Как создать стратегию бизнес-аналитики? | Экспертный просмотр

Каким должен быть первый шаг на пути к BI? Выбираете инструмент? Сбор данных? Не так много. Это всеобъемлющая стратегия бизнес-аналитики, которая поможет вам перейти к расширенному анализу.

Хотя BI может сделать вашу отчетность быстрее, а графики — более сложными, даже без надлежащего плана вы все равно будете лишены целостного представления о том, как использовать эту технологию с максимальной выгодой. Как вы, наверное, знаете, дьявол кроется в деталях. Вот почему, чтобы не позволить им ускользнуть и поставить под угрозу всю вашу инициативу в области бизнес-аналитики, вам необходимо выполнить определенные шаги по внедрению бизнес-аналитики.

В этой статье мы анализируем реальные случаи наших клиентов, которые использовали стратегию BI, несмотря на то, что находились на разных этапах внедрения BI. Некоторые были новичками в использовании бизнес-аналитики и хотели «сделать все правильно» с самого начала, другие уже использовали инструменты BI, но в основном интуитивно, без какого-либо конкретного плана. Тем не менее, все они могли видеть, насколько улучшилось качество анализа данных при правильной разработке стратегии.

Если вы не хотите остаться на обочине, вот причины позаботиться о стратегии бизнес-аналитики

Бизнес-аналитика — это не только создание эффектных презентаций. Потенциал и ценность технологии намного шире, и их можно раскрыть с помощью надлежащего плана бизнес-аналитики. С помощью стратегии BI вы можете более эффективно решать проблемы с данными, создавать целостную, хорошо интегрированную систему и обеспечивать ее правильное функционирование.

• Экономия времени и денег. Действия по прихоти чреваты дорогостоящими ошибками. Никто не хочет тратить деньги на функции, которые в итоге не понадобятся ни одному сотруднику, или покупать лицензии на 100 сотрудников, если системой будут пользоваться только 20 из них. Стратегия BI позволяет продумывать такие вещи заранее, экономя время и деньги.
• Внедрение расширенного управления рисками. Вы минимизируете вероятность потери времени и денег, подробно анализируя каждый шаг. Кроме того, при таком подходе вы сможете раньше обнаружить слабые места и узкие места и сразу их исправить.
• Создание сквозной аналитики данных в вашей организации. Хорошо продуманная стратегия бизнес-аналитики позволяет разбить хранилища данных между отделами и подключить все источники данных для получения комплексной аналитики. Такой подход позволяет отслеживать процессы во всей организации, а значит, вовремя выявлять проблемы и принимать решения, подкрепленные точными и актуальными данными.

Хорошо продуманная и продуманная до мелочей стратегия BI помогает значительно перестроить внутренние бизнес-процессы, что, в свою очередь, положительно влияет на качество услуг или продуктов, которые вы предоставляете своим клиентам.

3 области, которые нельзя игнорировать при построении стратегии BI

Чтобы создать надежную стратегию бизнес-аналитики, вы должны позаботиться о видении, людях и процессах, уделяя одинаковое внимание каждому элементу и их взаимосвязям. Давайте исследуем их более подробно.

Зрение

Прежде чем внедрять какую-либо технологию, вам нужно задать себе пару фундаментальных вопросов, например: «Какова ее практическая ценность для нашей организации? Чего мы хотим добиться благодаря этому?» Ответы на них помогут вам наметить план действий по внедрению или оптимизации BI.

Чтобы создать в своей организации культуру, основанную на данных, вам также следует пересмотреть то, как вы обрабатываете свои данные. Вместо того, чтобы думать о нем как о сырье для аналитики, относитесь к нему как к продукту с реальной отдачей от инвестиций.

Люди

При создании стратегии внедрения BI не стоит сбрасывать со счетов своих сотрудников и их навыки. В противном случае вы потратите свой бюджет и время на внедрение технологии, которую будут саботировать люди, привыкшие работать по-другому.

Поэтому примите во внимание, кто будет взаимодействовать с инструментом BI, чтобы предоставить подходящие информационные панели для каждого уровня принятия решений. Например, сотруднику, отвечающему за техническое обслуживание оборудования, аналитику данных и генеральному директору требуются различные типы информационных панелей.

Щелкните здесь, чтобы узнать больше об операционных, аналитических и стратегических информационных панелях.

Еще один момент, о котором следует помнить в отношении ваших сотрудников, — это их техническое образование. Создание стратегии бизнес-аналитики и дорожной карты для технически подкованной компании — это не то же самое, что создание ее для организации, которая не имеет тесных отношений с цифровыми технологиями.

Когда мы понимаем уровень технических знаний пользователей и процессы, в которых они участвуют, мы можем создавать настраиваемые информационные панели для каждой роли вместо одной общей панели для всех процессов компании с ошеломляющим количеством фильтров. Это расширяет круг пользователей BI от руководителей и аналитиков до рядовых менеджеров и сотрудников.

— Александр Оболенский, руководитель отдела BI, *instincttools

Процесс

Эта сторона стратегии BI касается настройки процесса внедрения технологии. Для этого вам следует подумать о найме директора по данным (CDO), определить бюджет проекта, рассмотреть вопросы безопасности и соответствия требованиям, а также определить ключевые показатели эффективности для отслеживания эффективности схемы бизнес-аналитики и внедрения технологий.

Кроме того, очень важно позаботиться о передаче знаний от вашего технологического партнера. Поэтому обратите внимание на создание центра компетенций BI. BICC — это ваша внутренняя команда, которая сделает самостоятельное использование системы по-настоящему комфортным для сотрудников, не разбирающихся в технологиях, и выполнит небольшие корректировки, такие как конфигурация приборной панели.

При таком подходе вы делаете пользователей более продвинутыми, и, как следствие, повышаете скорость изменений и эффективность работы с BI-системой. Вы также станете менее зависимы от своего технологического партнера и будете обращаться к нему только за крупными изменениями, такими как подключение новых источников данных к системе, визуализация данных о новых бизнес-процессах и т. д.

Конечным результатом работы над областью процессов стратегии BI является разработка дорожной карты BI. Это документ, последовательно описывающий конкретные шаги, необходимые для внедрения бизнес-аналитики, этапы проекта, сроки и ключевые показатели эффективности для оценки вашего прогресса.

Профилирование данных: фундаментальный шаг, который вы должны сделать

Перед загрузкой в ​​систему BI ваши данные должны быть проверены на качество и согласованность. Вот что такое профилирование данных.

• Качество данных. Плохое качество данных является причиной множества проблем в бизнесе, таких как неточные финансовые прогнозы, проблемы с регулированием, потеря клиентов, репутационный ущерб и т. д. качественные данные отнимут время у ваших сотрудников — и это еще до того, как мы упомянем о нерелевантных результатах. Статистика показывает, что решение повторяющихся проблем, связанных с качеством данных, может занимать до половины рабочего времени сотрудников.
• Согласованность данных. Дублирование данных в разных системах может отражать неоптимальные бизнес-процессы, когда сотрудники вручную и несогласованным образом вводят одну и ту же информацию в две разные системы. В результате неизбежно возникают ошибки ввода и неполное сопоставление. Вместо этого должно работать правило единой точки входа для любых данных, и тогда системы должны только обмениваться ими, а не создавать копию.
• Классификация данных. Это необходимо, когда данные поступают из разных источников. Это может быть ваше озеро данных, ERP или трафик с вашего сайта, и это лишь некоторые из них. В дополнение к источнику следует учитывать структуру данных (структурированную или неструктурированную), чтобы правильно классифицировать данные, поскольку это упрощает определение частоты обновления для каждого профиля данных.

При профилировании данных вы можете обнаружить, что некоторые из них обновляются не так часто, как это необходимо для эффективного принятия решений.

Учтите, что вам не обязательно стремиться к обновлениям в реальном времени. Обычно такие вещи нужны только при работе с финансовыми рынками. Однако, если у вас есть бизнес в сфере электронной коммерции, а ваша логистическая система и ERP синхронизируются только один раз в день, может возникнуть ситуация, когда товар прибыл в магазин, но не отображается на сайте. Таким образом, вы рискуете потерять клиентов из-за недостаточной частоты обновления данных.

Мы предлагаем выполнять непрерывное профилирование данных. Используйте автоматизацию, чтобы ускорить и упростить процесс.

Выбор архитектуры и набора инструментов

Выбирая инструменты BI, вам нужно выбрать те, которые позволят вам легко получать, хранить, обрабатывать, анализировать и визуализировать данные.

1. Проглатывание

Прием данных подразумевает получение необработанных данных из первоисточников без их преобразования. Вам необходимо выбрать подходящий метод приема данных.

• Обработка в реальном времени. Как только программное обеспечение приема распознает фрагмент данных, оно загружает данные в озеро или хранилище данных как отдельный объект.
• Дозирование. При таком подходе программное обеспечение для приема данных собирает данные, группирует их на основе критериев или расписания, а затем отправляет их в хранилище данных пакетами.
• Микро пакетирование. Это подвид пакетной обработки. Разница в том, что партии меньше.

Программное обеспечение для приема данных зависит от типа данных, которые вы обрабатываете, источников данных, которые вы используете, и скорости, необходимой для доступа к данным. Apache Kafka, Azure Stream Analytics и Amazon Kinesis — самые заметные игроки на рынке инструментов для приема данных.

2. Хранение

Это тот момент, когда вы должны определить, где будут храниться ваши данные. Доступны несколько вариантов. Мы уже рассмотрели различия между озером данных и хранилищем при обсуждении создания надежной инфраструктуры данных.

Кроме того, вы должны определить, какие из ваших данных являются «горячими», а какие «холодными», если вы хотите сэкономить на хранении данных, которые вам не нужны постоянно под рукой. Как локальные, так и облачные хранилища предлагают варианты для горячих и холодных данных. Например, горячие данные, которые должны быть легко и быстро оценены, могут храниться на твердотельных (SSD) драйверах и в оперативной памяти (ОЗУ), а холодные архивные данные могут храниться на оптических дисках. Есть также «теплые» данные, которые используются не так часто, но не архивируются, например данные о продажах пятилетней давности, которые вам нужны каждые несколько лет для точки отсечения. Он может храниться на драйверах жестких дисков (HDD).

3. Обработка

Невозможно напрямую связать разнородные источники данных и хранилище данных, где информацию нужно очищать от ошибок, структурировать и классифицировать. Вам понадобится мост, инструмент ETL, который обрабатывает необработанные данные и объединяет их в три этапа.

• Извлекать. Инструмент извлекает данные из ваших источников данных, таких как электронные таблицы, устаревшие системы, CRM, ERP, аналитика и т. д.
• Трансформировать. Все извлеченные данные анализируются для выявления дубликатов и их удаления, формирования новых столбцов или их разделения и т. д. После этого данные можно стандартизировать — отфильтровать, отсортировать и проверить.
• Нагрузка. Данные поступают в репозиторий или в аналитическое программное обеспечение.

Разница между ETL и приемом данных заключается в том, что в случае ETL есть этап преобразования данных.

Поскольку процесс ETL играет первую роль в обеспечении высококачественного анализа данных, выбор правильного инструмента становится важнейшей задачей. Решение должно основываться на множестве факторов, таких как ваш вариант использования (облачное решение или локальное, необходимость обновлений в реальном времени и т. д.), спецификации обслуживания, масштабируемость, встроенные интеграции и затраты.

4. Аналитика и визуализация

Определение набора аналитических инструментов — следующий шаг в вашей стратегии бизнес-аналитики. Согласно магическому квадранту Gartner, стоит обратить внимание на тройку лидеров в области аналитики данных — Power BI, Tableau и Qlik. При выборе наиболее подходящего инструмента необходимо руководствоваться вашими требованиями и ограничениями.

• Настоящая архитектура. Не обязательно внедрять отдельное решение BI. Аналитика может быть встроена в ваши существующие приложения для ускорения принятия решений и повышения их точности. Кроме того, встроенная аналитика и немедленный доступ к данным побуждают пользователей больше полагаться на данные в своих повседневных задачах.
• Текущий стек технологий. Если ваша организация уже использует продукты Microsoft, выбор Power BI и других инструментов инфраструктуры из стека Microsoft является более разумным подходом.
• Круг пользователей и задач. Инструменты для стартапа и корпорации с 3000 пользователей будут разными. Последнему, вероятно, потребуется решение с открытым исходным кодом, чтобы исключить расходы на лицензирование или договориться с поставщиком о специальном плане лицензирования и скидках. В то время как масштабирующийся стартап определенно может рассмотреть и другие варианты.

Вдумчиво собрав набор инструментов на этом этапе, вы можете дать каждому сотруднику возможность стать героем данных. Вот несколько примеров информационных панелей для рядовых сотрудников и членов команды C-suite.

Оперативные информационные панели для сотрудников из разных отделов содержат подробную информацию в режиме реального времени.

А стратегические информационные панели для высшего руководства включают ключевые показатели по всей организации.

Как мы помогли крупному ритейлеру увеличить оборот на 9%. Спойлер: речь идет о логичной стратегии BI

Хорошо разработанная стратегия внедрения бизнес-аналитики позволяет вам полностью использовать эту технологию. Вот пример стратегии BI, которая позволила одному из наших клиентов, продавцу торговых автоматов, быстрее принимать более точные решения, не отставая от траектории роста своего бизнеса.

Существующее решение было неэффективным с точки зрения масштабируемости:

«Мы никогда полностью не осознавали, что у нас так много неиспользуемых данных. Только около половины всех данных, которые у нас были, использовались для принятия решений», — говорит директор компании по продуктам и работе с клиентами.

Так как же были разработаны тщательно продуманная стратегия и точная дорожная карта BI?

На этапе видения мы обнаружили, что бизнес-аналитика может улучшить несколько процессов компании:

• Поиск упущенных продаж
• Обнаружение низкомаржинальных контрактов
• Мониторинг технического состояния торговых автоматов в режиме реального времени

Кроме того, клиенту требовался интуитивно понятный инструмент без ограничений на объем обрабатываемых данных. И хотя Power BI — самый удобный инструмент, он также имеет ограничение в 3500 точек данных. Поэтому из-за требования клиента к объему данных мы выбрали Qlik, у которого нет жестких ограничений по количеству точек данных.

После внедрения ПО BI в соответствии с заранее разработанной стратегией клиент сократил количество упущенных продаж на 30%, перезаключил низкомаржинальные контракты и максимально минимизировал время простоя торговых автоматов. Совокупность этих результатов привела к увеличению общего клиентского оборота на 9% за полгода.

Раскройте весь потенциал системы BI

В идеале стратегия разрабатывается до того, как будут предприняты какие-либо шаги по реализации решения. Но как насчет организаций, которые уже успели самостоятельно внедрить технологию, даже сорвали некоторые легкие плоды, но потом поняли, что возможности BI можно расширить гораздо дальше?

В какой-то момент пользователи, которые не являются новичками в BI, понимают, что они не могут раскрыть весь потенциал технологии без надлежащей стратегии бизнес-аналитики и дорожной карты.

Стратегия BI для организаций, которые уже используют эту технологию, будет включать те же основные шаги, что и для новичков. Для них так же важно помнить о видении, людях и процессах, заботиться о качестве данных, пересматривать инструменты BI и т. д. Однако появляется еще одна вещь, на которую следует обратить внимание. Организации с самостоятельным внедрением BI должны постоянно тушить пожары, которые неизбежно возникают, такие как обработка невыполненных работ и решение проблем, которые возникли после внедрения BI и не могут быть отложены на потом.

Один из наших клиентов внедрил Power BI для сотрудников всех отделов и уровней. Но за год поняли, что не используют все возможности инструмента. Поэтому мы приняли меры. Работая в двух направлениях при разработке стратегии бизнес-аналитики, мы:

• Начато углубленное исследование архитектуры, функций и ограничений системы. Обязательным шагом является настройка архитектуры хранилища данных на нужды конечных пользователей системы, чтобы сотрудники любого организационного уровня могли самостоятельно извлекать нужные им данные из хранилища данных и использовать эту информацию для создания настраиваемых отчетов.

Параллельно с этим масштабным процессом мы работали с текущими задачами клиента.

• Помогал справляться с текущими задачами. У клиента также были четко определенные задачи, но его внутренняя команда BI была слишком маленькой и недостаточно квалифицированной, чтобы справиться с нагрузкой. Мы подключились к этим мероприятиям. Таким образом, клиент быстрее получал нужные ему отчеты, а мы узнавали архитектуру системы и людей на стороне клиента, чтобы передать им свои знания.

Комплексная BI-стратегия позволяет повысить шансы на успех вашего BI-проекта.

Без проработки областей «Видение», «Люди» и «Процессы» вы не сможете точно выбрать архитектуру решения или самый мощный набор инструментов для своих задач. Поэтому лучше использовать целостный подход к внедрению решения для анализа данных, разработав стратегию бизнес-аналитики. Кроме того, имейте в виду, что ваш проект BI не заканчивается развертыванием BI. Это долгосрочная инициатива. Ваше программное обеспечение BI должно постоянно развиваться по мере изменения внешних и внутренних условий, появления новых процессов, систем и данных. Чтобы сделать эти корректировки плавными, вам нужна стратегия бизнес-аналитики. Без надежной стратегии BI, которая периодически адаптируется к текущему положению вещей, будет гораздо сложнее понять, как двигаться вперед.

Эта статья изначально была опубликована здесь.