Как провести виртуальное мероприятие — пошаговое руководство

Виртуальные мероприятия!! В 2022 году феномен новой эры вызвал массовый ажиотаж из-за глобальных условий, ограничивающих проведение личных мероприятий в прямом эфире.

Для тех, кто не знаком с виртуальными мероприятиями, это означает « мероприятие, которое проходит в цифровом формате через социальные сети, цифровые платформы или платформы для проведения мероприятий с помощью Интернета и цифровых устройств, и где участники посещают его из своего дома или удаленных мест, не встречаясь лично».

Поскольку виртуальные мероприятия являются новой тенденцией, многие люди и бренды не в полной мере знают, с чего начать и как они могут успешно провести виртуальное мероприятие.

Поэтому мы создали этот содержательный блог, в котором представлены 14 практических и ценных советов, а также шаги по проведению успешного виртуального мероприятия с нуля в 3 разделах:

Ценные советы по проведению успешного виртуального мероприятия

А. ПЕРЕД ВИРТУАЛЬНЫМ СОБЫТИЕМ

1. Создайте карту активности для вашего виртуального мероприятия

Карта активности похожа на список вопросов или действий, которые будут происходить на вашем виртуальном мероприятии. Он должен охватывать все аспекты вашего мероприятия, будь то участники или вы сами.

Карта активности должна включать информацию и ответы на вопросы о том, как будет проходить регистрация на мероприятие, вести прямую трансляцию или предварительную запись, как продвигать мероприятия и т. д.

Вы также можете определить любые интеграции инструментов, идеи об опыте аудитории, стратегию сбора отзывов, дату и время, приемлемый размер аудитории, инструменты для исполнения и многое другое.

2. Стратегически определите дату и время мероприятия

Как и в случае с офлайн-мероприятиями, дата и время важны и в цифровой среде. Вы не можете ожидать, что люди просто появятся в случайную дату и время.

Итак, определите, в какой день у вас будет максимальное количество целевой аудитории, доступной для вашего мероприятия, будь то выходные или, может быть, будние дни, вечер или даже день.

Если вы не сделаете это правильно, то все другие усилия и инвестиции окажутся напрасными, так как не будет никакой аудитории, которая могла бы служить вашей цели.

3. Найдите и используйте идеальную технологию виртуальных мероприятий

Так же, как вам нужно место для личных мероприятий, вам нужна цифровая витрина для вашего виртуального мероприятия, которая будет служить местом или платформой для участников, чтобы они могли подключаться и взаимодействовать с мероприятием.

Много инструментов предложить вам возможность создать свое уникальное виртуальное место со всеми необходимыми выходами, такими как информационный стол, лаундж, театры, зрительный зал и т. д., как реальное место.

Существуют инструменты и технологии, которые интегрируют различные захватывающие, привлекательные и интерактивные элементы, такие как живая трансляция социальных сетей, в ваше виртуальное мероприятие, чтобы сделать его более интересным и увлекательным для повышения вовлеченности и создания интерактивных впечатлений.

Итак, выберите, какая платформа вам нужна, исходя из размера вашей аудитории, целей, действий и т. д. Вы даже можете интегрировать несколько инструментов и платформ для создания целостного опыта. Мы перечислили некоторые из самых популярных инструментов для виртуальных мероприятий.

vFairs — платформа для виртуальных мероприятий, которая имеет возможности для создания цифровых площадок, виртуальных лобби и стендов, интеграции спонсорских активаций, регистрации на мероприятия, создания отчетов о мероприятиях и многого другого.

Livestorm — инструмент для виртуальных вебинаров и встреч с решениями для регистрационных писем, живых чатов, доступа из браузера и многого другого.

Dreamcast — ведущая платформа для виртуальных мероприятий, которая помогает организациям проводить виртуальные и гибридные мероприятия. Идеальное цифровое место для проведения виртуальных встреч, конференций, собраний, виртуальных торговых выставок, выставок, ярмарок и многого другого. Он хорошо известен своими расширенными функциями, такими как цифровой след, контроль доступа, сетевые таблицы, живые чаты 1: 1, геймификация и многое другое для улучшения виртуальных событий.

Zoom — одна из самых популярных и простых в использовании цифровых конференций, совещаний, мероприятий и вебинаров с удобным интерфейсом, масштабируемостью участников и доступной ценой .

Tagbox Display — инструмент для интеграции контента социальных сетей для повышения вовлеченности и опыта в виртуальных мероприятиях. Он имеет взаимодействие в реальном времени, более 15 социальных каналов, прост в использовании, отображение пользовательского контента, спонсируемые сообщения, простую интеграцию с видеопотоками и доступен по цене.

Instagram Live и YouTube Live — открытый и популярный вариант, позволяющий легко общаться со своей аудиторией. Простой доступ, без регистрации и т. д., но довольно статичный и простой.

Eventbrite — инструмент для создателей событий, а также для аудитории, где вы можете создавать события, страницу регистрации, счетчики билетов, отчеты и аналитику, социальную интеграцию и список событий для увеличения охвата и участия.

4. Будьте умны с вашими цифровыми акциями

Поскольку это виртуальное мероприятие, лучший способ его продвижения — через цифровые каналы, поскольку офлайн-каналы маркетинга могут быть не такими актуальными и эффективными.

Очень важно, чтобы вы обращались к своей целевой аудитории по цифровым каналам с помощью платной рекламы или сообщений в социальных сетях о вашем мероприятии. Кроме того, интегрируйте ссылку на регистрацию или посещение мероприятия в свои рекламные акции, чтобы обеспечить максимальное присутствие и посещаемость.

Поскольку индустрия виртуальных мероприятий все еще растет, рекламные акции и инструкции будут иметь важное значение в отношении мероприятия, чтобы распространять информацию, обучать аудиторию и привлекать ее к участию.

5. Заранее подготовьтесь к техническим ошибкам

Самая большая проблема, вероятно, с цифровыми мероприятиями заключается в том, что вы можете столкнуться с техническими трудностями и сбоями до вашего мероприятия или, что еще хуже, во время вашего мероприятия.

Таким образом, вам необходимо определить, какие технологические инструменты и оборудование вы используете, и возможные ошибки, которые могут возникнуть из-за них в случае неисправности камеры, прежде чем начать свое мероприятие.

В этой ситуации вам понадобятся запасные камеры в качестве резерва. Точно так же определите и подготовьтесь к таким неожиданным «событиям».

6. Инструктаж и тестовые прогоны с исполнителями/спикерами

Независимо от того, насколько тщательно вы планируете и готовитесь к наихудшим сценариям, вы никогда не узнаете о реальных проблемах и их влиянии, пока не протестируете и не попробуете методы и процедуры.

Точно так же перед мероприятием проведите тестовые прогоны без участников, чтобы проверить, все ли на месте или нет, или выяснить какие-либо непредвиденные недостатки и ошибки.

Кроме того, вы должны провести вводный инструктаж со своими спикерами, гостями, исполнителями и т. д. о том, как им следует действовать, о любых перерывах между ними, о том, как справиться с неожиданными сценариями и некоторыми более важными событиями.

Обязательно к прочтению: Virtual Events 101: полное руководство на 2022 год

B. ВО ВРЕМЯ ВИРТУАЛЬНОГО СОБЫТИЯ

7. Расскажите участникам об основах виртуального мероприятия

Поскольку это новое предприятие для вашего бизнеса, это также новая концепция для аудитории, и они не имеют или имеют минимальные знания об основах виртуальных мероприятий.

Итак, когда мероприятие начнется, вы должны поделиться основной процедурой, расписанием, доступом к потокам и сеансам, перерывами между ними, продолжительностью мероприятия и другой важной информацией.

Это поможет им понять, как будет работать виртуальное мероприятие. Кроме того, вы можете добавить новую информацию или изменения, о которых они не знали раньше.

8. Мотивируйте аудиторию к участию и взаимодействию

Вовлечение аудитории, как известно, является ключевым показателем эффективности для любого мероприятия, будь то офлайн-личное или виртуальное мероприятие. Таким образом, вы должны убедиться в надлежащем и продуктивном взаимодействии с аудиторией.

Вы должны включить элементы, которые поощряют участие аудитории, такие как добавление канала чата, проведение сеансов вопросов и ответов, возможность обсуждения обмена знаниями, обмена изображениями и видео или просьба к пользователям поделиться своим опытом и мнениями.

Кроме того, вы можете выделить ключевые элементы, дополнительные преимущества, вознаграждения и т. д., которые аудитория может получить в зависимости от уровня ее вовлеченности. Это поможет привлечь максимальную аудиторию и вовлеченность.

Вы можете поощрять участие с помощью стратегий геймификации или с помощью многофункциональных инструментов интеграции с социальными сетями, которые расширяют возможности вашего мероприятия.

9. Включите персонализированное общение с посетителями

Одна из лучших особенностей офлайн-мероприятий заключалась в том, что у участников была возможность лично пообщаться со спикерами, организаторами, исполнителями и т. д.

Важно включить этот элемент в ваше виртуальное мероприятие, чтобы сохранить суть и качество мероприятия. У вас может быть персонал или сеансы для общения с каждым возможным человеком.

Это может быть проблемой для мероприятий с большой аудиторией, поэтому вы можете создавать для этого небольшие группы. Персонализированное общение обеспечит более активное участие и более интерактивные мероприятия.

10. Включите перерывы и нетворкинг во время мероприятия

Если вы планируете длительное мероприятие, т.е. более 1 часа, вам следует устраивать перерывы между ними, чтобы перекусить и расслабиться.

Это будет иметь двустороннее преимущество: вы сможете проверить, все ли идет по плану, и аудитория сможет сфокусироваться и набраться энергии, что приведет к максимальному вовлечению и эффективности.

Наряду с этим вы также можете общаться внутри сети между участниками через чаты и общение во время сеансов работы в группах. Это отличный способ показать спонсируемую или рекламную информацию.

11. Добавьте виртуального организатора мероприятия (ИИ или человека)

Даже если вы приняли во внимание все возможности, проблемы, проблемы и т. д., все же есть вероятность путаницы, осложнений и неясностей.

Таким образом, наличие виртуального хоста, будь то реальный человек или чат-бот, может помочь направить участников по правильному пути и предоставить необходимую информацию, которая может просто помочь в преодолении проблем и проблем, которые могут привести к провалу мероприятия.

Таким образом, выполнение этих основных шагов поможет вам организовать и провести удивительно успешное виртуальное мероприятие с минимальными вложениями и максимальной отдачей.

C. ПОСЛЕ ВИРТУАЛЬНОГО СОБЫТИЯ

12. Соберите отзывы аудитории по ключевым показателям

Как и в случае с живыми оффлайн-мероприятиями, важно знать, каковы впечатления аудитории, особенно когда большинство из них не знакомо с концепцией виртуального мероприятия.

Вы можете собирать отзывы как о мероприятиях, повестке дня и целях мероприятия, так и о впечатлении аудитории от виртуального мероприятия.

Это поможет оценить вашу производительность с учетом ожидаемых результатов в отношении виртуальных событий. Кроме того, вы получите важную обратную связь о том, были ли цели выполнены или нет.

13. Поделитесь планом дальнейших действий, если таковой имеется

Вы можете поделиться дополнительной информацией, относящейся к вашему мероприятию и аудитории, как если бы у вас намечалось мероприятие или если вы ожидаете ответа участника, относящегося к событию.

Это отличный способ увеличить привлечение потенциальных клиентов или продвижение бренда, попросив пользователей поделиться своим опытом о мероприятии в социальных сетях и цифровых каналах (только если ваше виртуальное мероприятие было успешным).

Обязательно прочтите: Виртуальная стена мероприятий: виртуально привлекайте аудиторию с помощью социальных сетей

14. Делитесь виртуальными записями событий на цифровых каналах

Поскольку вы организуете виртуальные мероприятия в первые несколько раз, очень важно, чтобы вы продолжали продвигать свое виртуальное мероприятие даже после его завершения, поскольку это поможет вам в будущих виртуальных мероприятиях.

Вы можете поделиться записью своего виртуального мероприятия, а также отметить вовлеченность аудитории и отзывы. Вы можете поделиться им на своем веб-сайте, в социальных сетях и других каналах.

Это также позволит людям получить доступ к вашему виртуальному мероприятию, которые не смогли его посетить.

Лучшие примеры виртуальных мероприятий по всему миру

Здесь мы перечислили некоторые из лучших примеров, включая крупнейшие мировые события, которые стали виртуальными в 2022 году.

1. Всемирная конференция разработчиков Apple, 2020 г.

WWDC — это мероприятие, ежегодно проводимое технологическим гигантом Apple в Сан-Хосе, штат Калифорния, на котором они демонстрируют разработки, улучшения и инновации в своем программном обеспечении и технологиях за последний год.

Каждый год они приглашают самых влиятельных и популярных технических специалистов и лидеров отрасли, чтобы продемонстрировать свои разработки и создать шумиху по всему миру.

Это потому, что они стали полностью виртуальными с целостным подходом, когда они поделились всем контентом и потоками с мероприятия, как это происходит на их веб-сайте, для всеобщего доступа.

Посмотрите, как просто, но творчески они изложили расписание, информацию, навигацию и многое другое для удобства зрителей. Уникальная часть заключается в том, что они придали стримам индивидуальный технический подход.

Обязательно прочитайте: как Parookaville повышает вовлеченность с помощью живой социальной стены для музыкальных мероприятий

2. Мировой тур Salesforce, Сидней, 2020 г.

Salesforce, гигант CRM № 1 в технологической отрасли, каждый год проводит конференцию, чтобы продемонстрировать, как они расширяют возможности ведущих мировых брендов с помощью своих инноваций, технологий, решений и новых продуктов.

Но конференция World Tour 2020 не была похожа на предыдущие конференции, поскольку из-за ситуации с пандемией она была полностью цифровой. Но это не помешало им рассказать о своих потрясающих достижениях людям и профессионалам по всему миру.

У них есть специальная целевая страница веб-сайта со всеми записями живых выступлений из Сиднея. Он также отображает повестку дня мероприятия, ключевых докладчиков, основное сообщение, расписание и многое другое, чтобы обеспечить максимальное участие и вовлеченность аудитории.

3. Живые домашние музыкальные концерты Billboard

По той же причине, по которой все другие живые выступления отменяются, музыкальные концерты также находятся в том же цикле. Каждый год миллионы людей по всему миру посещают концерты, чтобы посмотреть на выступление своего любимого артиста. '

Поскольку в этом году это было невозможно, Billboard, всемирно известный развлекательный медиа-бренд, проводил концерты в цифровом формате с уникальной сущностью.

Они создали серию Billboard Live At Home, где они транслировали 2 сеанса в цифровом виде на своих платформах социальных сетей и веб-сайте, где такие артисты, как Ники Джем, Камило, Меган Трейнор, Лукас Грэм и многие другие, выступали из своего дома для своей аудитории (зрителей).

Самое приятное то, что с выступлением были сессии вопросов и ответов, разные жанры, разные демографические данные и т. Д. Исполнителей.

Вывод

Это были 14 самых важных и ценных шагов (или советов, или стратегий, как бы вы это ни называли), которые могут помочь вам создать виртуальное мероприятие с нуля и превратить его в успешное мероприятие.

Виртуальные мероприятия имеют разные категории и отрасли, такие как конференции, вебинары, прямые трансляции, концерты и т. д. Таким образом, вы можете вносить изменения в этапы в соответствии с требованиями вашего мероприятия.

Узнайте, как мировые бренды и компании увеличивают вовлеченность аудитории и улучшают впечатления от мероприятий с помощью Taggbox Display.