Как провести совещание: рекомендации по эффективному совещанию

Встречи могут стать пустой тратой времени, ресурсов и талантов людей, если они не спланированы и не проведены должным образом. Эффективные встречи, которые действительно достигают своих целей и заряжают участников энергией и мотивацией, требуют достаточной работы или надлежащего планирования.

В этом посте мы обсудим, как провести встречу успешно. Также включен список визуальных инструментов для совещаний, которые вы можете использовать во время совещаний для принятия решений, решения проблем, мозгового штурма и генерации идей.

Шаги для проведения эффективных совещаний

Прежде чем звать на встречу, нужно убедиться, что она вам действительно нужна. Если это вопрос, который вы должны решить лично с человеком, не собирайте всю команду, чтобы обсудить его.

И если вы думаете, что можете полагаться на другие методы связи, такие как электронная почта, информационный бюллетень и т. д., чтобы донести свое сообщение, вы можете не тратить время своих сотрудников на еще одну встречу.

Установите цели для встречи

Какова цель встречи? Это специальное объявление? Что-то решить? Решить проблему, которая мешает развитию вашего проекта?

Определение цели вашей встречи и постановка задачи, которую нужно достичь к ее концу, — это первый шаг, который вам нужно сделать при планировании эффективной встречи. Эта цель поможет заложить основу для целенаправленного обсуждения.

Список участников собрания

Решите, кто должен присутствовать, принимая во внимание их доступность и их способность внести свой вклад в достижение цели собрания. Это могут быть ключевые лица, принимающие решения, эксперты по теме, те, на кого влияет результат, и т. д.

Если кто-то не может прийти на собрание, но его вклад по-прежнему необходим, вы можете договориться о том, чтобы связаться с ним с помощью конференц-связи или другого онлайн-инструмента для совместной работы.

Также выберите и назначьте различные роли, необходимые для проведения собрания, включая фасилитатора, хронометриста, регистратора и т. д.

Создайте повестку встречи

Повестка дня — это то, что каждый, кто присутствует, должен получить до встречи. Вы можете отправить это вместе с приглашением на встречу. Таким образом, они могут решить, необходимо ли их присутствие или нет.

Он должен включать элементы собрания, расположенные в логическом порядке, и реалистичную продолжительность, установленную для каждого элемента.
Ниже приведен шаблон повестки дня собрания, созданный с помощью Creately. Вы можете отредактировать его онлайн и настроить в соответствии с вашими требованиями.

После изменения вы можете поделиться им с остальными участниками с помощью защищенной ссылки на общий доступ к диаграмме или встроить его с помощью Creately Viewer в свою интрасеть или внутренние веб-сайты, чтобы каждый мог легко получить к нему доступ.

Выберите подходящее место с удобствами

В зависимости от тона, который вы хотите задать для встречи, выберите место (например, конференц-зал для формальной обстановки). Убедитесь, что он доступен в дату и время, которые вы выбрали для встречи.

Не забудьте проверить наличие всего необходимого оборудования для встречи. Это могут быть проекторы, экраны и другие инструменты для видеозвонков и т. д.

Закончите с планом действий

Составьте план действий, чтобы убедиться, что решения, принятые во время встречи, выполняются впоследствии.

Хотя ваш докладчик/регистратор может использовать шаблон плана действий, подобный приведенному ниже, он должен включать задачи/действия, ответственных за их выполнение и последующие действия по пунктам действий.

Инструменты для продуктивных совещаний

Теперь, когда мы рассмотрели, как проводить собрания, вот несколько визуальных инструментов для собраний, которые вы можете использовать для различных целей, таких как принятие решений, решение проблем и мозговой штурм.

Интеллект-карты

Интеллект-карты — отличный инструмент для систематизации идей, планирования и ведения заметок.

Если вы проводите мозговой штурм для решения проблемы, интеллект-карта может помочь зафиксировать свободный поток мыслей. Если вы обсуждаете тему, вы можете использовать ее, чтобы углубиться в тему.

И если вы хотите представить информацию участникам встречи в простой для понимания форме, интеллект-карта может стать отличным вариантом.

Вот как эффективно использовать интеллект-карты на встрече.

Анализ SWOT

SWOT расшифровывается как Сила, Слабость, Возможности и Угрозы.

Этот инструмент используется для оценки компаний во время стратегического планирования, совещаний по планированию проектов и т. д. Вы также можете использовать его для оценки эффективности вашего отдела, продукта, проектной группы или конкурентов.

Нужно знать, как эффективно использовать SWOT-анализ?

Диаграмма рыбьей кости / 5 почему

Это инструменты, используемые при анализе первопричин.

В то время как диаграмма «рыбий скелет» (также известная как диаграмма причин и следствий) помогает выявить и изолировать основную причину проблемы, диаграмма «5 почему» позволяет углубить проблему и проанализировать лежащую в ее основе причинно-следственную связь.

Ознакомьтесь с нашим исчерпывающим руководством по диаграммам «рыбий скелет», чтобы узнать, как его применять.

Диаграмма сходства

Диаграммы сходства помогают собирать и упорядочивать большие объемы данных для выявления закономерностей и тем. Это может пригодиться, если вы проводите собрание, чтобы проанализировать и осмыслить множество данных, собранных в ходе исследований, мозговых штурмов и т. д.

Блок-схема

Пытаетесь оптимизировать процесс? Выявить узкие места в вашем процессе? Или разработать новый процесс? Блок-схемы могут помочь вам в этих и многих других целях.

Блок-схема — это, по сути, визуализация этапов процесса. Это также может помочь в решении проблем и принятии решений.

Вот наше окончательное руководство по блок-схемам, чтобы узнать, как их использовать.

Шесть мыслящих шляп

Это еще один инструмент для обеспечения высокой продуктивности ваших совещаний. Шесть шляп мышления — это инструмент, который позволяет вам изучить различные точки зрения участников встречи.

Каждого члена просят надеть шляпы разного цвета (которые обозначают разные точки зрения) по очереди и высказать свое мнение по этому вопросу. Подробнее о том, как использовать технику шести шляп мышления, читайте здесь.

Вот еще несколько визуальных методов мозгового штурма, которые вы можете использовать во время встреч и групповых обсуждений.

Больше советов о том, как провести встречу?

Шаги, которые мы перечислили в этом посте, легче выполнить, и они гарантируют успех. Объедините их с упомянутыми нами инструментами, чтобы обеспечить максимальную продуктивность во время ваших совещаний.

Какие еще у вас есть советы о том, как провести собрание? Поделитесь ими с нами в разделе комментариев ниже.