Как эффективно обрабатывать заказы на покупку в магазинах электронной коммерции

Заказ на покупку необходимо создавать всякий раз, когда продавец приобретает товары для своей розничной компании для продажи. Несмотря на то, что этот тип документа легко упустить из виду с долгосрочными поставщиками, он по-прежнему имеет много преимуществ для розничных фирм, поскольку позволяет розничным торговцам держать запасы и расходы под контролем. Вот почему эта статья даст вам хорошее представление о заказах на покупку и о том, как эффективно обрабатывать их в ваших магазинах электронной коммерции.

1. Что такое заказ на поставку?

Источник изображения

Заказ на поставку или заказ на покупку считается юридически обязывающим документом, созданным покупателем и затем представленным продавцу. Подобно «корзине» в интернет-магазине, когда вы совершаете покупки в Интернете , заказ на покупку представляет собой список того, что вы хотите купить. Тем не менее, он подробно предоставит количество или типы продуктов, которые нужны покупателям, информацию об оплате, а также детали доставки.

2. Важность эффективного управления заказами на покупку

Источник изображения

Заказ на поставку — это не только юридически обязывающий документ между вами и вашими поставщиками, но и важный документ для отслеживания ваших запасов и улучшения финансовых операций. Многие розничные продавцы устанавливают ориентиры для своих магазинов, чтобы управлять цепочкой поставок с наивысшим приоритетом. В то время как избыточный запас значительно сократит ваш счет оборотного капитала, его отсутствие на складе помешает вашим потенциальным клиентам покупать вашу продукцию. Кроме того, PO предоставит вам обзор всех поставщиков, с которыми вы работали, и поможет вам выбрать лучших поставщиков с лучшей ценой и качеством продукции.

3. Как обрабатывать заказы на покупку

3.1. Укажите четкие инструкции и этапы заказа на поставку

Источник изображения

Во-первых, эффективное управление заказами на поставку начинается с указания принципов и этапов заказа на поставку. Эти политики и процессы закупок должны быть четкими и конкретными, чтобы ваш персонал мог их понять. Поскольку ваша команда будет совершать покупки от имени менеджера, рекомендации должны быть последовательными, чтобы предотвратить любые ошибки или путаницу в будущем.

Важной информацией, которую вы должны включить в руководство, является процесс утверждения заказов на покупку, примеры сценариев закупок или выбор поставщика. Это важные вещи для обеспечения бесперебойной обработки заказов на покупку в ваших магазинах электронной коммерции.

3.2. Часто пересматривайте процесс заказа на поставку

Источник изображения

Частый пересмотр процесса заказа на поставку имеет решающее значение, особенно когда в задачах по закупкам участвует много сотрудников из разных функциональных областей. Вам необходимо получать отзывы от каждого отдела, например, от склада или отдела продаж. Это действие поможет вам указать на проблемы в процессе заказа на покупку и своевременно их исправить.

Продавцы могут получать обратную связь от своих клиентов, когда они работают напрямую с ними, которые могут дать им лучшие идеи по улучшению управления заказами на покупку. Кроме того, вы можете регулярно проводить аудиты и контроль качества. Вы должны сохранить эти записи для последующих проверок. Если вы сохраните их, связанные с одной покупкой, ваши менеджеры склада смогут получить всю ценную информацию и обзор всех товаров.

Вы можете следовать приведенному ниже контрольному списку, чтобы просмотреть свой заказ на покупку:

• Название компании,
• Дата заказа на поставку,
• Условия продажи,
• Адрес для выставления счетов, продажи и доставки,
• Детализированные расходы,
• Подпись и имя покупателя.

3.3. Формировать базу поставщиков

Источник изображения

Каждый розничный продавец должен вести учет всех поставщиков, у которых он закупался в прошлом. Эти записи должны включать как минимум их контактные данные и условия оплаты. Если у поставщика закончились некоторые продукты, необходимые вашему бизнесу, вы можете мгновенно выбрать другого поставщика в качестве альтернативы. Доступная база данных сэкономит много времени всем в вашем бизнесе при выборе поставщика, потому что это одно из самых значительных преимуществ программного обеспечения для заказов на покупку для ваших магазинов.

3.4. Автоматизируйте обработку заказов на покупку

Источник изображения

Заказы на поставку всегда должны быть отправлены поставщикам своевременно, потому что они объясняют условия соглашения и защищают ваш бизнес. Если вы столкнулись с задержкой в ​​доставке этих документов, вам необходимо вовремя уведомить об этом своего партнера.

Чтобы ограничить возможность задержки отправки заказов на поставку поставщикам, продавцы могут автоматизировать обработку заказов на покупку. Вы сэкономите время и усилия, автоматизировав заказы на покупку с помощью системы POS или MSI. Благодаря автоматизированной обработке заказов на поставку вы всегда будете знать, когда нужно пополнить запасы и сколько товаров вам нужно. Эти системы также предоставляют мощные инструменты для поддержки ваших задач по закупкам, такие как:

• Автоматическое создание заказов на покупку при достижении определенного порога,
• Осуществление межскладских внутренних поставок,
• Создание повторяющегося заказа,
• Организация и хранение документов, связанных с закупками,
• Отслеживание статуса и этапов заказа.

Однако иногда могут возникать ошибки или ошибки, которые приводят к пустой трате денег розничных продавцов. Таким образом, наличие процесса утверждения заказа на поставку остановит продавцов от неправильного управления финансами и запасами. Внедрение процесса заказа на поставку гарантирует, что вы не пойдете с дубликатами заказов или дополнительными запасами, которые не нужны вашему бизнесу, что поможет вам эффективно управлять своими заказами на поставку, предотвратит непрофессионализм по отношению к поставщикам и гарантирует, что у вас всегда есть достаточный запас для выполнения заказов клиентов.

Если вы хотите узнать больше о предпочтениях клиентов прямо на своем веб-сайте, чтобы лучше обслуживать их, вы можете легко создать всплывающую форму и задать им вопрос.

Дополнительная литература: 3 полезных совета по использованию всплывающих окон без вреда для SEO

3.5. Управление персоналом по закупкам

Источник изображения

Предположим, вы хотите иметь точку продаж (POS) или систему инвентаризации с несколькими источниками (MSI) для своих магазинов электронной коммерции в будущем. В этом случае назначение правильных разрешений вашим сотрудникам имеет решающее значение, поскольку они будут напрямую управлять заказами на покупку. Это особенно полезно, когда ваш поставщик хочет запросить статус своего заказа на поставку или информацию о доставке, и ваши сотрудники могут дать им правильный и быстрый ответ.

Подводить итоги

Мы надеемся, что эта статья помогла вам больше узнать о заказах на покупку и получить ценные советы по более эффективному совершению покупок в вашем магазине электронной коммерции. Выполнение приведенных выше советов сэкономит ваше время на управлении, поможет эффективно работать с вашими поставщиками и, что более важно, обеспечит наличие нужных запасов в нужное время для продажи и увеличения продаж. Правильное программное обеспечение для заказа на поставку автоматизирует и упростит все процессы и сделает задачи по закупкам проще простого. Вам необходимо проанализировать потребности вашего бизнеса и бюджет на программное обеспечение и выбрать надежного партнера.