Как провести успешное виртуальное мероприятие: от приглашения к продолжению

На данный момент мы все были на бесчисленных встречах Zoom. Добавление виртуального события в список может показаться ещеоднойвиртуальной встречей, на которую можно посидеть и посмотреть. Ооооооооооооооооооооооооооооооооооооооооооо

Поднимите тренд и заново представьте, каким может и должно быть виртуальное мероприятие! Вы по-прежнему можете обеспечить чувство общения, участия и обучения, которое раньше можно было получить только при личном посещении мероприятия.

Чтобы по-настоящему провести наилучшее виртуальное мероприятие, вам нужно взять черты личного мероприятия и масштабировать их в цифровом пространстве.

Как провести успешное виртуальное мероприятие

Сначала это может показаться немного пугающим, но я разбил процесс на более мелкие действия, от планирования до выполнения, чтобы помочь вам добиться успеха.

1. Отправить приглашение
2. Развивайте свои подписки
3. Подготовьтесь к своему мероприятию
4. Найдите подходящую хостинговую платформу
5. Продолжение с участниками

Давайте углубимся в детали каждого шага и подготовим вас к успешному проведению виртуального мероприятия!

1. Отправьте памятное приглашение

Приглашение является первым контактным лицом для потенциальных участников мероприятия. Привлекательное и веселое приглашение более привлекательно, чем просто размещение ссылки для регистрации на веб-сайте или в социальных сетях.

Ключ в том, чтобы сделать приглашение на мероприятие веселым, реальным, информативным и привлекательным. Приглашайте людей по имени (если у вас есть известный список, как мы делаем это с помощью CRM HubSpot) и рекламируйте фирменное мероприятие с последовательным и привлекательным дизайном.

Дайте получателям некоторый контекст и ценность в каждом отдельном приглашении. Добавление ключевой информации сразу показывает вашей целевой аудитории, что у вас есть идеи, которыми вы можете поделиться, и создает шумиху, чтобы заинтересовать людей. Помните, что посетители не смогут получить полное представление о бренде компании виртуально, но эффективное приглашение — это первый шаг к повышению узнаваемости и знакомства с брендом.

Хотя мы живем в цифровом мире «сейчас», приглашения на виртуальные мероприятия следует рассылать за несколько недель. Сделайте свое мероприятие таким, которое посетители не захотят пропустить, рекламируя:

• Ключевые спикеры или гости
• Новые навыки для изучения
• Сетевые возможности
• Тенденции отрасли или клиентов
• Раскачиваться!

Итак, когда лучше всего начать рассылать приглашения? Обычно всплеск регистрации на мероприятие происходит за 2-3 недели до даты. Другими словами, акции и приглашения наиболее эффективны именно в этот период времени . Сконцентрируйте свои маркетинговые усилия на несколько недель, чтобы максимизировать посещаемость.

Есть сотни способов поделиться информацией о виртуальном мероприятии, но очень важно, чтобы приглашения содержали всю необходимую информацию в одном месте.

Создайте целевую страницу с названием мероприятия, датой, способом доступа к мероприятию, призывом к действию для регистрации и любой другой необходимой информацией, такой как программа или цена, если применимо. После создания целевой страницы разошлите приглашения через:

• Объявления. Расширьте охват бренда на платформах, где аудитория уже активна, чтобы рассказать о мероприятии, узнать, где найти подробности и как зарегистрироваться.
• Социальные медиа. Создавайте графику обратного отсчета, истории в Instagram или видео-тизеры, чтобы вызвать интерес со ссылкой на целевую страницу.
• Эл. адрес. Попросите вашу команду отправить больше личных приглашений в свою сеть, чтобы укрепить существующие отношения и наладить взаимопонимание.

2. Воспитывайте подписчиков

Список подписок растет - ура! Будьте осторожны и держите этих подписчиков вовлеченными, чтобы убедиться, что они появятся на мероприятии. Если вы не продолжите развивать и поддерживать участие людей, которые зарегистрировались, у вас может быть меньшее количество, чем ожидалось, после того, как само событие будет запущено.

Электронный маркетинг — один из лучших способов оставаться впереди подписавшихся, чтобы повысить ценность мероприятия и увеличить посещаемость. Отправляйте электронные письма, демонстрирующие ценность мероприятия и стимулирующие участие в нем. Или подключитесь к FOMO-маркетингу. Небольшие подробности, такие как объявление нового спикера или новый сегмент, добавленный по многочисленным просьбам, чтобы еще больше увеличить количество зачисленных.

Если у компаний есть бюджет, подарочные наборы для регистрации — это новая тенденция, позволяющая привлечь посетителей и дать им знакомое ощущение присутствия на мероприятии. Если вы координируете мероприятие с меньшим бюджетом, рассмотрите возможность сотрудничества со спонсором для совместного брендинга элементов, чтобы связать участников, создать шумиху и повысить общую узнаваемость бренда до и после мероприятия.

3. Подготовьтесь к мероприятию

Создайте хэштег и покажите закулисное планирование и подготовку, чтобы привлечь внимание посетителей. По мере приближения даты поощряйте участников участвовать в социальных сетях с хэштегом, отвечая на их подготовку к мероприятию и то, как они взволнованы посещением.

Планируйте худшее, но надейтесь на лучшее. Создайте план технической поддержки и создайте резервный контент на случай, если у спикера или организатора возникнут проблемы. Убедитесь, что у участников есть технический план устранения неполадок, к которому они могут обратиться, если они сами столкнутся с проблемами. Поддержка чата или выделенный член команды технической поддержки — хорошее решение, которое поможет обеспечить бесперебойную работу мероприятия.

4. Хостинг на правильной платформе

Обязательно выберите лучшую видеоплатформу, которая соответствует бюджету, имеет лучший сервис потоковой передачи, возможности для проведения мероприятий и функции отчетности. Установите ключевые показатели эффективности для виртуальных мероприятий, чтобы измерить рентабельность инвестиций, и используйте функции отслеживания, чтобы получить наилучшие сведения о посетителях.

Сохраняйте или записывайте ключевые элементы мероприятия, чтобы потом поделиться с участниками и неявками, чтобы создать полезный ресурс и продолжить беседу.

5. Общение с участниками

Событие не завершается полностью после выхода хоста из системы. Необходима последующая стратегия, чтобы гарантировать, что участники получили всесторонний опыт.

• Послать электронное письмо. Предоставьте слайды или стенограмму мероприятия, а также любые упомянутые ресурсы. Включите опрос, чтобы получить прямую обратную связь от участников, чтобы позже улучшить другие мероприятия.
• Опубликовать в социальных сетях. Публикуйте изображения, цитаты или короткие видеоролики с мероприятия, чтобы поддерживать разговор.
• Блог. Напишите о том, как все прошло и как прошло виртуальное мероприятие. Включите советы для других людей, если они хотят провести виртуальное мероприятие; вы можете стать идейным лидером в отрасли. Поощряйте участников писать о том, что они узнали на своем веб-сайте, или, если вы создали прочную связь, попросите их написать для вашего веб-сайта.

Планируйте заранее, чтобы добиться успеха в виртуальном пространстве событий

Вау, это было много! Успешное виртуальное мероприятие требует много времени, энергии и планирования. Каждая деталь, от приглашения до последующих действий, имеет значение при создании виртуального мероприятия, поэтому бренды и участники получают от него максимальную отдачу.

Потратьте несколько минут, чтобы подвести итоги с вашей командой, чтобы обсудить, как все прошло, что нужно улучшить в следующий раз, и дать отчет по аналитике. Извлекайте уроки из взаимодействия, чтобы лучше понимать свою аудиторию и принимать обоснованные решения для будущих виртуальных мероприятий.