Как юридические фирмы могут извлечь выгоду из внедрения облачного программного обеспечения eSignature

Юридическая отрасль является одним из крупнейших пользователей бумаги из-за огромных требований к документации, аутентификации и проверке. Составление и подписание юридических документов — это многоэтапный процесс, требующий потока документов как снизу вверх, так и сверху вниз.

Это не только делает процесс подписания чрезвычайно медленным, но и имеет огромные финансовые последствия. Именно здесь внедрение программного обеспечения Cloud eSignature кажется жизнеспособным вариантом для юридических фирм. В этой статье мы подробно поговорим о том, как юридические фирмы могут извлечь выгоду из облачного программного обеспечения для электронной подписи.

Облачное программное обеспечение eSignature размещается на удаленном сервере, к которому можно получить доступ из любого места и не требуется никакого специального оборудования. Он устраняет все географические и технические ограничения, связанные с традиционными процессами подписания.

Использование облачного программного обеспечения для электронной подписи вместо традиционного процесса документирования дает юридическим фирмам много преимуществ. Юридические фирмы могут защитить данные клиентов с помощью надежного шифрования и оптимизировать весь процесс документации.

Преимущества облачного ПО eSignature для юридических фирм

Преимущества электронной подписи для юридических фирм практически безграничны.

• Снижение затрат

Переход на безбумажную документацию дает много преимуществ, и в основном он направлен на снижение затрат на обслуживание, что положительно влияет на итоговую прибыль. Согласно исследованию, предприятия, внедрившие программное обеспечение eSignature, смогли снизить общую стоимость обработки документов на 85%.

Им больше не нужно делать несколько распечаток и хранить их в виде физических документов. Кроме того, для тех, кто стремится испытать организованный подход, программное обеспечение eSignature с четко определенным планом подписки позволяет пользователям легко планировать заранее и выполнять задачи соответствующим образом.

• Улучшенная клиентская коммуникация

Юридические документы часто застревают на стороне партнера или клиента при совместном использовании вручную. Программное обеспечение eSignature может очень помочь избежать таких задержек из-за географических барьеров. Программное обеспечение помогает юридическим фирмам отслеживать невыполненные запросы на подпись, отслеживать отправленные/полученные документы и вносить изменения в права доступа.

Рекомендуем прочитать: Как создать цифровую подпись в электронном виде за 6 шагов

Судебные документы, соглашения и контракты можно подписывать и обмениваться ими мгновенно с помощью программного обеспечения eSignature. Кроме того, фирмы могут добавлять онлайн-формы или книги с инструкциями вместе с юридическими документами, что одновременно экономит много времени и усилий клиентов.

• Полная защита данных клиента

Такие проблемы, как мошенничество с подписями и поддельные документы, довольно часто встречаются с юридическими документами, особенно когда они управляются вручную. К счастью, большая часть программного обеспечения eSignature соблюдает строгие меры безопасности для защиты юридических документов.

Облачное программное обеспечение для управления электронными подписями CryptoESIGN является одним из таких примеров, который защищает от киберугроз. Информация, хранящаяся в программном обеспечении, размещается у ведущего поставщика облачных услуг, имеющего необходимый доступ, безопасность сети и базы данных. Платформа совместима с конфигурациями SSL, помимо шифрования с помощью 256-битной технологии шифрования.

• Усовершенствованный контрольный журнал повышает наглядность документов

Большая часть программного обеспечения eSignature поставляется с расширенными возможностями отслеживания, что упрощает для фирм 1law получение надлежащей уверенности в том, что документы правильно подписаны уполномоченными лицами. Таким образом, исключаются все возможности несанкционированной подделки, подделки данных и несанкционированного доступа.

CryptoESIGN со встроенным средством контроля позволяет юридическим фирмам легко и организованно оформлять документы. Программное обеспечение предотвращает любой несанкционированный доступ к документам, создавая уникальные профили подписантов.

• Предотвращает нормативные штрафы

Юридические фирмы подвержены нормативным штрафам из-за характера юридической отрасли. Утечки данных и несоблюдение требований могут привести к крупным штрафам и взысканиям не только для юристов, но и для их клиентов.

Тот факт, что большинство юридических документов подвергаются более тщательной проверке, делает их более уязвимыми для штрафов и санкций. Программное обеспечение eSignature помогает юридическим фирмам заранее сосредоточиться на таких областях, как точность данных, своевременность и соблюдение требований. Это предотвращает любые шансы на нормативные штрафы и пени.

• Пустые архивы

Хранение, управление и поиск документов и юридических документов — сложная задача для юридического бизнеса. Чем крупнее деятельность юридической фирмы, тем больше им приходится тратить на хранение, техническое обслуживание и рабочую силу.

Облачное программное обеспечение для цифровой подписи позволяет предприятиям загружать каждый фрагмент документа в централизованную и защищенную облачную базу данных. Это позволяет юридическим фирмам легко извлекать любой необходимый документ, экономя время, затраты на хранение и рабочую силу.

Все хранится в облаке, защищенном международно признанными строгими мерами безопасности и в соответствующих центрах обработки данных.

• Повышает мобильность

Удаленный доступ и электронная подпись, вероятно, являются самыми большими преимуществами облачного программного обеспечения для электронной подписи по сравнению с традиционной подписью. Программное обеспечение Cloud eSignature предлагает онлайн-доступ, позволяя юристам и клиентам просматривать, подписывать, обмениваться и проверять юридические документы в любое время из любого места.

Это делает процесс подписания молниеносным, поскольку подписывающий может подписать документ из любого места, где есть Интернет и устройство. Это также исключает расходы на печать, сканирование и курьерскую доставку.

Заключительные слова

Юридические фирмы с невероятной скоростью переходят на безбумажные офисы. Это связано с тем, что облачное программное обеспечение eSignature предлагает десятки преимуществ по сравнению с традиционными системами подписи. Он также преодолевает все ограничения традиционной системы, сокращая затраты и время и повышая эффективность и безопасность.

Хотя в статье говорится об экономической выгоде, самая большая выгода от использования программного обеспечения для электронной подписи не упоминается в нашем списке. Это потому, что это служит более важной цели, чем просто экономия времени и средств. Сохранение деревьев — это самое большое преимущество, которое может предложить человечеству программное обеспечение для онлайн-цифровой подписи.

В настоящее время облачное программное обеспечение для электронной подписи является стандартной деловой практикой в ​​юридической отрасли, а не просто инструментом. Каждая юридическая фирма должна перейти на облачное программное обеспечение для электронной подписи для повышения эффективности, роста, прибыльности и, возможно, даже выживания.