Как начать работать с виртуальным помощником? Полезные советы

Каждый предприниматель, который хочет развивать свой бизнес, со временем достигает стадии, когда ему нужна поддержка. Однако не сразу количество задач достаточно велико, чтобы нанять контрактника. В таких случаях идеальным решением будет воспользоваться услугами виртуального помощника. Сегодня мы сосредоточимся на виртуальных помощниках, их роли в бизнесе, их навыках и способах их найти. Если вы никогда не работали с ним, эта статья определенно поможет вам выбрать идеального удаленного работника.

Виртуальный помощник – содержание:

1. Кто такой виртуальный помощник?
2. Что делает виртуальный помощник?
3. Как найти виртуального помощника?
4. Как проверить навыки виртуального помощника?
5. Как лучше всего работать с виртуальным помощником?
6. Резюме

Кто такой виртуальный помощник?

Виртуальный помощник — это удаленный работник, который выполняет поставленные задачи из любой точки мира, используя компьютер и интернет. Это человек, который заменяет стандартного офисного работника. Этот человек может заниматься вопросами, строго связанными с управлением компанией, из бэк-офиса, т. е. выставлением счетов, контактами с оптовиками или заботой о веб-сайте, но не только. Каталог услуг, предлагаемых виртуальными помощниками, постоянно расширяется, и эта профессия становится все более популярной.

Что делает виртуальный помощник?

Широта компетенций виртуальных помощников, а следовательно, и каталог предлагаемых ими услуг чрезвычайно разнообразны. Все-таки у каждого из них есть своя специализация, в которой они чувствуют себя наиболее комфортно. Иногда он очень обширен и относится ко всему каталогу задач, а иногда касается одного конкретного навыка. Вот почему, когда вы ищете виртуального помощника, ключевым шагом является определение задач, которые вы хотите выполнить.

Многие виртуальные помощники начинают с простой офисной работы, но со временем проходят дополнительное обучение и расширяют свои компетенции. В конечном итоге клиент получает одного сотрудника, который выполняет целый комплекс задач. Удобнее, когда за весь проект отвечает один человек. И с точки зрения согласованности, и с точки зрения контроля эффектов.

Для удобства ниже приведен список примеров задач, которые может выполнять VA:

Типичные административные задачи

Это задачи, которые выполняет и традиционный офисный помощник. Это может включать заботу о календаре, планирование встреч или обработку электронной почты. Виртуальные помощники, занимающиеся административными вопросами, также могут отвечать за выставление счетов или размещение заказов у ​​производителей. Такой помощник также подготовит для вас шаблоны документов или проведет первичный набор сотрудника. Одним словом – они окажут вам поддержку во всех административных и офисных вопросах, связанных с ведением вашего бизнеса.

Онлайн-поддержка бизнеса

Эта категория может включать в себя многое. Виртуальный помощник, специализирующийся на технических вопросах, может отвечать за создание целевой страницы для нового онлайн-курса или настройку интернет-магазина. Некоторые помощники специализируются на определенных программах, таких как редактирование или редактирование видео.

Продвижение и маркетинговая деятельность

Этот каталог охватывает все виды деятельности, направленные на развитие бренда. Это включает в себя создание рекламных материалов, т. е. контента, графики или видео, а также всестороннюю поддержку социальных сетей или веб-сайта. Виртуальный помощник также может специализироваться на создании рекламных кампаний на данной платформе или создании контента.

Конечно, приведенный выше список не является полным и не включает в себя все задачи, которые вы можете делегировать помощнику. Эта разбивка также не означает, что один человек не может одновременно работать в социальных сетях и проверять электронную почту. Часто вы обнаружите, что один виртуальный помощник заменяет сотрудников в нескольких отделах. Эта гибкость является одним из самых больших преимуществ этой профессии и причиной, по которой все больше и больше предпринимателей работают с виртуальным помощником.

Хотя виртуальный помощник ассоциируется исключительно с удаленной работой, это не всегда так. В некоторых случаях директора ищут кого-то, кто также может помочь с задачами на месте, такими как посещение офиса или отправка документов по почте в почтовое отделение.

Как найти виртуального помощника?

Эта профессия становится все популярнее, но до сих пор не многие предприниматели знают о возможности удаленного сотрудничества. Даже если они что-то об этом слышали, то понятия не имеют, где и как их найти. Есть несколько способов начать сотрудничество.

Веб-сайты

Многие виртуальные помощники имеют свои цифровые визитные карточки в виде веб-сайтов. На них они демонстрируют свое портфолио, навыки и отзывы клиентов, с которыми они работали. Однако стоит помнить, что сайты с лучшим рейтингом всегда появляются в первых результатах поиска.

Социальные медиа

Поскольку это удаленная работа, подбор персонала также осуществляется удаленно. Присоединение к одной из групп Facebook — один из самых эффективных методов. Все, что вам нужно сделать, это добавить пост с предложением работы и описанием задач, и в ответ вы обязательно получите несколько-десяток интересных предложений. Такие группы собирают виртуальных помощников, поэтому вы можете быть уверены, что ваше предложение дойдет до компетентных людей. Вы также можете добавить объявление в одну из бизнес-групп, связанных с профилем вашего бизнеса. Благодаря этому у вас больше шансов найти человека, у которого есть опыт или интересы, связанные с вашей отраслью.

Агентства виртуальных помощников

Некоторые агентства работают с виртуальными помощниками. У этого решения есть свои преимущества и недостатки. Самым большим преимуществом является то, что ответственное лицо заботится о выборе лучшего сотрудника. Только от вас зависит составить список конкретных обязанностей, которые вы хотите передать на аутсорсинг. Руководитель агентства точно знает, с кем он работает и кому стоит поручить конкретный тип задачи. Кроме того, все помощники прошли отбор, поэтому им предстояло продемонстрировать свои навыки.

В этих случаях вы заключаете договор с агентством, а не с конкретным помощником, что в некоторых ситуациях тоже является плюсом. Во-первых, в ваши обязанности не будет входить контроль за работой. Для вас важен результат, а об остальном позаботится агентство. Однако основным недостатком является цена, которая выше, чем в случае прямого сотрудничества. Тем не менее, если бюджет для вас не проблема, дерзайте.

Сайты фрилансеров

Все более популярной формой поиска различных типов специалистов является добавление объявлений на сайты, связанные с фрилансерами, такие как Upwork. Просто добавьте предложение и опишите конкретную позицию, и через некоторое время вы получите кучу откликов со всего мира.

Рекомендации также являются хорошим способом найти виртуальную поддержку. Это хорошая идея, чтобы спросить друзей, которые работают в аналогичных отраслях или управляют своим бизнесом, использовали ли они этот тип решения. Виртуальные помощники часто работают с несколькими предпринимателями одновременно, и найм по рекомендации — один из лучших способов найти идеального сотрудника.

Как проверить навыки виртуального помощника?

Хорошо известной формой первоначальной проверки навыков является подготовка анкеты для приема на работу. Это хороший способ отобрать лучших кандидатов уже на начальном этапе и в то же время гораздо лучший способ познакомиться с кандидатом.

Правильно подобранные вопросы раскроют гораздо больше, чем резюме или сопроводительное письмо. Интересным дополнением анкеты по подбору персонала могут стать ситуационные вопросы, в которых можно описать примерные ситуации, в которых оказалась компания с просьбой решить проблему. Такие ответы позволяют оценить, мыслит ли человек подобными шаблонами и какими ценностями он руководствуется. Иногда к анкете прилагается также короткое рекрутинговое задание, заключающееся в подготовке графики в специальной программе или написании короткого текста.

Помимо базовой проверки навыков, такие опросы имеют еще одно преимущество. Чтобы ответить на них, требуется немного готовности и приверженности, чтобы у вас было больше уверенности в том, что человек, отправляющий свое предложение, заинтересован в сотрудничестве с вами и уверен в своих навыках.

После первоначального анализа присланных вам предложений вам необходимо выбрать несколько лучших кандидатов. Видеоинтервью, проведенное онлайн с каждым из них, поможет вам сделать окончательный выбор. Для этой цели существует множество платформ, таких как Google Meet или Zoom.

Как лучше всего работать с виртуальным помощником?

На это есть один ответ: это зависит.

Что касается самого типа контракта, то чаще всего это B2B, поскольку виртуальные помощники управляют своим бизнесом или работают с бизнес-инкубаторами или другими типами компаний, которые позволяют вам выставлять им счета за их работу. Однако в ряде случаев предприниматели предпочитают заключить типовой гражданско-правовой договор. Также стоит помнить о дополнительных документах, которые следует подписать, если этого требует сотрудничество, таких как соглашение о конфиденциальности.

Сотрудничество с виртуальным помощником может быть долгосрочным или выполнять конкретную задачу, например, проводить исследования для определенного заказа или представлять продукты на веб-сайте.

Когда дело доходит до выставления счетов, ситуация уже не так проста. Доступно несколько вариантов. У некоторых виртуальных помощников есть почасовые пакеты, которые может приобрести предприниматель. Пакет может включать 10 или даже 40 часов работы. В большинстве случаев он действителен в течение 30 дней, и предприниматель должен определить размер пакета в начале месяца.

Такой метод лучше всего работает, когда объем сотрудничества с виртуальным помощником велик, но нерегулярен, например, предпринимателю нужна поддержка в обслуживании клиентов, но сообщество настолько мало, что это задача всего на час в день, а задачи виртуальный помощник также включает создание постов в социальных сетях. Благодаря этому она может свободно распределять свое время на определенные задачи, а клиент платит только за реально отработанные часы.

В случае, если сотрудничество основано на конкретной задаче, лучшей формой расчета может быть расчет за созданную работу. В начале сотрудничества вы договариваетесь об окончательной сумме, например, за подготовку рекламного каталога или составление электронной книги. При этом не важно, сколько времени ваш помощник потратит на его подготовку. Важен эффект – готовый продукт.

Резюме

Работа с виртуальным помощником — это шанс найти сотрудника, не беря на себя долгосрочных обязательств. Это отлично подходит для растущих предприятий или компаний, которые нуждаются в поддержке только в сезон. Финансовый аспект также является огромным преимуществом. Предприниматель несет затраты только тогда, когда они ему нужны. Он платит за работу в режиме реального времени, а не за то, что сидит в офисе или делает перерыв на кофе.

К преимуществам виртуальной помощи также можно отнести универсальность. С одной стороны, предприниматель может попросить поддержки в простых вещах, которые ежедневно отнимают у него много времени и дают простор для творчества и развития. С другой стороны, он может рассчитывать на помощь в вопросах, выходящих за рамки его компетенции, например, в технической поддержке программ. В конце концов, владелец бизнеса не обязан знать все.

Это все, что вам нужно знать о работе с виртуальным помощником. Читайте также: 11 причин нанять виртуального помощника в свой бизнес

Если вам нравится наш контент, присоединяйтесь к нашему сообществу занятых пчел в Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.

Автор: Энди Николс

Решатель проблем с 5 различными степенями и бесконечными резервами мотивации. Это делает его идеальным владельцем бизнеса и менеджером. При поиске сотрудников и партнеров больше всего ценит открытость и любопытство к миру.

Просмотреть все сообщения