Насколько здоровы ваши данные?

Опубликовано: 2023-11-27

Диагноз: Вещи слепые

Мы с женой комментируем «вещественную слепоту» – способность «не видеть» вещи, которые мы оставляем лежать дома. Она не замечает резинок для волос, которые достает, где бы она ни сидела. Я не замечаю, когда оставляю на стойке плоскогубцы или отвертку. Возможно, каждый из нас просто уже привык к вездесущности этой вещи, а может быть, какой-то внутренний голос подсказывает нам, что скоро она нам снова понадобится, так зачем же ее убирать? Какова бы ни была причина, каждый не подозревает, что существует проблема с наличием этой вещи.

Точно так же многие наши клиенты приходят к нам со своей собственной версией слепоты, только все дело в их данных. Они собрали коллекцию имен, адресов, заметок, счетов и других данных, которая страдает от множества проблем, но они не видят того, что у них под носом. Дело не в том, что наши клиенты по своей природе беспорядочные люди или что их не заботит качество своих данных; просто они перестали видеть подводные камни неорганизованного или неполного выполнения дел.

Наша работа, как консультантов, — разобраться во всем этом. Это начинается с понимания того, как все сложилось таким образом. Ниже приведены некоторые вещи, которые мы ищем.

Стареть – отстой

Данные устаревают практически сразу после их ввода. Люди переезжают, меняют офисы, получают новые номера телефонов, меняют фамилии. И ровно ноль процентов из них чувствуют себя обязанными сообщить вам об этом. Хуже того, они не могут вспомнить, кому они рассказали, а кому нет, поэтому Элизабет Кассиано, с которой вы вели дела три месяца назад, теперь называется Элизабет Кассиано-Блайтли. Или, возможно, Элизабет Блайтли. Вот что я вам скажу: вы придумаете, как найти ее, пока она ждет телефона. Или, может быть, проще создать новую запись контакта и потерять всю историю, которая у вас была в старой единственной версии Элизабет. Заманчиво, но очень сбивает с толку, когда она позвонит в следующий раз.

Последовательность не является ключевым моментом

Большинство приложений довольно специфичны в отношении условий поиска. Встроить «нечеткую логику» для программистов — чрезвычайно сложная задача. Что означает «Мак-Кинли Авеню». это не то же самое, что «Мак-Кинли-авеню». Введите любой из них целиком, и другого вы не найдете. Другой распространенный тип данных, с которым возникают проблемы, — это номера телефонов: некоторым людям нравится набирать (xxx) xxx-xxxx, в то время как другие предпочитают xxx-xxx-xxxx или даже xxx.xxx.xxxx, если они относятся к художественному типу. По моему опыту, сложно научить и обеспечить соблюдение правил, которые люди должны помнить в подобных делах, хотя это можно сделать. Подробнее об этом позже.

Просто поместите его куда угодно

Что делать, если у вас есть два номера телефона и одно поле для номера телефона? Да ведь второй поставьте, где только можно, конечно. Поле примечаний? Конечно. Поле адреса электронной почты? Почему бы и нет, у меня все равно нет его адреса электронной почты. Люди смогут его найти, верно? Верно? Привет? Это все забавы и игры, пока вам не понадобится выполнить поиск по этому номеру телефона, тогда у вас возникнет настоящая проблема.

Как отличить правильное от неправильного

Если вы используете множество приложений для выполнения своих задач — например, Excel, Airtable и QuickBooks — вам придется вводить информацию много раз. Имя, адрес, информация о статусе работ, списки запчастей – все, что необходимо для вашего бизнеса. Допустим, у вас есть два разных адреса компании, и вы знаете, что у нее только один адрес. Какой из них прав? У вас могут быть подсказки или процессы, наложенные поверх ваших данных, которые помогут в этом. Или нет. Даты изменения всегда полезны, если все места, где вы храните одни и те же данные, автоматически отслеживают эту информацию. Если хотя бы одного из них нет, вы не знаете, какая версия самая новая. Это потенциально дорогостоящая проблема, которая может привести к неправильному выполнению заказа, срыву сроков и так далее. Хуже того, это очень распространено. Другой способ проявления этой проблемы — когда пользователи вводят более одной записи для предмета — человека, местоположения, заказа, инвентаря — и снова может быть трудно определить, какая из них является правильной или самой последней версией.

Прогноз: 20-20 видений

Новости хорошие. Разработчики-ветераны, такие как я, имеют опыт не только лечения таких поврежденных данных, как описано выше, но и еще лучше в создании чистых, интегрированных сред для их размещения, когда они станут здоровыми. Вот ключи к здоровому хранению данных.

В правильно построенной бизнес-системе есть только одно место, где хранится каждая часть данных. Девиз: «Входи один раз, используй много». Другими словами, для каждого клиента должна быть только одна запись о клиенте. Имя клиента, адрес(а), номер(а) телефона и т. д. должны храниться таким образом, чтобы они могли появляться там, где они необходимы, но только в качестве справочной информации, а не как потенциально конфликтующая информация в двух разных частях система.

Обеспечение легкого поиска данных с помощью надежных инструментов поиска, которые допускают вариации результатов. У вас не должно быть никаких сомнений в том, что поиск даст вам однозначный ответ о том, существует ли запись и правильная ли она. Найдя его, вы сможете легко редактировать данные, давая пользователям возможность поддерживать актуальность и точность данных.

Данные должны учитывать возможность существования нескольких вещей. Классический пример — люди, у которых есть более одного номера телефона или несколько адресов электронной почты. Мы проектируем каждую систему так, чтобы обеспечить неограниченный ввод данных такого типа, чтобы избежать менталитета «просто положи куда угодно».

Ввод данных должен облегчать соблюдение правил. Если вы всегда хотите, чтобы 10-значные телефонные номера США имели формат (xxx) xxx-xxxx, мы отформатируем их для вас независимо от того, как вы их вводите. Никому не нужно помнить, как это должно быть сделано — это просто работает.

Тщательное отслеживание модификаций. Хорошая бизнес-система должна иметь журнал аудита, в котором отслеживаются изменения в записях (что было изменено, кто изменил и когда). Это очень помогает при попытке выяснить, актуальна ли запись или нет.

Устраните необходимость в кластере независимых приложений. Вы сможете выполнить все, что вам нужно, с помощью одной хорошо построенной бизнес-системы, специально разработанной для удовлетворения всех ваших потребностей. У вас может быть любимая или необходимая система учета, с которой вы также можете работать, но ее можно интегрировать для обмена информацией с бизнес-системой, чтобы они были тесно интегрированы и всегда синхронизировались.

Заглядывая вперед

Миграция данных между старыми системами, подобными описанным выше, обычно происходит на более позднем этапе процесса разработки. Создавая для вас новое приложение, мы очень тщательно его планируем, чтобы учесть уникальные потребности вашей компании или организации. У нас есть видение, чтобы увидеть конечную точку для вашей новой бизнес-системы, и мы можем помочь облегчить путь к лучшему, более функциональному и экономичному способу ведения дел.