«От барьера к мосту»: 6 выводов по улучшению управления грантами из нашего разговора с тремя местными представителями United Ways

В течение многих лет Submittable является гордым партнером многих местных организаций United Way, которые используют технологию предоставления грантов Submittable для управления своими инвестициями в некоммерческие организации в своем сообществе посредством конкурсного предоставления грантов.

Недавно мы пригласили трех клиентов United Way присоединиться к вице-президенту Submittable по социальному воздействию Сэму Каплану, чтобы поговорить со своими коллегами о том, чему они научились, внедряя современные и ориентированные на сообщество стратегии с помощью Submittable.

Если вы стремитесь создать более прочные отношения в своем сообществе посредством предоставления грантов, этот разговор для вас. Вот главные выводы, по их собственным словам.

В разговоре:

• Джефф Хауэлл, директор по программам United Way of the Greater Triangle
• Крейг Шумейкер, директор по технологиям и операциям United Way of Greenville County
• Кристофер Николас, финансовый директор/технический директор/операционный директор United Way of Greenville County
• Сабра Уильямс, системный аналитик United Way of Greater Philadelphia и Southern New Jersey
• Сэм Каплан, вице-президент по социальному воздействию в Submittable

1. Не бойтесь изменить то, как вы это делали всегда.

United Way существует уже более ста лет. И хотя эта история делает организацию прочной опорой во многих сообществах, она также может привести к ощущению инерции. Любая попытка внести изменения сталкивается с проблемой «того, как мы всегда это делали».

Для Крейга Шумейкера, директора по технологиям и операциям, и Кристофера Николаса, директора по информационным технологиям United Way в округе Гринвилл, действительно устаревший процесс выдачи грантов был обременительным для всех участников. Они были готовы встряхнуть это.

Как объясняет Крейг, они хотели использовать новый подход: смелый и простой . Включите клип, чтобы узнать об этом.

Упростив как само приложение, так и технологию его применения с помощью перехода на Submittable, они смогли достичь своей цели.

Как описывает Крейг в клипе, в прошлом «программное обеспечение было неуклюжим. Это было сложно. Нам приходилось проводить тренинги, ориентированные исключительно на процесс подачи заявки, а не на разговоры о том, какой контент необходим или что мы ожидаем от кандидатов. Итак, [если быть] смелым и простым, нам действительно нужен был инструмент, который помогал бы облегчить финансирование, а не был бы препятствием для его финансирования, как это было в прошлом ».

2. Относитесь к подаче заявки как к началу ваших отношений с грантополучателями.

Для Джеффа Хауэлла, директора программы United Way of the Greater Triangle, обслуживающего исследовательский треугольник вокруг Роли, Дарема и Чапел-Хилл в Северной Каролине, платформа управления грантами — это больше, чем просто продукт. Это инструмент для построения доверия. Об этом он рассказывает в ролике.

Как говорит Джефф в клипе: «Я думаю, с нашей точки зрения, инвестиции в что-то вроде Submittable — это инвестиции в первый опыт United Way of the Greater Triangle».

Джефф позже узнал, что, поставив эти отношения на правильную основу, кандидаты «готовы работать с вами еще над некоторыми вещами и как бы еще немного больше опираться на эти отношения ».

3. Сосредоточьтесь на человечности ваших кандидатов

Еще совет от Джеффа? Чтобы построить настоящие отношения с заявителями, а не сделку, сосредоточьтесь на их человечности. Submittable предлагает удобную загрузку файлов для поддержки нескольких типов видео и аудио файлов, которые могут вам в этом помочь. Послушайте, как Джефф отвечает на вопрос Сэма Каплана об этом в клипе.

Как уточняет Джефф, использование загрузки файлов позволяет United Way of the Greater Triangle:

• Познакомьтесь ближе с работой заявителя. Как говорит Джефф: «Мы можем видеть, как эта работа выглядит, ощущается и звучит каждый день».
• Настройте своих рецензентов на роль влиятельных защитников. Джефф объясняет: «Наши рецензенты видят, что они могут построить такие личные отношения с организацией, при которых они могут стать защитниками своей работы. Я думаю, что даже за пределами нашего процесса предоставления грантов они чувствуют себя более связанными с этим пространством».
• Предоставьте некоммерческим организациям больше места, чтобы сосредоточиться на своей работе. По словам Джеффа: «Мы можем позволить им максимально упростить эту заявку и позволить им вернуться к тому, что они делают действительно хорошо, и к тому, на чем мы, как спонсор в этой области, хотим, чтобы они сосредоточились. Это большая победа для нас как сообщества».

4. Создайте более гостеприимный опыт рецензента для волонтеров.

Сабра Уильямс, системный аналитик United Way в Большой Филадельфии и Южном Нью-Джерси, как и многие другие местные United Ways, практикует совместное предоставление грантов. Это означает, что она намеренно приглашает добровольцев из своего сообщества активно участвовать в процессе проверки. Благодаря этой стратегии положительный или отрицательный опыт рецензента может иметь отклик, который повлияет на его репутацию в сообществе.

Поэтому, приступая к своему новому циклу выдачи грантов, Сабра сосредоточилась на улучшении качества работы рецензентов. Она знала, что это сэкономит время ей и ее рецензентам. Но в конечном итоге это дало множество других преимуществ. Сабра объясняет в клипе.

Как она подробно рассказывает в клипе, большая часть преимуществ была основана на интуитивно понятной функции параллельного просмотра Submittable, что привело к:

• Меньше времени тратится на обзоры обучения. Сабра говорит: «Знаете, в предыдущие годы мы проводили несколько тренингов. Мы распечатывали всякую всячину. Мы сделали подшивки со всеми приложениями. Мы провели панельные дискуссии. Не в этот раз."
• Увеличение участия. С помощью простого в использовании инструмента она объясняет: «В целом мы получили очень хорошее участие наших волонтеров».
• Более быстрый и своевременный процесс рассмотрения. Сабра говорит: «Поскольку система действительно очень удобна и проста в использовании, рецензенты смогли выполнить свои задания вовремя, с очень небольшим количеством вопросов или проблем».
• Снижение разочарования рецензента. Интуитивно понятный параллельный обзор Submittable означал меньше головной боли. Как объясняет Сабра: «Я думаю, что [это] действительно сыграло ключевую роль в экономии времени и уменьшении разочарования. Я знаю, что это была жалоба в предыдущих циклах».

5. Сделайте отчетность максимально простой

Submittable не просто появляется в процессе подачи заявки и исчезает. Скорее, это инструмент, который вы и ваш заявитель можете использовать на протяжении всего грантового цикла, чтобы легко общаться и отслеживать документы, посещения объектов, устные проверки - все, что входит в грантовое партнерство.

Для Sabra этот последовательный инструмент на протяжении всего грантового цикла привел к очень удовлетворительным результатам в отчетности по участию. Послушайте ее слова в клипе.

Как она объясняет:

«Мы были очень рады, что все сто агентств представили свои отчеты . Я не думаю, что такое когда-либо случалось с нами раньше. Мы их всех когда-либо принимали. И на самом деле, большинство даже приходили вовремя. Так что это тоже был приятный сюрприз».

Как они это делают?

«Я думаю, вы знаете, наличие действительно простой в использовании системы, с которой они уже были знакомы, действительно помогло нам убедиться, что все получили свои отчеты», — говорит Сабра.

6. Восстановите свою репутацию, приняв перемены

Возвращаясь к Крейгу и Кристоферу из United Way в округе Гринвилл, их новая смелая и простая философия в конечном итоге привела к гораздо большему, чем просто упрощению процессов. Это укрепило их репутацию . Кристофер объясняет в клипе.

Вы можете задаться вопросом: как адаптация новой системы управления грантами могла оказаться настолько эффективной?

Как говорит Кристофер, все сводилось к тому, чтобы превратить сам процесс предоставления грантов «от барьера к мосту ». Он хотел, чтобы этот процесс превратился из « препятствия для финансирования» в простой способ получить доступ к капиталу, который можно реинвестировать в наше сообщество .

Submittable также позволил команде United Way из округа Гринвилл двигаться намного быстрее. Что для некоммерческой организации, надеющейся на финансирование, может иметь большое значение. В их случае эти изменения в совокупности привели к улучшению репутации организации. Как объясняет Кристофер,

«Для некоторых наших партнеров мы являемся значимым источником дохода в течение года. Таким образом, упростив этот процесс, мы смогли реально помочь им принять бюджетные решения, помочь им принять стратегические решения, и они смогли принять их быстро, и это в конечном итоге помогло нашей репутации как организатора, посредника, спонсора и спонсора. не так, ну, нам придется преодолеть все эти препятствия и, надеюсь, они предоставят нам, ну, вы знаете, те деньги, которые мы просим».

Сделайте первый шаг к переменам

Многие грантодатели оказались в ситуации, когда они знают, что пришло время перемен, но не знают, как сделать первый шаг. Обращение к другим организациям, которые осуществили большие изменения, может помочь вам разработать стратегию, которая будет иметь смысл для вашей команды и сообщества.

В часовом разговоре заключено гораздо больше жемчужин мудрости. Чтобы услышать, как Кристофер рассказывает, какой инструмент помог «спасти [его] брак» (подсказка: это тот самый инструмент, о котором сказал Джефф, если мы когда-нибудь избавимся от него, у нас будет «восстание»), прослушайте разговор полностью.

Если вы готовы узнать больше о Submittable, мы будем рады поговорить с вами. Свяжитесь с нашей командой сегодня!