Как создать современную гибкую вики для вашей компании

По мере роста компания накапливает огромное количество знаний, от видения вашей компании до лучших практик, которым следует следовать, что помогает направлять и формировать ее путь роста. И сохранение таких знаний является не чем иным, как критически важным для его прогресса.

Однако без надлежащей системы для их сбора эти ценные хранилища информации могут быть разбросаны по организации или потеряны. Здесь вы можете использовать корпоративную вики. Это помогает собрать всю информацию в централизованное хранилище, таким образом предоставляя легкодоступный ресурс для всех. В этом посте мы обсудим, как шаг за шагом создать корпоративную вики.

Что такое компания вики

Wiki компании (также известная как внутренняя Wiki или корпоративная Wiki) — это онлайн-база данных, используемая для централизации информации о компании и ее процессах, сотрудниках, проектах, клиентах и ​​т. д. Компании часто рассматривают ее как единственный источник правды для сбора, организация и обмен знаниями внутри компании. Вики компании позволяет каждому члену команды получать доступ, создавать или редактировать контент.

Вики может включать такую ​​информацию, как:

• Важные процессы компании
• Культура, ценности и политика компании
• Дорожная карта компании
• Кадровые и административные документы
• Документация проекта

Преимущества внутренней вики

Вики облегчают работу каждому. Для новых сотрудников это самый быстрый способ найти всю необходимую информацию. И более опытные сотрудники могут обратиться к нему, чтобы понять, как лучше работает остальная часть компании, и еще больше улучшить свою работу.

• Внутренние вики обеспечивают централизованный доступ ко всем внутренним документам, будь то учебные материалы для сотрудников, стандартные рабочие процедуры, технические документы, электронные письма или содержание вебинаров, что упрощает поиск информации.
• Они помогают избежать потери знаний и упростить хранение, поиск и обмен знаниями.
• Они улучшают сотрудничество в команде, предоставляя общее пространство для совместной работы над картированием процессов и информации компании.

База знаний против Вики

Вики компании — это не то же самое, что внутренняя база знаний. Базы знаний — это авторитетные ресурсы, в которых работает специальная команда производителей контента и менеджеров.

С другой стороны, вики — это инструмент для совместной работы. Мало того, что любой сотрудник может получить доступ, создать или отредактировать вики компании в любое время, но команды также могут совместно работать над наполнением контента. И изменения, как правило, предназначены для мгновенного отображения после редактирования.

Как создать компанию вики

Вики вашей компании — это место для сбора, организации и управления организационными знаниями. Важно, чтобы у вас был оптимизированный процесс, чтобы обеспечить продуктивное структурирование информации в масштабах всей компании. Здесь мы перечислили шаги по эффективному созданию корпоративной вики.

Определите причину создания вики

Будь то документирование процессов и процедур компании, адаптация новых сотрудников или создание командного сценария, определите цель своей вики до ее фактического создания. Это поможет,

• Определите тип информации, которую необходимо включить
• Определите целевую аудиторию, которую необходимо учитывать (т. е. новые сотрудники или существующие сотрудники, или и то, и другое)
• Соберите существующие документы, ресурсы, отчеты и материалы, которые могут вам понадобиться для интеграции в новую вики.
• Определите ключевых участников, таких как старшие менеджеры или руководители групп, обладающие специальными знаниями по предмету.

Выберите вики-программу

Следующим важным шагом является поиск программного обеспечения, которое соответствует вашим потребностям. Поскольку вы уже сузили свою цель, теперь у вас есть конкретное представление о возможностях, которые вы ищете в программном обеспечении.

Вот несколько важных возможностей, которыми должно обладать каждое программное обеспечение вики;

• Унифицированные рабочие пространства для централизации ваших документов
• Функции для простого редактирования и поиска контента
• Функции многопользовательской совместной работы в режиме реального времени, такие как встроенные комментарии, потоки обсуждений, теги @mention, отслеживание мыши в реальном времени, интеллектуальные уведомления, автономная синхронизация и т. д.
• Редактор форматированного текста с возможностью создания или добавления визуального содержимого, такого как диаграммы, диаграммы, изображения и т. д.
• Папки для организации документов внутри
• Интеграция с другими инструментами в вашем рабочем процессе, такими как Slack, GitHub, команды MS, приложения Google Suite и т. д.
• Способность содействовать общению (протоколы собраний/еженедельные обновления), обучению (инструкции по адаптации/справочники) и управлению проектами (планы проектов/отчеты о проделанной работе).
• Варианты загрузки документов, включая экспорт PDF, SVG и PNG

Несколько популярных корпоративных вики-программ, которые вы можете рассмотреть, включают Google Drive, Confluence и Microsoft SharePoint.

Creately to Build Your Company Wiki

Creately, программное обеспечение для управления работой, работающее на интеллектуальном визуальном холсте, используемое командами для мозгового штурма, планирования, управления проектами и сбора знаний, также служит современным программным решением для вики.

Он предлагает все эти функции, упомянутые выше, и многое другое, включая историю версий рабочей области, настраиваемые таблицы, встроенные инструменты гибкого управления проектами, такие как доски Канбан для создания рабочих процессов, готовые шаблоны для вики-структур, проектные документы и более 100 вариантов использования, охватывающих по отраслям. Кроме того, Creately также предлагает интеграцию с Google Drive и Confluence.

Создайте начальную вики-структуру

Создайте базовую структуру, изображающую документ или информационную иерархию вики. Это даст вам представление о том, как будет выглядеть вики с высоты птичьего полета, или предварительный просмотр, и вы сможете сохранить его в качестве справочного материала во время курирования и создания контента.

Наполните его контентом

Имея под рукой базовую структуру, начните писать контент для каждого раздела или заголовка. Здесь вам нужно вводить контент с других платформ, чтобы централизовать все в одном месте.

В Creatley вы можете добавлять их в качестве ресурсов ссылок, копировать и вставлять контент из других источников непосредственно в фигуры Creately или даже переносить их напрямую из сторонних приложений, включая данные в файлах CVS, выпусках GitHub, электронных таблицах и Google Sheets.

Ниже приведены некоторые из лучших практик, которым вы можете следовать для создания привлекательного контента.

• Вставляйте визуальные элементы, такие как изображения, диаграммы, диаграммы, видео и т. д., насколько это возможно, чтобы разбить блоки текста. Например, вы можете использовать карту процесса для отображения шагов процесса.
• Добавьте внутренние ссылки, чтобы упростить навигацию и упростить поиск информации.
• Включите маркированные или нумерованные списки, элементы контрольного списка, более короткие абзацы и т. д., чтобы сделать контент более удобным для сканирования.

Обновляйте свою вики

Информация или процессы компании не останутся прежними. По мере их развития должна развиваться и ваша вики.

Поскольку сотрудники полагаются на вики вашей компании для получения своевременной информации, важно регулярно консультироваться с ключевыми участниками и вносить необходимые изменения, чтобы отразить текущее положение вещей.

Вы также можете определить области для улучшения, наблюдая за своей командой. Понаблюдайте, находят ли они информацию полезной, или же они запутались и продолжают задавать вопросы, на которые вы сможете лучше ответить, обновив содержание.

В Creately полная история версий автоматически отслеживается для всех рабочих пространств. Таким образом, каждое изменение, которое вы вносите в свою вики, записывается отдельно. Вы можете называть версии в истории, чтобы отслеживать ключевые моменты в развитии вики и при необходимости в любое время отходить от более ранней версии.

Рекомендации по эффективному созданию корпоративной вики на Creately

Вики для вашей компании может показаться хорошим местом для облегчения сотрудничества между членами вашей команды, однако у нее есть недостатки, которые нельзя игнорировать, включая ограниченные функции поиска, непоследовательный контент, разрешения на редактирование и т. д.

Далее мы перечислили некоторые рекомендации, которым вы можете следовать, чтобы преодолеть эти проблемы при создании корпоративной вики на Creately.

Сделайте свою компанию Wiki более гибкой

Одна из самых больших претензий к вики — ее негибкость. С несколькими документами на страницах и в папках может быть довольно сложно эффективно организовать контент в вики. Однако с правильной иерархической структурой рабочего пространства или папок вы можете легко преодолеть это.

В Creately то, что вы обычно храните на нескольких страницах и папках в традиционном программном обеспечении вики, можно разместить на одном рабочем месте, используя простые визуальные структуры, которые имеют логический смысл.

Например, вы можете создать организационную диаграмму для информации о сотрудниках или карту процессов, содержащую документацию по процессам. Каждая фигура может содержать объем информации, варьирующийся от страниц контента, вложений, ссылок, изображений, полей данных для назначения ролей, задач, оценок и многого другого, что можно добавить с помощью данных формы. Таким образом, вы можете легко централизовать информацию, содержащуюся на нескольких страницах, в единую визуальную структуру. Кроме того, с бесконечным холстом Creately вы также можете разместить любое количество этих визуальных структур в одном месте.

Вы также можете соединять фигуры между рабочими областями и папками с помощью ссылок фигур и создавать потоки навигации и информацию о ссылках. Щелкните связанную фигуру, чтобы автоматически увеличить связанную фигуру в той же рабочей области или открыть рабочую область, в которой находится связанная фигура.

Обеспечьте правильную структуру навигации

Основным недостатком поддержки вики-сайта компании является то, что может быть сложно найти информацию среди множества документов, которые вы постоянно добавляете к нему. Однако при правильном навигационном меню или возможностях поиска это можно устранить.

Интеллектуальные возможности поиска Creately помогут вам получить любую информацию, которую вы ищете, в рабочей области или папке за считанные секунды; просто выполните поиск Cntr+F (или «Command+F» на Mac) по ключевому слову, чтобы мгновенно найти нужную информацию. Как только вы выберете его из результатов поиска, вы попадете именно в то место, где оно содержится в рабочей области.

Или вы можете создать меню навигации с помощью панели навигации, где вы можете перечислить ссылки на элементы в рабочей области и использовать их для легкого поиска информации.

Поддерживайте согласованность контента

Когда несколько членов команды из разных отделов вносят свой вклад в вики-документы, могут возникнуть несоответствия, которые также могут привести к пробелам в знаниях.

Чтобы этого не произошло, убедитесь, что существуют шаблоны или стандартный формат, на который каждый может ссылаться при написании контента.

Ограничьте количество редакторов

Вики допускают вклад нескольких авторов. Однако он не всегда может быть идеальным для корпоративной вики, тем более что сотрудники полагаются на него для сбора достоверной информации об организационных процессах и знаниях.

Таким образом, вам будет полезно разрешить только ограниченному числу редакторов, особенно профильных экспертов, писать, редактировать и публиковать контент на вашей Вики.

С Creately вы можете определить роли для написания и доступности. Он предоставляет различные уровни доступа и роли, чтобы упростить управление общим доступом и разрешениями. Хотя вы можете назначить некоторых членов команды владельцами и редакторами рабочей области, вы можете добавить остальных сотрудников, с которыми вы хотите только поделиться информацией, в качестве комментаторов или зрителей.

Таким образом, вы также можете контролировать, с кем вы делитесь информацией, и разделять личную и общедоступную информацию.

Новый путь к вики

Вики, хотя и содержит слои и слои документов, не должна быть слишком сложной для создания или управления. С правильным программным обеспечением, предоставляющим правильные инструменты, вам не о чем беспокоиться.

Попробуйте Creately создать вики для вашей компании уже сегодня. Упростите процесс с помощью интеллектуальных визуальных инструментов и расширенных возможностей совместной работы в режиме реального времени.

Есть еще советы по созданию корпоративной вики? Поделитесь с нами своими мыслями и предложениями в разделе комментариев ниже.