Пошаговое руководство по созданию документации по продукту и управлению ею | Управление продуктом №31

Что такое документация на продукцию?

Документация продукта — это набор текста, изображений и видеороликов, описывающих продукт, его функции, способы его использования и другие важные детали. Основная цель создания документации — помочь пользователям понять, как использовать продукт, особенно его расширенные функции.

Документация важна, особенно если вы создаете цифровой продукт, который будет не только обслуживать конечных пользователей, но и интегрироваться с другими продуктами — например, позволяя экспортировать данные в другое приложение или использовать базу данных локализации или контактов.

Например, документация для инструмента управления проектами может включать информацию о том, как создать новый проект, как добавить членов команды в проект и дать им разрешение изменять только определенные задачи, как назначать задачи нескольким людям одновременно и как отслеживать их прогресс.

Элементы документации продукта

Документация на продукт может включать:

• Руководство пользователя – документ, содержащий информацию о функциях продукта, установке, настройке и устранении неполадок.
• Руководство пользователя — документ, в котором объясняется, как выполнять различные задачи с помощью продукта, например, как использовать программу для редактирования фотографий или как играть в компьютерную игру.
• База знаний — совокупность статей или веб-страниц, которые отвечают на часто задаваемые вопросы или предоставляют дополнительную информацию о продукте. Примером может служить раздел «Справочный центр» или «Поддержка» на веб-сайте. Его также часто используют в качестве источника информации для чат-бота, который помогает клиентам.
• FAQ – список часто задаваемых вопросов и ответов о продукте. Например, веб-сайт или PDF-файл, содержащий ответы на такие вопросы, как: «Как мне сбросить пароль?», «Как мне связаться со службой поддержки?» или «Каковы системные требования для продукта?».
• Учебники — видеоролики, обычно размещаемые на сайте компании или YouTube, которые демонстрируют, как использовать продукт или выполнять определенные задачи.
• Диаграммы и инфографика – графические изображения структуры, функции или процесса продукта. Например, диаграмма, показывающая, какие параметры выбрать при настройке API.

Как создать документацию по продукту?

Понимание целевой аудитории

Первым шагом в создании документации по продукту является понимание аудитории, на которую будет направлен этот конкретный документ. Ответьте на следующие вопросы:

• Кто будет использовать этот документ? – Это будет новичок или более продвинутый пользователь?
• В какой момент пользователь обратится к этому документу? Им нужна общая или дополнительная информация о возможностях инструмента или решение конкретной проблемы?
• На каком устройстве они будут его использовать? Если это мобильное устройство, достаточно ли четкое видео?
• Каковы их потребности и ожидания? Предпочитает ли пользователь смотреть динамичное видео или смотреть на диаграмму?

Как только вы поймете свою аудиторию и ее потребности, вы сможете приступить к созданию документации. Например, если ваша целевая группа — начинающие пользователи, документация должна быть доступна на каждом этапе пути, написана простым и понятным языком и включать подробные инструкции.

Помните, что хорошо организованная документация не только помогает пользователям понять продукт, но и экономит время, которое они могли бы потратить на поиск ответов на свои вопросы. Это снижает отток, то есть процентную ставку, при которой клиенты перестают подписываться на услугу.

Четкое общение

Создание эффективной документации по продукту заключается не только в выборе правильной формы коммуникации (например, видео, визуальных эффектов, базы знаний), но также в написании и общении четко и лаконично. Основные принципы эффективной коммуникации в документации по продукту заключаются в следующем:

• Используйте простой язык – избегайте технического языка и сложных терминов. Например, вместо того, чтобы говорить «начать проект», вы можете сказать «начать проект».
• Будьте конкретны – приведите примеры, которые помогут пользователям понять, как использовать продукт. Например, вместо фразы «позволяет добавлять членов команды в проект» скажите «добавьте члена команды в проект, нажав зеленую кнопку внизу страницы управления проектом» и добавьте снимок экрана с визуальной подсказкой. .
• Избегайте пассивного залога – активный залог легче понять и прочитать. Например, вместо того, чтобы говорить: «Проект может запустить менеджер», скажите: «Менеджер может запустить проект».

Есть много других принципов, которым следует следовать, но самый важный — помнить, что эффективная документация по продукту должна быть понятной пользователям и помогать им эффективно использовать продукт.

Использование визуальных эффектов в документации по продукту

Визуальные элементы, такие как изображения, GIF-изображения, короткие видеоролики, диаграммы и инфографика, могут значительно улучшить понимание документации по продукту. Например, снимок экрана, показывающий, где на странице находится кнопка «Добавить участника команды», может быть очень полезен для начинающих пользователей. При создании документации также используйте четкие заголовки и простой шрифт для организации текста.

Обновление и ведение документации по продукту.

Документация по продукту не является статичным документом. Его необходимо регулярно обновлять, чтобы отражать изменения в продукте. Регулярные обновления имеют решающее значение для того, чтобы документация служила своей цели. Например, если вы добавляете новую функцию в свое программное обеспечение для управления продуктами, вам следует обновить документацию по продукту, чтобы учесть эту проблему.

Публикация и распространение документации по продукту

Публикация и распространение документации по продукту так же важно, как и ее создание. Вам необходимо убедиться, что ваша документация легко доступна пользователям, независимо от того, где они находятся и какое устройство используют. Например, вы можете загрузить документацию по продукту на свой веб-сайт или отправить ее непосредственно пользователям по электронной почте.

Лучшие системы документооборота для менеджеров по продуктам

Менеджеры по продукту имеют в своем распоряжении множество инструментов, которые могут помочь им создавать документацию по продукту и управлять ею. Популярные решения включают в себя:

• Google Docs — облачный сервис для создания и редактирования документов. Это популярный инструмент для менеджеров по продуктам, поскольку вы можете получить к нему доступ на любом устройстве и его могут использовать несколько членов команды.

• Firmbee — это комплексный инструмент управления проектами и командой, который позволяет пользователям выполнять задачи из любой точки мира в режиме реального времени. Менеджеры по продуктам могут легко организовывать свою работу и работу своих коллег, отслеживать прогресс, контролировать бюджеты и проводить процессы подбора персонала.

• Notion — это приложение для управления задачами и проектами, которое можно использовать для отслеживания задач, заметок и файлов. Notion — популярный вариант для менеджеров по продуктам, поскольку он гибкий и его можно настраивать.

• Zendesk Guide — это решение для обслуживания клиентов, которое можно использовать для создания статей базы знаний и обмена ими. Zendesk Guide – популярный выбор для менеджеров по продуктам, поскольку он позволяет им оказывать поддержку и помогать клиентам решать их проблемы.

Краткое содержание

Создание документации по продукту и управление ею — задача, которую часто недооценивают. Многие разработчики цифровых продуктов считают, что хорошо спроектированный продукт говорит сам за себя. Однако документация по продукту должна быть больше, чем просто руководство пользователя.

Это также должен быть инструмент, который поможет повысить осведомленность клиентов о продукте и проанализировать их интерес к новым функциям, а также количество просмотров отдельных статей или пояснений. Такой анализ помогает компаниям лучше управлять своими продуктами и улучшать пользовательский опыт. Поэтому стоит потратить время и усилия на создание эффективной документации по продукту, которая будет полезна как вам, так и вашим пользователям.

Если вам нравится наш контент, присоединяйтесь к нашему занятому сообществу пчел на Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.

Автор: Энди Николс

Решатель проблем с 5 различными степенями и бесконечными запасами мотивации. Это делает его идеальным владельцем и менеджером бизнеса. При поиске сотрудников и партнеров открытость и любопытство к миру — качества, которые он ценит больше всего.

Просмотреть все сообщения

Управление продуктом:

1. Введение в управление продуктами
2. Какова роль менеджера по продукту?
3. Почему важно управлять жизненным циклом продукта?
4. Как построить эффективную продуктовую стратегию?
5. OKR против целей SMART. Какая структура обеспечивает лучшие результаты?
6. Как определить ценностное предложение?
7. Выявление потребностей клиентов и сегментация рынка.
8. Создание выигрышной концепции продукта. Техники и шаги
9. Получение преимущества с помощью эффективной дорожной карты продукта
10. Прототипирование вашего цифрового продукта
11. Как создать MVP?
12. MVP против MMP против MMF. Ключевые вехи в разработке продукта
13. Освоение проверки гипотез
14. Проверенные методы улучшения управления качеством продукции
15. Стратегии и тактики успешного запуска продукта
16. Повышение прибыльности за счет оптимизации продукта
17. Измерение успеха продукта
18. Как оценить продукт? Самые популярные ценовые стратегии
19. Будущее продуктового дизайна. Главные тенденции и прогнозы
20. Когда прекратить использование продукта? Ключевые факторы, влияющие на решения об окончании срока службы
21. Agile в управлении продуктом
22. Scrum и Kanban в управлении продуктом.
23. Что такое бережливое управление продуктом?
24. Работы, которые необходимо выполнить. Создание продуктов, которые действительно нужны клиентам
25. Что такое взлом роста?
26. Что такое управление продуктами на основе данных?
27. A/B-тестирование в управлении продуктом
28. Полезные шаблоны управления продуктами. Где их найти?
29. Инструменты Strategyzer в управлении продуктами
30. 5 полезных инструментов управления продуктами
31. Как создавать документацию по продукту и управлять ею?