Как создать базу данных с возможностью поиска в Excel

Microsoft Excel является одним из основных продуктов в деловом мире. Он существует с первых дней появления персональных компьютеров и превратился в невероятно мощный многоцелевой инструмент, используемый во всех отраслях.

Это золотой стандарт для навигации, анализа и вычисления больших объемов данных. Одной из его наиболее полезных функций является его способность выступать в качестве базы данных.

База данных — это набор данных, которые можно легко найти и извлечь. Создав базу данных в Excel, вы сможете хранить большие объемы данных и легко искать нужную информацию.

Excel предоставляет встроенные формулы и функции, которые можно использовать для расчета и анализа данных, а также позволяет сортировать и фильтровать данные различными способами.

Кроме того, базы данных Excel могут легко совместно использоваться и редактироваться несколькими пользователями, что делает его хорошим вариантом для совместной работы.

В этой статье вы узнаете:

• Как создать базу данных с возможностью поиска в Excel
• Как хранить данные в базе данных Excel
• Как искать в базе данных Excel
• Как сортировать и фильтровать данные в базе данных Excel
• Как совместно использовать и редактировать базу данных Excel с несколькими пользователями.

Давайте начнем!

Как создать базу данных с возможностью поиска в Excel

Создание базы данных с возможностью поиска в Excel имеет множество вариантов использования для предприятий электронной коммерции. Вы можете использовать базу данных с возможностью поиска для отслеживания информации о клиентах, запасах или любых других данных.

Вот пошаговый процесс создания базы данных с возможностью поиска в Excel:

1. Откройте новую или существующую книгу Excel.
2. Внесите свои данные в рабочий лист. Данные можно вводить в любую ячейку рабочего листа, но лучше всего вводить данные в соседние ячейки, чтобы данные были организованы.
3. Выберите все ячейки, содержащие данные.
4. Перейдите на вкладку «Данные» на ленте Excel.
5. В группе «Сортировка и фильтр» нажмите кнопку «Фильтр». Это добавит стрелки раскрывающегося списка в заголовки каждого столбца.
6. Щелкните стрелку раскрывающегося списка в заголовке столбца, который вы хотите найти.
7. В выпадающем меню выберите опцию «Текстовые фильтры».
8. В меню «Текстовые фильтры» выберите опцию «Содержит».
9. В поле «Содержит» введите текст, который вы хотите найти.
10. Нажмите кнопку «ОК». Это отфильтрует данные на листе и отобразит только те строки, которые содержат текст, который вы искали.

Вы также можете использовать параметры «Равно», «Не равно», «Начинается с» и «Заканчивается на» в меню «Текстовые фильтры» для поиска определенных данных.

Как хранить данные в базе данных Excel

После того, как вы создали свою базу данных, вам нужно будет где-то хранить данные. Существует несколько различных способов хранения данных в базе данных Excel:

• На рабочем листе: вы можете хранить данные на рабочем листе, вводя данные в ячейки рабочего листа.
• В таблице: вы можете сохранить данные в таблице, выбрав данные на листе и щелкнув вкладку «Вставить» на ленте Excel. Затем нажмите кнопку «Таблица» в группе «Таблицы».
• В сводной таблице: вы можете хранить данные в сводной таблице, выбрав данные на листе и щелкнув вкладку «Вставить» на ленте Excel. Затем нажмите кнопку «Сводная таблица» в группе «Таблицы».
• В запросе: вы можете сохранить данные в запросе, выбрав данные на листе и щелкнув вкладку «Данные» на ленте Excel. Затем нажмите кнопку «Из других источников» в группе «Получить внешние данные».

Как лучше всего хранить данные в базе данных Excel?

Лучший способ хранения данных в вашей базе данных зависит от потребностей вашего бизнеса и вариантов использования. Если вы собираетесь использовать базу данных для отчетов или анализа данных, хорошим вариантом будет сводная таблица или запрос.

Если вы собираетесь использовать базу данных только для хранения данных и базовой фильтрации, то рабочий лист или таблица будут работать нормально.

Рекомендации по хранению данных в Excel

Существует несколько рекомендаций, которым следует следовать при хранении данных в базе данных Excel:

Организуйте свои данные

Важно упорядочивать данные, чтобы их было легко найти и использовать. Один из способов сделать это — использовать соседние ячейки для хранения связанных данных.

Например, если вы храните информацию о клиенте, вы можете поместить имя клиента в одну ячейку, а адрес клиента — в следующую ячейку.

Используйте заголовки

Заголовки могут помочь вам определить, какие данные хранятся в каждом столбце. Чтобы добавить заголовки, просто щелкните вкладку «Вставка» на ленте Excel, а затем нажмите кнопку «Заголовок» в группе «Ячейки».

Фильтруйте данные

Фильтрация данных может помочь вам найти нужные данные. Чтобы отфильтровать данные, щелкните вкладку «Данные» на ленте Excel, а затем нажмите кнопку «Фильтр» в группе «Сортировка и фильтрация». Это добавит стрелки раскрывающегося списка в заголовки каждого столбца.

Затем вы можете щелкнуть стрелку раскрывающегося списка в заголовке столбца, который вы хотите отфильтровать, и выбрать нужный вариант в раскрывающемся меню.

Сортировать данные

Сортировка данных может помочь вам упорядочить и быстро найти нужные данные. Чтобы отсортировать данные, щелкните вкладку «Данные» на ленте Excel, а затем нажмите кнопку «Сортировка» в группе «Сортировка и фильтрация». Откроется диалоговое окно «Сортировка».

В раскрывающемся списке «Сортировать по» выберите столбец, по которому вы хотите отсортировать. Затем в раскрывающемся списке «Порядок» выберите способ сортировки данных (например, по возрастанию или по убыванию). Наконец, нажмите кнопку «ОК».

Как искать в базе данных Excel

Хорошая база данных делает две основные вещи: хранит данные и позволяет вам искать (или «запрашивать») эти данные на основе определенных критериев.

Вот как выполнить поиск в базе данных Excel:

1. Перейдите на вкладку «Данные» на ленте Excel.
2. Нажмите кнопку «Фильтр» в группе «Сортировка и фильтрация». Это добавит стрелки раскрывающегося списка в заголовки каждого столбца.
3. Щелкните стрелку раскрывающегося списка в заголовке столбца, который вы хотите найти.
4. Выберите «Пользовательский фильтр» в раскрывающемся меню. Откроется диалоговое окно «Пользовательский фильтр».
5. В первом раскрывающемся списке выберите «Содержит».
6. Во втором раскрывающемся списке введите критерии поиска.
7. Нажмите кнопку «ОК».
8. Данные в столбце будут отфильтрованы, чтобы отображались только строки, содержащие критерии поиска.

Чтобы удалить фильтр, щелкните вкладку «Данные» на ленте Excel, а затем нажмите кнопку «Очистить» в группе «Сортировка и фильтрация».

Реляционные базы данных в Excel

Excel также хорошо работает в качестве реляционной базы данных. Вот краткое объяснение того, что такое реляционная база данных, почему она важна и как ее настроить в Excel.

Как работает реляционная база данных?

Реляционная база данных — это тип базы данных, в которой данные хранятся в таблицах. Таблицы похожи на папки в файловой системе, где каждая таблица хранит набор информации.

В реляционной базе данных каждая таблица связана с другими таблицами через отношения. Эти отношения позволяют связать данные в таблицах друг с другом.

Например, таблица клиентов может быть связана с таблицей заказов. Это позволит вам увидеть все заказы для конкретного клиента.

Как создать реляционную базу данных в Excel?

Создание реляционной базы данных в Excel — это двухэтапный процесс.

Во-первых, вам нужно создать таблицы, в которых будут храниться данные. Затем вам нужно создать отношения между таблицами.

Шаг 1: Создание таблиц

Чтобы создать таблицу, щелкните вкладку «Вставка» на ленте Excel, а затем нажмите кнопку «Таблица» в группе «Таблицы». Откроется диалоговое окно «Создать таблицу».

В поле «Диапазон» введите диапазон ячеек, который вы хотите включить в таблицу. Затем установите флажок «Моя таблица имеет заголовки», если в вашей таблице есть заголовки. Наконец, нажмите кнопку «ОК».

Excel вставит таблицу на рабочий лист. Чтобы добавить данные в таблицу, просто введите данные в ячейки.

Рекомендуется дать каждой таблице имя. Для этого щелкните в любом месте таблицы, а затем перейдите на вкладку «Конструктор таблицы» на ленте Excel. В поле «Имя таблицы» введите имя таблицы.

Шаг 2: Создание отношений

После того, как вы создали таблицы, вам нужно создать отношения между ними. Для этого щелкните вкладку «Данные» на ленте Excel, а затем нажмите кнопку «Взаимосвязи» в группе «Инструменты данных». Откроется диалоговое окно «Выбор таблиц и столбцов».

В списке «Доступные таблицы/столбцы» выберите таблицы и столбцы, которые вы хотите включить в связь. Затем нажмите кнопку «Добавить».

Когда вы закончите добавлять таблицы и столбцы, нажмите кнопку «Закрыть». Откроется диалоговое окно «Создать отношения».

В раскрывающемся списке «Первичный ключ» выберите столбец первичного ключа из первой таблицы. Первичный ключ — это столбец, который однозначно идентифицирует каждую строку в таблице.

В раскрывающемся списке «Внешний ключ» выберите столбец внешнего ключа из второй таблицы. Внешний ключ — это столбец, содержащий значения, соответствующие значениям первичного ключа в первой таблице.

Например, если первичным ключом в таблице клиентов является столбец «CustomerID», то внешним ключом в таблице заказов будет столбец «CustomerID».

Наконец, нажмите кнопку «Создать». Excel создаст связь и отобразит ее в виде линии, соединяющей две таблицы.

Теперь вы можете использовать отношение для фильтрации и сортировки данных из обеих таблиц. Например, вы можете отфильтровать таблицу заказов, чтобы отображать заказы только для определенного клиента.

Для этого перейдите на вкладку «Данные» на ленте Excel, а затем нажмите кнопку «Фильтр» в группе «Сортировка и фильтрация». Это добавит раскрывающиеся стрелки к заголовкам каждого столбца в таблице.

Щелкните стрелку раскрывающегося списка в заголовке столбца «CustomerID», а затем выберите клиента из списка. Excel будет фильтровать таблицу, чтобы отображать заказы только для этого клиента.

Вы можете удалить фильтр, нажав кнопку «Очистить» в группе «Сортировка и фильтрация».

Вы также можете использовать отношение для поиска данных из другой таблицы. Например, вы можете найти имя клиента в таблице заказов.

Для этого щелкните ячейку, в которой вы хотите отобразить имя клиента, а затем щелкните вкладку «Формулы» на ленте Excel. В группе «Поиск и справочник» нажмите кнопку «Вид». Откроется диалоговое окно «Аргументы функции».

В поле «Table_array» выберите таблицу клиентов. Затем в поле «Col_index_num» введите номер столбца, содержащего имя клиента. В этом примере имя клиента находится во втором столбце, поэтому мы должны ввести «2».

Затем в поле «Range_lookup» введите «TRUE», если вы хотите, чтобы Excel находил приблизительное совпадение, или «FALSE», если вы хотите, чтобы Excel находил точное совпадение. В этом примере нам нужно точное совпадение, поэтому мы введем «FALSE».

Наконец, в поле «Искомое_значение» выберите ячейку, содержащую идентификатор клиента. Это значение, которое Excel будет использовать для поиска имени клиента. Когда вы закончите, нажмите кнопку «ОК».

Excel найдет имя клиента и отобразит его в ячейке. Теперь вы можете использовать эту ячейку в формулах так же, как и любую другую ячейку на листе.

Например, вы можете соединить имя клиента с номером его заказа, чтобы создать уникальный идентификатор для каждого заказа. Возможности поистине безграничны.

Как видите, реляционные базы данных в Excel могут быть чрезвычайно мощными (но сложными) инструментами для управления данными о клиентах и ​​заказах в вашем бизнесе.

Почему база данных важна для электронной коммерции?

База данных важна для электронной коммерции, поскольку она позволяет предприятиям хранить информацию о клиентах, продуктах и ​​заказах.

Но Excel поможет вам в этом. Как бы мы ни любили флагманский инструмент Microsoft для работы с электронными таблицами, динамичные предприятия электронной коммерции, стремящиеся к росту, нуждаются в более надежном решении, а именно в программном обеспечении для управления запасами, таком как SkuVault.

SkuVault — это мощное программное обеспечение для управления запасами, которое помогает компаниям отслеживать заказы клиентов, информацию о продуктах и ​​уровне запасов.

Платформа автоматически отслеживает заказы клиентов и уровни запасов на всех ваших витринах — без ручных обновлений Excel.

Для получения дополнительной информации о том, как работает SkuVault, посетите нашу страницу функций здесь .

А для получения дополнительных советов по запуску и масштабированию бизнеса электронной коммерции подпишитесь на наш блог или ознакомьтесь со следующими соответствующими сообщениями:

• 30 больших тенденций электронной коммерции, на которые стоит обратить внимание в 2022 году
• 33 лучших способа привлечь трафик на ваш сайт электронной коммерции для взрывного роста
• 13 лучших бесплатных интернет-магазинов для начала вашего бизнеса в сфере электронной коммерции
• Чем электронная почта полезна для электронной коммерции? Вовлечение клиентов