Кто контролирует ваше первое впечатление о бизнесе?

Последнее обновление: 2 марта 2021 г.

В любой компании, где клиенты могут звонить или звонить, есть шанс произвести на них первое впечатление о бизнесе. Это впечатление отражает характеристики вашего бизнеса в будущем. Будь то поддержка клиентов, холодные звонки или первый звонок, голос и отношение, которые приветствуют клиента, влияют на него. Это либо создаст позитивные отношения, либо нанесет ущерб репутации компании до того, как отношения начнут строиться. Стартапы должны знать об этом на раннем этапе и убедиться, что первое впечатление о бизнесе будет создано обученным и опытным администратором.

Что входит в должностные обязанности ресепшн?

Большинство людей считают, что единственная обязанность администратора — отвечать на звонки. Описание работы администратора или сотрудника стойки регистрации может сильно различаться в зависимости от бизнеса. Ответы на телефонные звонки обычно составляют небольшой процент от огромного списка ежедневных задач, которыми занимаются эти важные сотрудники. Некоторые примеры лишь некоторых из обязанностей регистратора включают в себя:

Вы догадались, отвечая на звонки

• Исходящие звонки
• Заказ канцелярских товаров и управление ими
• Управление событиями
• Управление гигиеной офиса
• Ежедневный мониторинг переклички сотрудников
• Ежедневное отслеживание сотрудников
• Общее обучение сотрудников
• Планирование встреч с клиентами
• … слишком много, чтобы перечислить все!

Для должности администратора обычно нелегко найти свободное время или иногда даже время перерыва, если только нет большого штата секретарей, которые могут работать, когда один из них недоступен. Тем не менее, для тех предприятий, где единственный секретарь работает на передней станции и телефонах, может быть трудно заменить многие обязанности, которые они выполняют, когда они отсутствуют. Хотя может показаться, что производство, команда — это то, что держит мяч в движении, этот мяч никогда не набирает обороты и не сохраняет импульс, не начав с сотрудника на стойке регистрации. Нажмите, чтобы твитнуть

Этикет администратора

Как было сказано в начале этой статьи, администраторы — это первое впечатление в бизнесе. Из-за этого сотруднику стойки регистрации нужно нечто большее, чем просто «действительно приятная» характеристика. Администратор также должен быть самым осведомленным человеком, с которым можно поговорить о внутренней работе бизнеса и его ценностях. Они также должны быть обучены этикету по телефону, электронной почте и личному общению при общении с потенциальными клиентами и другими людьми.

Это включает в себя понимание того, как «правильно» приветствовать клиентов по телефону или как начинать и заканчивать сообщение электронной почты, в зависимости от стандартов компании. И, самое главное, как представлять бизнес при встрече с клиентами и лидами в физической или виртуальной обстановке. Сотрудник на стойке регистрации является образцом для подражания в компании. Потому что те ценности, которые они демонстрируют клиентам, обычно соответствуют тому, что они могут ожидать от остальной команды.

Вот почему крайне важно, чтобы секретари прошли ценное обучение по всем аспектам бизнеса. Поскольку они будут отвечать на большинство вопросов до того, как клиенты либо получат услуги, либо назначат встречи, они должны понимать всю информацию о бизнесе, иначе те же самые клиенты никогда не перейдут к следующему шагу. Наличие неподготовленных сотрудников, отвечающих на телефонные звонки или контактных лиц, представляет собой серьезный риск. Часто это может привести к потере клиента или потенциального клиента. Это все из-за отсутствия информации или искажения информации о компании. Обученный, опытный регистратор обычно показывает потенциальному клиенту, чего он может ожидать от бизнеса, с первого впечатления.

Цифровой маркетинг очень похож на первое впечатление. Каждая реклама или фрагмент контента — это возможность произвести на кого-то впечатление. Если вам нужна помощь с этими цифровыми первыми впечатлениями, вам следует рассмотреть возможность использования наших услуг White Label.

Как произвести хорошее первое впечатление в бизнесе

Конечно, не существует стандартной практики создания хорошего первого впечатления в бизнесе. Каждая компания отличается. То, что один бизнес может принять как лучший способ произвести положительное впечатление, не всегда может сработать для другой компании. Тем не менее, есть несколько советов о том, что вы можете сделать, чтобы произвести хорошее первое впечатление о бизнесе. Хотя некоторые из них могут показаться очевидными, многие администраторы совершенно не учитывают некоторые из этих предложений и рискуют из-за этого нанести ущерб репутации своей компании. Итак, вот несколько очевидных и, возможно, не очень очевидных советов для получения хорошего первого впечатления:

• Делитесь только той информацией, которую понимаете
  Клиенты обращаются к вам за ответами, а не за предположениями. Трата времени потенциального клиента — верный способ удержать его от возвращения. Прежде чем отвечать на вопросы, убедитесь, что знаете как можно больше о своем бизнесе. И если вы не знаете ответа, не останавливайтесь на этом. Убедитесь, что клиент, хотя вы и не знаете ответа, знаете, где его найти, и предложите ответ как можно скорее.
• Улыбайтесь громко
  Даже во время телефонного звонка люди обычно могут определить ваше отношение по тону и структуре ваших ответов. Старайтесь говорить с улыбкой, независимо от того, как вы себя чувствуете внутри, а звонок обычно принимают с улыбкой. Никогда не позволяйте кому-то по телефону услышать о вашем стрессе или разочаровании, потому что, когда они не могут видеть ваше лицо, они будут визуализировать саму компанию как голос на другом конце линии, что переводится как «Компания, выходящая из стресса» или «Разочарованная компания». Компания". Помните, что секретарша является представителем компании при первом звонке. Ваши характеристики станут «отношением» компании, поэтому убедитесь, что оно хорошее.
• Одевайтесь соответствующим образом
  Если владелец бизнеса еще не сказал вам об этом, вы все равно должны знать, что то, как ваше отношение представляет ваш бизнес, соответствует вашему внешнему виду. Большинство и не предполагали бы, что человек с дырявой обувью, пятнами на одежде и нечесаными волосами будет жить в особняке (хотя иногда это может быть и так), и то же самое с бизнесом. Клиенты, увидев администратора с безразличным, нечистым и нежелательным внешним видом, увидят этот бизнес точно так же. Людям будет трудно поверить, что вы позаботитесь об их активах, если вы не позаботитесь о себе. Хотя в большинстве случаев нет необходимости перебарщивать с галстуками или униформой, все же важно выразить внешний вид, который показывает, что вы заботитесь о себе и своем окружении, что также означает заботу об их бизнесе.

Надлежащий портье, который производит хорошее впечатление, позволяет клиенту увидеть, что вы относитесь к тому типу бизнеса, который считает, что вы не просто даете обещания, вы выполняете их. Вы построите доверительные отношения с клиентом, и он с большей вероятностью воспользуется вашими услугами.

Не делайте первое впечатление о бизнесе последним

Хотя этот совет важен для всех предприятий, в основном он имеет первостепенное значение для начинающих компаний. Для стартапов первое впечатление — это все, что у них есть в начале. Даже при наличии надежного бизнес-плана, солидного капитала и опытной рабочей силы наличие неопытного администратора, приветствующего ваших потенциальных клиентов, может остановить ваш рост еще до того, как он начнется.

Нетрудно сказать, что в большинстве компаний, которые зависят от лидогенерации, секретарь в приемной является одним из самых ценных активов для бизнеса. Однако они также могут представлять наибольший риск, если их отправляют на передовую без подготовки или опыта. Очень важно, чтобы ваш администратор не испортил первое впечатление о вашем бизнесе. Хотя это только первый шаг к вашему успеху, он, безусловно, один из самых важных.

Нужна помощь в управлении репутацией? Вам следует рассмотреть наши услуги по управлению репутацией White Label. Не стесняйтесь обращаться к нам и дайте нам знать, что вы думаете об этой статье. Дайте нам знать, если это помогло вам улучшить ваше первое впечатление.