Как выбрать лучшее программное обеспечение для управления проектами? | # 11 Начало работы с управлением проектами

Лучшее программное обеспечение для управления проектами — это то, которое вы не видите. Тот делает свою работу, не привлекая особого внимания. Он прост в использовании и содержит все необходимые функции. Но что же включают в себя эти «необходимые» функции? Читай дальше что бы узнать!

1. Как выбрать лучшее программное обеспечение для управления проектами? Введение
2. Шаблоны проектов
3. Просмотры
4. Интеграции
5. Сферы деятельности
6. Как выбрать лучшее программное обеспечение для управления проектами? Резюме

Как выбрать лучшее программное обеспечение для управления проектами? Введение

Прежде чем мы перейдем к обсуждению конкретного программного обеспечения для управления проектами, давайте рассмотрим, какие функции оно должно выполнять. Мы разделили наш сегодняшний выпуск на три части. Во-первых, мы рассмотрим представления, предлагаемые в различных программах. Во втором мы рассмотрим необходимые интеграции. И в-третьих, мы рассмотрим, какие области деятельности организации должно охватывать такое программное обеспечение.

Шаблоны проектов

Большинство программ позволяют управлять несколькими проектами независимо друг от друга. На это стоит обратить внимание, если вы имеете дело с программами или портфелем проектов, и если продакт-менеджеры в вашей организации занимаются более чем одним проектом одновременно, или если вы запускаете проекты с повторяющимся потоком — тогда стоит создать шаблон проекта. сами, которые можно использовать неоднократно.

Однако, если вы используете программу впервые или это пользовательский проект, вы можете использовать встроенные шаблоны. Они значительно упрощают и ускоряют начало работы над новым проектом. Это потому, что они помогают вам сразу начать работу в готовой среде, предварительно настроенной и предназначенной для управления проектами, например, по методологии Scrum или Prince2.

Просмотры

Независимо от выбранного шаблона или метода программное обеспечение для управления проектами чаще всего включает стандартные представления. Они наглядно показывают выбранный аспект реализации проекта. Для нас наиболее важными являются:

• Временная шкала , которую можно масштабировать, чтобы охватить всю продолжительность проекта или выбранный период,
• Список задач — для предварительного просмотра текущих задач, только что завершенных или для выполнения в ближайшее время,
• Календарь — повестка дня для планирования встреч и групповых мероприятий,
• Аналитические инструменты — то есть диаграммы и визуализации данных конкретных областей выполнения проекта и рабочей нагрузки отдельных членов команды для создания отчетов,
• Команда — список людей, вовлеченных в проект, с контактной информацией.

Интеграции

При выборе программы управления проектами реже обращают внимание на интеграции, то есть на то, с какими программами и приложениями работает наш инструмент. Это связано с тем, что некоторые программы управления, такие как Firmbee, представляют собой монолиты. Это платформа, которая обеспечивает всестороннюю поддержку для всех задач, связанных с проектом — от списков задач и заметок до обработки счетов и даже процесса набора команды.

Однако иногда программа, облегчающая управление проектами, функционирует как набор так называемых микросервисов, то есть набор взаимодействующих модулей, которые можно включать и выключать. В этом случае интеграции оказываются очень полезными. Это могут быть соединения, например:

• внешние календари (например, Google или Apple Calendar), позволяющие, например, отправлять приглашения на собрания,
• коммуникаторы , такие как Microsoft Teams, Zoom или Slack, упрощающие общение без необходимости копировать или перемещать контент,
• ридеры различных форматов, так что вы можете легко просмотреть содержимое документов или файлов изображений,
• электронная почта – чтобы добавлять задачи прямо по почте,
• инструменты продаж для электронной коммерции, такие как Salesforce, Zoho Desk и Zendesk,
• облако для хранения и совместного использования больших файлов проекта
• инструменты безопасности и авторизации необходимы, особенно при работе вне офиса и менее безопасном подключении к Интернету,
• специализированные инструменты отчетности, такие как Power BI, Looker или Google Sheets, например.

При выборе той или иной программы также стоит задаться вопросом , будет ли она работать только на компьютере или у нее есть еще и мобильное приложение.

Сферы деятельности

Основными областями выполнения проекта, поддерживаемыми программным обеспечением, являются управление задачами во времени, а также визуализация бюджета. Однако, в зависимости от типа реализуемого проекта, такие модули, как:

• контакты — особенно если реализация проекта включает в себя сотрудничество с фрилансерами или несколькими представителями клиента,
• кампании — когда маркетинг или продажи являются частью проекта,
• документы – когда необходимо поделиться разными материалами,
• человеческие ресурсы – опция, которая особенно полезна при формировании проектной команды или необходимости пополнения штата в ходе реализации проекта,
• финансы – помимо общего состояния бюджета проекта полезно иметь под рукой инструмент, позволяющий сопоставлять расходы на различные цели или сравнивать предложения необходимых для проекта продуктов и услуг.

Как выбрать лучшее программное обеспечение для управления проектами? Резюме

Основные функции, которые должно выполнять программное обеспечение для управления проектами, заключаются в облегчении организации и планирования работы. Использование шаблонов — встроенных или самостоятельно созданных — значительно упрощает начало работы. А четкие изображения, отображающие конкретные аспекты выполнения проекта, делают повседневные задачи более приятными и простыми. Между тем, интеграция означает, что мы можем использовать наше любимое программное обеспечение, комбинируя его с тем, которое мы используем для управления проектом. Если, конечно, он не будет достаточно сложным, чтобы объединить модули, позволяющие общаться, управлять финансами и персоналом.

Если вам нравится наш контент, присоединяйтесь к нашему сообществу занятых пчел в Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.

Автор: Кэролайн Беккер.

Как руководитель проекта, Кэролайн является экспертом в поиске новых методов разработки лучших рабочих процессов и оптимизации процессов. Ее организаторские способности и способность работать в условиях дефицита времени делают ее лучшим человеком для воплощения сложных проектов в жизнь.

Просмотреть все сообщения

Начало работы с управлением проектами:

1. Что такое проект?
2. Что такое управление проектами?
3. Как управлять проектами?
4. Методы управления проектами
5. Типы проектов
6. 4 примера проектов
7. Приоритизация проектов
8. Направления проектной деятельности
9. Определение успеха в управлении проектами
10. Зачем использовать программное обеспечение для управления проектами?
11. Как выбрать лучшее программное обеспечение для управления проектами?