6 советов, как стать эффективным коммуникатором

Быть эффективным коммуникатором — это навык, которым овладели успешные предприниматели. Это имеет большое значение в деловых отношениях, и компании, которые демонстрируют эффективное общение, имеют на 50 процентов более низкую текучесть кадров.

Компании, которые прилагают усилия для обеспечения эффективной и позитивной коммуникации, не только избегают этих затрат, но и ставят эти цифры в колонку плюсов, стимулируя мотивацию и производительность. На самом деле, компании, менеджеры которых хорошо умеют общаться, получают на 47 % больше прибыли для акционеров, чем компании с плохими навыками общения.

Итак, что представляет собой хорошее общение и как вы можете улучшить его? Вот несколько советов:

Доставляйте четкие, однозначные сообщения

В общении важна ясность. Не используйте слишком сложный или жаргонный язык при передаче информации. Сделайте ваше сообщение коротким и по существу. Не пытайтесь наполнить одно сообщение или собрание слишком большим количеством идей. Вместо этого подумайте об одной центральной точке, которую вы хотите донести.

Хороший способ убедиться, что ваше сообщение понятно, — подумать о своей цели. Какой вывод из вашего сообщения? Это ясно сказано? Может ли быть место для путаницы? Если да, то пересмотрите свою формулировку.

Проводите продуктивные встречи, следуя этим трем советам

Все уже бывали на плохих собраниях. Такие, которые без необходимости затягиваются, превращаются в нытье или не имеют четких или заявленных целей. Подобные встречи являются пустой тратой времени и могут фактически привести к конфликтам и разочарованию среди сотрудников, а не способствовать продуктивному общению для достижения предстоящих целей.

Проводите встречи лучше:

• Делаем их короткими . Час — это слишком много для большинства совещаний. Попробуйте сократить до получаса или даже двадцати минут. Это позволяет вам эффективно решать конкретную проблему, а не пытаться решить несколько разных проблем неэффективно.

• Использование визуальных средств . Визуальные элементы, такие как фотографии, видео, диаграммы и графики, могут помочь понять суть. Сообщение вашей команде о том, что конкуренты опережают по продажам на 200 000 долларов, оказывает влияние, но показывая им, как это сравнение выглядит на диаграмме, вы можете помочь им понять размер разрыва, который необходимо устранить.

• Используйте метрики . Боб Парсонс, основатель GoDaddy, говорит: «Все, что измеряется и за чем наблюдают, улучшается». Обмен соответствующими показателями помогает сотрудникам понять контекст их работы и ценность их усилий. Это также помогает в мотивации и постановке целей.

Используйте правильные инструменты коммуникации

Коммуникацию можно улучшить, внедрив различные инструменты в повседневную жизнь. Просто убедитесь, что вы определили свои требования к коммуникационным процессам, и найдите подходящие решения, идеально отвечающие вашим потребностям. Например:

• Вам нужно поделиться макетами, блок-схемами, интеллект-картами и т. д. с вашей командой и предоставить им доступ к одной и той же информации независимо от их местоположения? Затем попробуйте инструмент для совместной работы, который позволяет создавать диаграммы, которыми вы можете поделиться с кем угодно.

Creately может быть отличным вариантом — их комментарии и функции ветки обсуждения способствуют созданию команды и помогают в разработке групповых проектов.

• У вас есть удаленные члены команды или вы не можете регулярно проводить личные встречи по какой-либо причине. Возможное решение: Программное обеспечение для виртуальных совещаний, которое предлагает такие функции, как электронная почта или мгновенные сообщения, предоставляя персоналу больше возможностей для выбора времени и места посещения совещаний.

Взгляните на GoToMeeting — он также позволяет вам запускать собрание из Microsoft Office и после этого отправлять записи собрания, чтобы каждый мог использовать его в качестве справочного материала.

• Нужно сразу обмениваться документами и файлами, хранящимися в разных местах? Хотите иметь как групповые чаты, так и личные беседы один на один? Хотите иметь возможность мгновенно вытащить любой файл из архива?

Я полагаю, что ответ на все эти вопросы – да. Тогда воспользуйтесь Slack, цифровым решением для рабочего места как для малого, так и для крупного бизнеса. Этот инструмент позволяет собрать воедино все ваши разговоры, систематизировать задачи и оптимизировать общение в команде.

• Если у вас есть выездные работники или вам может потребоваться связаться с вашей командой в течение нескольких минут в экстренных случаях, рассмотрите возможность обмена SMS-сообщениями. Обмен текстовыми сообщениями не требует подключения к Интернету и идеально подходит для доставки мгновенных предупреждений.

Поощряйте свою команду

Великий лидер, который является эффективным коммуникатором, поощряет свою команду расти и учиться. Плохие лидеры ругают свою команду за то, что она не оправдала их ожиданий. Сделайте свою критику конструктивной, предоставив рекомендации о том, как улучшить производительность.

Этот подход способствует созданию более позитивной среды и помогает стимулировать продуктивность, а не вызывать стресс и негатив, которые могут снизить производительность и оказать общее негативное влияние.

Дайте конкретную, по существу обратную связь

Сообщите своим сотрудникам, как у них дела, предоставив конкретную обратную связь. Если у вас есть совет по улучшению, сделайте его действенным, а не общим.

Пример общего отзыва:

— Вы могли бы лучше работать над своими отчетами.

Пример действенной обратной связи:

«Я хотел бы видеть данные в ваших отчетах с разбивкой по дням, а не по неделям, потому что…»

Улучшите свои навыки письменного общения

Мы живем в век письменного общения. Текстовые сообщения более популярны, чем голосовые звонки. Общение в социальных сетях встречается чаще, чем общение с людьми лицом к лицу. Преобладание удаленной работы заставляет руководителей команд овладевать искусством письменного общения, чтобы быть эффективными.

В письменном общении вы хотите:

• Дайте четкие инструкции . Убедитесь, что люди могут следовать вашим инструкциям, иначе вы рискуете напрасно потратить драгоценное время и ресурсы, потому что вы недостаточно ясно выразились.

• Будьте позитивны . Всегда старайтесь придать своему общению позитивный оттенок, даже если вы просто говорите «Спасибо» или говорите сотруднику, что он отлично справляется со своей работой.

• Дайте понять, что можно задавать вопросы . Оставьте дверь открытой для членов команды, чтобы они могли связаться с вами, если у них возникнут какие-либо сомнения. Об этом может позаботиться простая строка вроде «Дайте мне знать, если у вас есть какие-либо вопросы».

• Будьте лаконичны . Не перегружайте сотрудников лишней информацией. Выясните, что наиболее важно и актуально для них, чтобы сосредоточиться на них.

Улучшая свои коммуникативные навыки, вы улучшаете свои лидерские качества и, в конечном счете, свой бизнес. Используйте эти советы, чтобы помочь вам раскрыть свой коммуникативный потенциал!

Алекса Лемзи — менеджер по работе с клиентами и редактор блога службы SMS для бизнеса TextMagic. Она увлечена внутренней коммуникацией, продуктивностью работы и отношениями с клиентами. Вы можете следить за ней в Твиттере.