Как создать идеальную базу данных для удаленной работы

Современный мир знаком с удаленной работой, поэтому новейшие технологические достижения работают над тем, чтобы максимально упростить этот процесс.

Но никогда раньше мы не видели удаленной работы в таком высоком уровне. Это означает, что компаниям, которые даже не думали о переходе на виртуальные платформы, необходимо решить эту проблему.

Точно так же люди, которые не одарены технологически или даже не заботятся о виртуальном мире, не имеют другого выбора, кроме как учиться и адаптироваться. Это делает сегодняшнюю ситуацию еще более сложной.

К счастью, благодаря новым инновациям появились онлайн-платформы, благодаря которым виртуальный офис кажется знакомым, поэтому даже люди с самыми техническими проблемами могут быстро изучить все тонкости нового офиса.

Как работодатель вы должны найти подходящее программное обеспечение и создать новый бизнес-план, учитывающий этот новый образ жизни. Бизнесы повсюду разоряются из-за неорганизованности этих структур.

Это показывает, что уверенность в своем решении и понимание задач — самый важный шаг при переходе на онлайн-платформы и решении предстоящих задач. Из которых наиболее важной задачей является благополучие ваших сотрудников, что означает переосмысление администрирования, коммуникации и организации.

Причина, по которой благополучие вашей рабочей силы будет главным приоритетом, заключается в том, что эти изменения могут привести к потере мотивации и производительности и даже к депрессии. И если вы не будете следить за этими симптомами, пострадает не только ваш бизнес, но и ваши сотрудники.

Очень важно создать онлайн-платформу, простую в освоении и удобную для пользователя. Он не обязательно должен быть ультрасовременным, если он выполняет свою работу и людям нравится с ним работать.

Укрепление доверия к вашим решениям и внедрение серверов, которые легко освоить и использовать, может стать ответом на вопрос о том, как мотивировать сотрудников.

Но что именно меняется в процессе администрирования, когда вы переходите на онлайн-платформы как компания?

Администрация

Большая часть административной работы в компании — это адаптация, оценка и мониторинг сотрудников. Из этих двух на последнее в большей степени влияет это изменение, так как если что-то не так или не на своем месте, вы не сразу это поймете. Кроме того, успешная удаленная адаптация требует времени, усилий и терпения.

Вот почему постоянное и четкое общение должно поощряться всеми сотрудниками компании. Некоторые даже рассылают еженедельные или ежемесячные опросы и проводят собрания, на которых обсуждают только политику на рабочем месте и благополучие друг друга.

Необходимо поощрять сотрудников обращаться к кому-либо, когда что-то не так, потому что в ситуации, когда люди работают из дома, даже малейшее изменение в их личной жизни может напрямую повлиять на их работу.

Например, когда кто-то утром идет в офис, он учится оставлять личную жизнь дома. Они сидят в своем офисе, делают свою работу и решают личные вопросы, когда возвращаются домой.

Но когда дом — это и офис, и школа, и все сразу, личные дела неизбежно пробираются в офисную жизнь. Вот почему важно знать, когда у кого-то возникают личные проблемы, потому что тогда вы сможете подготовиться к потере продуктивности и сможете им помочь.

Коммуникация

Каждой компании необходимо пространство для общения, которое можно абстрагировать от личной жизни каждого и которое отлично подходит для продуктивного профессионального общения. Это означает, что вам нужно пространство, где вы можете общаться, звонить друг другу или легко начинать видеоконференцию, а также иметь возможность обмениваться большими документами.

На сегодняшний день наиболее широко используемым приложением для общения является Slack. Это приложение позволяет людям работать в группах, общаться индивидуально, создавать проекты и многое другое.

Это также позволяет всем показывать свой статус, когда они не разговаривают по телефону, что упрощает отключение от работы, когда вы на перерыве или в нерабочее время.

Организация

Возможно, наиболее важной частью удаленной работы является доступ к базе данных, над которой вы работали в офисе. Многие фирмы до сих пор работают с бумагой и раскладывают все по полочкам. Большинство людей привыкли наводить порядок своими руками и знать каждый ящик в офисе по имени.

Людям, которые годами привыкали к своей системе, может быть трудно адаптироваться к чему-то совершенно новому. И компаниям, которые все еще используют бумаги и папки, может быть сложно перенести все эти данные в виртуальное программное обеспечение.

В конце концов, самое главное — создать платформу, на которой каждый может получить доступ к информации, необходимой ему для выполнения своей работы. Драгоценные часы могут быть выброшены на ветер при попытке доступа к недоступному файлу или попытке найти что-то в море папок.

Как создать основу для эффективного управления файлами (демонстрация на Zoho Workplace)

Большинство компаний начали использовать облачный обмен в качестве основного способа хранения файлов в порядке и предоставления доступа к ним сотрудникам. Эти платформы — находка для удаленных работников, поскольку они доступны с любого смартфона, компьютера или планшета из любой точки мира.

Однако, когда вся компания начинает работать удаленно, возможность сотрудничать, делиться и общаться становится более сложной и важной. Очень важно найти программное обеспечение, которое может делать все, что вам нужно, и совместимо с любым типом устройства.

Это важно, потому что вы не хотите регистрироваться (или даже платить за) несколько приложений и программного обеспечения, и ваши сотрудники привыкают к каждому из них. Это становится очень сложным, и когда возникают проблемы, для их решения требуется гораздо больше времени.

Кроме того, вам нужна платформа, совместимая со всеми. Например, если вы используете облачный сервер Google, все, включая всю компанию, должны иметь учетную запись Google для доступа к чему-либо.

Кроме того, документы, сохраненные и опубликованные в Excel, Word или Powerpoint, должны быть преобразованы в Numbers, Pages и Keynote, которые отправляются на устройство Apple с помощью iWork.

Вам нужно сделать так, чтобы вся компания использовала один сервер, чтобы свести к минимуму трудности и недоразумения в будущем. Это также сводит к минимуму технические трудности, но если они возникают, их легче исправить, когда вы все работаете на одном сервере.

Для решения всех этих проблем был создан сервер под названием Zoho Workplace. И хотя есть и другие замечательные альтернативы, эта сегодня самая любимая. Он состоит из трех элементов: Zoho Writer, Zoho Sheet и Zoho Show.

Теоретически он очень похож на Google Диск, но гораздо более универсален. Совместное использование возможно на Google Диске, iCloud, DropBox и даже WordPress. Что касается использования, оно очень похоже на приложения Microsoft, но позволяет совместно работать над частями, как Google.

Презентации через этот сервер не представляют сложности даже удаленно, поскольку он позволяет пользователям публиковать и транслировать презентации в режиме реального времени и может быть доступен для всех.

Наконец, вы можете создавать потрясающие электронные таблицы, поскольку Zoho Sheet может извлекать данные практически из чего угодно, от почты до других приложений. Кроме того, он может автоматически создавать круговые диаграммы и другие графики из любых данных.

Zoho Workplace демонстрирует все, что необходимо для удаленной совместной работы. Простота использования, прозрачность, возможность совместного использования, совместная работа и возможности вещания — все это на одном сервере, минимизирующем риски. Это гарантирует, что вы не только устраните долгосрочные проблемы, но и снизите риск взлома.

Людей привлекают серверы, подобные этому, и было показано, что компании, у которых есть четкий план для этого процесса миграции, почти не показывают падения производительности, в то время как другие, которые экспериментируют, используют более 2 серверов или просто не могут найти правильный путь. потерять импульс, который трудно восстановить.

Помня об этих проблемах, факторах и советах, легко создать основу для удаленных серверов. Все, что вам нужно сделать сейчас, это создать рабочее пространство и помочь вашим сотрудникам освоить его.