5 инструментов анализа пробелов для выявления и устранения пробелов в вашем бизнесе

Как далеко вы продвинулись от работы, которую планировали в начале года? Вы хоть представляете, что сработало, а что нет? И почему?

Анализ пробелов может помочь вам сравнить фактическую эффективность вашего бизнеса или проекта с запланированной вами производительностью. Таким образом, вы можете выяснить, что действительно сработало для вас, а что нет.

Мы перечислили 5 инструментов гэп-анализа, которые вы можете использовать при проведении гэп-анализа. Прокрутите вниз, чтобы узнать,

• Что такое гэп-анализ?
• Как сделать гэп-анализ
• Инструменты для анализа пробелов
  • SWOT
  • Рыбная кость
  • МакКинзи 7С
  • Надлер-Тушман
  • Каузальная модель Берка-Литвина

Что такое гэп-анализ?

Gap-анализ используется для сравнения того, где вы находитесь, с тем, где вы хотели бы быть. Это поможет вам определить пробелы между этими двумя состояниями и придумать план действий по их устранению.

По сути, это помогает вам найти решения проблем, которые мешают вам расти как бизнесу.

Его можно выполнять на

• Стратегический уровень — сравнение состояния вашего бизнеса с состоянием отрасли.
• Операционный уровень — сравнение текущего состояния эффективности вашего бизнеса с желаемым состоянием.

Примечание. Он также известен как анализ пробелов в потребностях, анализ потребностей или оценка потребностей.

Как сделать гэп-анализ

Не существует стандартного процесса проведения Gap-анализа, поскольку его обычно следует адаптировать к потребностям вашего бизнеса. Но вот шаги типичного Gap-анализа.

Шаг 1: выберите область, на которой нужно сосредоточиться

В первую очередь нужно знать, на что ориентироваться при анализе.

Будь то финансы, качество продукции, маркетинг и т. д., выберите ту конкретную проблемную область, в которой вам нужно углубиться. Например, если это маркетинг, конкретной областью будет маркетинг в социальных сетях.

Конкретность поможет вам лучше сосредоточиться во время Gap-анализа.

Шаг 2: Каковы ваши цели/цели?

Теперь, когда вы знаете область, которую нужно улучшить, пришло время установить цели или задачи. Эти цели должны быть не только реалистичными, что означает, что они должны быть достижимы в течение определенного установленного вами срока, но и соответствовать вашим бизнес-целям.

Эти поставленные вами цели помогут вам определить будущее состояние на 4 ^-м шаге.

Шаг 3: Определите текущее положение вещей

Прежде чем сделать шаг вперед, вам нужно знать, где вы находитесь. На этом этапе вы выясните текущее положение вещей.

Изучая отчеты или документацию по процессам, проводя интервью, проводя мозговые штурмы и т. д., соберите как можно больше данных, чтобы прояснить, как вы работаете в настоящее время.

Шаг 4: Определите будущее положение вещей

Помните цели, которые вы поставили на шаге 2? Достижение этих целей поможет вам достичь будущего состояния или желаемой ситуации, в которой вы хотите, чтобы ваш бизнес находился.

Определите, каковы параметры идеального состояния вашего бизнеса.

Шаг 5: Определите пробелы между двумя состояниями

Теперь у вас есть понимание атрибутов вашего текущего состояния и будущего состояния, вам легче определить, что мешает вам достичь ваших целей.

После выявления этих пробелов придумайте шаги, которые необходимо предпринять, чтобы закрыть их.

Инструменты анализа пробелов

После того, как вы определили, в чем заключаются пробелы, вам нужно выяснить, почему они существуют и что вы можете с ними сделать. Есть несколько моделей анализа пробелов, которые вы можете использовать для этой задачи. Ниже мы перечислили несколько инструментов Gap-анализа, которые вы можете использовать.

SWOT

SWOT-анализ фокусируется на сильных и слабых сторонах внутренней среды, а также на возможностях и угрозах внешней среды. Это поможет вам определить, какое место вы занимаете в своей отрасли или на рынке.

Как это сделать;

1. Соберите команду из соответствующих команд/отделов
2. Создайте матрицу SWOT-анализа; вы можете либо использовать приведенный ниже, либо выбрать один из этих примеров SWOT-анализа
3. Перечислите внутренние сильные и слабые стороны вашего бизнеса.
4. Запишите возможности и угрозы, присутствующие в отрасли/рынке.
5. Переставьте каждый пункт списка в порядке наивысшего приоритета вверху и низшего приоритета внизу.
6. Проанализируйте, как вы можете использовать свои сильные стороны, чтобы свести к минимуму слабые стороны и отразить угрозы, и как вы можете использовать возможности, чтобы избежать угроз и избавиться от слабых сторон

Ознакомьтесь с этим ресурсом, чтобы узнать, как эффективно использовать SWOT-анализ.

(Нажмите на шаблон, чтобы редактировать его онлайн)

Рыбная кость

Диаграмма «рыбья кость», также известная как диаграмма причин и следствий или диаграмма Исикавы, помогает определить основную причину проблемы или следствия. В нем перечислены 6 М (перечислены на диаграмме ниже) и вы сможете увидеть, как они соотносятся с центральной проблемой.

Как это сделать;

Вот краткое руководство по диаграмме «рыбий скелет», которое поможет вам понять, как проводить анализ причин и следствий.

Нажмите, чтобы отредактировать шаблон онлайн

Получите больше примеров диаграмм рыбьей кости.

МакКинзи 7С

McKinsey 7S может помочь вам в решении любой из следующих задач.

• Помочь понять пробелы, которые могут появиться в бизнесе
• Определите, какие области следует оптимизировать для повышения эффективности бизнеса.
• Согласование процессов и отделов при слиянии или поглощении
• Изучите результаты будущих изменений в бизнесе

Семерки относятся к ключевым взаимосвязанным элементам организации. Они следующие,

(Нажмите на шаблон, чтобы редактировать его онлайн)

Эти элементы делятся на две группы; твердые элементы, которые осязаемы, поскольку ими можно управлять, и мягкие элементы, которые неосязаемы, поскольку ими нельзя управлять.

Твердые элементы

• Стратегия – план действий, который поможет вашему бизнесу получить конкурентное преимущество
• Структура – ​​организационная структура
• Системы – сотрудники деловой и технической инфраструктуры используют их для выполнения своих повседневных задач.

Мягкие элементы

• Общие ценности — набор убеждений или качеств, которых придерживается организация.
• Стиль – стиль руководства организации и культура взаимодействия
• Штаб – генеральный штаб
• Навыки – ключевые навыки сотрудников

Как применять;

1. Соберите вокруг себя компетентную команду
2. Проверьте, правильно ли выровнены элементы друг с другом (ищите пробелы и слабые места в отношениях между элементами)
3. Определите состояние, в котором эти элементы будут оптимально выровнены
4. Придумайте план действий по перераспределению элементов
5. Внедряйте изменения и постоянно пересматривайте 7, двигаясь вперед

Вот более подробный взгляд на то, как применять модель McKinsey 7s.

Модель конгруэнтности Надлера-Тушмана

Модель конгруэнтности Надлера-Тушмана используется для выявления пробелов в производительности внутри организации.

Он основан на том принципе, что эффективность бизнеса является результатом этих 4 элементов; работа, люди, структура и культура. Чем выше совместимость между этими элементами, тем выше будет производительность.

(Нажмите на шаблон, чтобы редактировать его онлайн)

Как применять;

1. Соберите все данные, указывающие на симптомы низкой производительности.
2. Определите и проанализируйте входные данные, которые включают среду, ресурсы и историю. И определите стратегию вашей организации.
3. Определите, какие результаты необходимы на индивидуальном, групповом и организационном уровнях для достижения стратегических целей.
4. Выясните разрывы между желаемым и фактическим результатом и связанные с этим проблемы (а также отметьте связанные с ними затраты)
5. Соберите данные и опишите основную природу 4 основных компонентов организации.
6. Оцените степень соответствия между этими компонентами
7. Посмотрите, как коррелируют плохая конгруэнтность и проблемы, связанные с выводами. Проверьте, связана ли плохая «подгонка» 4 основных компонентов с проблемами.
8. Придумайте пошаговые действия для устранения причин проблемы

Ознакомьтесь с этим ресурсом для получения более подробных инструкций о том, как применять модель конгруэнтности.

Каузальная модель Берка-Литвина

Этот инструмент поможет вам понять, как различные компоненты организации связаны друг с другом в период перемен. Есть 12 компонентов, которые взаимосвязаны, и они следующие:

Нажмите на шаблон, чтобы отредактировать его онлайн

Как это применить:

1. Выясните, откуда исходит потребность в переменах; будь то внешняя среда, трансформационные факторы и т. д.
2. Определите, какой из элементов в каждой группе отвечает за ситуацию
3. Изучите ключевой элемент вместе с другими 11 элементами; обратите особое внимание на те, которые тесно связаны с идентифицированным элементом
4. Выясните, какие изменения необходимо внести в основной элемент вместе с несколькими другими элементами, с которыми он тесно связан.

Узнайте больше о 12 движущих силах перемен, которые Берк-Литвин выделяет здесь.

Что вы думаете об инструментах Gap-анализа?

Анализ пробелов — отличный способ выяснить параметры вашего следующего проекта или ваших усилий по улучшению процесса. Мы рассмотрели 5 типов инструментов анализа пробелов, которые вы можете использовать для выявления пробелов в своем бизнесе и определения того, что вам следует делать дальше.

Сообщите нам, какие еще инструменты анализа пробелов вы используете в процессе анализа пробелов в вашей организации.

И если вы ищете шаблоны Gap-анализа, мы вам поможем! Ознакомьтесь с этой подборкой полезных шаблонов анализа пробелов , которые вы можете использовать для различных сценариев.