвиденные обстоятельства, которые могут произойти в жизни работника.

Как правило, большинство компаний разрешают отпуск в связи с медицинскими осложнениями, тяжелой утратой, творческим отпуском и материнством/отцовством.

• право

Критерии права на получение отпуска должны быть изложены в политике, чтобы сотрудники знали, кто может и не может воспользоваться преимуществом. Это может включать в себя стаж работы, должность и производительность. Тем не менее, большинство компаний разрешают управленческому персоналу брать творческий отпуск после 5 лет работы.

• Процедура

Процедура запроса отпуска должна быть четко изложена, чтобы сотрудники знали, как это сделать. Это может включать отправку формы или отправку по электронной почте HR с соответствующей информацией. Также важно отметить сроки, в которые сотрудники должны подавать свои заявления в зависимости от характера отпуска.

Заявление на отпуск по беременности и родам/отцовству, как правило, необходимо подавать за 1-2 месяца, в то время как другие непредвиденные обстоятельства обычно подаются в тот же день. Точно так же о творческом отпуске необходимо сообщить как можно раньше, как правило, за 3-6 месяцев до отпуска.

• Продолжительность

Срок, на который предоставляется отпуск, также должен быть оговорен в полисе. Это важно для того, чтобы сотрудники знали, как долго они могут отсутствовать на работе, и соответственно планировали это.

Как правило, отпуск по болезни может быть предоставлен только на период от 6 до 12 недель. Другие отпуска, такие как отпуск по беременности и родам/отцовству, могут длиться от 9 до 18 недель, в то время как творческий отпуск может быть предоставлен на срок до 1 года.

• Компенсация

В политике также должно быть указано, будут ли оплачиваться работники во время отпуска. Также могут быть условные и частично оплачиваемые отпуска в зависимости от соглашения с работником.

Большинство компаний платят работникам во время отпуска по беременности и родам/отцовству, но некоторые могут предлагать частичную компенсацию. Компании могут даже подписывать обязательства перед сотрудниками, прежде чем соглашаться на оплачиваемый творческий отпуск, чтобы убедиться, что сотрудник работает в течение определенного периода времени даже после завершения учебы.

• Методические рекомендации

В политику также следует включить руководящие принципы в отношении отпусков. Это может охватывать такие вещи, как необходимость поддерживать связь с компанией во время отпуска. Или разрешено ли им работать в других организациях во время их отпуска, и обязаны ли они возмещать любые деньги, полученные от компании во время их отпуска.

Включите эти ключевые элементы в свою политику подачи запросов на отпуск, чтобы работодатели и сотрудники знали свои права и обязанности, когда дело доходит до отпуска.

Способы минимизировать влияние отпуска на бизнес-операции

Абсентеизм может привести к хаосу в устоявшемся порядке ведения бизнеса. Длительный отпуск может существенно повлиять на деятельность компании, особенно в малом бизнесе и на руководящих должностях. Каждая организация должна иметь план на случай непредвиденных обстоятельств, чтобы покрыть отпуск работника.

Есть несколько ключевых способов, с помощью которых предприятия могут свести к минимуму влияние отпуска на свою деятельность.

• Планирование заранее

Если вы знаете, что сотрудник уходит в отпуск, постарайтесь спланировать его заранее, чтобы кто-то другой выполнял его обязанности, пока он отсутствует. Это может включать в себя обучение другого сотрудника выполнению этой работы, найм временной замены или изменение графика работы, чтобы другие сотрудники могли компенсировать провисание.

• Компенсация в обмен на руководство

Еще один способ свести к минимуму влияние отпуска — убедиться, что сотрудники получают адекватную компенсацию и могут быть на связи в свободное от работы время. Это может включать выплату им полной или частичной зарплаты в обмен на управление и руководство подчиненными во время их отсутствия.

• Создайте многофункциональную команду

Организации должны создавать команды, каждый член которых может выполнять несколько ролей. Другие члены бригады должны иметь возможность замещать отсутствующих сотрудников.

Например, если у вас есть отдел продаж, в нем должен быть кто-то, кто может управлять запросами на обслуживание клиентов, если представитель клиента недоступен.

Как может помочь программное обеспечение для управления отпуском?

Отпуска влияют на деятельность компаний во всех отраслях. Важно принять активный подход к управлению ими. Один из способов организовать отпуск в организованном порядке — использовать программное обеспечение.

Программное обеспечение для управления отпусками сотрудников (ELMS) позволяет устанавливать политики, рассылать напоминания, отслеживать посещаемость и с легкостью управлять процессом отпуска. ELMS может помочь вам избежать проблем с невыходами на работу, отслеживая отсутствие, гарантируя получение сотрудниками отпускных пособий и предоставляя возможность отправлять уведомления руководству об отсутствии сотрудника.

Вывод

Отпуск не редкость, через это проходит каждая организация. Предприятия должны иметь эффективную и разумную политику отпусков, чтобы управлять отсутствием сотрудников и обеспечивать минимальное влияние на бизнес-операции. Сотрудники должны принять упреждающий подход, чтобы противостоять этим неопределенным отпускам и подготовить планы на случай непредвиденных обстоятельств.

Часто задаваемые вопросы

Связанные категории: Система управления заработной платой сотрудников | Инструменты управления человеческими ресурсами | Система управления посещаемостью сотрудников | Программное обеспечение для отслеживания кандидатов