Как соблюдать GDPR в процессе онлайн-найма?

Как и при традиционном подборе персонала, дистанционный подбор предполагает обработку персональных данных кандидатов на работу. Защита персональных данных в Европейском Союзе и в большинстве стран мира регулируется законом. Неправомерный сбор, обработка и хранение персональных данных влечет юридические последствия. Как соблюдать GDPR в процессе онлайн-найма?

Как соответствовать GDPR? - оглавление:

1. Цели и задачи подбора персонала
2. Онлайн набор
3. Правила GDPR
4. Как соответствовать GDPR?
5. Резюме

Цели и задачи подбора персонала

Удаленный подбор персонала становится все более популярным, поскольку он обеспечивает эффективную связь между организацией и кандидатами на работу. Кроме того, это экономичное и экономящее время решение. Онлайн-объявления о вакансиях могут часто обновляться, а количество кандидатов огромно .

Подбор персонала является частью управления персоналом. Сам термин можно понимать как в узком, так и в широком смысле . С одной стороны, рекрутинг можно рассматривать как весь процесс поиска, информирования и привлечения кандидатов на работу. С другой стороны, его часто называют методом их идентификации для будущего отбора.

Основной целью процесса найма является выбор кандидатов, отвечающих требованиям компании , что эквивалентно обеспечению организации достаточным количеством квалифицированных сотрудников. Если быть более конкретным, его цель — мотивировать людей претендовать на имеющиеся должности в организации, а затем создать список кандидатов, подлежащих отбору.

Онлайн набор

С учетом глобальной цифровизации и пандемии COVID-19 удаленный набор персонала стал еще более распространенным явлением . Поэтому вы часто сталкиваетесь с предложениями о работе на популярных досках объявлений, которые публикуются с пунктом «удаленный набор». Помимо отправки заявки онлайн, остальная часть процесса выполняется с использованием удаленных инструментов и телефона.

Если данное заявление привлекает внимание рекрутера, он звонит кандидату и назначает собеседование по телефону или через компьютер. В случае видеоинтервью кандидат получает электронное письмо с приглашением вместе со ссылкой на мессенджер, которым пользуется рекрутер. Все, что им нужно сделать, это активировать ссылку и присоединиться к встрече в указанную дату и время . Некоторые из самых популярных приложений для обмена мгновенными сообщениями включают: Skype, WhatsApp, Facebook Messenger, Microsoft Teams и Signal.

Этапы онлайн-рекрутинга

Процесс подбора персонала состоит из нескольких этапов, таких как:

Этап 1 — Размещение предложения о работе, сбор электронных заявок и предварительный отбор . После выбора заявок для дальнейших процедур рекрутеры обзванивают соискателей и назначают собеседования. Во время первой встречи они проверяют некоторую базовую информацию, например, оценивают владение кандидатом иностранным языком. Окончательная встреча подтверждается по электронной почте.

2 этап – Онлайн-собеседование . На этом этапе рекрутеры проверяют навыки и вовлеченность кандидата, а также решают, следует ли их квалифицировать для дальнейших этапов процесса найма.

Этап 3 – Дальнейшая проверка . Кандидаты решают тесты и задания. Рекрутеры, в свою очередь, принимают окончательное решение на этом этапе.

Этап 4 – Онбординг онлайн . Выбрав успешного кандидата и предложив ему работу, рекрутеры могут нанять кандидата и завершить процесс адаптации.

Правила GDPR

Общий регламент по защите данных (GDPR) — это закон ЕС о защите данных, который имеет прямое применение с 25 мая 2018 года и заменяет Директиву о защите данных от 1995 года. Персональные данные — это довольно широкий термин, связанный с идентификацией конкретного лица. Защита данных в основном охватывает:

• Имя и фамилия
• Национальный идентификационный номер
• домашний адрес
• Эл. почта
• название банка и номер счета
• фотографии людей
• информация, касающаяся физического или психического здоровья
• IP-адрес компьютера
• религия
• гонка
• этническое происхождение
• сексуальная ориентация

Современной проблемой глобального масштаба являются проблемы, связанные со сбором данных, потерей конфиденциальности и угрозой личной безопасности. В этом аспекте GDPR является самым жестким регулированием, которое является основой юрисдикции ЕС . Аналогичные директивы действуют и в других странах, например, в Бразилии. Австралии, Японии, Таиланде и некоторых штатах США.

Как соблюдать GDPR при онлайн-найме?

Когда начинается процесс найма, работодатель становится контролером персональных данных и может получать такие данные, как:

• Имя и фамилия
• Дата рождения
• образование
• квалификации
• трудовая книжка
• контактные данные .

Организации должны соблюдать законы о защите данных для данной страны при сборе и обработке вышеупомянутой информации. Кандидат, подающий заявление о приеме на работу, обязан приложить согласие на обработку своих персональных данных в целях приема на работу . Обязанностью работодателя является удаление информации, позволяющей установить личность кандидата, после завершения процесса найма.

Следует отметить, что доски объявлений не играют никакой административной роли и не обрабатывают никакие личные данные. Их функция ограничивается представлением предложений доверителя и предоставлением инструментов для сбора заявок .

Ключевая информация о соответствии GDPR

• Набор информации, которая может быть получена работодателем в процессе найма, является закрытым и включает в себя данные, о которых уже говорилось выше. Работодатель не вправе требовать информацию, касающуюся, например, семейного положения, этнического происхождения или сексуальной ориентации .
• Учитывая цель процесса найма, заключающуюся в привлечении сотрудников, собранные данные должны служить только этой цели. Данные не могут быть использованы в какой-либо другой ситуации. Недопустимо свободно использовать данные и делать их доступными для других организаций .
• Обработка данных кандидатов должна основываться на их письменном согласии .
• В процессе найма работодатель должен сообщить своим кандидатам название компании и головной офис, цель сбора данных и право на доступ к информации .
• На каждом этапе процесса найма соискатели имеют право контролировать обработку своих данных .
• После завершения процесса найма работодатель обязан удалить все собранные данные , а контролер данных должен защитить их надлежащим образом.

Как соблюдать GDPR – краткое изложение

Как соблюдать GDPR в процессе онлайн-найма? Прежде всего, ознакомьтесь с законами о защите персональных данных для данной страны. В большинстве из них информация, позволяющая установить личность кандидатов, находится под особой защитой. Поэтому ключевым вопросом является сбор и обработка только для целей найма. Кроме того, рекрутеры не должны получать никакой информации, касающейся расы, происхождения и семейного положения кандидата.

Кроме того, спорным вопросом является проверка данных о конкретных кандидатах в социальных сетях и проверка их трудовой книжки в рамках проверки биографических данных. Согласно GDPR, такая практика недопустима . Однако из-за того, что такая информация доступна широкой публике, ее сложно признать неэтичной.

Подводя итог, можно сказать, что вопрос соблюдения GDPR в процессе найма является широкой темой. . Подходящая подготовка и знание правовых норм значительно облегчат процедуру найма новых сотрудников.

Вы уже знаете, как соблюдать GDPR в процессе удаленного найма. Прочтите наши другие ресурсы: 5 советов о том, как подготовиться к онлайн-собеседованию.

Если вам нравится наш контент, присоединяйтесь к нашему сообществу занятых пчел в Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube.

Автор: Николь Манкин

Менеджер по персоналу с отличной способностью создавать позитивную атмосферу и создавать ценную среду для сотрудников. Ей нравится видеть потенциал талантливых людей и мобилизовать их для развития.

Просмотреть все сообщения