Как провести гибридное мероприятие: контрольный список гибридного мероприятия

Как только мы подумали, что разобрались со всем этим виртуальным мероприятием, появилось гибридное мероприятие. Теперь задача состоит в том, чтобы разместить виртуальную и живую аудиторию и как задействовать их для создания успешного гибридного мероприятия.

Конечно, все становится немного сложнее. Но гибридные мероприятия также могут предложить большой потенциал. Предоставляя участникам варианты, вы расширяете охват, но при этом извлекаете выгоду из возможностей вовлечения, которые предлагает живое мероприятие.

Так что же такое гибридное мероприятие и как его провести? Этот контрольный список гибридных событий проведет вас через что, почему и как гибридные события. И к тому времени, когда вы дойдете до конца этого поста, вы почувствуете себя готовым и уполномоченным провести свое собственное гибридное мероприятие.

Что такое гибридное событие?

Начнем с определения гибридного события. Проще говоря, гибридное мероприятие сочетает в себе личное мероприятие и аудиторию с виртуальным компонентом и виртуальной аудиторией. Это может быть либо в прямом эфире, либо в записи, в зависимости от целей вашего мероприятия.

Успешное гибридное мероприятие органично интегрирует личный компонент с онлайн-аудиторией. Оба участника, как виртуальные, так и живые, должны иметь возможность слушать выступающих, взаимодействовать друг с другом, участвовать в мероприятиях и общаться в сети.

Важно отметить, что гибридное мероприятие — это не просто прямая трансляция мероприятия для онлайн-аудитории. Настоящее гибридное мероприятие сочетает в себе лучшее из обоих типов мероприятий, создавая по-настоящему увлекательное и интерактивное мероприятие независимо от того, где находится участник.

Зачем переходить на гибридное мероприятие?

Итак, вы можете подумать, что все эти гибридные события звучат немного сложно. Почему бы просто не провести виртуальное мероприятие? Нельзя отрицать, что виртуальные мероприятия имеют огромную ценность. И есть ситуации, когда строго виртуальное мероприятие имеет смысл. Но проведение гибридного мероприятия открывает дверь к преимуществам, которые предлагают личные мероприятия, при этом извлекая выгоду из ценности виртуального. Это лучшее из обоих миров. Вот что могут предложить гибридные мероприятия:

Больше участия

Если все сделано правильно, гибридные мероприятия позволяют обеим аудиториям подключаться и участвовать. Это предлагает больше участия и интерактивности, чем строго виртуальное мероприятие.

Гибкость

У всех нас бывают моменты, когда мы планируем посетить помолвку, но что-то происходит. Проводя гибридное мероприятие, вы открываете возможность для тех членов аудитории, которые могут внести изменения в план в последнюю минуту и ​​​​в противном случае отменили бы его. Это обеспечивает гибкость и снижает нагрузку на участников.

Увеличение охвата

Даже когда жизнь начинает возвращаться в нормальное русло и снова начинаются личные мероприятия, всегда найдется кто-то, кто не сможет присутствовать по той или иной причине. Если ваше мероприятие слишком далеко, или у них просто есть еще один конфликт, предложение виртуального варианта личного мероприятия расширит охват. Это позволяет тем, кто в противном случае мог бы полностью пропустить ваше мероприятие, по-прежнему присутствовать и, таким образом, взаимодействовать с вашим брендом.

Снижение стоимости

В зависимости от размера вашего мероприятия проведение гибридного мероприятия может сэкономить часть расходов на мероприятие. Если половина ваших посетителей планирует присутствовать виртуально, вам не придется платить за еду, пространство и, возможно, даже транспортные расходы.

Вечная ценность

Гибридное мероприятие позволяет легко создать полную видеотеку из записей вашего мероприятия. Просто включите слайды, записи выступающих и онлайн-вопросы и ответы с самого мероприятия и заархивируйте их на своем веб-сайте или предоставьте доступ зрителям на долгие годы. Это также дает вам возможность вернуться и перепрофилировать контент мероприятия, которым можно поделиться в социальных сетях, с помощью маркетинга по электронной почте или даже создать в сообщениях блога или контенте веб-сайта.

Как провести гибридное мероприятие: ваш контрольный список гибридного мероприятия

Итак, теперь, когда мы знаем, что такое гибридное событие и почему оно ценно, давайте приступим к самому интересному. Как именно вы размещаете один? Мы составили этот контрольный список гибридных мероприятий, разбитый на этапы до, во время и после планирования вашего мероприятия.

Давайте начнем!

Перед событием

1. Установите бюджет

Каждое событие имеет свою стоимость, связанную с ним. Виртуальные мероприятия получили много шума, потому что они позволили предприятиям, брендам и организаторам мероприятий значительно сэкономить. Без расходов на физическое место проведения или личное размещение посетителей появляется много дополнительных возможностей для маркетинга мероприятий. Когда дело доходит до гибридных мероприятий, вам придется предусмотреть в бюджете как личную, так и виртуальную части мероприятия.

Это не означает, что гибридное мероприятие все еще будет обходиться в кругленькую сумму. Есть много возможностей для экономии средств, так как вам не придется вкладывать столько средств в место проведения. Если вы ограничите размер, вам не придется тратить кучу денег на закуски или развлечения. Кроме того, с расширенным охватом вы можете пригласить на свое мероприятие больше людей, что открывает потенциал для большей ликвидности от продажи билетов.

Итак, для чего вам нужен бюджет? Гибридные мероприятия по-прежнему потребуют использования платформы виртуальных мероприятий и инвестиций в технологии для обеспечения потоковой передачи видео. Кроме того, у вас будет место для выступления и, возможно, транспортные расходы для спикеров. Это может быть много, чтобы отслеживать, поэтому вот краткий список того, что вы хотите учитывать при расчете своего бюджета.

• Гибридная платформа для мероприятий
• Камеры и штативы
• Студийные микрофоны
• Живая площадка
• Спикеры и/или транспортные расходы для спикеров
• Закуски
• Музыка или развлечения
• Сувениры для событий или виртуальные ящики для сувениров

2. Создайте сбалансированную повестку дня

Гибридные события — это баланс. У вас есть две разные аудитории с двумя разными потребностями. Чтобы ваше мероприятие было успешным, вы должны найти точки соприкосновения между этими двумя группами. Начните с определения того, что каждая группа хочет получить от участия в мероприятии.

Личная аудитория

Личной аудитории не нужно будет так много держать за руку, когда дело доходит до взаимодействия. Скорее всего, они будут взволнованы и готовы участвовать и общаться с другими. Они вложили средства в то, чтобы быть на вашем мероприятии, поэтому они, вероятно, рассчитывают на целый день сеансов. Им может не понадобиться столько перерывов, и они будут больше сосредоточены на выступающих или докладчиках.

Виртуальная аудитория

Ваша виртуальная аудитория предпочтет короткий, легко усваиваемый контент. Им потребуется больше внимания, когда дело доходит до взаимодействия, и они, вероятно, будут многозадачными во время вашего мероприятия. Им могут понадобиться или желать больше перерывов, и они будут менее склонны к нетворкингу, если их не повысят.

Работа с гибридной аудиторией

Так что же такое золотая середина? Подумайте о том, чтобы разбить свою повестку дня. Не заставляйте свою виртуальную аудиторию посещать каждую сессию, которую посещает ваша личная аудитория. Вы можете записывать эти сеансы и предоставлять их вашей виртуальной аудитории для просмотра по запросу по их желанию.

Предложите выбранное количество сеансов для обеих аудиторий. Во время этих сессий держите взаимодействие в центре внимания. Предлагайте части вопросов и ответов для каждого сегмента и придумывайте творческие способы привлечения обеих аудиторий. Ниже мы поговорим о мероприятиях по вовлечению и о том, как связать обе аудитории. Суть, о которой следует помнить при составлении повестки дня, заключается в том, чтобы найти баланс. Помните о потребностях каждой аудитории и удовлетворяйте потребности обоих. Это позволит обеим сторонам быть вовлеченными и присутствовать в любое время во время вашего мероприятия.

3. Создайте ленту событий

Как и в любом мероприятии, вы хотите, чтобы люди были взволнованы. Это особенно важно, когда речь идет о гибридных мероприятиях. Чем более возбуждены люди, тем больше вероятность того, что они будут взаимодействовать друг с другом, и тем больше будет чувствовать себя ваша аудитория в целом.

Ажиотаж о событиях также может помочь повысить узнаваемость бренда, особенно при использовании социальных сетей. Участники, которые взволнованы посещением, будут распространять информацию через свои собственные частные каналы. Это может привести к заинтересованности других потенциальных клиентов или просто представить ваш бренд кому-то новому. Шумиха событий — это, по сути, стратегия пользовательского контента, которая может быть полезна для ваших маркетинговых усилий в целом.

Вот несколько идей, которые помогут создать шумиху вокруг вашего гибридного мероприятия:

• Создайте хэштег мероприятия
• Создайте страницу мероприятия на своих социальных платформах
• Добавьте часы обратного отсчета на свой веб-сайт и в рассылку по электронной почте.
• Отправляйте виртуальные сувениры или подарки
• Поощряйте участников делиться фотографиями своих подарков
• Поделитесь видео распаковки
• Создайте рекламное видео или трейлер мероприятия

увидеть его в действии:

Хотите знать, как создать свой собственный ивент? Вот отличная история о том, как ажиотаж, вызванный виртуальными подарками, привел к успешному мероприятию .

Во время мероприятия

4. Ведущие спикеры на месте

При проведении гибридного мероприятия у вас есть возможность разместить свои динамики удаленно или на месте. Мы предлагаем приложить все усилия, чтобы любые спикеры, панельные дискуссии или другие образовательные сессии проходили в прямом эфире с вашей аудиторией. Вот почему.

Прежде всего, это делает ваш бренд более профессиональным. Наличие спикеров на сцене с логотипом вашей компании или мероприятия на заднем плане повышает доверие к вашим спикерам. Когда спикеры на сцене, гораздо больше энергии и взаимодействия, и ваши виртуальные посетители увидят и оценят это.

Это также поможет виртуальным посетителям чувствовать себя более связанными. Они смогут видеть и слышать реакцию аудитории и подключаться к энергии толпы. Несмотря на удаленность, ваша виртуальная аудитория будет чувствовать себя частью живого выступления.

6. Соедините онлайн и личную аудиторию

Это сложный, но очень важный этап любого гибридного мероприятия. Если вы хотите по-настоящему извлечь выгоду из преимуществ, которые предлагает гибридное мероприятие, вам нужно найти способ связать двухсегментную аудиторию. Одна из основных причин, по которой люди посещают мероприятия, — это нетворкинг. Таким образом, сократив разрыв между онлайн- и офлайн-аудиториями, вы создадите гораздо более ценный опыт для посетителей мероприятия.

К счастью, именно здесь вам пригодится ваша гибридная платформа для проведения мероприятий. Лучшее программное обеспечение предложит различные способы взаимодействия для обеих аудиторий. Это может происходить в различных формах, таких как живое голосование, чаты, прямой обмен сообщениями или даже обмен цифровыми визитными карточками. Лучшие гибридные платформы для мероприятий могут даже предлагать виртуальные стенды для спонсоров и экспонатов.

Имейте в виду, что обе аудитории должны найти ценность в этих методах взаимодействия. Это требует общения с вашими посетителями. Убедитесь, что ваша личная аудитория приносит свои ноутбуки или устройства, чтобы они могли общаться с виртуальной аудиторией. Кроме того, убедитесь, что ваши спикеры взаимодействуют с виртуальной аудиторией. Включив вопросы и ответы с обеих сторон (виртуальные и живые), вы можете обеспечить участие обеих аудиторий, учась друг у друга.

Еще одна идея поощрения нетворкинга — включить встречи и приветствия в повестку дня. Сделайте эти встречи и приветствия виртуальными и доступными как для личной, так и для удаленной аудитории.

Важно, чтобы эти обязательства казались естественными. Не заставляйте своих гостей что-либо делать. Но если вы побудите как своих очных, так и удаленных участников использовать интерактивные инструменты, встроенные в вашу программную платформу, это будет выглядеть как обычная возможность для общения, предоставляемая мероприятием.

6. Используйте социальные сети для поощрения участия

Социальные сети — ценный инструмент до, во время и после вашего мероприятия. Но во время вашего мероприятия его можно использовать, чтобы побудить обе стороны вашей аудитории взаимодействовать друг с другом.

Вот несколько разных идей:

• Поощряйте своих живых участников публиковать селфи с удаленным участником в социальных сетях.
• Пусть ваши живые посетители подключатся к удаленному посетителю и поделятся своим любимым сеансом на данный момент.
• Пусть удаленные участники общаются с живыми посетителями и делятся фотографиями своего мероприятия дома.

Помните, мы говорили о событиях? Если вы последовали этому совету, вы создали специальный канал в социальных сетях для своего мероприятия. Используйте эту страницу, чтобы вести прямую трансляцию событий, происходящих в течение дня. Поощряйте участников делиться фотографиями, оставлять комментарии и присоединяться к любым групповым беседам.

Имейте в виду, что социальное присутствие вашего мероприятия будет зависеть от того, сколько усилий вы в него вложите. Если вы пренебрегаете публикациями в социальных сетях о том, что происходит во время вашего мероприятия, не удивляйтесь, если ваша аудитория не будет взаимодействовать с вашим брендом в течение дня. Будучи активным и красноречивым на этой платформе, вы увидите гораздо больше вовлеченности.

После события

7. Создайте видеотеку

После вашего мероприятия вы хотите извлечь выгоду из одного из самых больших преимуществ цифровой части вашего гибридного мероприятия. Весь контент, который вы записали и сделали доступным для посетителей во время вашего мероприятия, должен быть всегда актуальным и храниться в месте, где его можно будет использовать еще долгое время после окончания вашего мероприятия.

Многие гибридные платформы событий позволяют вам создать пространство, где вы можете делиться своими ресурсами и хранить свои видео. Имейте это в виду, когда вы выбираете лучшего поставщика.

Однако вы не захотите просто хранить свои видео статически. Подумайте о том, чтобы перепрофилировать эти фрагменты контента в новые ресурсы, которые можно активно интегрировать в вашу будущую маркетинговую стратегию. Вот лишь несколько идей контента, который вы можете создать:

• Создавайте обучающие курсы из записанных сессий.
• Установите «урок дня, недели или месяца», чтобы поделиться им в социальных сетях.
• Публикуйте видео-советы, которые можно использовать в рассылках по электронной почте или в рекламе.
• Пишите сообщения в блоге для каждого записанного сеанса и добавляйте видео в каждое сообщение.

Проявите творческий подход к перепрофилированию, и вы увидите гораздо большую рентабельность инвестиций от гибридного мероприятия, чем может предложить традиционное живое мероприятие.

8. Проанализируйте успех вашего гибридного мероприятия

После того, как все сказано и сделано, и пыль уляжется, пришло время сесть, засучить рукава и покопаться в метриках вашего мероприятия. Одна из приятных особенностей гибридной платформы для проведения мероприятий заключается в том, что она значительно упрощает аналитический процесс. Ваша программная система, вероятно, отслеживала такие действия, как регистрация, вход в систему, чат, просмотры, загрузки и публикации. Теперь все, что вам нужно сделать, это добавить контекст к этим метрикам и использовать их для планирования вашей последующей стратегии и в качестве руководства для вашего следующего плана гибридного мероприятия.

При анализе этих показателей обратите особое внимание на уровень вовлеченности каждого участника. Для тех, у кого высокий показатель вовлеченности, рассмотрите возможность отправки более целенаправленных последующих действий тем, у кого высокие показатели вовлеченности. Возможно, ваша команда по продажам обратилась к вам с определенным контентом, или вы отправляете целевое электронное письмо с дополнительными ресурсами, указывающими на определенные категории, с которыми они больше всего взаимодействовали во время вашего мероприятия.

9. Общайтесь как с виртуальными, так и с личными участниками

Это подводит нас к последнему шагу в нашем контрольном списке гибридных событий. Следовать до.

Лучшая практика на любом мероприятии — поблагодарить участников. Этот важный шаг нельзя пропускать при проведении гибридного мероприятия. Мы призываем вас сделать еще один шаг вперед с помощью целенаправленного и стратегического подхода к последующим действиям. Часто это может быть самой ценной частью всего мероприятия.

Вы только что предоставили своим посетителям этот исключительный образовательный опыт и дали им возможность по-настоящему познакомиться с вашим брендом. Теперь пришло время довести дело до конца и побудить их сделать следующий шаг вместе с вашей компанией. Вот несколько важных дополнительных сообщений, которые вы должны отправить после своего гибридного мероприятия:

• Благодарственные письма всем участникам. Это небольшой, но важный шаг. Поблагодарите свою аудиторию за уделенное время, отправьте несколько основных моментов мероприятия и поделитесь фотографиями, которые передают энергию и связь с брендом, которую предложило ваше мероприятие.
• Электронные письма «Извините, что мы вас пропустили» для тех, кто подписался на ваше мероприятие, но не пришел. Включите в это электронное письмо основные моменты событий, показав им, что они пропустили. Это действует как еще одна точка соприкосновения с любыми лидами, которые мог вызвать ваш маркетинг перед мероприятием.
• Разошлите участникам опрос после мероприятия. Это поможет вам получить полезные отзывы о том, что вам следует улучшить для вашего следующего гибридного мероприятия.
• Попросите ваши отделы продаж отправить личные последующие сообщения участникам вашего мероприятия. Это усиливает сообщения из вашего первого письма с благодарностью, добавляя личный и человеческий подход.

Используйте эти шаги, чтобы провести собственное гибридное мероприятие

Не пугайтесь нового и неизвестного гибридного события. Когда вы действительно приступите к делу, гибридное мероприятие просто сочетает в себе лучшие функции личного и виртуального мероприятия, создавая еще лучшие возможности для вашего бренда для общения и взаимодействия с членами аудитории.

Имейте в виду, что даже когда события возвращаются в нормальное русло, наши зрители изменились. Виртуальный мир изменил события навсегда. Аудитория будет ожидать, что их бренды предложат варианты и гибкость. Поэтому настало критическое время изучить процесс проведения гибридных мероприятий и приступить к тонкой настройке стратегии.

И действительно, с правильными инструментами и знаниями, более доступными, чем когда-либо, разобраться в гибридных событиях не так уж и сложно. Расширенный охват и расширенные возможности для подключения как вашей аудитории, так и вашего бренда делают гибридные мероприятия сложной задачей, на которую стоит подняться.