Как платить удаленным сотрудникам за пределами штата и соблюдать требования

Опубликовано: 2021-08-17

Сделать лучший выбор для вашего бизнеса может означать нанять кого-то, кто живет в другом штате, разместить сотрудника, который хочет переехать, или перевести сотрудника за пределы штата, чтобы расширить свою клиентскую базу. Для каждого работника из другого штата в вашей платежной ведомости вам нужно будет проделать некоторую работу, чтобы оставаться в соответствии с применимыми налоговыми органами и агентствами по трудоустройству. Приведенное ниже руководство поможет вам начать работу.

1. Сотрудники W-2 против независимых подрядчиков

В этой статье основное внимание уделяется удаленным работникам, которые квалифицируются как сотрудники W-2, а не независимым подрядчикам, но это важное различие, которое нужно сразу же сделать. IRS обычно рассматривает работников как независимых подрядчиков, если они контролируют, как, когда и где выполняется работа, и если работодатель только направляет желаемый результат работы. В противном случае они сотрудники W-2.

Обратите внимание, что это не простое определение, и удаленная работа может создавать серые зоны. Но ответ определит, удерживает ли ваш бизнес подоходный налог штата и платит ли он налог на социальное обеспечение, медицинскую помощь и пособие по безработице. Компании обычно не обязаны удерживать или платить налоги с заработной платы независимым подрядчикам, но должны делать это для сотрудников W-2.

На странице «Независимый подрядчик или сотрудник» Налогового управления США представлены 3 широкие категории — поведенческий контроль, финансовый контроль и тип отношений — чтобы помочь вам выбрать правильную классификацию работников. Кроме того, законы штата могут повлиять на то, как вы классифицируете и платите своим работникам. Законопроект Ассамблеи Калифорнии 5 (AB5), например, затрудняет для предприятий классификацию работников как независимых подрядчиков.

2. Статус работы и статус резидента для удаленных сотрудников

Как только вы убедитесь, что ваш удаленный сотрудник соответствует требованиям W-2, пришло время определить, где ваш удаленный сотрудник работает и где он живет. Удаленный сотрудник может проживать в одном штате, а ездить на работу в другой, но вам, как правило, придется удерживать и сообщать налоги в штате, где работает ваш удаленный сотрудник. Если ваша компания базируется в Вашингтоне и имеет удаленного сотрудника, который работает в Калифорнии и живет в Неваде, например, вы должны удерживать подоходный налог с сотрудника и платить налог штата по безработице в Калифорнии.

Вы можете основывать удержание налога на месте работы, о котором сообщил сам сотрудник, если его ответ разумен. Тем не менее, есть несколько возможных исключений, которые следует учитывать, включая взаимные соглашения между государствами и правила de minimis или исключения.

Взаимные соглашения

Взаимные соглашения заключаются между двумя соседними штатами, которые позволяют резидентам одного штата просить об освобождении от удержания налога в другом (взаимном) штате. Взаимные соглашения не позволяют работникам подавать несколько государственных налоговых деклараций. Если штат работы вашего сотрудника и штат проживания имеют взаимное соглашение, вы будете удерживать налоги и сообщать о налогах только в штате их проживания.

Однако взаимность не является автоматическим понятием. Сотрудники должны потребовать, чтобы вы удерживали налоги в их родном штате, а не в штате их работы. Когда ваш сотрудник предоставит вам форму об освобождении от налогов штата, прекратите удерживать налоги в штате, где он работает, и начните удерживать налоги в штате, где он проживает. Храните эти сертификаты штата об освобождении от уплаты налогов в файле в своих деловых записях на случай, если штат вашего сотрудника проверит ваш бизнес.

De Minimis или правила освобождения

Если ваш сотрудник штата работает в другом штате на очень ограниченной основе, он может не облагаться подоходным налогом другого штата. Минимальные правила или правила освобождения определяют порог (например, максимальное количество дней, проведенных в штате, или сумму заработанного дохода в долларах), при превышении которого работодатель должен начать удерживать налоги штата.

Большинство сотрудников, работающих в штате удаленно, превышают минимальные пороги, и законы могут сильно различаться в разных юрисдикциях. Поэтому очень важно связаться с налоговым управлением штата по месту работы вашего сотрудника для получения рекомендаций по конкретному штату.

3. Поиск профессионального руководства

Управление начислением заработной платы сотрудникам, работающим и живущим в другом месте, может быть самым сложным аспектом построения удаленной команды. К счастью, есть профессиональные сервисы, которые могут помочь.

Поставщики заработной платы

Поставщики заработной платы могут помочь вашей компании соблюдать законы о налогах на заработную плату и подавать налоговые декларации. Автоматизация процесса начисления заработной платы также поможет вам правильно платить налоги и не пропускать важные сроки. Большинство поставщиков платежных ведомостей попросят вас зарегистрироваться в Министерстве труда и получить ваш идентификационный номер налогоплательщика, чтобы они могли удерживать и перечислять налоги в качестве вашего представителя.

CPA или налоговые специалисты

Наличие сотрудника, регулярно работающего в том или ином штате, часто достаточно для срабатывания нексусных правил «физического присутствия», хотя правила могут варьироваться от штата к штату. Nexus — это когда ваш бизнес имеет достаточно прочную связь с другим штатом, чтобы нести ответственность за их подоходный налог и налоги с продаж.

Посещение веб-сайта Департамента доходов в штате, где работает ваш сотрудник, может дать некоторые ответы, но вопрос о том, имеет ли ваш бизнес взаимосвязь, вероятно, является сложным вопросом и может включать необходимость регистрации в качестве иностранного бизнеса и назначения зарегистрированного агента в штате, где ваш удаленный сотрудник работает. Встреча с вашим специалистом по налогам или бухгалтером по налоговым вопросам может помочь вам понять и оставаться в курсе ваших регистрационных и налоговых обязательств.

4. Местное трудовое законодательство

Также важно узнать о местных законах о труде в юрисдикции, где работает ваш удаленный сотрудник, например о требованиях к минимальной заработной плате и обязательных перерывах. Справочник работодателя Департамента труда — отличный ресурс по этой теме.

Штат, в котором работает ваш удаленный сотрудник, скорее всего, потребует от вас зарегистрироваться для получения страховки по безработице в рамках государственной программы страхования по безработице. В противном случае ваш бизнес может подвергнуться штрафам и сборам за несоблюдение законов штата о страховании от безработицы.

Почти каждый штат требует, чтобы работодатели имели страховку компенсации работникам, которая защищает вашего работника в случае производственной травмы или болезни. Вы можете зарегистрироваться либо через коммерческого поставщика, либо через программу страхования компенсаций работникам вашего штата. Чтобы узнать больше, обратитесь к чиновнику по компенсации работникам в штате, где ваш сотрудник будет работать.