Как создать устав проекта? | #39 Начало работы с управлением проектами

Уставы проектов — это хлеб с маслом в управлении проектами. Они обеспечивают четкий и краткий обзор целей и задач, относящихся к проекту. Устав является важнейшим документом для всех заинтересованных сторон, включая руководителя проекта, членов проектной группы и руководство организации. Он формирует формальную основу всего проекта, поскольку дает менеджеру проекта полномочия начинать и продолжать проект, а также определяет цели, объем и ожидаемые результаты.

Устав проекта – содержание:

1. Введение
2. Что руководитель проекта должен включить в устав проекта
3. Обоснование реализации проекта
4. Цель проекта
5. Объем проекта
6. Практические результаты
7. График проекта
8. Бюджет проекта и распределение ресурсов
9. Риски проекта
10. Чем устав проекта отличается от бизнес-кейса?
11. Краткое содержание

Введение

Согласно PMBOK, устав проекта является одним из наиболее важных документов, описывающих стратегию проекта. Он определяется как:

«Документ, выданный инициатором или спонсором проекта, который официально санкционирует существование проекта и дает руководителю проекта полномочия использовать организационные ресурсы для деятельности по проекту».

Устав проекта обычно формулируется в начале и остается неизменным. Хотя при выполнении задач допускаются небольшие доработки. Однако каким должен быть документ по содержанию и как его подготовить?

Что руководитель проекта должен включить в устав проекта?

Объем устава проекта зависит от размера и типа реализуемого проекта. Однако он должен включать следующие элементы:

• обоснование реализации проекта,
• цели проекта,
• Объем проекта,
• Результаты,
• расписание проекта,
• бюджет проекта,
• дизайнерские риски.

Устав проекта также должен включать контактную информацию руководителя проекта и основных заинтересованных сторон.

Обоснование реализации проекта

При подготовке краткого обоснования запуска проекта целесообразно использовать заранее подготовленное экономическое обоснование. Он должен быть написан простым языком, чтобы его мог понять человек, впервые имеющий дело с проектом. Обычно достаточно одного-двух пояснительных абзацев:

• Какова бизнес-подоплёка проекта?
• Какую проблему решает проект или какую возможность он позволяет вам использовать? и
• Каковы ожидаемые результаты проекта?

Цель проекта

Не стоит включать все цели в устав проекта. Лучше ориентироваться на главную цель и те, что находятся в иерархии непосредственно под ней. Ведь описание цели проекта в бизнес-кейсе должно давать ответ на вопрос «Что мы будем делать?» который должен оставаться в силе на протяжении всего проекта. Основные цели и задачи задают направление, в котором движется деятельность, входящая в состав проекта. Они должны быть четкими и измеримыми и соответствовать общим целям организации.

Объем проекта

Объем проекта, включенный в устав, определяет границы проекта, в том числе то, что входит и не входит в проект. Он должен включать четкое описание результатов проекта и любых ограничений или допущений, которые на них повлияют. Поэтому стоит задуматься над ответом на вопрос «Какие задачи будут реализованы?» и «Какие задачи не будут реализованы?». Это особенно важно в проектах, в которых участвуют несколько заинтересованных сторон, чьи невысказанные ожидания относительно результатов проекта могут быть раскрыты таким образом.

Практические результаты

Устав проекта должен включать список всех результатов проекта, включая краткое описание каждого и конкретные цели, над достижением которых они работают. Он также должен иметь временную шкалу для каждого элемента, предпочтительно со ссылкой на веху, а также человека или команду, ответственных за их выполнение.

График проекта

Устав проекта также должен включать общий график проекта, который стоит визуализировать на временной шкале. На нем руководитель проекта должен отметить даты начала и окончания проекта, вехи или запланированные даты получения результатов.

Бюджет проекта и распределение ресурсов

Устав проекта также должен включать общий бюджет проекта, чаще всего представленный в виде таблицы. Это позволит легко указать:

• Основные категории затрат – смета работ, материалов и оборудования,
• Прогнозируемый диапазон изменений – для учета ценовых колебаний или непредвиденных расходов,
• Резервы и бюджетные ограничения.

В этом разделе документа также должно быть подробно описано распределение ресурсов, включая персонал, оборудование и помещения.

Риски проекта

В разделе рисков устава проекта должны быть описаны потенциальные риски и способы реагирования на них. Это включает в себя выявление потенциальных рисков, таких как:

• задержки,
• перерасход средств или
• меняется объем.

Их перечисление помогает заинтересованным сторонам убедиться, что руководитель проекта, проектная группа и организация готовы к потенциальным проблемам и имеют план того, что делать, чтобы смягчить или избежать их.

Чем устав проекта отличается от бизнес-кейса?

Разница между уставом проекта и бизнес-кейсом заключается прежде всего в цели, для которой они подготовлены. Устав проекта — это документ, который инициирует проект, а бизнес-кейс аргументирует, почему проект должен быть запущен. Устав определяет, что будет сделано в проекте, а бизнес-кейс отвечает на вопрос «Для чего?». Оба документа очень важны для правильного управления проектом и помогают сделать его успешным.

Краткое содержание

Устав проекта является важным документом, который служит основой для реализации проекта и санкционирует его инициирование. В нем описываются цели проекта, задачи, объем, бюджет, распределение ресурсов и график. Он также определяет потенциальные риски и допущения, повышая вероятность того, что проект будет реализован в соответствии с планом.

Если вам нравится наш контент, присоединяйтесь к нашему сообществу занятых пчел в Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.

Автор: Кэролайн Беккер.

Как руководитель проекта, Кэролайн является экспертом в поиске новых методов разработки лучших рабочих процессов и оптимизации процессов. Ее организаторские способности и способность работать в условиях дефицита времени делают ее лучшим человеком для воплощения сложных проектов в жизнь.

Просмотреть все сообщения

Начало работы с управлением проектами:

1. Что такое проект?
2. Что такое управление проектами?
3. Как управлять проектами?
4. Методы управления проектами
5. Типы проектов
6. 4 примера проектов
7. Приоритизация проектов
8. Направления проектной деятельности
9. Определение успеха в управлении проектами
10. Зачем использовать программное обеспечение для управления проектами?
11. Как выбрать лучшее программное обеспечение для управления проектами?
12. Обзор программного обеспечения для управления проектами
13. Жизненный цикл проекта
14. Для чего предназначено видение проекта?
15. Цель проекта. Что это такое и как правильно определить?
16. Фаза инициации проекта – на что обратить внимание?
17. Сфера планирования в управлении проектами
18. Что такое график проекта и для чего он нужен?
19. Как использовать вехи в проекте?
20. Выполнение проекта
21. Как подготовить успешный план действий в чрезвычайных ситуациях?
22. Важность закрытия проекта
23. Провал проекта. 5 причин, почему проекты терпят неудачу
24. 4P управления: проект, продукт, программа и портфолио
25. Наиболее важные задачи и обязанности менеджера проекта
26. Самые полезные навыки менеджера проектов
27. Как стать менеджером проекта?
28. 5 книг, которые должен прочитать каждый руководитель проекта
29. Как создать команду проекта?
30. Структура разбивки работ — как делегировать работу в проекте?
31. Как вести команду во время гибридной работы?
32. Проблемы, с которыми сталкиваются менеджеры проектов при работе с командой
33. Типы проектных встреч
34. Мониторинг проекта. Какие параметры смотреть?
35. Как написать убедительное
36. Как определить масштаб проекта и избежать его расползания?
37. ТЭО – сможем ли мы реализовать этот проект?
38. Анализ рисков в проектах и ​​инструменты для его облегчения
39. Как создать устав проекта?
40. Что такое реестр заинтересованных сторон?
41. Диаграмма Ганта в планировании управления проектами
42. Как составить бюджет проекта?
43. Тайм-менеджмент в проекте
44. Как создать реестр рисков проекта?
45. Стратегии управления рисками проекта
46. Маркетинг проекта
47. Источники и направления изменений в проекте
48. Модели изменения управления проектами
49. Что после Agile? Методы управления проектами