Выбор правильного решения для управления проектами за 7 простых шагов

Опубликовано: 2023-02-16

Решение для управления проектами позволяет организациям с легкостью планировать, выполнять и контролировать проекты. Инструмент создает прозрачную запись деятельности команды, помогая менеджерам отслеживать ресурсы в режиме реального времени и улучшать выполнение проекта. Сегодня компании полагаются на эти инструменты для беспрепятственного выполнения бизнес-функций. Подсчитано, что 77% высокоэффективных команд используют инструменты управления проектами. Это делает более важным поиск подходящего решения для управления проектами для вашей компании.

Интересные факты

1. 70% организаций потерпели неудачу хотя бы в одном проекте за последние 12 месяцев.
2. Согласно опросу PwC, 77% высокоэффективных проектов используют решения для управления проектами.
3. 73% бизнес-лидеров считают надежность, простоту использования и простоту интеграции тремя главными требованиями к PMS.
4. 2/3 компаний общаются с клиентами через Инструмент управления проектами
5. Организации тратят впустую 12% ценных ресурсов из-за плохого управления проектами.
6. Организации, которые инвестируют в хорошую PMS, тратят в 28 раз меньше денег по сравнению с компаниями без PMS.

Оглавление

Как выбрать правильное решение для управления проектами

Правильное решение для управления проектами — это решение, адаптированное к вашим потребностям. У каждой платформы есть свои плюсы и минусы, и эта статья поможет вам выбрать подходящую для вашего бизнеса.

  1. Определите свою потребность

Первый и самый важный шаг — определить, почему вашему бизнесу нужна система управления проектами, и пробелы в вашей текущей команде. У каждого бизнеса есть свои уникальные причины для выбора решения для управления проектами. Например, компания может без проблем отслеживать проекты с помощью Excel, но теперь ей требуется автоматизированная платформа, которая может самостоятельно обновлять ход выполнения задачи и отправлять напоминания членам команды, если приближается крайний срок.

Точно так же варианты использования будут варьироваться от компании к компании, как и потребность в инструменте управления проектами. Некоторые из общих проблем, возникающих при ручном управлении проектами:

  • Отсутствие активной внутренней коммуникации между командами
  • Слишком много совещаний с небольшим прогрессом
  • Неорганизованный график проекта и сорванные сроки
  • Неравномерное распределение работы в команде
  • Низкое использование ресурсов
  • Входящие с сотнями непрочитанных писем по проектам.

Если вы столкнулись с какой-либо из этих проблем, перейдите к следующему шагу — поиску подходящего программного обеспечения для управления проектами .

  1. Исследуйте лучший инструмент

Когда ваши потребности определены, следующим очевидным шагом будет поиск потенциальной системы управления проектами. Вот несколько других способов найти подходящее программное обеспечение для вашего бизнеса:

  • Поговорите с другими руководителями проектов в компании или отрасли.
  • Спросите коллег, что они предпочитали использовать в прошлом
  • Проверьте веб-сайты обзора программного обеспечения
  • Ознакомьтесь с рекомендуемым отраслевым инструментом управления проектами

Отзывы членов вашей команды должны быть вашим главным приоритетом, чтобы понять, что им нравилось в прошлом. Сравните функции каждого программного обеспечения, чтобы найти то, которое соответствует большинству требований вашей компании. После того, как у вас есть несколько готовых финалистов, всегда полезно получить отзывы об окончательном выборе.

  1. Возьмите это для теста

Несмотря на то, что вы определились с инструментом управления проектами, который лучше всего подходит для вас, следующим логическим шагом будет тестирование программного обеспечения в повседневных рабочих сценариях. Многие популярные решения для управления проектами поставляются с бесплатной пробной версией, и даже если это не так, многие платформы будут рады предложить вам ее, если вы попросите.

Вместо того, чтобы просто использовать программное обеспечение для проверки функций, ваша команда должна использовать эту систему для живого проекта, чтобы проверять ее функции в повседневных сценариях. Это дает полное представление о том, как система будет вести себя в вашей организации, и будут ли ее функции служить цели в рамках ваших требований или сейчас.

Рекомендуем прочитать: Полное руководство по выбору правильного программного обеспечения для управления проектами

  1. Получить обратную связь от команды

После завершения испытания вы должны запросить у пилотной группы подробный отзыв и записать его. Вещи, которые вы должны спросить во время обратной связи:

  • Сделает ли программное обеспечение их рабочий процесс более эффективным?
  • Сколько времени у них ушло на обновление PMS?
  • Что действительно замечательного и действительно ужасного в этом продукте?
  • Легко ли ориентироваться новому пользователю?
  • Собираетесь ли вы рекомендовать его другим пользователям?

Теперь сравните свои ответы с проблемами, которые вы отметили на шаге 1. Посмотрите, нашли ли вы решение для большинства проблем, связанных с управлением проектами.

  1. Оцените стоимость

Следующим шагом к выбору правильного решения для управления проектами является оценка стоимости платформы. Обычно у этих решений есть платные планы, основанные на количестве пользователей. Получите общую оценку инструмента и посмотрите, насколько он соответствует вашему бюджету, и сможете ли вы оправдать окупаемость своих инвестиций. Кроме того, изучите наиболее подходящий для вас способ оплаты — ежемесячно, раз в два года или ежегодно.

  1. Купите и внедрите правильный инструмент

Как только все будет заблокировано, убедитесь, что вы внедрили его как можно скорее. Убедитесь, что существует надлежащая структура реализации, чтобы обеспечить плавный переход. Команды обычно сопротивляются изменениям, поэтому хорошо продуманный план будет иметь большое значение, чтобы все чувствовали себя комфортно с новой системой. Примите во внимание следующие вещи для вашего плана реализации:

  • Определитесь со сроками. Подумайте, хотите ли вы ускорить его или развернуть с течением времени для определенных бизнес-практик.
  • Убедитесь, что у вашей команды достаточно времени и инфраструктуры для обучения работе с новой системой.
  • Определите участников, которые возглавят переход и выступят в качестве контактного лица для команды.
  1. Проанализируйте опыт после покупки

После этапа внедрения последним шагом является оценка прогресса новой системы управления проектами. Определите области, которые все еще не обслуживаются новой системой. Кроме того, проанализируйте процесс, которому вы только что следовали, и посмотрите, не было ли каких-либо белых пятен или пробелов в вашем процессе выбора и реализации. Получив ответы на все эти вопросы, подумайте о возврате ваших инвестиций, чтобы убедиться, что ваше решение помогло бизнесу.

Рекомендуем прочитать: Примеры использования программного обеспечения для управления проектами в бизнесе

Практический пример внедрения программного обеспечения PMS

Если вы ищете идеальный пример компании, внедряющей систему управления проектами, нет ничего лучше, чем RPI Consultants. Чтобы преодолеть потребность в управлении проектами, она внедрила PMS, что еще больше создало новые проблемы для компании. Это привело к тому, что компания искала новую PMS, которая еще больше решила ее проблемы управления проектами.

Консультанты ИРПИ RPI Consultants — ведущий партнер по внедрению, поставщик профессиональных услуг и идейный лидер отрасли.
Проблема RPI предлагает широкий спектр услуг нескольким различным организациям. Это означало, что в конечном итоге RPI использовала несколько решений для облегчения управления задачами. Это еще больше обострило проблемы коммуникации и управления проектами RPI.
Решение Компания определила свои потребности в управлении проектами и определила поставщиков программного обеспечения, которые могли бы удовлетворить большинство задач RPI. Это определило Mavenlink как идеальную пару для них.
Полученные результаты PMS от Mavelink помогла сократить время, затрачиваемое на выполнение административных задач, на 20 %, повысить коэффициент использования на 5 % и получить важную информацию с панели инструментов.

Связанные категории: Программное обеспечение для управления рабочим процессом | Программное обеспечение для управления задачами | Программное обеспечение для управления продуктами | Программное обеспечение для управления качеством

Заключение

Система управления проектами — это благословение для организаций любого размера. Хотя это решает многие ваши бизнес-проблемы, поиск подходящей системы для себя, безусловно, является отдельной задачей. Выбор из сотен похожих продуктов может сбить с толку даже эксперта в предметной области, но если вы будете следовать этому руководству, чтобы выбрать правильное решение для управления проектами за 7 шагов, вы получите инструмент, который идеально подходит для вас.