Как создать электронную таблицу CRM с помощью Google Sheets [+ шаблон]

Все, что вам нужно знать, чтобы создать CRM своей мечты в Google Sheets!

Получите наш бесплатный шаблон CRM для Google Таблиц здесь.

Отслеживание хода сделки имеет первостепенное значение в современной среде продаж. Вы решили, что пришло время приобрести CRM для вашего бизнеса. Будь то финансовые ограничения, размер бизнеса или любая из множества возможных причин, вы хотите создать бесплатную CRM в Google Sheets.

Создание CRM самостоятельно – сложный процесс. Однако мы здесь, чтобы предоставить вам всю информацию, необходимую для создания CRM вашей мечты в Google Sheets!

Что такое CRM в Google Таблицах?

Прежде чем мы дадим определение CRM в Google Sheets, давайте сначала посмотрим, что такое CRM.

Предприятия используют программное обеспечение для управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) для хранения своей базы данных потенциальных клиентов, отслеживания хода текущих сделок и улучшения отношений с клиентами.

CRM может принимать различные формы . Это может быть как простая электронная таблица, так и программное обеспечение корпоративного уровня.

В нижней части этой шкалы находится Google Sheets CRM — простой табличный документ, содержащий информацию о ваших клиентах, сделках и других вопросах, связанных с взаимоотношениями с клиентами. Ваша команда должна обновлять новую информацию по мере продвижения продажи. Google Sheets CRM имеет минимальный функционал.

С другой стороны, мы — NetHunt CRM, CRM, интегрированная с Gmail. Наша платформа позволяет вам сделать гораздо больше, чем мы определили выше, по очень разумной цене. Он может даже автоматизировать определенные части вашего процесса продаж и создавать подробные отчеты для отслеживания и измерения вашей активности продаж.

Каковы преимущества использования Google Таблиц в качестве CRM?

Google Таблицы определенно лучше, чем таблицы Excel. Его основными преимуществами являются широкие возможности сотрудничества и тот факт, что это бесплатно.

Кроме того, Google Таблицы позволяют делать следующее:

• Используйте Google Apps Script для улучшения вашей CRM
• Общайтесь с коллегами прямо в таблице
• Отмечайте своих коллег в местах, требующих их внимания
• Создавайте задачи, которые будут назначаться членам вашей команды

Google Sheets позволяет вам делать много вещей, но они значительно менее продвинуты, чем специализированная CRM, такая как NetHunt CRM.

Как использовать Google Таблицы в качестве CRM с шаблоном

Давайте перейдем к сути этой статьи — созданию собственной CRM в Google Sheets.

Этот процесс намного сложнее, чем запуск бесплатной 14-дневной пробной версии NetHunt CRM, но это все еще не ракетостроение.

Без лишних слов, давайте приступим к созданию вашей CRM в Google Sheets…

Шаг 0: Рассмотрите альтернативы

Возможно, вам стоит еще раз подумать над своим решением. В конце концов, CRM в Google Sheets на самом деле не является CRM . Это то, что вы используете, пока не получите настоящую CRM.

Однако создание электронной таблицы CRM является целесообразным вариантом в следующих случаях:

• У вас компания с отделом продаж из 1–2 человек и недостаточным количеством клиентов, чтобы оправдать покупку CRM.
• Вам нужен быстрый и простой способ хранения данных клиентов, пока вы выбираете подходящую CRM.

Если вам подходит что-то другое, вам следует приобрести специальную CRM для вашего бизнеса, например NetHunt CRM.

Шаг 1. Создайте копию нашего шаблона CRM в Google Таблицах.

Найдите наш шаблон CRM для Google Таблиц, нажав здесь.

Затем нажмите «Файл» и выберите «Создать копию». Не забудьте предоставить разрешения на общий доступ членам вашей команды с помощью кнопки «Поделиться».

Шаг 2. Настройте CRM Google Sheets

Очевидно, что предоставленный нами шаблон подойдет не для каждого бизнеса, поэтому вам следует его немного изменить, чтобы он стал вашим.

Для этого нам следует определить наш процесс продаж. Если у вас его нет, создайте его. Вот краткое изложение:

1. Запишите все действия ваших продавцов по заключению сделки и составьте карту пути вашего клиента.
2. Определите, какие действия вы можете сгруппировать в этапы процесса (например, поиск потенциального клиента в LinkedIn и проверка его на соответствие вашему ICP может быть одним шагом).
3. Запишите все шаги
4. Вместе с командой продумайте наиболее удобные способы отслеживания этих шагов.

После того как вы определили свои процессы продаж, следующим шагом будет их добавление в CRM. Предопределенные этапы в нашем шаблоне CRM:

• Начало информационно-просветительской работы
• Демо
• Переговоры
• выставлен счет
• Выиграл
• Потерянный

Эти этапы служат хорошим заполнителем для шаблона, но они должны быть более конкретными, чтобы полностью представить ваши процессы продаж.

Чтобы отредактировать этапы в шаблоне, выполните следующие действия:

1. Нажмите значок карандаша, чтобы открыть меню настройки раскрывающегося меню.
2. В поле «Применить к диапазону» необходимо убедиться, что в качестве значения указано CRM!J2:J1000.
3. «J» можно изменить в зависимости от того, добавили ли вы какие-либо другие столбцы в Google Sheets CRM.
4. Редактируйте представленные вам этапы, меняйте их цвета, перемещайте или добавляйте новые этапы с помощью кнопки «добавить еще один элемент», чтобы настроить рабочий процесс.

Вы также можете добавить и настроить «поля» в шаблоне, добавив новые столбцы для информации, которую вы хотите собрать. На данный момент наш шаблон предлагает следующие поля:

• имя клиента
• индустрия компании
• Размер компании
• Телефон
• Электронная почта
• LinkedIn
• Запрос клиента
• Тип продукта/услуги
• Сумма сделки
• Процент комиссии
• Комиссия заработана
• Назначенный менеджер
• Комментарии

Шаг 3. Введите данные о клиентах в свою CRM в Google Sheets.

Последний и самый утомительный шаг настройки вашей CRM в Google Sheets — это наполнение ее клиентами. Поскольку Google Таблицы — это всего лишь платформа для создания электронных таблиц, вам придется вводить все данные вручную.

Да, вам или вашим товарищам по команде придется сесть и ввести каждую сделку и каждого клиента в вашу новую CRM в Google Sheets.

Однако ввод данных в CRM так же важен, как и наличие правильной CRM, будь то специальная платформа CRM или CRM в виде электронных таблиц. Неправильный ввод данных может засорить вашу базу данных, что в первую очередь противоречит цели CRM.

Вот на что следует обратить внимание при вводе данных в Google Sheets CRM:

• Убедитесь, что в CRM нет повторяющихся сделок или записей.
• Убедитесь, что вы ввели всю информацию в правильные поля.
• Убедитесь, что все данные находятся в строке, относящейся к клиенту или потенциальному клиенту, которому они принадлежат.

Если вам нужно несколько дополнительных указаний о том, как выглядит заполненная CRM в Google Sheets, посетите вкладку «Пример данных CRM» в нашем шаблоне CRM в Google Sheets.

Каковы недостатки CRM Google Таблиц?

Использование Google Sheets CRM имеет недостатки.

Знание этих недостатков имеет первостепенное значение для использования вашего CRM в полной мере. Помните, что CRM в Google Sheets не является полноценным CRM, а служит заполнителем перед тем, как вы получите настоящую CRM.

Основными недостатками использования Google Sheets CRM являются:

Ручной ввод данных

Вводить сотни потенциальных клиентов в базу данных каждый месяц — отстой. Это так плохо, как кажется. Однако CRM Google Sheets не оставляют других возможностей для входа в систему клиентов.

Благодаря специальной CRM, такой как NetHunt CRM, возможности не так ограничены.

Во-первых, вы можете мгновенно перенести всю свою клиентскую базу одним нажатием кнопки. Наша команда по работе с клиентами поможет настроить это, чтобы обеспечить бесперебойную передачу данных.

Наша CRM-система может автоматически собирать данные о клиентах и ​​добавлять их в вашу базу данных. Пользователи могут создавать записи о клиентах из входящих электронных писем, мгновенно добавляя к данным информацию о ваших потенциальных клиентах. Вы также можете расширить эту возможность, включив профили ваших клиентов в LinkedIn и многое другое с помощью наших различных интеграций.

Кстати об интеграции…

Нет доступных встроенных интеграций

Вы можете написать собственный скрипт Google Apps или получить плагин из Google Store. Плагины, загруженные из Google Store, редко оказываются полезными, когда дело касается оптимизации процессов продаж.

Современные CRM-системы, такие как NetHunt CRM, предлагают множество встроенных интеграций, то есть они интегрируются напрямую, а не через стороннее приложение, такое как Zapier. Эти интеграции могут:

• Звоните клиентам прямо из карточки клиента в CRM
• Собирайте профили потенциальных клиентов в LinkedIn, добавляйте их в CRM и отправляйте сообщения прямо из карточки клиента.
• Отправляйте электронные письма клиентам прямо из их карты клиента
• Используйте приложения для обмена сообщениями, чтобы общаться с потенциальными клиентами и клиентами прямо из вашей CRM.
• Экспортируйте свои данные в Looker Studio для создания подробных отчетов в реальном времени.

NetHunt CRM, с другой стороны, интегрируется с:

• Google Workspace (включая Gmail, Looker Studio и Google Контакты)
• LinkedIn
• Внутренняя связь
• Приложения для обмена сообщениями: WhatsApp, Instagram, Facebook Messenger.
• Слабый
• Запир
• И многое другое...

Ваша база данных неорганизована

Любой менеджер скажет вам, что настроить процесс проще, чем заставить команду его внедрить.

Внедрение командой становится еще более сложной задачей, когда рассматриваемый процесс заключается в ручном вводе данных в электронную таблицу.

Вы можете добавить столько полей, сколько захотите, но как контролировать, будет ли их использовать ваша команда?

Современные CRM-системы, такие как NetHunt CRM, устанавливают разные поля, необходимые для разных этапов процесса продаж.

Например, если ваш продавец хочет создать интерес, он должен указать имя, номер, компанию и должность, а также адрес электронной почты/номер телефона интереса. Однако, чтобы перевести интерес на следующий этап, вашему специалисту по продажам, возможно, также придется заполнить поле размера компании.

Между тем, с помощью CRM Google Sheets каждый может видеть все. Трудно избежать утечек данных, визуального беспорядка и ненужной информации. Современные CRM-системы позволяют пользователям настраивать различные уровни разрешений для доступа к данным CRM.

Это означает, что члены команды имеют доступ к соответствующей информации и не будут перегружены информацией, которая им не нужна.

Вы не можете делать ничего, кроме как хранить данные о клиентах.

Технически это не недостаток. Вы хотели CRM для управления данными клиентов — вы получили CRM для управления данными клиентов.

С другой стороны, индустрия CRM постоянно развивается. Функциональность, которую вы получаете от CRM Google Sheets, намного ниже минимума большинства современных CRM-систем.

Сегодня CRM-системы — это больше, чем просто банки данных, поскольку они позволяют делать такие вещи, как:

• Автоматизируйте рутинные процессы, чтобы освободить время продавцов.
• Настраивайте, отправляйте и отслеживайте кампании по электронной почте прямо из вашей CRM.
• Создавайте отчеты в режиме реального времени, чтобы держать руку на пульсе вашей торговой деятельности.
• Создавайте потрясающие визуализированные конвейеры, чтобы упростить интерпретацию текущих процессов.
• Централизуйте все коммуникации с клиентами под одной крышей
• Подключите другие инструменты из вашего технологического стека в единую среду

… и более!

Часто задаваемые вопросы

Нижняя линия

Хотя CRM в Google Sheets может не иметь всех наворотов полноценной CRM-системы, это надежная отправная точка. Однако этот тип CRM хорош только для того, чтобы предложить вам основы, пока вы не будете готовы реализовать более сложное решение.

По мере масштабирования вашего бизнеса вскоре вам понадобится более динамичное, интегрированное и настраиваемое решение. А пока наслаждайтесь простотой и доступностью Google Таблиц.

Когда вы будете готовы повысить свой уровень, мы будем рады приветствовать вас в семействе NetHunt CRM, чтобы помочь вывести ваши отношения с клиентами на совершенно новый уровень.