Как создать счет: полное руководство для начинающих

Если вы похожи на большинство владельцев бизнеса в сфере электронной коммерции, вы любите получать деньги, но ненавидите выставлять счета. Это может быть утомительный, ручной и подверженный ошибкам процесс, который может напрямую повлиять на вашу прибыль, если он не будет выполнен правильно.

Но, к счастью, с правильными инструментами и советами это может быть легко и заставить ваш денежный поток работать в вашу пользу.

В этом сообщении блога мы покажем вам, как создавать счета для вашего бизнеса электронной коммерции, и дадим несколько полезных советов, как упростить этот процесс. Так что, если вы только начинаете или уже давно занимаетесь бизнесом, читайте дальше, чтобы узнать больше!

Что такое счет-фактура?

Счет-фактура — это документ, который компании отправляют своим клиентам для запроса оплаты товаров или услуг.

Обычно он включает:

• дата покупки
• контактная информация клиента
• описание товаров или услуг, предоставляемых
• цена за единицу
• общая сумма к оплате

Предприятия обычно отправляют счета-фактуры после того, как они предоставили свои продукты или услуги своим клиентам. Это особенно актуально для предприятий электронной коммерции.

В некоторых компаниях, таких как коучинг или связи с общественностью, бизнес может выставлять счета своим клиентам до предоставления услуги.

Затем у клиентов есть установленный период времени для оплаты счета, который обычно составляет 30 дней. Если они не заплатят в течение этого периода, с них могут быть начислены проценты или штрафы за просрочку платежа. Это также хороший общий опыт для своевременной оплаты счетов, чтобы поддерживать хорошие отношения с вашими поставщиками.

Предприятия используют счета-фактуры, чтобы отслеживать, что им причитается, и следить за клиентами, которым все еще нужно заплатить. Клиенты используют счета-фактуры, чтобы отслеживать свои расходы и убедиться, что с них взимается правильная сумма за полученные товары.

Когда нужно отправить счет?

Когда нужно отправить счет? Это отличный вопрос, который предприятия электронной коммерции должны задавать себе на регулярной основе.

Ответ зависит от ситуации, поскольку универсального ответа для каждого бизнеса не существует.

Если вы продаете в Интернете физические товары, например футболки или кристаллы для медитации, вам необходимо будет отправить счет либо сразу после того, как ваш клиент разместит заказ, либо сразу после отправки товара, в зависимости от вашей бизнес-модели.

Для цифровых продуктов, таких как онлайн-курс, чтобы научить клиентов покупать коммерческую недвижимость или развивать бизнес по уходу за собаками, вы можете отправить счет сразу после продажи.

Для услуг, таких как бизнес-коучинг, вы должны либо отправить счет до начала работы, либо сразу после завершения работы, в зависимости от ваших предпочтений.

Конечно, всегда есть исключения из правил, поэтому важно использовать здравый смысл в каждом отдельном случае. Но, как правило, это те случаи, когда вам нужно отправить счет-фактуру.

Как отправить счет?

Многие владельцы бизнеса ошибаются, думая, что все счета одинаковы. На самом деле, есть несколько ключевых моментов, о которых следует помнить при отправке счета, чтобы максимально увеличить свои шансы на получение оплаты.

Не забудьте своевременно отправить счет. Если возможно, постарайтесь отправить его в течение 24 часов с момента предоставления продукта или услуги. (Или заключить сделку, если вы выставите счет заранее.) Чем раньше вы сможете передать его в руки вашего клиента, тем лучше.

Целесообразно отправлять счета обычной почтой или электронной почтой; оба имеют преимущества и недостатки.

Обычная почта, очевидно, работает намного медленнее, поэтому вам могут платить медленнее. С другой стороны, хотя электронная почта работает намного быстрее, и вы, и ваш клиент можете легко удалить или потерять счет-фактуру по электронной почте. Еще одним преимуществом отправки счетов по электронной почте является то, что вы можете включить ссылку для оплаты прямо в свой счет, что облегчает клиентам оплату в течение нескольких минут после получения вашего счета.

Так какой же лучший вариант? Это действительно зависит от вашего бизнеса и ваших клиентов. Если вам нужно быстро получить оплату, то электронная почта — это то, что вам нужно. Но если ваши клиенты более старомодны, то вам может подойти обычная почта. В конечном счете, вам решать, какой вариант лучше всего подходит для вашего бизнеса электронной коммерции.

Наконец, не бойтесь следить. Если вы не получили платеж в течение разумного периода времени, обратитесь к своему клиенту и напомните ему, что счет подлежит оплате. Некоторое программное обеспечение для бухгалтерского учета, такое как Freshbooks, фактически автоматически позаботится об этом шаге за вас, если вы выберете отправку напоминаний через заранее указанные интервалы времени.

Мягкое напоминание может иметь большое значение для обеспечения своевременной оплаты. Следуя этим простым советам, вы сможете упростить процесс выставления счетов и гарантировать, что ваш бизнес электронной коммерции останется на плаву.

Основные элементы счета-фактуры

Ниже вы найдете основные элементы каждого счета.

Заголовок

Это может включать некоторые графические детали или ваш логотип для профессионального вида.

Условия и инструкции по оплате

Эта информация сообщает условия, при которых должен быть произведен платеж (при получении, десять дней, 30 дней и т. д.), а также способ оплаты — например, щелкнув ссылку для оплаты кредитной картой или адрес для отправки платежей по почте.

Название компании и реквизиты

Вам нужно будет указать название вашей компании, почтовый адрес, номер телефона, веб-сайт, адрес электронной почты службы поддержки клиентов и, если вы в основном продаете услуги, возможно, EIN вашего бизнеса.

Датировать

Это должна быть дата заказа, продажи или дата отправки счета.

Срок сдачи

В счете-фактуре обязательно укажите срок оплаты (при получении, 14 апреля и т. д.).

Детализированные сборы

Помимо перечисления сборов за отдельные товары или пакеты, вам также необходимо указать любые дополнительные сборы, включая налоги, стоимость доставки, скидки и т. д.

Имя и реквизиты клиента

Это довольно очевидно — вам нужно указать имя вашего клиента, название компании, адрес, адрес электронной почты и номер телефона.

Описание предоставляемых товаров или услуг

Это может включать описание, такое как «рубашка с вырезом в синюю полоску», артикул или другой идентификационный номер, или и то, и другое. Например, «889030392 синяя полосатая рубашка с высоким вырезом».

Задолжность

Наконец, вы захотите указать, сколько ваш клиент или покупатель должен.

Например, вы можете позволить своим клиентам бесплатно опробовать курс « Научи вашего питомца 37 веселым трюкам» в течение 30 дней, прежде чем совершить покупку, или вы можете позволить им заплатить 300 долларов США тремя частями по 100 долларов США каждая.

Как создать счет: шаг за шагом

Создание счета может показаться сложной задачей, но с помощью этих простых шагов вы обязательно получите профессиональный документ в кратчайшие сроки.

• Четко отметьте свой счет — обязательно добавьте слово «счет» вверху; в противном случае ваш клиент может спутать его с упаковочным листом.
• Добавьте название вашей компании и информацию . Укажите даты оплаты и условия оплаты: 30 нетто (в течение 30 дней), оплата по получении (как только будет получен счет), оплата в рассрочку или что-то еще?
• Напишите описание товаров или услуг , за которые вы берете плату. Включите общую сумму к оплате — не забудьте добавить детализированные сборы, такие как налог, стоимость доставки и штраф за просрочку платежа.
• Сделайте так, чтобы ваш счет выглядел профессионально. Попробуйте использовать бесплатный шаблон счета в Excel или один из шаблонов счета, предлагаемых вашей бухгалтерской программой.

Как я могу создавать счета с помощью шаблонов Excel?

Шаблоны Excel могут быть отличным способом быстро и легко создавать профессиональные счета. Вот несколько советов, как максимально эффективно использовать шаблоны Excel:

Прежде чем приступить к заполнению шаблона, убедитесь, что у вас есть вся необходимая информация. Сюда входят сведения о вашей платформе электронной коммерции (например, название вашего магазина, адрес и контактная информация), а также имя, адрес и контактная информация клиента. Вам также необходимо будет указать дату выставления счета, детали заказа и общую сумму к оплате.

Получив всю необходимую информацию, взгляните на различные бесплатные шаблоны Excel, доступные в Интернете . Существует множество стилей на выбор, поэтому выберите тот, который соответствует вашему бренду электронной коммерции. Если вам нужна помощь в использовании Excel, в Интернете доступно множество руководств, которые помогут вам шаг за шагом пройти весь процесс.

После того, как вы выбрали шаблон, нужно просто заполнить пустые поля.

Введите информацию о своем магазине электронной коммерции в соответствующие поля, затем укажите имя, адрес и контактную информацию клиента.

Наконец, добавьте дату счета, детали заказа и общую сумму к оплате.

После заполнения всех полей ваш счет готов к сохранению и отправке!

Должен ли я использовать бухгалтерское программное обеспечение для управления своими счетами?

Если вы устали собирать свои счета воедино или ваша клиентская база достаточно велика, и вы обеспокоены тем, что некоторые платежи или счета могут не получиться, бухгалтерское программное обеспечение, такое как Freshbooks, Quickbooks Online или ZOHO Books, может облегчить вам жизнь. :

• Помогает вам отслеживать как ваши счета, так и расходы
• Уведомление о просроченных счетах клиентов
• Возможность разделить счета на несколько платежей
• Легко интегрируется с различными платежными системами, такими как PayPal или Square, и предлагает ряд вариантов мгновенных платежей, включая ACH (банковский перевод), кредитную карту и т. д.

Эти варианты программного обеспечения варьируются от бесплатного до 30 долларов в месяц с дополнительными уровнями, в зависимости от количества клиентов или клиентов, которые у вас есть, и конкретных наворотов, которые вы ищете. Многие программные решения для бухгалтерского учета также интегрируются с другим программным обеспечением для беспрепятственной отправки финансовой информации туда и обратно. Если вы создаете свой стек бизнес-технологий, обязательно посмотрите, как все они связаны друг с другом.

Последние мысли

Как бизнес электронной коммерции, вы, вероятно, будете отправлять счета на регулярной основе.

Понимая основы создания и выставления счетов-фактур, вы можете упростить этот процесс и убедиться, что у ваших клиентов всегда есть четкая запись того, что они вам должны.

Хотите запустить процессы выставления счетов в электронной коммерции? См. наше руководство по лучшему бухгалтерскому программному обеспечению для малого бизнеса .